La messagerie électronique permet d'échanger
des messages et des documents annexés au message en « pièces
jointes ». Les correspondants d'une messagerie électronique doivent
tous avoir une adresse électronique, une adresse de messagerie qui les
identifie sur le réseau. Le courrier électronique peut être
restreint à une zone ou élargie au monde entier :
· La messagerie interne (en Intranet). Installée
à l'intérieur d'une entreprise et exclusivement
réservée aux employés de l'entreprise, le service de
messagerie est géré par le service informatique de
l'entreprise.
· La messagerie externe (avec Internet). Permettant la
communication avec l'extérieur de l'entreprise (avec d'autres
entreprises, ou des particuliers), le service de messagerie (souvent
constitué d'une passerelle qui convertit les protocoles) est
géré par un fournisseur extérieur.
Selon les envergures des zones, les populations et les
fournisseurs de la messagerie électronique, les protocoles de
communication, les formats ne sont pas forcément les même, et il
faudra installer des passerelles de messagerie pour convertir les messages
d'une messagerie à l'autre, d'une plate-forme de communication à
une autre...
Les fonctionnalités de la messagerie électronique
ou du courrier électronique sont nombreuses et s'apparentent aux
différents services que propose la poste :
· La boîte aux lettres pour chaque utilisateur
· La notification personnalisée interpelle en temps
réel le destinataire qu'un courrier vient de lui parvenir
· L'accusé de réception informe
l'expéditeur que son message est bien arrivé
· La réponse à un courrier peut inclure le
message d'origine
· Les pièces jointes annexées au message
peuvent être de tous les formats possibles (textes, photos, sons,
vidéos, graphiques, feuilles de calcul, tables d'une base de
données,...)
· L'envoi en copie du même message à un autre
destinataire (avec le champ CC pour Carbon Copy)
· L'expédition groupée d'un même
message à plusieurs destinataires
· L'annuaire (Directory en anglais) répertorie tous
les abonnés au service de messagerie
· La récupération des messages effacés
par erreurs
· L'absence de bureau (OOF pour Out of Office en
anglais) permet d'indiquer au correspondant que le destinataire de leur
courrier n'est pas là et qu'il reviendra bientôt...
L'administrateur du réseau peut désigner un «
administrateur de messagerie ». Les tâches de l'administrateur de
messagerie sont nombreuses et répétitives :
· La gestion des utilisateurs
· Les boîtes aux lettres
· Les comptes des utilisateurs et des groupes
· Les droits et des permissions des utilisateurs
· L'annuaire
· La formation des utilisateurs à cette nouvelle
technologie
· La gestion des messages
· Le stockage des messages sur le serveur de messagerie
· La définition du bureau de poste
· La gestion du réseau :
· Le contrôle des utilisateurs distants
· Les autres services de messagerie
· La mise en place de passerelles pour convertir les
courriers des messageries externes à l'entreprise
