Importance de la documentation pour la coopération interparlementaire (étude diagnostique du sda et réalisation de dossier documentaire sur la coopération interparlementaire)

B- Les prestations du SDA

Plusieurs prestations sont offertes par le service : prêt d'ouvrages, diffusion d'une revue de presse, interrogation de bases de données, accès Internet, service questionsréponses, formation d'initiation à la navigation pour les parlementaires et les fonctionnaires de l'Institution.

C- Inventaire des problèmes du SDA et de la cellule chargée de la

coopération Interparlementaire

u Manque d'espace ;

u mauvaise conservation des documents ;

u insuffisance de personnel ;

u maintenance sporadique des appareils ;

u insuffisance de données sur la coopération.

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Paragraphe II : Ciblage et vision globale de résolution de la problématique

Ciblage de la problématique

A- Clarification conceptuelle

La définition des concepts tournera autour des termes tels que coopération, parlement, information, documentation, archives, répertoire.

1- Information :

L'information est une donnée susceptible de nous apporter la connaissance. D'après le dictionnaire Larousse illustré 2006, l'information est l'action d'informer, le fait de s'informer. C'est également un renseignement obtenu de quelqu'un sur quelque chose. Le << Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation » définit l'information comme la consignation de connaissances dans le but de leur transmission. Cette finalité implique que les connaissances soient inscrites sur un support, afin d'être conservées, et codées, toute représentation étant par nature symbolique.

L'information provient de diverses sources, externes ou internes par rapport à l'organisme social concerné, et a par ailleurs des destinations diverses :

I Information interne à l'organisme et destinée, à son propre usage ;

I Information émanant de l'organisme et destinée à son environnement externe ;

I Information provenant hors de l'organisme et utilisée par celui-ci...et une

diffusion variable : elle peut être largement diffusée ou être destinée à un public

très limité.

<< Les informations utiles sont véhiculées de mille manières, par des canaux formels et par les canaux informels....Cet ensemble (information véhiculée, recueillie et traitée) est appelé << système d'information ». (Jacques Chaumier; 2000). S'informer, c'est chercher, chercher à connaître.

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2- Documentation :

La documentation est un terme qui peut être pris dans divers sens. Ce mot recouvre deux concepts selon le « Dictionnaire encyclopédique de l'information et de la documentation » :

I « l'action de rechercher de documents pour appuyer une étude, une thèse ;

I l'ensemble des documents recueillis sur un sujet ou sur un thème, ou encore l'ensemble des documents associés à un produit ou équipement. Il recouvre également un type d'action, celui justement où oeuvrent les professionnels qui collectent, gèrent, traitent, rediffusent...les supports d'information que sont les documents ».

Le document écrit, résultat de la « grande invention de l'écriture » (selon l'expression de Marcel Cohen), l'explosion documentaire sont autant de faits qui ont conduit l'homme à consigner, à enregistrer sur un support ce qu'il détient dans sa mémoire individuelle et d'accumuler au fil des ans le savoir et le savoir-faire de la communauté. La place de la documentation dans une administration est très grande. Ceci à cause des diversités des publics et des métiers mais aussi à la diversité des finalités et des usages.

Les finalités de la documentation vont au-delà des limites insoupçonnables. La documentation traitée sert à :

I alimenter un dispositif de veille ;

I aider les opérateurs à lever les incertitudes dans leurs décisions diverses par la mise en relation d'informations d'origines diverses ;

I aider à la résolution des problèmes par les informations des bibliothèques, centre de documentation etc. ;

I contribuer à l'amélioration continue des compétences des collaborateurs ; I contribuer à une culture commune ;

I constituer la mémoire de l'entreprise

Les produits et services offerts vont du présentoir des revues à la diffusion systématique en passant par la circulation systématique, la reproduction de sommaires. Les moyens d'exploitation sont souvent la consultation sur place, le prêt à domicile, le bulletin bibliographique, la diffusion sélective de l'information, le service question-réponse etc. Le travail de documentation fait certes appel aux technologies de l'information mais reste une activité sur le « contenu ». Le centre de documentation se distingue ainsi des Archives.

3-

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Archives :

L'histoire des archives en France remonte à la fin du XII ème siècle avec l'organisation du trésor des chartes par les rois, les chartriers monastiques et ecclésiastiques et seigneuriaux.

