Memoire Online - l'Informatisation de la gestion des ressources humaines

Mémoire de fin d'études pour l'obtention de la licence en Sciences Economiques et Gestion

Dans cette interface, on trouve l'occasion d'exprimer toutes nous reconnaissance et remerciement à toutes les personnes qui ont apportées leur concours ou contributions que ça soit de près ou de loin pour la réussite de ce modeste travail.

On tient à remercier notre professeur encadreur Dr. Ghizlane benazzouz pour l'intérêt constant qu'elle a portée à notre travail. Ses conseils ont été décisifs pour l'achèvement de cette recherche. Quelle soit assurée de notre profonde et respectueuse gratitude.

Aussi, à toutes les entreprises et personnes interviewées qui ont accepté de répondre à notre questionnaire et nous a offert généreusement de leur temps, et sans lesquelles l'enquête n'aurait pas pu être réalisée.

Nous adressons un remerciement très particulier à Youssef El Khadari et Rahma Ed-dahby, pour le soutien et l'encouragement qu'ils nous ont apporté pour la réalisation de ce délicat travail.

Nous exprimons toutes nos respects en faveur de nos parents, (Fatima El Bourkali et Mohamed Ghssiss et ma soeur Ghssiss Nabila) parents de Kamal Ghssiss, (Charifa Dardari et Mohamed El khadari) les parents de Boujamaa El Khadari.

Enfin, Notre sentiment d'amitié est dédié a tous les ami(e)s étudiants ou étudiantes:

Tarik El Hadri - Ennahli Abd EL Hamid_ Fatima Allouche : les étudiants de la faculté polydisciplinaire de tétuan.

Amir Essedrati _ Jalal El Kalây _ Abd Essalam Otmani : les étudiants de faculté de lettres de tétouan.

Introduction générale....................................................1

Chapitre 1 : gestion des ressources

I. Informatiser la gestion des ressources humaines.........................................................6

II. système d'information des ressources

2.1 Définition du SIRH ...................................................11

III. Les apports des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication

3.1. Intranet:................................................................21

3.1.1 Qu'est ce qu'un Intranet?................................................21 3.1.2 Les fonctionnalités de l'intranet:................................22

3.1.3 Utilisation d'intranet en GRH:...................................25

3.1.3.1 Un outil interne à la direction des RH ...............25

3.1.3.2 Un outil de travail communicant avec

3.1.3.3 Un vecteur de communication interne;...............26

3.1.3.4 Gestion des connaissances, documentation

3.1.4 Risques et limites d'un intranet:...............................27

3.2. Internet:................................................................29

3.2.1 L'Internet, un outil de modernisation de la GRH............29

3. 2.1.1 L'e-recrutement..................................................30

3.2.1.2 e-learning...........................................................31

3.2.1.3 L'e-gestion des carrières........................................32

3.2.1.4 L'e-organisation....................................................33

IV. Démarche d'informatisation des ressources humaines:.....................................................................34

4.1. Analyse de la demande et formulation des objectifs:........36

4.2. Etude de l'existant:....................................................36

4.3. La formulation des besoins et axes d'amélioration:

4.4. Mise en forme du projet et proposition d'un cahier

4.5. Implantation de l'application retenue: la réalisation.........40

4.6. La mise en place, L'installation...................................41

4.7. Evolution de la démarche et de ses effets: suivi et

Chapitre 2: Les progiciels intégrés et logiciels

I. les progiciels de gestion intégrée:........................44

1.5.1 Les ERP propriétaires ................................................51

II. Les progiciels intégrés: apport en matière de

III. les logiciels intégrant la GRH...........................54

2. 1. les logiciels RH les plus utilisé sur le marché...........................57

intégrant la GRH et leurs fonctionnalités:................................59

Conclusion................................................................76

Enquête sur l'informatisation de la GRH..........................................78

Annexe 1.................................................................................78

Analyse de l'enquête .................................................................86

Bibliographie ..........................................................................94

Introduction générale

La fonction Ressources Humaines évolue considérablement sous l'influence de nombreux facteurs : législation du travail de plus en plus l'exigeante, le développement de l'informatique (exemple : le traitement de la paie), l'accroissement de la compétitivité et la globalisation de l'économie, ce qui nécessite de grande capacité de réactivité, de flexibilité et d'innovation.

force est de constater que les formes «traditionnelles »d'organisation appelé auparavant la fonction personnel ne permettent plus d'atteindre le niveau exigé par le marché.

Il est à noter que la FRH (fonction ressources humaines) est impactée dans son mode de fonctionnement, ses outils et méthodes et ses processus.

L'introduction des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication dans la GRH (gestion des ressources humaines) a bouleversé le mode de son fonctionnement. Plusieurs phases de développement des Technologies d'Information et de Communication sont distinguées :

Depuis les applications informatiques pour la GRH des années 70 qui ont connu la naissance des logiciels de paie; ensuite les années 80 ont vu se développer un grand nombre de solutions locales sur mini et micro-informatique;

Et ce n'est qu'à partir du début des années 90 que l'on a vu apparaître les premiers véritables SIRH (système d'informations ressources humaines) dont l'objectif est d'intégrer un certain nombre d'informations et de pratiques auparavant très disparates.

L'informatisation de la GRH est une préoccupation majeure pour toutes les entreprises désirant rendre leur organisation et leur gestion plus cohérente et plus performante. Ainsi de s'adapter aux changements que connaît l'environnement et ainsi atteindre leur objectifs stratégiques.

Plusieurs entreprises ont informatisé leurs GRH grâce à l'adoption des solutions informatique (logiciel, progiciel pour les grandes entreprises).

Un logiciel peut automatisé de nombreuses tâches de la gestion des ressources humaines.

Les progiciels sont souvent envisagée par les grandes entreprises, qui permettent de structurer, traiter et partager les informations techniques de l'entreprise, du commercial à la production, en intégrant la gestion, jusqu'au tableau de bord du chef d'entreprise.

Dans l'objectif de donner un éclairage sur l'informatisation de la gestion des ressources humaines, Ce modeste travail s'articulera autour de deux chapitres principaux :

Le premier chapitre intitulé gestion des ressources humaines informatisée dont lequel on va parler de l'informatisation de la gestion, et du système d'information des ressources humaines (SIRH). Par la suite nous aborderons l'apport des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication dans les cas particuliers de l'Intranet et de l'Internet. Et en fin nous traiterons la grande démarche d'informatisation des ressources humaine en analysant ces différentes étapes.

Dans le second chapitre, nous présenterons un bref aperçu sur les progiciels de gestion intégrés.

En premier temps, on va définir qu'est ce qu'un ERP, sa naissance, ainsi ces processus concernés par l'informatisation, ses avantages et ses inconvénients, et nous traiterons par la suite leur apport en matière de la gestion des ressources humaines.

Dans la deuxième partie de ce chapitre, on va présenter quelques logiciels de la gestion des ressources humaines plus utilisés sur le marché et leurs fonctionnalités.

L'aspect pratique de notre travail consiste à la réalisation d'une enquête concernant l'Informatisation de la Gestion des Ressources Humaines dans quelques entreprises marocaines.

L'informatique et les ressources humaines peuvent être apparaître comme des domaines étranges l"un à l'autre. D'un coté,l'univers froid du traitement automatique des données servi par la rationalité des mathématiques appliquées; de l'autre coté, l'univers des personnes, être de désirs aux aspirations plus au moins conscientes, change et parfois contradictoires.

Le rapprochement de ces deux univers fascine quelques-uns et suscite chez d'autres une véritable repussions.

Entre ces deux extrêmes, il y a heureusement, place pour une attitude raisonnable bâtie sur la connaissance des apports de l'informatique et sur celle de ses limites.

En tant que telle, la gestion de ressources humaines ne peut ignorer les apports d'un traitement automatique des données ou bien des informations. L'informatique à pris une place de premier plan dans les organisations. L'apport croissant de l'informatique en matière de traitement donne à la technique un poids considérable dans les activités gestionnaires.

Pour éviter toute sortes de désordre, l'allongement des délais, l'enlisement dans les tâches, pape rassiére et finalement l'insatisfaction de ses l'interlocuteurs.

L'évolution en matière de l'informatique à engendrer des changements profonds dans la GRH: le travail quotidien au sein des directions du personnel, a connu des modifications, contribuant à l'évolution de la fonction "personnel" vers la fonction "ressources humaines".

Selon Jean-Marie Peretti (1993)^1(*); l'apport de l'informatisation à cette fonction est un facteur de progrès, en relation avec cinq grands enjeux:

v Aider au partage de la fonction entre direction de ressource humaines et ligne hiérarchique,

Mis à Parts ces avantages, l'informatique présente aussi des limites. l'offre l'informatique est souvent décalée et la demande d'outils est dominée par certaines illusions quand aux possibilités réelles de ces outils (Gilbert, 1992).

La distinction entre notions de système informatique et système d'information:

Une certain confusion autour de la distinction entre les notions de système d'informatique et système d'information. Elles puisent toutes les deux leurs références première dans la théorie général des systèmes.

En gestion on peut définir un système comme « un ensemble cohérent plus ou moins complexe, composé de structures ou d'éléments, souvent divers, reliés à un plan commun ou concourant à un but commun»Dalloz 1996.^2(*)

Système informatique recouvre une réalité assez facile à cerner, on désigne généralement ainsi les ordinateurs (ordinateurs centrales et micro-ordinateurs reliés ou non en réseau), et les logiciels qui les accompagnent.

Le concept de système d'information est historiquement lié à l'application de l'informatique à la gestion donc, qu'est ce qu'un système d'information?

Il peut être définit comme «un ensemble organisé des ressources matériel, personnel, données, procédures, permettant d'acquérir,traiter, stocker, communiquer des informations(sous forme de données, textes, images, sons...) dans des organisations» Robert Riex 1995.^3(*)

Le système informatique est un support et un véhicule privilégié de l'information formalisé mais il n'est pas le seul, même lorsque la gestion est très formalisée comme dans les grandes bureaucraties, beaucoup d'information ne transite pas par l'informatique.

Aujourd'hui on peut considérer la gestion des ressources humaines comme un ensembles de processus en interrelations.

