L'organisation de la comptabilité d'une asbl, cas de la communauté des hommes d'affaires du plein évangile en république démocratique du Congo

1.4. L'organisation fonctionnelle de la comptabilité

Cette organisation comprend deux parties à savoir :

v l'organisation externe qui s'intéresse à la structure organique de l'entreprise

v l'organisation interne qui s'intéresse à la structure du service comptable

a. Organisation comptable externe

Elle est la mise en place, dans le cadre de la structure organisationnelle de l'entreprise, du circuit de transmission des informations sur les faits économiques et juridiques qui ont lieu dans d'autres services de l'entreprise aux fins de leur enregistrement par le service comptable.

Une telle organisation doit assurer la coordination entre, d'une part, le service comptable et, d'autre part, les services opérationnels qui initient les différentes transactions internes de l'entreprise génératrice des flux financiers.

La comptabilité doit être aussi organisée de manière à permettre la saisie  des :

v Charges administratives ;

v Produits financiers ;

v Différentes opérations financières.

Toutes ces transactions constituent le réseau de la circulation des informations comptables dans l'entreprise quand on considère l'organisation comptable externe.

b. Organisation comptable interne

Cette organisation s'attache à la structure  interne de service comptable qui peut comprendre en son sein :

v la comptabilité générale centrale ;

v la comptabilité analytique ;

v la comptabilité prévisionnelle ou budgétaire ;

v la caisse ;

v la trésorerie.

La liste n'est pas exhaustive car l'organisation comptable interne dépend de la nature et de la taille de l'entreprise. L'organisation interne de la comptabilité est matérialisée par le système comptable.

Le système comptable

Le système comptable est un ensemble d'éléments qui permet d'atteindre les objectifs fixés à la comptabilité c'est-à-dire : vérifier, imputer, enregistrer, classer, restituer les données ainsi saisies sous forme d'états financiers exploitables. Ce qui revient à :

v Vérifier l'authenticité des documents ainsi que les pièces justificatives ;

v Imputer suivant le Plan Comptable adopté ou mis en place ;

v Enregistrer les opérations dans les journaux appropriés ;

v Classer les documents saisis ;

v Restituer les données soit d'un journal quelconque, d'une balance, d'un Bilan ou d'un compte de résultat.

C'est dans cet ordre que tout système comptable doit s'organiser. Il s'articule habituellement sous les formes suivantes :

a. Le système classique

Le système classique d'enregistrement comptable des opérations de l'entreprise se base sur l'utilisation des documents suivants : le journal, le grand livre, la balance.

Le livre journal :

Document comptable qui enregistre toutes les opérations effectuées par l'entreprise de façon quotidienne.

Les entreprises sont obligées par la loi à tenir un livre journal.

Le journal doit contenir des indications importantes pour chaque opération comme la date des opérations, numéros et noms des comptes débités et crédités et leurs montants, et un libellé.

Le grand livre :

Document comptable regroupant l'ensemble des comptes figurants au journal.

La balance :

Document comptable qui représente tous les comptes utilisés au journal et au grand livre selon le plan comptable .

Avantage

Le système classique est le système le plus simple qui enregistre toutes les écritures par un journal unique en indiquant la date des opérations, les libellés ainsi que leur montant. Il n'est pas seulement le plus simple mais aussi le plus clair et pratique du fait de l'utilisation de trois registres : le journal, le grand livre et la balance.

Inconvénient

Le travail est lent et ne permet pas la division de travail du comptable car l'enregistrement des opérations est consacré dans les 3 registres cités ci-dessus.

b. Le système centralisateur

Le système centralisateur consiste à remplacer le journal unique par un certain nombre des journaux divisionnaires appelés journaux auxiliaires.

Chaque journal affecte un type d'opération principale.

Avantages du système centralisateur :

Le système centralisateur a des avantages très importants car il est utilisé par toutes les entreprises, puisque la fonction journal peut être divisée en autant de livres auxiliaires nécessaires.

Les débits et les crédits qui seront reportés du journal général au grand livre général ne représentant plus de fait comptables, mais de totalisations mensuelles de fait par comptes. Ce système ne présente pas d'inconvénient.

c. Les systèmes informatiques

Les systèmes informatiques actuels sont ceux qui emploient l'ordinateur dans le traitement des informations comptables.

L'ordinateur est une machine capable de traiter les informations d'une manière automatique, c'est-à-dire d'effectuer une succession d'opérations arithmétiques et logiques, en suivant les instructions qui lui sont assignées dans ses programmes.

Actuellement les systèmes informatiques occupent une place de choix dans le traitement de la comptabilité dans une société.

Leur caractéristique fondamentale est que :

v Toutes les opérations d'enregistrement des opérations sont saisies, traitées et restituées à l'ordinateur ;

v L'Utilisation de la codification est toujours recommandée pour chaque opération ;

v Toutes les autres opérations : report au grand livre, établissement de la balance, établissement du bilan et du compte de résultat ; se font automatiquement, sans aucune intervention humaine, ni risque d'erreurs, ni aucune perte de temps.

L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures.