2.2.4. RECEPTION DE LA
COMMANDE
La réception des biens commandés
est organisée par les Services Généraux. Au niveau local,
lorsqu'on dépose le bon de commande pour les fournitures de bureau ou
articles divers à
Après la réception de bon
de commande, le fournisseur prépare les fournitures et les articles
commandés, ensuite il établit un bordereau d'expédition ou
un bon de livraison ; il peut également procéder à
deux ou trois livraisons, cela dépend de la quantité
commandée.
Au niveau international et pour les fournisseurs
lointains, il y a lieu de recevoir au préalable des avis
d'arrivée en provenance des transitaires, des magasins
généraux, les copies des lettres de transport aérien.
Lorsque le matériel arrive par exemple
à l'aéroport de Bujumbura, de Kigali ou de Kavumu, les Services
Généraux établissent une attestation d'exonération
sur base de l'avis d'arrivée, lettre de transport aérien,... pour
faciliter le passage frontalier et l'entrée de ce matériel en
République du Zaïre.
Si les frais de transport de matériel
n'étaient pas payés à la commande, le transitaire
étranger qui a supporté ces frais va demander à son
correspondant d'exiger le paiement des frais de transport avant que la SINELAC
puisse récupérer le matériel.
Les Services Généraux organisent
également le transport de matériel à partir de
l'aéroport jusqu'à la SINELAC.
Pour le matériel qui nécessite
l'urgence, le Chef des Services Généraux prend contact avec la
Direction Régionale de l'Office d' Accises et de Douanes (OFIDA) pour
l'établissement d'une demande d'enlèvement d'urgence.
L'Office Zaïrois de Contrôle (OZAC)
procède à la vérification qualitative et quantitative.
Les Services Généraux
vérifient également la conformité des documents avec le
matériel expédié et ils font entrer le matériel au
magasin du siège..
Après, ils établissent le bon de
sortie et un bordereau d'expédition pour envoyer le matériel chez
l'utilisateur qui doit à son tour aussi contrôler la
quantité et la qualité.
L'utilisateur accuse réception sur le
bordereau d'expédition pour le renvoyer ensuite aux Services
Généraux.
Au cas où il n'y a rien à
signaler, l'utilisateur ne met pas des annotations sur le bordereau
d'expédition.
Nous conseillons à la SINELAC
l'utilisation des bons de réception qui précisent
l'identité du fournisseur, le numéro de la commande, la
quantité reçue, la quantité éventuellement
rejetée (abîmée dans le transport).
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