Cette notion de processus, définit comme une série d'activité finalisées aboutissant à une prestation offre une base de réflexions pour réfléchir sur l'organisation du système d'information de la gestion des ressources humaines (SIRH).

1. 2. Informatisation est une action d'organisation répondant à un but de gestion:

L'informatisation en gestion apparaît comme un action qui consiste pou une telle organisation (Entreprise) à automatiser un ensemble d'opération et des taches de gestions dont le but d'obtenir des gains d'efficacité voire de productivités.

Il existe deux types de système d'informations sous forme des parties informelles et des parties formelles, cette dernière est visible à travers les documents qu'il produit en application de règles et de procédures explicites. Relié aux rôles, fonctions et taches déjà prescrits par l'organisation et il est peu dépendant des individus.

Le second système (système informel) est également vital pour l'entreprise, laisse peut de trace visible et s'appuie sur des règles floues, imprécis et de référentiels implicites. Il est très dépendant des individus et de l'état des relations qu'ils entretiennent.

Si la mise en oeuvre de l'informatique dans une gestion soulève des difficultés, c'est qu'elle repose sur l'extension de la partie formelle du système d'information (S.I). Cette extension suppose une réflexion sur l'organisation et, en particulier une clarification et un partage des informations et règles de fonctionnement.

La gestion des ressources humaines peut être un objet de changement notamment à travers son informatisation croissante et, plus généralement; sa reconfiguration. D'un autre coté, elle peut être un acteur de changement et accompagner la mise en place de nouvelle technologie d'information et de communication (NTIC).^4(*)

La dimension technique: englobe les processus de gestion des ressources humaines concernés, les outils d'analyses des situations de travails et d'organisation, des matériels et logiciels utilisés...

L'évolution du dimension technique nous à mener à poser la question suivante; que faut il changer?

La dimension humaines fait intervenir les besoins, les désirs, comportements et attitudes des individus, groupes qui à divers titres, sont concernés par l'informatisation, le climat organisationnel, la culture de l'entreprise....

La dimension humaine fait appelle aux divers acteurs de l'organisation ainsi leurs caractéristiques propres. Il entraînent la question suivante: avec qui et pour qui changer? .

L'environnement comprends les fournisseurs, les constructeurs, les sociétés de services en ingénierie informatique (SSII), sociétés de conseils, organismes de formations et des services d'appuies qui peuvent apporter une aide dans l'informatisation. Exemple : une agence pour l'amélioration des conditions de travails.

Pour que mieux conduire un projet d'informatisation, c'est mettre en rapport ces dimensions dans une démarche prenant en compte les opportunités offertes par l'environnement, les acteurs (la dimension humaine) et les contenus (la dimension technique).

Les informations sur les personnes se caractérisent par une spécificité, ces informations ne peuvent être traitées comme les informations sur les objets ou sur les produits, d'autre part la confidentialité reste la règle de base pour la plupart des données individuelles, les droit de la personne face aux fichiers et aux traitements informatiques sont protégés par une loi, par exemple (en France la commission national de l'informatique et de la liberté CNIL est chargé d'assurer le respect de la législation dans ce domaine).

L'individualisation croissante de la GRH exige d'examiner en détail un grand nombre de données. Si on admet qu'un CV standard est le minimum nécessaire pour distinguer l'individu d'un autre, on voit bien qu'il est difficile et coûteux d'en saisir toutes les donnés sur l'informatique.

Il n'existe pas ne neutralité des donnés de sorties, leurs diffusion provoque des effets en retours. On ne peut porter les donnés résultant d'un traitement à la connaissance d'autrui sans influencer les comportements.

Concernant le système de décision, la fonction des ressources humaines a depuis longtemps était considérée par les professionnels de cette fonction comme partagée. Ce partage s'est accentué dans les années 1990, avec la décentralisation des décisions opérationnelles dans les grandes entreprises et la prise en charge par la ligne hiérarchique d'une partie des actes de la gestion des ressources humaines.

Il impose un effort de formulation dans la mise à disposition des informations.

Certaines décisions s'appuient sur les aspects mesurables ou des modèles rationnels : par exemple, dans la gestion prévisionnelle des effectifs, la simulation des évolutions de la masse salariale. Mais la variété des individus, les situations et les problèmes, les modalités empiriques des apprentissages, de la complexité du contexte (culture de l'entreprise, jeux d'acteurs) se prêtent mal à des actes automatiques.

II. système d'information des ressources humaines (SIRH)

Initialement, le terme de SIRH s'applique à la déclination des ressources humaines du système d'information, les quelques définitions proposées dans la littérature se rattachent explicitement à une approche par les usages. Cela signifie que le périmètre d'un système d'information des ressources humaines se restreint à l'usage que l'on en fait. C'est dans cette optique que le SIRH peut être définit comme «un système permettant d'acquérir, de stocker, de manipuler, d'analyser, d'extraire et de distribuer les informations »^5(*) pertinentes au regard des ressources humaines d'une organisation considérée que ces systèmes inclus les personnes, des formes, des politiques, des procédures et des données. Cette définition présente le SIRH comme un système relativement large de gestion des ressources humaines et par cette relative abstraction constitue une définition de référence en la matière.

C'est-à-dire un SIRH peut être conçus comme ensemble structuré des informations de ressources humaines assurant unicité et cohérence des informations, sécurité et confidentialité des données. L'informatisation de la fonction personnel autorise la mise en place d'un système permettant d'enregistrer à leur source toutes les informations utiles, de stocker ces informations, d'assurer les différents traitements et de restituer les informations au moment opportun.

Le SIRH s'appuie sur un système informatique (matériels et logiciels) qui peut être développé "sur mesure" ou sur la base d'une solution "prêt-à-porter" qui nécessite plus ou moins de retouches (progiciel). Son développement peut être pris en charge en interne ou sous-traité. La combinaison de ces deux types de choix donne une grande variété de solutions possibles.

à partir du début des années 90, il y avait naissance des premières véritables SIRH (système d'informations ressources humaines) dont l'objectif est d'intégrer un certain nombre d'informations et de pratiques auparavant très variés. Deux périodes doivent néanmoins être distinguées dans le développement des SIRH : une première (les années 90) durant laquelle les SIRH sont basés sur une technologie classique client-serveur^6(*) avec un réseau propre à la FRH, avec très peu d'implication des managers opérationnels. La seconde période commence à la fin des années 90 avec l'utilisation des technologies Internet/intranet dans les SIRH pour constituer le E-RH^7(*): "cette utilisation représente un changement potentiel profond de la FRH dans ses structures et processus".^8(*)

Comme nous avons vu, Le Système d'Information Ressources Humaines (SIRH) est une procédure de collecte, stockage, restauration et validation des données sur les ressources humaines, les activités du personnel et les caractéristiques des unités organisationnelles dont une entreprise a besoin; Il n'a pas besoin d'être complexe, ni même informatisé. Il comprend également les gens, les formes, les politiques et procédures, et les données. Le SIRH a pour objectif de :

ü la modernisation du système de GRH actuel de la collectivité (plus d'homogénéité, plus de convivialité, meilleure intégration des évolutions),

ü fournir des services sous forme d'informations, de rapports, aux clients internes et Externes et utilisateurs du système.

Dans les années 90, le SIRH se composait essentiellement de plusieurs progiciels d'administration du personnel et des réseaux locaux. La gestion de la paye, l'administration des salariés, est les applications les plus communes des SIRH.

On peut également trouver sur un marché en forte croissance des applications qui traitent de la gestion des temps et des activités, gestion de la formation et du recrutement, gestion des compétences. Le SIRH est au service de l'automatisation des procédures administratives. Il permet d'améliorer la productivité et la qualité du service. On peut facilement calculer sa valeur ou son impact sur la performance du service RH. Ces applications, le plus souvent des progiciels, sont parfaitement adaptées aux décisions routinières courantes de l'administration du personnel qui ont des besoins et des résultats définis et dont les règles sont fixées par l'entreprise ou la loi.

Le SIRH améliore également la qualité des décisions RH en augmentant la quantité d'informations disponibles notamment grâce aux différentes simulations qu'il rend possible. De plus, grâce à l'automatisation et la décentralisation des routines administratives, il libère du temps pour améliorer la gestion, développer les nouveaux rôles attendus de la GRH. Le SIRH est un instrument de pouvoir qui permet un contrôle hiérarchique par le recours à la sous-traitance et l'intégration logistique. Cependant, automatisation et partage ne sont pas les seules manières de tirer avantage, les seuls buts, d'un SIRH. La majorité des informations administratives sont rassemblée pour l'usage de tiers, comme le gouvernement. Mais elles ne mobilisent qu'une petite partie des informations RH de l'entreprise. L'information restante permet de faciliter ou de préparer les décisions stratégiques ou opérationnelles, d'éviter les litiges et d'évaluer.

D'une part, le SIRH peut être doté d'applications d'aide à la décision. D'autre part, il permet de concevoir, réagencer les processus RH en se focalisant sur la manière dont l'information est utilisée par les responsables RH. Le SIRH est utilisé pour améliorer l'efficience et la productivité en nature du service RH, comme les Systèmes d'Information ont pu le faire dans les banques.

2. 3. Les attentes par rapport au SIRH

Le centre d'intérêt de tout SIRH doit être, en premier lieu, la validité, la fiabilité et l'utilité des informations et après l'automatisation des processus. L'automatisation permet d'accroître notamment la productivité administrative du service RH. Cependant cette productivité ne s'accompagne pas nécessairement par une réduction des effectifs mais, elle permet plutôt de libérer du temps pour des tâches autrefois négligées. On peut également définir l'utilité des informations et du SIRH en fonction de ces autres apports :

ü Accompagnements des nouvelles logiques de GRH (personnalisation, adaptation, Mobilisation) qui implique une utilisation optimale des ressources informatiques ;

ü Partage de la fonction Ressources Humaines rendus nécessaires par les mutations de l'environnement économique: tous les cadres participent à la GRH. Ils doivent, à cet effet disposer d'informations pertinentes pour analyser et décider.

La difficulté pour comprendre et manipuler les SIRH pour des non spécialistes a pu expliqué un temps la lenteur de l'informatisation des RH. Le SIRH appartenait de fait aux spécialistes des SI qui les gérer et déterminer les besoins.

Cependant, on assiste aujourd'hui à une véritable explosion de l'informatique RH. Elle a trouvé un second souffle avec le développement des horaires variables pris en charge par des progiciels de gestion du temps qui permettent établir des plannings selon des historiques de flux, le type de contrat des salariés et la législation.

Dans le domaine de la formation, l'informatisation réduit le temps consacré aux tâches administratives ; elle peut élaborer un plan prévisionnel et instaure une traçabilité des enseignements. Certains progiciels proposent même des modules d'autoformation. Le recrutement lui aussi est facilité car de nouveaux progiciels permettent de suivre l'efficacité des actions d'embauche et de stimuler la promotion interne. Au-delà de la dimension technologique, il faut également s'intéresser aux dimensions sociales et managériales.

Les transformations que connaît le système d'information des ressources humaines à engendrer le passage d'un système centralisé à un système partagé grâce à l'introduction des technologies intranet/Internet RH c'est-à-dire E-GRH^9(*).

Les conséquences pour la GRH sont de deux ordres : d'une part, les activités transactionnelles traditionnelles (paie, congés, etc.) peuvent être automatisées, et d'autre part, une partie des processus RH (recrutement, gestion des compétences, formation, mobilité, etc.) peuvent être pris en charge directement par les acteurs concernés (managers, salariés).

C'est ainsi, comme le fait remarquer F. Silva que : « la contribution du SIRH dans l'évolution de la fonction est essentielle, en particulier dans les gains de productivité. Ce sont ces outils qui, modifiant la nature de l'information, sa diffusion et ses circuits, sont au coeur des changements de l'organisation du travail administratif ».

Le tableau suivant fait apparaître un exemple de la liste de processus de gestion des ressources humaines concerné par l'informatisation

Production de la paie

- Recueil des éléments de paie

- Calcul et versement de la paye (traitement, ordre de versement...)

- Contrôle de la paye

- Production des états et déclarations post paye

- Information des régimes de prévoyance et retraites

Administration des dossiers du personnel

- Création du dossier individuel

- Administration du dossier (dont suivi de carrière)

- Clôture du dossier

Gestion des temps et des congés

Formation

- Définition du plan de formation

- Mise en oeuvre du plan

- Evaluation des effets et bilan annuel

Recrutement interne (mobilité) et externe

- Recensement des besoins à court et à moyen terme

- Gestion des viviers de candidats

- Prospection et sélection des candidats

Stratégie, pilotage et relations sociales

- Production du bilan social

- Réalisation des tableaux de bord

L'automatisation d'un certain nombre de taches administratives des ressources humaines aura les impacts suivants:

ü dégager du temps et des ressources: l'automatisation des taches récurrentes en ressources humaines permettra aux acteurs des ressources humaines de consacrer plus de temps à des activités plus proches du business et permet de minimiser les coûts.

ü Responsabiliser les employés: la création des interfaces individuelles pour chaque salariés est très importantes car leur permettent de piloter eux-mêmes les aspects ressources humaines les concernant.

ü Suivre les tendances et les donnés: grâces aux base de donnés et aux outils d'analyse, des tendances de fonds pourrant être dégagés et permettre un meilleure ajustement des politiques ressource humaines.

La justification stratégique du système d'information des ressources humaines (SIRH) souligne ce que ces systèmes apportent en terme de valeur ajoutée à une organisation ainsi que la façon dont ils permettent aux entreprises de parfaire l'optimisation de l'efficacité de leur gestion des ressources humaines (GRH).

Les taches pour lesquelles les ressources humaines peuvent utiliser des SIRH affin d'optimiser l'efficacité de la fonction et d'avoir un impact positive sur les finances de l'entreprise.

Les SIRH à valeur ajouté
Valeur ajoutée	Activité
Assister les recruteurs dans le ciblage et dans le suivi des candidats internes et externes pour les postes vacants. Suivre le statut des emplois dans l'entreprise (à pourvoir, pourvus ...)	Recrutement/ suivi des salariés
Emettre des rapports mensuels sur le turnover des équipes (incluant les raisons du départ, qu'elles soient volontaires ou non, description du nombre de salariés restant dans chaque domaine de l'entreprise ...).	Analyse du turnover
Suivi des différents avantages dont bénéficie chaque salarié. Calcul des coûts y afférant pour l'entreprise et pour le salarié.	Gestion des avantages annexes
Permet de faire le lien entre les compétences des salariés et leur parcours dans l'entreprise.	Formation et gestion des carrières
Permet de maîtriser et estimer la masse salariale.	Gestion de la paie

L'utilisation des nouvelles technologies ainsi que l'implication des opérationnels dans la gestion administrative des RH a permis aux entreprises de développer des structures RH beaucoup plus efficaces. Cela a également induit une réduction des effectifs RH, avec en parallèle la création de nouveaux métiers RH.

L'introduction des NTIC permet aux SIRH d'intégrer une large gamme de nouveaux services qui permettent réellement à la fonction RH d'être un acteur de la réussite des initiatives stratégiques de l'entreprise.

L'informatisation peut également être utilisée à des fins de communication. Ainsi, l'intranet a pour principale fonction d'informer les salariés des procédures RH de l'entreprise,

Enfin, la technologie Internet permet de se connecter à des prestataires extérieurs pour bénéficier de services ou d'activités externalisés.

III . les apports des Nouvelles Technologies d'Information et de Communication NTIC en GRH : cas des technologies Internet et Intranet.

3. 1 / Intranet:

3.1.1 Qu'est ce qu'un Intranet?

Un intranet sert à relier un nombre multiple des employés dans l'entreprise par le biais d'un réseau local dans le but de faciliter leur communication, leur collaboration et la gestion de leur travail à travers un simple navigateur. Il s'agit d'un moyen simple de partager les informations à l'intérieur d'une entreprise. Facile à mettre en oeuvre de façon décentralisé, il offre l'avantage pour l'utilisateur de disposer d'une interface identique quelque soit le poste de travail auquel il se connecte.

L'intranet comme un ensemble des nouvelles technologies provoque des changements important dans la sphère organisationnelle, il participe même à l'évolution des configurations, contenus et positionnements des différentes fonctions dans l'entreprise. à ce niveau, la fonction des ressources humaines déjà bien engagées dans un processus de transformation trouve grâce à cet outil d'un souffle qui permettant d'asseoir plus fortement des nouveaux rôles et responsabilité dans l'organisation.

Ce qui nous intéresse dans cette partie, c'est de présenter quelques types d'intranet incluent dans la gestion des ressources humaines GRH car beaucoup d'entreprises sont désormais dotées d'un intranet. Donc quelles sont les fonctionnalités d'un intranet en GRH?

3.1.2 Les fonctionnalités de l'intranet:

Relativement aux divers typologies d'intranet^1(*)0 on peut distingues différentes catégories d'intranet selon l'objectif que lui assigne l'entreprise en fonction de ses besoins:

3. 1.2.1 Intranet de communication:

Ce premier type vise la mise en ligne d'information destinée à un large publique, le plus souvent l'ensemble des salariés d'une entreprise, son but est de communiquer des informations entre différents collaborateurs en sortant de la "voix officielle" qui à parfois trop long temps caractérisé par les médias de communication interne classique : il s'agit de franchir les barrières d'espace et de temps qui imposent l'information sur les supports "papier" habituellement utilisés.

3. 1.2.2 Intranet de production

Il se traduit par la mise en place des ressources en ligne permettant de renforcer l'efficacité des collaborateurs sur des actes d'administration ou de gestion à titre d'exemple; (prise de commande, demande de congé payés, demande de formation...). Il utilise les fonction de "workflow" et de "groupware"^1(*)1 qui contribue à la formalisation, à la capitalisation, à l'homogénéisation et à l'automatisation des processus de gestion. Il est souvent une réponse à un objectif de réduction de coûts.

Il peut aussi réduire les délais de réalisation d'un acte administrative et la qualité de cette réalisation (moins de risques d'erreur de recopie).

L'intranet de production permet des gains évidents, soit par substitution à des applications informatiques plus coûteuses (comme avec la saisie des variables de paie), soit par l'automatisation d'opérations manuelles de transfert de documents (comme dans le cas du suivi des congés).

3. 1.2.3 Intranet de professionnalisation:

Par contre à l'intranet d'information qui est destiné a un large public, Ce type d'intranet est destiné à un public ciblé, les ressources humaines ou bien la communauté ressource humaine souvent réparti sur différents sites, établissements, voire société, il vise à un partage des connaissances et de règle de l'art du métier. Il suppose la formulation préalable d'un projet à l'égard de la population visée. Il peut avoir pour objectif de constituer un réseau là où il n'existe pas, en permettant aux membres de ce réseau de se connaître, d'échanger, d'être au même niveau d'information; ou d'élargir un réseau existant à l'autres niveaux de la fonction ou d'en faciliter et améliorer encore le fonctionnement en substituant des échanges électronique à une partie des réunions physique (parfois coûteuses en temps et en déplacements), en renforçant l'échange d'information.

ü le "trombinoscope"^1(*)2 des services de GRH: organigramme, avec une description plus ou moins complète des fonctions et des champs d'activité de chacun;

ü Le calendrier des événements intéressants les professionnels de l'entreprise (nominations, mutations, modification de structures....) et/ ou la profession dans son ensemble (congrès, colloques...);

En fin, la mise en place d'un intranet de professionnalisation nécessite un gros effort de clarification des processus de gestion et une animation soutenue du réseau des professionnels.

3. 1.2.4 Intranet fédérateur:

Il a pour vocation de réunir différents services ou applications intranet, développés et exploités par ailleurs au sein d'un espace de communication et d'accès. Il traduit la volonté d'harmoniser les fonctions pour que l'utilisateur y accède facilement à travers une interface commune. L'intranet fédérateur est forcement porté par la direction générale de l'entreprise. Il n'a pas pour objet de tuer les intranets développés pour des communautés restreintes d'utilisateurs, mais se concentre sur les services universels pour l'entreprise et permet de diffuser largement des messages de communication interne (promotion de certains services nouveaux ou très globaux, outil de recherche multicritère...).

Le développement de l'utilisation de l'intranet au sein de la fonction RH se fait par le recours à plusieurs outils. On trouve par exemple les outils internes à la fonction RH, des outils reliés aux unités opérationnelles, des outils autorisant une meilleure communication interne ou encore les outils de diffusion des connaissances de l'entreprise vers le public interne sélectionnés.

3.1.3.1 Un outil interne à la direction des ressources

Au sein de la DRH, sont concernés les documents de références, comme la documentation juridique, les documents de travail communs à plusieurs personne, la gestion des candidatures basée sur un système de "workflow", la gestion des compétences dotée d'un moteur de recherches permettant de retrouver un savoir faire caché (enfoui) dans des fichiers de plusieurs centaines ou milliers de salariés. Ce sont aussi les tableaux de bord alimentés automatiquement par le système de gestion des ressources humaines et publiés dans les parties de l'intranet réservées au personnel de la DRH.

3.1.3.2 Un outil de travail communicant avec les entités

A destination du management de l'entreprise, la DRH pourra publier des notes et guides d'aides au management, des tableaux de bord, ouvrir sa base de candidats présélectionné, travailler avec les directeurs des entités opérationnelles utilisant des techniques de "groupware" accessibles via l'intranet, en s'affranchissants des barrières de lieux et d'horaires, tout en garantissant un accès sécurisé et sélectif.

3.1.3.3 Un vecteur de communication interne:

Depuis le livret d'accueil, jusqu'au règlement intérieur, en passant par le journal interne, l'annuaire, l'organigramme..., l'intranet est un excellent vecteur pour la communication interne. Les aspects pratiques, les sondages ou remontée d'informations, l'information de bases sur l'entreprise, son historique, ses succès tout et facile à publier et immédiatement disponible sur l'ensemble du réseau intranet de l'entreprise. Chaque entité ou direction peut, dans le cadre d'une politique intranet définie par la direction, publier ses propres informations, facilitant ainsi une meilleure communication transversale.

3.1.3.4 Gestion des connaissances, documentation et

L'intranet va également se révéler efficace dès lors qu'il s'agit de diffuser les connaissances de l'entreprise vers des publics internes sélectionnés. Les projets, les méthodes, les références, le corpus de documents techniques (qualité ou normatif), tout peut être mis en ligne, tout peut être accessible de manière ergonomique, avec ou sans l'utilisation de techniques sophistiquées de recherche. Des formations peuvent être mises en ligne, permettant aux apprenants de se former à leur rythme et au moment où ils en ont besoin.

Tout ceci montre clairement que les utilisations possibles au sein de la FRH sont multiples et ont tendance à s'accroître. Cet outil semble de plus en plus indispensable au vu de divers sondages et enquêtes faisant apparaître une réelle volonté des managers de l'implanter pour ceux qui ne l'ont pas encore réalisé. Cette tendance est d'autant plus vérifiée que les managers des ressources humaines cherchent des outils leur permettant de répondre aux mieux aux exigences relatives aux changements organisationnels en cours.

Un des risques majeur d'un intranet est la mauvaise utilisation de la part des salariés concernés. Cette mauvaise utilisation, caractérisée par un manque d'intérêt où par un manque de compétences, peut avoir plusieurs causes. La première émane d'un manque de formation des acteurs organisationnels. Effectivement, même si l'intranet est un outil relativement simple à utiliser, il n'en reste pas moins nouveau pour de nombreux salariés lors de sa mise en oeuvre. Il convient donc d'accorder une place importante à la formation des acteurs ayant recours à l'intranet. Ceci est d'autant plus important que l'introduction d'une nouvelle technologie dans l'entreprise peut aisément devenir source de district entre les membres maîtrisant la technologie et les autres. Par ailleurs, une mauvaise identification des besoins au début du projet entraîne dans pratiquement tous les cas, un échec de celui-ci. Nous avons ainsi pu observer que dans bien des cas, le projet est décidé unilatéralement par la direction, qui se soucie peu de l'identification des besoins des utilisateurs. Ceci a pour conséquence une mauvaise utilisation de l'outil, voire même dans la majorité des cas, une utilisation quasi nulle des potentialités de l'intranet. Dans cette perspective, la solution de révision de l'outil à posteriori est inutile car Inefficace, tout simplement parce que les acteurs ne s'impliqueront plus dans un projet duquel ils ont été exclus antérieurement.

Le projet intranet, comme tout projet d'introduction de NTIC, peut provoquer la résistance de certains acteurs se sentant soit menacé, soit incompétents face à ce changement technologique. Il est par conséquent très important de corréler changement technologique, organisationnel et social pour minimiser les risques d'échec du projet. De même, il faut prendre en considération que l'installation d'un tel réseau informatique entraîne des changements parfois importants dans les modes de travail, ce qui doit inciter à évaluer a priori les conséquences que peut avoir la technologie à tous les niveaux de l'organisation.

En guise de conclusion, il est certain que l'intranet autorise une meilleure diffusion et un meilleur partage de l'information. Cependant, il convient de porter une attention particulière à la surcharge informationnelle. Effectivement, le fait que le salarié ne puisse réellement avoir accès efficacement à l'information dont il a besoin peut entraîner une diminution voire une disparition de l'utilisation de l'outil par les acteurs organisationnels. Il faut tout de même noter que la majeure partie des intranets filtre l'information nécessaire à un acteur identifié,

3. 2. Internet:

Une plus grande maîtrise de processus de la GRH passe par des outils informatiques toujours plus sophistiqués et accès sur la convivialité, la communication et la puissance de traitement.

Dans ce cadre, des éditeurs de progiciels intégrés proposent une nouvelle approche de la GRH reposant sur l'exploitation du réseau Internet ce qu'on appel "E-GRH", cela se traduit par la mise en place dans l'entreprise du kiosque Internet notamment des bases de données interactives consacrées à la gestion des informations du personnel.

Ainsi pour la direction des ressources humaines, cet accès en libres services autorise une mise à jours permanente des informations concernant les salariés. Les personnels de l'entreprise quand à lui peut accéder directement à l'information qui le concernent.

En GRH, l'Internet est de plus en plus utilisé pour le recrutement, en parle de «E-Recrutement»^1(*)3. Les plus grandes entreprises communiquent directement leurs poste à pouvoir sur un site Internet en confient ces postes à des sites spécialisés.

Bien que la tendance à utiliser Internet sur le marché de travail, par les demandeurs d'emploi comme par les entreprises, ne soit pas encore parvenu à maturité, certaines changements de ce marché se révèlent déjà, ainsi de la relation nouvelle qui s'instaure entre demandeurs d'emploi et son future employeurs par le biais du site internet.

L'Internet peut également contribuer à une meilleure gestion de l'entreprise. La recherche de candidats ou de postes est l'une des premières applications dans ce domaine. D'autre fonction peuvent aussi être considérer tel que l'utilisation de l'Internet y compris l'intranet, comme média de communication interne.

3. 2.1 L'Internet, un outil de modernisation de la GRH

L'Internet est entré en force dans l'entreprise, notamment dans la fonction ressources humaines. Du coup, on ne parle plus que d'e-RH qui constitue un choix stratégique de modernisation des modes d'organisation et de valorisation du capital humain, passant nécessairement par la mise en place d'un progiciel de gestion des ressources humaines (SIRH). Le vocable comprend l'e-recrutement, l'e-formation (ou e-learning), l'e-gestion de carrière et l'e-organisation.

3. 2.1.1 E-recrutement

E-Recrutement: c'est une opération dont lequel un individu peut compléter son dossier de recrutement à distance (informations personnelles, premiers tests), c'est l'opération la plus utilisée sur Internet grâce à sa simplicité en matière de la mise en place. Le e-recrutement est très utile pour le candidat et lui permet de prendre connaissance de l'entreprise avant d'amorcer le processus de recrutement.

Pour l'entreprise, le DRH ou le chargé du e-recrutement a la possibilité de présenter en détails les spécificités de son entreprise, la politique RH, les descriptions de poste, les opportunités de carrière... Ou pourquoi pas, d'y insérer des images vidéo. Autres avantages pour l'entreprise, le gestionnaire du site a la latitude de procéder à la mise à jour à un rythme que les modes de recrutement classiques ne permettent pas. Certaines entreprises offrent la possibilité aux candidats internautes de prendre rendez-vous avec les collaborateurs pour mener des entretiens informels avant de déposer leur candidature ou à un stade du processus de recrutement défini par l'entreprise. Par ailleurs, l'e-recrutement permet d'écourter les délais de recrutement par rapport à un recrutement dit classique car la souplesse d'une candidature électronique rend les opérationnels RH plus réactifs. Ainsi, un recruteur peut traiter une candidature et répondre immédiatement. Il peut aussi la diffuser simultanément aux entités concernées sans devoir passer par les circuits classiques de diffusion. Certaines entreprises s'engagent à répondre aux candidats dans des délais très courts et d'autres offrent aux candidats la possibilité de suivre on line l'évolution du parcours d'une candidature.

L'e-recrutement permet également une communication sans frontières. Ce qui est très important pour les entreprises à la recherche d'un profil rare.

L'application des technologies de l'information et de la communication au domaine de la formation a conduit à la création du e-learning. Sommairement décrit comme le mariage du multimédia (le son, l'image, le texte) et de l'Internet (la diffusion on line, l'interactivité), le e-learning apparaît pour beaucoup comme le second souffle du marché de ces technologies.

Le e-learning a, suivant les différents acteurs, plusieurs définitions. La plus courante est la suivante : « amener la formation à des apprenants avec l'aide des nouvelles technologies, c'est-à-dire à chaque fois que l'on utilise les médias interactifs pour la formation (Internet,....)».

Il a encore du mal à décoller, même si des portails ou des structures spécialisés dans la formation à distance espèrent toujours créer le déclic chez les entreprises.

L'atout majeur d'une éventuelle entrée dans les moeurs de la formation à distance est sans doute une réduction considérable des coûts de formation (frais de déplacement, hébergement, etc.) et la meilleure allocation des ressources en fonction (coût de l'absence du collaborateur de son lieu de travail).

3. 2.1.3 E-gestion des carrières

Il se fait essentiellement par le biais de deux outils : les bourses de l'emploi en ligne, propres aux entreprises, et les modules de gestion de carrière compris dans les progiciels de GRH.

D'abord la mobilité interne : il s'agit ici de mettre en réseau les offres d'emplois internes afin de permettre aux collaborateurs de consulter les offres immédiatement après leur dépôt sur l'intranet. En retour, il leur donne la possibilité de déposer des candidatures spontanées; ce qui avantage les opportunités d'évolution interne et limite des départs vers la concurrence.

Ensuite, la mise en réseau des enquêtes de rémunération. A ce niveau, les managers (autorisés) ont la possibilité de connaître notamment les salaires médians, moyens, minimaux, par poste, au sein de l'entreprise et comparativement au marché du travail et peuvent ainsi devenir acteurs auprès de la DRH dans le processus de revalorisation salariale au moment du calcul du budget, des évaluations annuelles ou des demandes d'augmentations salariales.

Enfin, l'évaluation des performances. En dehors de l'entretien annuel, chaque collaborateur peut s'auto-évaluer à n'importe quel moment ; cela suppose la mise en ligne d'un répertoire des métiers et d'un référentiel de compétences. Ainsi, tous les postes décrits par le biais des résultats permanents attendus, des principales activités et des niveaux de compétence requis constituent, pour les collaborateurs, un outil d' auto évaluation ainsi qu'un panorama de tous les postes de l'entreprise et des chemins de carrière possibles par poste.

3. 2.1.4 E-organisation

L'e-organisation permet un dialogue en ligne permanent favorisant le management à distance. Il reste d'utilisation très limitée dans les entreprises mais revêt une grande utilité dans des domaines comme l'alimentation des outils de reporting, l'efficacité des échanges d'information et le suivi minutieux des activités des collaborateurs, surtout s'ils sont sur des sites dispersés.

L'informatisation de la fonction des ressources humaines ne date pas d'hier. La gestion de la paie ainsi que le suivi des effectifs ont recours, en particulier depuis les années quarte vint, à l'outil informatique. Il s'agit d'une volonté d'automatisation de processus essentiellement administratif, dans une double logique de réduction des coûts et délais du traitement d'une part, et partage d'information d'autre part.

L'informatisation sert a faire progresser les pratiques de gestion (dans tous les domaines), elle ne peut donc se limiter à une simple automatisation d'un existant manuel, car cela reviendrait a se placer dans une optique immobiliste. L'informatisation ne doit pas figer l'existant. L'analyse des besoins doit dégager des objectifs d'amélioration des procédures de gestion. (Amélioration de l'existant, Ajout de nouvelles tâches, etc. ...)

L'adoption d'une telle démarche est relativement complexe, pour aider les utilisateurs futurs et les informaticiens, différentes méthodes de travail ont étés conçues (Merise, Axial, MCP ...). Néanmoins, elles comportent toutes des étapes similaires et suivent des processus de raisonnement semblables.

On va voir ci après les principales étapes d'une démarche d'informatisation de la fonction des ressources humaines, qui ne se réduit pas à un processus purement techniques, mais doit, au contraire, englober des différentes dimensions d'analyses :

§ stratégique: comment le projet s'inscrit il dans les axes stratégiques de développement de l'entreprise?

§ organisationnelle: comment le travail est-il aujourd'hui réalisé et organisé?

§ humaines. quels sont les acteurs concernés et comment réagissent par rapport au projet?

Schéma des grandes étapes de la démarche d'informatisation proposée par Gilbert P

Pour la suite on va analyser ces grandes étapes une par une ainsi les questions qui peuvent êtres posés afin de réussir un tell projet d'informatisation de la gestion des ressources humaines.

4.1. Analyse de la demande et formulation des

La notion de besoin est également imprécise: quel besoins, pour qui et pour quoi faire?

S'agit il d'une envie, d'une exigence organisationnelle. L'analyse de la demande vise donc à remplacer celle-ci dans une perspective plus large. L'expression de la demande ne se concrétise pas sans phénomène déclencheur elle prend place à l"intérieur d'un cadre défini préalablement (politique de gestion du personnel, orientation et choix stratégique de l'entreprise) et qu'il importe de cerner précisément pour assurer la réussite du projet.

Dés l'issu de cette étape, il importe d'entamer la sensibilisation des futures utilisateurs du système d'information en gestion.

4.2. Etude de l'existant:

L'étude de l'existant consiste en l'identification et la collecte des informations et procédures utiles à la compréhension du système d'information des ressources humaines SIRH, tout en tenant compte des modifications que veut y introduire le demandeur.

§ d'une analyse du travail: qu'est ce qui est fait? Comment est il fait? Par qui?

§ d'un diagnostique permettant d'identifier les facteurs susceptible de faciliter ou de perturber le projet (exemple : attitude de méfiance envers l'informatique«les ordinateurs ça ne marche jamais»)

§ Quels sont les freins et moteurs probable du projet? Quel est le matériel informatique en place?

§ la connaissance de l'existant informatique au niveau du matériel, du logiciel et du compétences informatique des futurs utilisateurs: quelles sont les compétences informatiques des utilisateurs potentiels?

4.3. La formulation des besoins et axes d'amélioration :

Au sens le plus large, les besoins peuvent être définis comme résultant d'un écart entre ce qui est (Etude de l'existant) et ce qui devrait être (Analyse de la demande).

L'analyse de l'existant conduit à porter des critiques sur les plans de l'efficacité administrative, de la qualité et de la fiabilité de l'information produite. on ne parle pas encore, les besoins peuvent être définis comme résultant d'un écart entre ce qui est (étude de l'existant) et ce qui devrait être (analyse de la demande). par exemple d'un besoin en logiciel de gestion des carrières, ce qui serait une confusion entre besoin et moyen mais plutôt d'un besoin d'amélioration de personnel par une meilleure connaissances des individus et des postes. Il s'agit de poser des questions suivantes:

§ Quels sont les points à améliorer en matière d'efficacité administrative?

4.4. Mise en forme du projet et proposition d'un cahier

§ La solution informatique est elle techniquement possible? Est- elle économiquement et socialement souhaitable?

À ce stade du projet, on confirme si l'application informatique envisagée est possible techniquement et est souhaitable économiquement et socialement (coûts d'achat, coûts de formation, coûts d'utilisation, coûts d'adaptation de l'organisation, gains de gestion, tant d'un point de vue financier que d'un point de vue social).

Dans l'affirmative, la solution est alors mise en forme dans ses grandes lignes et soumise pour décision à l'autorité compétente. Plusieurs scénarios peuvent être envisagés (acquisition d'un logiciel, développement spécifique, service bureau...). Un cahier des charges est alors établi.

Le cahier des charges est un document dans lequel le responsable du domaine concerné (DRH ou responsable du domaine concerné) indique les fonctions de gestion à informatiser et précise les conditions de réalisation. En cas d'appel d'offres, il aide à rechercher les meilleurs partenaires.

En interne, il établit et fonde les rapports entre les informaticiens et la direction concernée.

v Les contraintes spécifiques, en particulier les caractéristiques du système informatique existant (matériel de base, logiciels de base, système d'exploitation, etc.).

4.5. Implantation de l'application retenue:

C'est l'opération qui consiste à décomposer logiquement le système d'information (ou une partie de celui ci) en différents modules (ou phases) dont on décrit le fonctionnement, les données, les résultats. Cette phase n'est pas du seul ressort des informaticiens, car la réalisation repose sur la conversion des règles de gestion en règles formelles, qui pourront alors alimenter l'application informatique.

L'analyse organique élabore ensuite la structure des programmes correspondants aux différents modules. Ces programmes sont ensuite développés, traduits en ligne de code, en instructions compréhensibles pour le système informatique.

À cette étape-ci, il s'agit dans un premier temps de sélectionner la prestation la plus satisfaisante par rapport aux exigences du cahier des charges, puis à accompagner sa mise en oeuvre.

Selon les enjeux et l'importance du projet, le choix du fournisseur et des produits et services est plus ou moins élaboré, par exemple:

v Négociation commerciale (prix, délais, conditions d'assistance à l'utilisateur, d'exploitation et de maintenance).

La maîtrise de la formation des utilisateurs, fréquents ou occasionnels, directs et indirects, revêt une importance considérable (capitale) au sein de la démarche d'informatisation, surtout lorsqu'elle porte sur un outil dont l'utilisation est étendue à de nombreux individus (saisie décentralisée de variables de paie, gestion des congés...).

En résumé, le choix des fournisseurs et de la prestation selon les différents critères, ainsi que l'accompagnement de la mise en oeuvre (notamment formation des utilisateurs constituent l'objet d'analyse).

Cette étape peut se résumer (c'est de plus en plus souvent le cas en informatique de gestion) à l'acquisition d'un logiciel correspondant aux besoins définis et à son paramétrage.

4.6. La mise en place : L'installation.

La mise en place et l'installation, consiste dans la mise en oeuvre d'une application informatique qui ne se résume pas à des simples problèmes de technique informatique mais demande un véritable effort en matière de formation et de communication:

4.7. Evolution de la démarche et de ses effets: suivi et

Si la démarche ne serait pas évoluée, elle ne serait jamais complétée, d'une part, comment les différentes activités du projet d'informatisation se sont bien attachées (nouées) entre elles notamment le respect de l'échéancier du budget et d'autre part, quels ont été les apports effectifs de la situation informatique pris en compte (l'usage de la technologie, impact organisationnelles et humaines, satisfaction générale retombées économiques ...) compte tenu de l'objectif initial.

(Double paye dans le cas d'un logiciel de traitement des rémunérations) pendant quelques temps, pour ajuster et corriger le logiciel. Par la suite une analyse et un suivi régulier du fonctionnement doivent mettre en évidence les gains réalisés et permettre de faire évoluer le logiciel (ajout de nouvelles procédures. Dans le cas des Ressources Humaines, faire bien attention aux évolutions légales).

Dans les faits, l'évaluation des effets de l'implantation informatique n'est pas une pratique courante dans les entreprises. C'est une opération qui suppose du temps, des ressources et une méthode.

