Informatisation du service des ressources humaines de l'école national d'administration et de magistrature DE L'ECOLE NATIONALE D'ADMINISTRATION ET DE MAGISTRATURE

CHAPITRE 3 : ETUDE DE FAISABILITE

Ce chapitre constitue l'étape importante du projet. Il s'agit en effet de s'interroger sur les possibilités de réalisation du projet, en termes de produits, rendement, ressources, compétences, capacité de financement et risques induits. La phase d'étude de faisabilité vise à apporter les éléments pertinents qui devront convaincre les décideurs à approuver le projet et ordonner sa mise en oeuvre. Pour notre cas, la gestion informatisée des ressources humaines à l'ENAM est un sujet d'actualité, comme dans toutes les entreprises qui se veulent modernes et performantes par l'utilisation optimale des nouvelles techniques d'information et de la communication. Au regard des performances technologiques atteintes dans la conception des outils de gestion, la faisabilité d'un tel projet à l'ENAM ne devrait pas se poser en termes de possibilités techniques, ou même en termes de nécessité, mais plutôt en termes de choix managérial et de volonté politique. Les entreprises ayant adopté ce mode de gestion sont à l'abri des maux récurrents de nos administrations à gestion manuelle (dates de départ à la retraite incertaines, double matricule et double salaire, personnels fictifs....).

I- LES OUTILS UTILISES

La première qualité de tout logiciel est de répondre aux besoins exprimés. Les pressions pour réduire les coûts et assurer des services de meilleure qualité, de même que le changement de culture adopté par les organisations, encouragent les responsables des ressources humaines à informatiser leurs procédés afin qu'ils se concentrent davantage sur les activités à valeur ajoutée plus grande et qui sont stratégiques pour l'organisation tant en matière d'outils de communication qu'en outils d'aide à la décision

1- LES OUTILS DE COMMUNICATION

- Le E-GRH est une expression utilisée pour décrire des applications intégrant les technologies de l'information et de la communication et la gestion des ressources humaines au sein d'une entreprise. C'est une conception dans laquelle les technologies et les processus sont spécifiquement orientés vers les individus (E- learning, E-recrutement). 

- L'Intranet offre de très larges possibilités de communication et de collaboration à tous les niveaux de l'entreprise. La communication interne présente l'avantage de donner aux employés un sentiment d'appartenance à l'entreprise et un esprit d'ouverture élevé. C'est elle qui renforce le bien fondé de la performance de l'entreprise et la légitimité de chacun des acteurs de sa contribution car le travail à tout moment s'en trouve facilité, les programmes de formation sont accessibles en permanence et la communication interne ascendante ou descendante, latérale s'en trouve également facilitée.

Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l'ensemble des informations nécessaires à l'accomplissement des tâches ou de pure communication peut être mis à la disposition des collaborateurs en un temps record, mis à jour en quelques minutes et cela quelle que soit la dispersion géographique de l'entreprise.

Les collaborateurs ont ainsi accès aux informations qui leur sont utiles dans un travail quotidien où ils en ont besoin d'une manière autonome car les informations et les applications sont stockées, retrouvées, partagées et mises à jour par les utilisateurs du réseau en fonction de leur autorisation d'accès.

L'ENAM peut justement choisir cette option qui peut d'ailleurs permettre de faire des cours même en ligne pour les professeurs empêchés.

- L'Internet : beaucoup d'entreprises ont capitalisé sur cette nouvelle technologie et se sont créées un site sur le réseau, compte tenu de l'immense potentiel de ce vecteur en terme de communication interne ou externe (réduction du temps et de la distance, partage et interaction, et disponibilité pour tous).

En matière de Gestion des Ressources Humaines, Internet est au coeur des stratégies de recrutement  à travers :

- la réception des candidatures des étudiants entrants ;

- l'offre de grandes informations aux candidats par rapport aux formations offertes par l'ENAM.

L'importance de l'outil Internet est incontestable. En effet, il existe sur des logiciels qui trient le courriel en filtrant automatiquement la publicité après avoir analysé succinctement le contenu. Ces mêmes logiciels classent les messages que vous avez reçus selon vos souhaits et conformément à vos habitudes.

