Etude analytique de la gestion des finances et des approvisionnements de la société internationale d'électricité des pays des grands lacs

2.2. LA GESTION DES APPROVISIONNEMENTS

INTRODUCTION

La gestion des approvisionnements consiste à commander et à acheter les matières, les produits d'entretien, les matériels, l'équipement, les fournitures de bureau, etc., ainsi que les services nécessaires d'une part et d'autre, à gérer les stocks en amont d'un système.

L'acheteur traditionnel, bon technicien, et bon négociateur qui est souvent bloqué par de décisions préétablies doit se transformer en Manager.

Le Manager dirige les opérations avec l'environnement pour obtenir un bon résultat. Dans ce contexte, le Manger aborde le marché fournisseurs (les marchés - amont) en mettant en application le marketing des fournisseurs, le marketing des achats et la politique fournisseurs.

« Pour déterminer où doit aller l'entreprise, il faut tenir compte des points suivants :

1. La compétence de ses dirigeant en matière de production, marketing, finance et approvisionnement^20(*).

2.2.1. PROCEDURE D'ACHAT ET GESTION DE LA COMMANDE

2.2.1.1. PROCESSUS D'ACHAT

Plusieurs études et enquêtes ont admis de distinguer quatre phases principales dans le processus d'achat.

1° La phase de besoin qui peut se présenter de la manière suivante :

- l'origine du besoin ;

- la précision de ce besoin ;

- la vérification de son utilité.

2° La phase d'instruction du dossier qui consiste à prospecter le marché-fournisseur, d'évaluer et de sélectionner le fournisseur.

3° La phase de décision d'achat qui concerne la négociation, la prise de décision technique et financière ainsi qu'à l'achat proprement dit qui doit être matérialisé par une passation d'un commande.

4° La phase d'utilisation est le suivi même d'achat et de contrôle de l'utilisation du bien acheté.

Ce processus formel est souvent pratiqué lorsque l'achat est exceptionnel et non répétitif mais c'est une référence pratique à manipuler et parfaitement adaptable. Tout achat doit être précédé par de étapes en séquence.

A la SINELAC, ces étapes sont respectées. Des nombreuses études et enquêtes ont permis de distinguer quatre phases principales dans un tel processus^21(*).

Ces études et enquêtes étaient menées par :

PHILIPE HAYMANN, 1973.

Groupe d'étudiants HEC sous la direction de PHILIPE HAYMANN, 1970.

JACQUES LAPARRA, Acheteurs, Février 19972.

DENIS DAUMONT, 1972^22(*).

Le domaine des achats dans le système s'occupe de l'acquisition de tous les biens, produits et services utiles pour la bonne marche de l'organisation.

* ²⁰ THEODORE LEVITT, Innovation et marketing, traduit de l'américain par J.E. Leymarie, les éditions d'organisation, Paris, 7è, 1971, page 68.

* ²¹ OLIVIER BRUEL, Politique d'achat et gestion des approvisionnements, Dunod, entreprise, Bordas, Paris, 1991, page 49.

* ²² OLIVIER BRUEL, op.cit., page 42.