Chapitre 2: Les progiciels de gestion intégrée et logiciels de la gestion des ressources humaines:

Aujourd'hui, toutes les entreprises, aussi bien nationales et internationales que les PME et les PMI sont confrontées aux besoins changeant du marché tels que : acquisitions, fusions, solutions collaboratives ...

Ces enjeux sont tels qu'ils nécessitent une remise en question complète des systèmes existants.

Un nombre important d'entreprises choisissent d'abandonner leurs solutions applicatives "sur mesure" pour se tourner vers le monde des ERP^1(*)5 "prêts à implanter".

Durant ces trente dernières années, l'informatique de gestion a subi des bouleversements considérables. Les avancées technologiques du traitement de l'information ont eu des conséquences capitales sur le rôle de l'outil informatique.

Si les premières applications ont permis d'automatiser les activités opérationnelles des organisations (gestion de production, gestion commerciale et financière, ressources humaines), aujourd'hui les systèmes d'information prennent en charge des niveaux de gestion de plus en plus stratégiques.

Des années soixante-dix, les premiers progiciels^1(*)6 ont vu le jour, notamment dans le domaine comptable en offrant de nouvelle approche en parallèle avec le développement spécifique réalisé par les informaticiens de l'entreprise.

Ils étaient le plus souvent la reprise d'une application développée pour une entreprise et adaptée à une autre du même secteur d'activité. Leur dépendance par rapport à un environnement technique était importante. en effet, ils ne fonctionnent que sur les ordinateurs ayant un système d'exploitation d'un constructeur donnée.

Les progiciels se développèrent durant des années quatre-vingts, en luttant contre le syndrome "il n'existe pas deux entreprises pareilles " et tout en restant prisonnier de leur domaine technique. A partir du domaine comptable et financier ce développement, se poursuivit vers les domaines de la paie et de GPAO^1(*)7 et enfin celui des ventes. Les progiciels devinrent donc des briques applicatives répondant aux besoins d'un domaine fonctionnel spécifique, la finance, les ventes, la production...

Les progiciels de GPAO dans le cadre du CIM (computer integrated manufacturing) commençaient à élargir leur domaine d'origine pour intégrer par exemple des capacités de prise de commande et une gestion commerciale rudimentaire ou une approche de comptabilité analytique pour traiter les prix de revient industriel.

La fin des années quatre-vingts, le début des années quatre-vingts dix virent apparaître les premières installations, en France les premières ERP, SAP R/2, le plus souvent dans les filiales françaises de groups allemands. Limités au monde des mainframes SAP R/2 n'aurait jamais connu le fantastique succès story de ce groupe. Ce fut sous UNIX que SAP R/3, dès 1993, s'empara du marché. Ceci grâce à la généralisation des stations sous Unix et à une mise à disposition rapide après les modules financiers de ceux de la production, des ventes et des ressources humaines. Ceci permet à SAP d'asseoir sa position de leader de ce marché. Il existe d'autre société a titre d'exemple peoplesoft, Movex, ......

1.2. Qu'est ce qu'un ERP

Les ERP (entreprise ressources planning) ou PGI (progiciel de gestion intégrer) ont connu leur essors en bénéficiant de l'évolution nécessaire des système d'information.

Les ERP sont des applications dans le but est d'assurer la coordination de l'ensemble d'activités d'une entreprise telle que: (les activités de gestion des ressources humaines, de production, d'approvisionnement ...) au tour d'un même système d'information. Plus qu'un simple logiciels, un ERP est un véritable projet qui demande une intégration total d'un outil logiciel au sein d'une organisation et d'une structure spécifique. D'autre parts, sa mise en place dans l'entreprise entraîne des modification important des habitudes de travail d'une grande partie des employés le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatique (paie, comptabilité, la gestion de stocks...) sous forme des modèle (modèles applicatifs, indépendants entre eux généralement signé par le même éditeurs tout en partageant une base de donnée unique et commune).

ERP est un package à tous les secteurs, à toutes les fonctions, il permet l'intégration des données et des processus.

1.3. ERP : Une solution pour toute l'entreprise

Dans une entreprise qui a commencé à s'informatiser, des outils informatiques hétérogènes co-existent à différents endroits souvent sans communiquer, et répondent à une seule fonction précise : la comptabilité, des tableaux du commercial avec des fichiers clients éparpillés, les informations techniques, les suivis des délais...

L'intérêt d'un outil de type Progiciel de Gestion Intégré est de centraliser toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise en informatisant les processus principaux :

de la prospection commerciale, à l'offre de prix, la commande, au déclenchement des approvisionnements, au lancement en fabrication, à la livraison, jusqu'à la facturation.

Achats, des stocks, la gestion de la relation client, le commerce électronique,

Le planning quotidien de gestion, les suivis à moyen terme (coûts, temps et délais), les tableaux de bord du chef d'entreprise pour le pilotage à long terme (marketing, financier...).

L'implantation d'un tel type de ERP présente des avantages et des inconvénients :

1.3.1 Quels sont les Avantages et inconvénients de

· Mise à disposition d'un outil multilingue et multidevises (très adapté aux multinationales).

· Communication interne et externe facilitée par le partage du même système d'information

· Meilleure coordination des services et donc meilleur suivi des processus (meilleur suivi de commande ou meilleure maîtrise des stocks par exemple)

· Normalisation de la gestion des ressources humaines (pour les entreprises gérant de nombreuses entités parfois géographiquement dispersées)

· Mise à disposition, des cadres supérieurs, d'indicateurs nettement plus fiables que lorsqu'ils étaient extraits de plusieurs systèmes différents

Les ERP ne sont pas exempts d'inconvénients. Ils sont difficiles et longs à mettre en oeuvre car ils demandent la participation de nombreux acteurs ; ils sont relativement rigides et délicats à modifier.

· coût élevé (cependant, il existe des ERP/PGI qui sont des logiciels libres , les seuls coûts étant alors la formation des utilisateurs et le service éventuellement assuré par le fournisseur du logiciel)

Pour l'entreprise, la valeur et les défis associés aux ERP résident dans l'obligation d'intégrer son information et ses processus.

Le choix et l'évaluation de solutions ERP est un processus complexe à cause entre autres, de:

· La difficulté à définir les besoins précis de l'entreprise et à les traduire en termes de fonctionnalités et de performances.

· La difficulté à évaluer l'adéquation d'un ERP et des services associés avec les attentes réelles de l'entreprise ; cela requiert l'analyse approfondie de centaines ou même de milliers de critères fonctionnels et techniques.

· La difficulté à comparer les avantages des différentes solutions PGI envisageables.

· La difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (car finalement aucune des solutions n'est réellement idéale).

· De définir clairement les objectifs stratégiques et opérationnels du projet

Pour une grande entreprise, un ERP exige plus de 5 ans pour effectuer tous les changements organisationnels et techniques.

Le coût de possession comprend les coûts liés à la mise en application (le matériel, les logiciels, les outils de base de données, les frais de consultation, les coûts relatifs aux personnel et à la formation) et les coûts d'exploitations (maintenance, supports). Ces solutions entraînent non seulement les changements techniques profonds, mais aussi les modifications fondamentales dans le mode de fonctionnement de l'entreprise.

Les employés devront adopter de nouvelles tâches et responsabilités. Ils devront aussi maîtriser un nouvel ensemble de processus et comprendre comment l'information qu'ils entrent dans le système peut impacter directement d'autres secteurs de l'entreprise.

Il est à noter que l'apprentissage et la formation sont étroitement liés à la réussite d'un ERP.

1.5. Les principaux éditeurs d'un ERP

Le marché de l'ERP représente une vraie manne pour les prestataires de services informatiques. Il est devenu aujourd'hui, le marché le plus porteur de l'informatique.

Aujourd'hui, il existe de nombreux ERP propriétaires mais seuls quelques éditeurs internationaux restent vraiment dans la course. Ils ne font pas inclure, dans le calcul du coût d'acquisition total, les frais de maintenance et de l'assistance technique.

Fondée en 1972, SAP est le premier éditeur mondial de progiciels ERP. SAP emploie plus de 34.000 personnes dans plus de 50 pays.

Le progiciel SAP a remporté rapidement un succès important auprès des grandes entreprises en proposant un progiciel multilingue et multidevises. SAP s'intéresse aussi au marché des PME, en pleine croissance en proposant sa suite BusinessOne, pour les entreprises de 2 à 250 salariés.

SAP est une application client serveur. Ses modules couvrent l'ensemble des fonctions de gestion de l'entreprise et chaque module couvre des besoins complets de gestion. Certaines entreprises implémentent tous les modules fonctionnels de SAP, ou seulement quelques-uns. SAP R/3 est entièrement paramétrable. Par ailleurs, grâce à son environnement de développement, SAP R/3 peut être adapté à des besoins spécifiques (développements en ABAP/4).

Il est doté de plusieurs sortes de modules : des modules orientés logistique (MM, PP, SD, QM, PM), Finance (FI, CO, TR, IM) et ressources humaines (RH).

1.5.2 Les ERP OpenSource

L'implémentation d'un progiciel Open Source revient moins cher, puisqu'il n'y a pas de coût de licence. En revanche il faut inclure, dans le calcul du coût d'acquisition total, les frais de maintenance et de l'assistance technique. Voici la liste des principaux progiciels Open Source:

Les ERP d'aujourd'hui tirent parti du Web. Les utilisateurs peuvent accéder à ces systèmes au moyen d'un navigateur. Ces progiciels sont de plus en plus orientés vers l'extérieur et sont capables de communiquer avec les clients, les fournisseurs et d'autres organisations.

En conclusion, les ERP offrent de nouvelles opportunités à l'entreprise mais peuvent susciter aussi des problèmes. Il convient donc d'étudier minutieusement les conditions de réussite de la mise en oeuvre d'un projet ERP.

Choisir un ERP est un choix stratégique pour l'entreprise : sa mise en oeuvre constitue une remise à plat des procédures de gestion au sein de l'entreprise mais entraîne aussi de gros coûts.

II. Les progiciels intégrés: apport en matière de la gestion des ressources humaines

Les progiciels de gestion des ressources humaines ont généralisés le traitement de l'ensemble des opérations dites de base qui concerne la gestion des ressources humaines à savoir: la paie, l'administration du personnel, congés, recrutement...