2- LES OUTILS D'AIDE A LA DECISION

Jadis, il était difficile de faire cohabiter et dialoguer l'informatique de production et l'informatique d'aide à la décision. Cette nouvelle informatique libère les organisations en même temps qu'elle démocratise la gestion grâce à l'existence de bases de données, de progiciels et de logiciels intervenant dans plusieurs domaines tels ceux de la gestion du personnel, de la paie, du temps, de l'emploi, des compétences, des potentiels, de la mobilité, du recrutement, de la formation avec projection ou simulation des données, traitement des écarts, etc.

II- LES APPLICATIONS DES LOGICIELS DANS LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Les Nouvelles Technologies de l'Information et la Communication ont changé le travail au sein des Directions des Ressources Humaines. Ces directions disposent aujourd'hui de systèmes d'information « ressource humaine » informatisés, leur permettant d'enregistrer toutes les informations utiles, de stocker ces informations, de les soumettre aux différentes procédures de traitement, de restituer les informations enregistrées ou produites aux différentes personnes concernées au moment opportun, sous la forme qui convient et à l'endroit où il faut. Ces technologies de l'information permettent d'automatiser progressivement des processus ressources humaines à faible valeur ajoutée telle la réception des candidatures, la gestion de la paie...

1-LES ACTIVITES DE BASE

Les logiciels offrent d'énormes facilités dans les activités de planification, de recrutement/sélection et de description des emplois.

a)- La planification des Ressources Humaines

La planification est essentielle pour le succès dans une organisation. En effet, elle est un processus d'élaboration et de mise en application de plans et de programmes visant à assurer à une organisation les effectifs et les compétences nécessaires, et ce au moment où elle en a besoin.

Vu l'importance primordiale de la planification des ressources humaines, la capacité d'évaluer avec précision les futurs besoins en ressources humaines devient un élément crucial de l'élaboration des stratégies, d'où le recours aux logiciels de planification.

Le logiciel de planification a pour objectif de faciliter le diagnostic des ressources disponibles, la prévision de leur évolution et l'évaluation des besoins probables (scénarii d'évolution tenant compte des différentes variables : âge, ancienneté, sexe, formation...).

Ainsi grâce aux logiciels de planification l'on peut obtenir des modèles de simulation sur l'évolution démographique, sur les scénarii de croissance, sur les calculs d'opportunités ou de risque de telle ou telle décision.

Les logiciels de planification mettent en perspective des informations brutes diffusées par l'environnement qui, croisées entre elles, permettent de donner lisibilité, visibilité et cohérence aux signaux qui, s'ils restent à l'état brut, ne permettent pas de fournir un cadre de prise de décision. Ainsi le logiciel rend possible les projections sur l'évolution d'une donnée à travers des courbes d'évolution, des pyramides (âges, ancienneté, sexes, qualifications) contribuant à l'assise des stratégies.

Les prévisions illustrées par les logiciels permettent aisément des projections dans le long terme avec possibilités d'y lire des marges d'erreur. Des tableaux de bord (tableaux de bord de suivi des effectifs, de suivi de la masse salariale, de suivi des actions de formation...) peuvent être également réalisés par un logiciel sur la base des informations contenues dans le bilan social. Il est donc important pour l'ENAM d'avoir ses tableaux de bord.

Les aptitudes des logiciels de planification ci-dessus mentionnées peuvent être attestées par les logiciels ou des progiciels adaptés.

b)- Le recrutement/sélection

Associés à l'analyse des postes, le recrutement et la sélection indiquent le nombre et les types de main-d'oeuvre dont une organisation peut ou pourra avoir besoin^2(*).

Les services de recrutement reçoivent de grandes quantités de demandes d'emplois qu'il faut conserver en cas de besoin ou émettre des accusés de réception. Les logiciels de recrutement permettent de gérer le portefeuille de candidats. Pour le cas de l'ENAM, il s'agira d'informer les candidats aux différents concours de l'état, de leurs dossiers ou leur annoncer leur admissibilité en ligne et individuellement. On peut aussi assurer:

- la gestion des curriculum vitae reçus, des affichages, des candidatures, de la banque de candidats ;

- la gestion des entrevues et des tests ;

- la gestion de l'embauche, de l'accueil ;

- la production de rapports ;

- l'inventaire des qualifications ainsi que le contrôle interne d'affichage des postes ;

- la familiarisation des nouveaux employés avec leur futur emploi ou entreprise grâce à des programmes interactifs.