Les archives pour beaucoup de personnes désignent de vieux papiers sans valeur. Pour le législateur français (titre I de la loi du 3 janvier 1979), les archives sont : « un ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme, et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, publique ou privée dans l'exercice de leur activité >>.

Le décret 90-384 du 04 décembre 1990 portant attributions, organisation et fonctionnement des archives nationales quant à lui, définit les archives comme : « l'ensemble des documents, quels que soient la nature, la forme et le support matériel, élaborés ou reçus par une personne physique ou morale, ou par un organisme public ou privé, dans le cadre de son activité, documents organisés en fonction de celle-ci et conservés à des fins administratives, culturelles, scientifiques et de recherche>>.

Les Archives sont perçues également comme le lieu de conservation et de traitement des documents d'archives.

Il ressort de ces différentes définitions que tout document est archives dès sa création. Il n'est pas à considérer non plus la forme matérielle du document pour parler d'archives. Il faut souligner que les documents d'archives traversent trois cycles de vie à savoir : les archives courantes, les archives intermédiaires et les archives définitives. De même des règles prévalent à la gestion des documents d'archives tels que : le principe du respect des fonds, les principes de classement, les principes de conservations. Le développement des archives sur de nouveaux supports transforme les données scientifiques de l'archivistique et en révolutionne les techniques.

4- Le Parlement :

Le parlement est défini comme une « assemblée délibérante ayant pour fonction de voter les lois et de contrôler le gouvernement >>. (P. Laundy,1989). Le parlement ou l'Assemblée Nationale est le symbole de la démocratie fondée sur l'exercice du pouvoir par le peuple à travers la représentation directe. Au parlement, siègent les députés.

5- Coopération : La coopération est un concept qui mérite d'être nuancé.

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La coopération signifie la collaboration. Collaborer veut dire travailler avec d'autres à une oeuvre commune. C'est également agir conjointement avec quelqu'un. En économie, la coopération n'est rien d'autre que la méthode d'action par laquelle des personnes ayant des intérêts communs constituent une entreprise où les droits de chacun à l'action sont égaux. La coopération peut être ainsi le fait entre gouvernements, entre institutions ou entre organisations non gouvernementales. La coopération entre les parlements est devenue un instrument essentiel pour préserver les mécanismes législatifs et de contrôle, vitaux à nos systèmes et culture démocratique.

« ... Les idées et l'information, les biens et les capitaux, les touristes, les réfugiés et les migrants franchissent massivement les frontières. L'information se trouve en aval de tels liens. » (Extrait de la vision parlementaire de la coopération internationale à l'aube du XXI e siècle à l'article 3 /Déclaration adoptée par le conseil interparlementaire réuni en session spéciale.- New York, siège de l'ONU, 30 août-1^er septembre 1995). La coopération permet de résoudre les problèmes. La coopération revêt plusieurs formes. Il peut s'agir de :

I relations multilatérales : institutions régionales parlementaires et les instituions

régionales universelles ;

I relations bilatérales : les audiences, les visites d'amitiés ;

Les objectifs de la coopération sont le plus souvent :

à une facilitation de la mise en oeuvre des politiques et des projets communs ;

I la promotion des principes relatifs au droit de l'homme et à la démocratie au sein des espaces coopératifs;

I la constitution d'un forum pour discuter des questions d'intérêt commun aux espaces concernés ;

I la promotion de la paix, de la démocratie, de la sécurité et de la stabilité sur la base d'une responsabilité collective, à travers le soutien au développement des mécanismes de résolution des conflits dans les divers sous-espaces géopolitiques ;

I l'accélération du processus de la coopération et de l'intégration économiques au service d'une meilleure équité et pour des bénéfices mutuels ;

I le renforcement de la solidarité régionale et une contribution à la reconnaissance d'un destin commun pour les peuples de la région ;

I l'encouragement à la bonne gouvernance, à la transparence et à la responsabilisation dans la région et dans les activités des institutions régionales...

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Le parlement panafricain, l'Union parlementaire africaine, les forums parlementaires de l'autorité intergouvernementale pour le développement sont les exemples les plus édifiants en matière de coopération.