Il s'agit avec ces progiciels d'aller plus loin et de faciliter la mise en oeuvre d'une gestion plus avancée des ressources humaines.

Même tout le monde s'accorde en ce principe, sur la nécessité d'une adaptation à la singularité des contextes dont le but d'arriver à un mode de gestion idéal de gestion des ressources humaines. Cela exige de la fonction de ressource humaines d'être tout à la fois prévisionnelles, fondée sur la notion des compétences, individualisée en prise avec l'organisation en lien avec la stratégie de l'entreprise, en attendant des outils informatique intégrés des ressources humaines qu'ils permettent ou facilitent le fonctionnement d'une gestion des ressources humaines RH qui répond à ses critères.

L'adoption d'un tel progiciel en GRH peut répondre aux objectifs stratégiques de l'entreprise à savoir:

ü La diminution des coûts est un enjeux pour toutes les entreprises intéressées par les systèmes de gestion des ressources humaines intégré par exemple "self-service, web employé" ce qui permet à l'employé de saisir les information qui le concernant.

La décentralisation de la fonction ressources humaine profite de l'apport de nouvelle technologie qui à jouer un rôle très important en matière de la facilité de l'exécution des tâches grâce (aux moyens intranet, groupware, client serveur) et la bonne marche de la fonction ressource humaine FRH, en s'adaptant au changement que connaît le monde des services et aux défis de la mondialisation (mondialiser la gestion des ressources humaines) pour rendre de la fonction RH une fonction plus compétitives.

Prenant à titre d'exemple les fonction de type self service mise en avant par les éditeurs de peoplesoft, HR accès et Oracle semblent autorisé l'espoir de pouvoir traduire dans les faits la vielle notion da partage de la fonction ressources humaines ou celle plus récente de salarié comme de "salarié un acteur".

Chaque responsable opérationnels ou chaque salarié pouvant consulter, voire saisir les informations les concernant.

des progiciels intégrés, positionnent la fonction Ressources humaines à l'égal des autres fonctions en faisant apparaître la fonction RH comme partie prenante des activités productives de l'entreprise. L'appartenance à un système d'information global est tout à la fois un moyen et un signe de la qualité de l'intégration des enjeux RH dans les stratégies et les modes de fonctionnement de l 'entreprise.

III. les logiciels intégrant la GRH

Un logiciel peut automatisé de nombreux tache de la gestion des ressources humaine au sein de la direction ressource humaine : les temps de présence, la gestion des temps d'activités, le contrôle d'accès etc.
Chaque tâche RH est gérée par un logiciel spécialisé dans son domaine.

Il n'y a pas de réelle prise en compte des besoins et processus transversaux nécessaires à l'entreprise : Ceux issus de la gestion des ressources humaines comme ceux d'autres entités.

Croiser manuellement les informations gérées par ces multiples logiciels afin de disposer d'une optimisation globale et transversale est alors difficilement possible.

L'entreprise et ses informations sont séparées par des barrières immatérielles bloquant la compétitivité de l'entreprise. Un logiciel en matière de Gestion des Ressources humaines peut résoudre cette problématique. Elle agit alors comme un système d'information RH (SIRH) ou elle s'interface avec un SI RH existant.

Une planification optimisée associée à une gestion par objectif doit être synchronisée et coordonnée avec :

· les besoins de la production en personnel (nombre de personnes, profils et compétences, encadrement ...),

· le suivi des droits en repos et autres avantages (primes, repas ...) acquis au fil du temps passé sur le poste

La planification optimisée par logiciel nécessite des informations issues de différentes applications métier ou RH de l'entreprise. On en déduit par exemple:

· l'appel à l'intérim : On dispose directement des profils nécessaires, des durées et dates.

L'entreprise anticipe. Elle gère mieux la population des travailleurs intérimaires, favorisant un recrutement "complet" dans les meilleurs délais et aux meilleures conditions. Elle évite des ruptures de production par manque de ressources etc. Le planning vu globalement pilote automatiquement le contrôle d'accès, les badges à fournir, la gestion des temps de présence attendus, les droits ... Sans plate forme RH, ces données dépendent de communications papiers ou manuelles ou "informelles" entre services.

Optimiser le temps de la force de travail et le temps des collaborateurs conditionnera un meilleur fonctionnement de l'entreprise. Cela n'est possible qu'à la condition d'intégrer les données des différents programmes et applications fonctionnelles de l'entreprise gérant le temps des employés.
Une solution RH qui gère les Ressources Humaines, doit traiter la totalité de la chaîne opérationnelle RH. Cette architecture permet alors de définir et de contrôler des processus transversaux capables d'optimiser le fonctionnement et la gestion opérationnelle des RH.

En optimisant les tâches automatisées par un logiciel, l'entreprise peut mieux répartir le personnel en fonction de multiples critères. En voici quelques exemples:

· Réduire considérablement le temps généralement alloué à ressaisir des données ou à corriger des erreurs de calcul

· Accélérer la vitesse des traitements et diminuer le volume des tâches administratives

· Contrôler et suivre précisément les impacts sur les coûts des temps de travail ainsi que sur leur évolution.

Un logiciel de gestion des RH devient alors un outil de compétitivité pour l'entreprise.

3.1. les logiciels RH les plus utilisé sur le marché

	Présentation / activités		Présentation / activités
TalentSoft	TALENTSOFT, solutions de gestion de la relation Talent	Aspaway	Hébergement de Progiciels, Infogérance, SaaS (722C
AVEIS	Edition de logiciels, 722A	AppliRH	AppliRH : Logiciels pour les ressources humaines et la formation professionnelle
TRINOMIAL	Solutions de GRH, notamment pour la gestion de la mobilité, des compétences, des processus RH (révision salariale, performance...).	Cantoriel	ERP Ressources Humaines un progiciel réellement intégré et modulaire
SIGMA-RH France	SIGMA-RH.net est l'ouverture sur une gestion innovante des RH , en adéquation avec les objectifs stratégiques de l'entreprise	Meta4	Editeur international spécialisé dans la gestion du capital humain, Meta4 est une société du Groupe ADONIX
SABA France	Saba est éditeur d'une solution intégrée pour la Gestion du Capital Humain permettant d'aligner les objectifs des collaborateurs avec la stratégie de l'entreprise.	LOGI-RH	LOGI-RH est une société française spécialisée dans l'édition de progiciels dans le secteur des Payes et des Ressources Humaines
QUARKSUP	quarksUp(c) édite des solutions RH experts, hébergées en mode ASP.	Virtualia	Gestion Visuelle des Ressources Humaines (versions 1.4 et 2.9). Gestion Visuelle des Ressources Humaines et des Compétences (méthode "Sirhis"). Gestion Visuelle de la Mobilité (en partenariat avec "Altedia"). Virtualia.net (Intranet Ressources Humaines).
MAELIG IRH	Edition de logiciels de gestion RH : gestion de la formation	ARES	ARES occupe sur le marché informatique un positionnement unique combinant un savoir-faire complet dans le domaine des infrastructures et une expertise dans les processus métiers
LEFEBVRE-SOFTWARE	Iris Personnel / Iris GTA / Iris Paie / Iris RH / Iris Talent Profiler	RH Tech	RH Tech est une société d'édition de logiciels dédiés à la gestion des ressources humaines.
HRACCENT	L'application hraccent a pour mission d'automatiser et d'homogénéiser les processus administratifs.	ADLSOFT - PREMIUM RH	Premium-rh est un progiciel complet de gestion des RH : gestion sociale, compétences, temps, formation, organigrammes, masse salariale, note de frais
EOLIA CONSULTING	Editeur de solution intranet pour la GRH. Conseil et formation pour la GRH.	APPLIRH	http://www.eolia-consulting.fr/ Edition de logiciels pour les ressources humaines et les centres de formation
DIR INFORMATIQUE	La GRH est une solution souple et complète qui vous assure de disposer à tout moment des bonnes compétences, en nombre suffisant et au meilleur coût.	CA2I	CA2i est éditeur et intégrateur de solutions de gestion de la paie et des ressources humaines pour les entreprises de taille moyenne

3.2. Présentation de quelques logiciels intégrant la GRH et leurs fonctionnalités:

1. LOGICIEL DE PAIE: OJRA

OJRA est un logiciel de paie conforme aux normes légales et juridiques marocaines. Adapté aux structures professionnelles d'activités diverses, OJRA gère les salaires et tous les traitements liés à la paie. Développé en utilisant les dernières technologies, il exploite toutes leurs puissances pour garantir la sécurité de données de ses utilisateurs, la réactivité face aux évolutions futures de la législation et les changements de procédures de gestion administrative du personnel.

Dotée d'une grande richesse fonctionnelle, OJRA est capable de traiter tout type de paie, même les plus complexes. Il assure la gestion courante de la paie : Fiches salariés très complètes, des modèles de bulletins de paie inclus, rubriques de paie pré-paramétrées et personnalisables, le calcul de la paie (Brut -> Net et Net -> Brut), édition des journaux de paie et des déclarations sociales.

Conçu pour les directions des ressources humaines et pour les directions générales, la gestion des carrières est un module intégré à OJRA. Il permet de gérer les plans de carrières des salariés. Grâce à ses larges possibilités de personnalisation, il offre de très nombreuses éditions et statistiques permettant aux DRH de suivre l'impact et les évolutions des ressources humaines.

Livré en option avec OJRA, Le serveur ActiveX OJRA OLE permet une intégration complète avec Microsoft Excel. Il permet d'exploiter pleinement les fonctionnalités de OJRA. Cette technologie permet aussi d'étendre et de faire évoluer le traitement de la paie en fonction de besoins de ses utilisateurs afin de garantir ainsi la pérennité des investissements.

Alliant souplesse d'utilisation et convivialité dans un environnement graphique Windows, l'utilisation de OJRA est extrêmement facile. En plus, avec des rubriques de paie déjà saisies, pré-paramétrées sur la base des normes marocaines, OJRA est livré prêt à l'emploi.