2- LES ACTIVITES DE DEVELOPPEMENT DES RESSOURCES HUMAINES

Les logiciels interviennent dans les activités de développement des ressources humaines, plus précisément sur le développement des compétences et la gestion des carrières.

a- Le développement des compétences

Le développement des compétences fait référence aux activités d'apprentissage susceptibles d'accroître le rendement actuel et futur des employés à travers la formation^3(*).

Les progiciels offrent à la formation, la gestion des budgets de formation, la gestion du contenu de la formation, la gestion de la logistique de la formation et la gestion de la performance et du potentiel. Ainsi grâce aux logiciels, l'on peut :

- recenser les besoins individuels ;

- répertorier les organismes, les stages et leurs coûts ;

- dresser le plan de formation.

Les logiciels permettent de répondre aux demandes de formation personnalisées par des contenus professionnalisants, mais aussi pour acquérir des compétences aptes à mieux répondre aux exigences des tâches professionnelles. Les dispositifs vont de l'accès aux bases de connaissances jusqu'aux simulateurs de réalisation de tâches en passant par des aides opératoires informatisées^4(*).

Avec les logiciels, l'offre de formation se diversifie, se personnalise, s'enrichit en favorisant les apprentissages. Ils favorisent les conditions de transmission du savoir, l'acquisition du savoir-faire avec la mise en situation d'agir dans des environnements virtuels, sur des simulateurs ou des systèmes de réalité virtuelle.

Les logiciels fournissent en plus de nouvelles formes de travail :

- le travail individuel est facilité par l'accès aux ressources pédagogiques en ligne (exemple : le e-learning que l'ENAM peut pratiquer) ;

- le travail collectif est favorisé par les techniques de stockage et d'accès ;

- le travail collaboratif est renforcé avec l'usage d'un même document à la fois par plusieurs utilisateurs.

b- La gestion des carrières

La gestion des carrières est un ensemble d'activités entreprises par une personne pour introduire, orienter et suivre son cheminement professionnel, à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation, de façon à lui permettre de développer pleinement ses aptitudes, habiletés et compétences. En d'autres termes, elle peut être définie comme un ensemble d'activités visant à planifier, organiser, mettre en oeuvre et contrôler les mouvements des agents depuis leur entrée jusqu'à leur départ de l'organisation^5(*). Les plans de carrières sont un peu négligés à l'ENAM.

Important pour les individus et pour l'organisation, la gestion des carrières est au coeur de la gestion des ressources humaines. Elément de motivation, l'ensemble des activités liées à la gestion des carrières (élaboration du plan de carrière, mise en oeuvre et évaluation) peut être pris en charge par des logiciels conçus à cet effet.

Les logiciels assurent un archivage important des données permettant de mettre en corrélation différentes natures d'information dans un espace de temps donné. Ils répertorient et conservent en historique des informations datées.

Dans le cadre de la gestion des carrières, les logiciels permettent :

- une auto-évaluation des situations, des buts fixés et du plan d'intervention ;

- une évaluation des intérêts des employés relativement à leur carrière, de leurs compétences ;

- une exploration des bases de données en rapport avec les descriptions des postes, les profils de compétences, les caractéristiques organisationnelles, les taux de roulement, etc. Ces données sont analysées en vue de l'harmonisation des intérêts des employés et de ceux de l'organisation. Ainsi, en associant le paramètre temps aux descriptions de postes, il est possible de formuler concrètement l'expérience d'un individu. De plus, en combinant les fiches individuelles (signalétiques) et les descriptions de postes, et en y rajoutant les besoins futurs en terme d'effectif par fonction, le logiciel produit des simulations « démographiques » des profils dont l'entreprise aura besoin dans le futur.

En utilisant par ailleurs les paramètres d'évaluation (appréciations, notes), le logiciel est à même de discerner des séquences probables de promotions et de successions ; il suggère du coup la programmation des promotions et des recrutements. Par exemple, le logiciel Career Planning Center aide les employés à planifier leur carrière en mettant à leur disposition des informations provenant des organisations. Il donne accès aux ouvertures de postes, aux profils de compétences, aux descriptions de postes, aux familles d'emplois, aux cheminements de carrière, aux descriptions de cours de formation et aux énoncés de mission des différentes organisations.

Le Système Intégré de Gestion des Informations de personnel de l'Etat et de la solde (SIGIPES) est un logiciel qui permet le suivi de la carrière des agents, le traitement des actes administratifs et leur prise en charge financière. Il permet de disposer en temps réel de la situation des agents et constitue aussi un outil performant de simulation et d'établissement de statistiques pour la prise de décisions ayant des incidences financières. L'ENAM peut adapter ce système en se faisant monter un autre logiciel du genre mais plus adapté.

c- L'évaluation du rendement

L'évaluation du rendement est un système structuré et formel visant à mesurer, à évaluer et à influencer les caractéristiques, les comportements et les résultats d'un employé occupant un poste donné^6(*).

L'évaluation du rendement étant souvent liée à une augmentation de salaire,  il existe des logiciels pour coïncider ces augmentations avec l'évaluation annuelle du rendement. L'accès aux banques de données contribue à améliorer la validité et la fiabilité des évaluations du rendement. Les logiciels peuvent donner aux gestionnaires un avertissement précoce sur les problèmes potentiels de certains employés et ainsi favoriser un traitement prompt et efficace de ces problèmes. Par ailleurs, les logiciels :

- accélèrent, améliorent l'objectivité et la cohérence du processus d'évaluation ;

- améliorent la cohérence des réponses en effectuant un traitement croisé des réponses ;

- facilitent la préparation de l'entrevue d'évaluation et aident à assurer l'équité de l'évaluation tant à l'interne qu'à l'externe.

d- La rémunération

La rémunération représente la valeur des paiements versés aux employés. Elle doit attirer les travailleurs, les inciter à demeurer dans l'entreprise et les motiver au travail.

Liée à la gestion des carrières, aux emplois et à l'évaluation (emplois, rendement), la politique de rémunération est facilitée dans sa mise en oeuvre par la technologie. Ainsi les logiciels de rémunération assurent la rapidité et l'efficacité dans l'exécution des tâches telles l'élaboration de la structure salariale, les prévisions budgétaires pour la rémunération au mérite et des analyses de sondage.

Les logiciels simplifient l'entretien et la gestion des régimes de rémunération ; ils compilent les données des enquêtes de rémunération et aident à établir des échelles de salaires en fonction des taux du marché. Grâce aux données, il est possible de formuler des projections concernant les réformes salariales, les coefficients de comparaison, le coût total des régimes d'avantages sociaux et le coût de la rémunération directe ou indirecte en fonction des différents taux d'inflation.

En bref, la technologie peut offrir à la rémunération, la gestion des postes (échelles salariales, enquêtes salariales, simulations de rémunération, etc.), la gestion de la paie (calcul automatique des éléments composant la rémunération, etc.). Elle permet une analyse multicritère par rapport à la répartition de la masse salariale, et en tirer les ratios souhaités ; de représenter l'évolution de la masse salariale à partir d'hypothèses de simulation (embauche, départ, promotion, augmentation collective ...); de mettre en évidence les effets imputables à telle ou telle décision.

Les logiciels de rémunération  tels que SAARI, GRIPAIE, GRH500, etc. ont été développés dans ce sens.

e)- L'analyse et l'évaluation des emplois

L'analyse des postes est un processus fondamental sur lequel s'appuient toutes les autres activités des Ressources Humaines. Elle contribue aux prises de décision pendant la sélection, la promotion et l'évaluation du rendement.

Les logiciels de gestion des postes permettent de décrire les postes et de les mettre en relation avec les capacités professionnelles exercées ou potentielles. Pour y parvenir l'ENAM doit déjà mettre en place des fiches de poste. Ces logiciels offrent à l'analyse et à l'évaluation des emplois :

- la nomenclature des emplois ;

- la gestion des dossiers du personnel (création et mises à jour) ;

- la gestion des descriptions de postes (ou d'emplois) et des qualifications nécessaires ;

- la gestion de l'évaluation des emplois en relation avec l'évaluation salariale.

Nous venons de voir que tous ces logiciels ont des atouts indéniables mais ils comportent aussi des limites.

* ² Sekiou et al., 2001, Gestion des Ressources Humaines, Montréal, 4L. Inc.

* ³ Martory B. et Crozet D., 2001, Gestion des Ressources Humaines, pilotage social et performance, Paris, Dunod.

* ⁴ MABILE M., Maîtrise de l'innovation technologique, col nouvelles technologie, Paris, Demos, 2002.

* ⁵ SAGE S., La gestion des temps, Sage France, Paie500.

* ⁶ Bernaud J.-L et Lemoine C., 2002, (sous la direction de), Traite de psychologie du travail et des organisations, Paris, Dunod.