2. Logiciel Digitplanning

Digitplanning est un logiciel Internet de gestion de plannings . Il a pour but d'optimiser la réalisation de plannings par rapport à la méthode papier/crayon, et cela de manière très simple et intuitive. Grâce à une approche très visuelle, ce logiciel permet un gain de temps dans l'élaboration de plannings ainsi qu'une meilleure gestion des ressources humaines. Afin de s'adapter au mieux à tous les besoins, il existe 4 versions de Digitplanning : Standard, Pro , Luxe et Multi points de vente.

L'utilisation de ce logiciel se fait par le biais d'Internet de manière complètement sécurisée. Il est donc possible de créer et consulter ses plannings depuis n'importe quel ordinateur connecté (trains, hôtels, aires d'autoroutes, domicile, tél. portable, etc...). Le personnel peut également y accéder grâce à un mot de passe qui permet uniquement la consultation de planning. En plus de gérer les plannings, ce logiciel inclus, dans toutes ses versions, un module de préparation à la paie. Celui-ci regroupe toutes les informations pertinentes qui sont nécessaires à l'élaboration d'un bulletin de paie. Digitplanning est un logiciel très simple d'utilisation, accessible aux plus apprentis. Le paramétrage se fait rapidement et très simplement (bien entendu, aucune formation n'est nécessaire). Dans le but de rassurer les utilisateurs, une aide en ligne est consultable à tout moment sur notre site.

Afin de s'ajuster au mieux aux différents utilisateurs, Digitplanning s'adapte au vocabulaire de chaque entreprise (commercial, médical, industriel, etc....).

Version "Standard" : Boutique d'une galerie commerciale de 10 salariés dont le responsable réalise les plannings de son équipe manuellement (papier/crayon) avec sa calculatrice.
Version "Pro" : Supermarché de 30 salariés divisés en 3 équipes (caisses, sec et frais) dont chaque employé peut travailler dans plusieurs de ces équipes. Digitplanning va clarifier la gestion de ses plannings, ce qui améliorera le climat social de cette entreprise.
Version "Luxe" : Maison de retraite de 50 salariés divisée en 4 équipes. Chaque équipe est découpée en niveaux de qualification (AS, ASH, infirmières) et est gérée par une infirmière cadre qui réalise les plannings de sa propre équipe. Digitplanning améliorera la communication et facilitera la gestion des fiches de paie.
Version "Multi-PVT" : Selon les besoins, cette version peut s'adapter aussi bien pour 3 points de vente dont le personnel travaille dans ces différents lieux que pour une enseigne nationale. Grâce à la modularité de Digitplanning, Digitplanning répondre aux différents besoins en matière de multi points de vente.

· Envoi d'e-mails aux employés lors de la création/modification de plannings de manière automatique

· Plusieurs types d'impression de plannings (grilles horaires journalières, hebdomadaires, par employés, etc...)

· Sauvegardes de sécurité quotidiennes de tous plannings et de paramétrages.

3. Le logiciel Carrières de AppliRH

Totalement basée sur le logiciel Carrières, AppliRH propose aux entreprises qui ne veulent ou ne peuvent pas acquérir Carrières RH une utilisation en ligne du produit tout en conservant la base de données chez elles. Conçu pour les Directions des Ressources Humaines et pour les Directions Générales, CARRIERES est un logiciel complet et simple d'utilisation. Il permet de gérer les plans de carrières des salariés, depuis leurs souhaits jusqu'aux plans de successions. Le logiciel comprend un module de gestion des emplois et des postes, un module de gestion de compétences, un module de gestion des évaluations, un module de gestion de la formation, un module de gestion des connaissances ainsi qu'un module d'organigrammes.
Grâce à ses larges possibilités de personnalisation des langues et des labels et à un module de définition de structure, Il peut s'adapter à toutes les entreprises depuis les grosses PME jusqu'aux multinationales.

L'utilisation du logiciel Carrières RH en ligne sur le Web présente la même ergonomie que pour une utilisation Intranet. Cependant les données ne sortent pas de chez vous, préservant ainsi la confidentialité des informations. Carrière fait appel à un Extranet RH (personnalisable) à moindres frais, sans mettre en oeuvre un déploiement lourd. Il offre aussi aux services Ressources Humaines un outil RH ultra convivial, performant et adapté aux nouvelles règlementations et aux souhaits et exigences des Services du personnel. Carrières RH dynamise l'encadrement d'un société en donnant à chacun un parcours personnalisé et en permettant un suivi individuel des personnes.

Dès réception de votre inscription, AppliRH vous envoie la base de données à installer sur votre réseau. Indiquez ensuite le chemin d'accès à la base pour que les pages Web qui vous sont envoyées se chargent avec les données. En aucun cas un lien permanent ou temporaire n'est établi entre votre base de données et le site AppliRH. A chaque page demandée, la page est envoyée formatée comme un masque de saisie et se charge une fois chez vous avec vos données. Les temps de chargement sont réduits car les données ne transitent pas par le Web. Seul le masque de la page est envoyé. La base stockée chez les utilisateurs peut ainsi plus facilement être interfacée avec le logiciel de paye, de GRH, ou toute autre application. Lors de la première utilisation le logiciel propose de télécharger les composants office Web Composants. Il faut télécharger (sur le site Microsoft) et installer les composants Web office.
Les états récapitulatifs et les statistiques sont générées et paramétrables avec un programme exécutable fourni par AppliRH qui ne devra être installé que sur les postes administrateurs.

Le coût de la location annuelle par salarié inclus la maintenance, l'assistance téléphonique et les mises à jour gratuites du logiciel. Pas de surcoût annuel, pas de surprise. Un contrat de location du service précisant les conditions de maintenance sont adressé dès inscription aux utilisateurs.

En plus des aides ou didacticiels en ligne, AppliRH propose à ses clients des formations accessibles sur le site du client. Ceci permet de travailler avec les collaborateurs de l'entreprise sur les données.

Le logiciel permet de gérer les plans de carrière des individus depuis l'élaboration d'un plan de carrière (en vue d'un objectif de remplacement ou de promotion ou non) et de formations, les potentialités offertes, et le suivi de chaque plan de carrière individuel. Il permet ainsi de définir des plans et parcours, à court ou long terme, en fonction des évaluations de compétences, des qualifications, des diplômes et études, des possibilités de mobilité, nationales ou internationales, des absences, et de les accompagner des plans de formation nécessaires. CarrièresRH dynamise l'encadrement d'un société en donnant à chacun un parcours personnalisé et en permettant un suivi individuel des personnes

Grâce à la richesse des informations stockées dans CarrièresRH , il est possible à tout instant de connaître le ou les successeurs potentiels d'un individu. De savoir si les successeurs sont prêts immédiatement, s'ils ont bien les compétences requises pour le poste ou s'ils doivent suivre un plan de formation. Le logiciel vous informe également si un prétendant à un poste à lui-même un successeur potentiel. Tous les critères (expérience, études, mobilité, langues...) pouvant contribuer à l'élaboration du plan de succession sont enregistrés dans CarrièresRH .

Afin d'apporter aux DRH une véritable gestion prévisionnelle des emplois et des postes, le logiciel répertorie chacun d'entre eux en leur attribuant un profil de compétences et un référentiel utilisé pour l'évaluation.

Les postes sont répertoriés avec de multiples rattachements (entités juridiques, services, département, centre de coûts) et deux types de liens (utiles pour les organigrammes): hiérarchiques et fonctionnels.

Le logiciel intègre un module de gestion de compétences basé d'une part sur les référentiels de compétences et d'autre part sur les évaluations des salariés. De la même façon, il est possible de fonctionner à partir des entretiens annuels ou à partir d'évaluations permanentes ou de combiner les deux. CarrièresRH permet de définir des profils types de compétences par postes et métiers afin de les mettre en comparaison avec les profils de compétences et/ou de performances individuelles. Les évaluations permanentes permettent de prendre en compte toutes les compétences de l'entreprise. Des outils de projection de compétences (dans le temps) permettent d'anticiper les besoins de compétences afin de préserver le capital et compétences de l'entreprise.

CarrièresRH apporte des aides dont lesquelles sont utilisés pour la gestion d'évaluations des salariés. Les liens entre Référentiels de compétences, évaluations des individus et catalogue de formations permettent une exploitation optimisée des entretiens d'évaluations.

CarrièresRH comporte un module complet de gestion de la formation professionnelle. De l'élaboration du plan de formation (fusionné directement sous EXCEL) au suivi des stages, en passant par tous les courriers, le logiciel offre une véritable gestion de formation intégré à un processus RH plus global tout en pouvant être utilisé indépendamment.

Le catalogue de formation établit les liens entre formation et compétences utiles pour la gestion de carrières des salariés.

Très répandue dans les entreprises Anglo-saxonnes, la gestion des connaissances (ou Knowledge management) est très sollicitée par les Directions d'entreprise. CarrièresRH offre un répertoire des savoirs et des connaissances qui peut aussi être un outil de communication et de solidarité dans l'entreprise. Les recherches par mots-clefs ou multicritères en facilitent l'utilisation.

Grâce aux rattachements hiérarchiques et fonctionnels, Carrières RH offre la visualisation des organigrammes hiérarchiques salariés ou hiérarchiques des postes, fonctionnels salariés ou fonctionnels des postes. L'organigramme des plans de successions est également disponible. Ces organigrammes peuvent être diffusés comme trombinoscope.

La réussite de la mise en place et de l'exploitation d'un logiciel GRH passe par l'adéquation entre la structure de l'entreprise et les possibilités offertes par le logiciel pour calquer cette structure. Carrières RH comporte un module complet de définition de la structure de l'entreprise.
La possibilité de personnaliser tous les labels, tous les titres de fenêtres et tous les libellés de zones dans 4 vocabulaires (qui peuvent être des termes différents ou des langues différentes) permettent d'adapter totalement le logiciel à la culture et aux habitudes de l'entreprise.
La gestion des droits d'accès permet de sécuriser la confidentialité des informations.

4. LE LOGICIEL PeopleSoft HCM

PeopleSoft HCM d'oracle est N°1 mondial des éditeurs de solutions « Gestion du Capital Humain », avec plus de 12 500 clients dans le monde et 200 en France. Les solutions de gestion du Capital Humain d'Oracle couvrent l'ensemble des processus RH de l'entreprise avec la gestion du cycle de vie du collaborateur, la gestion des talents, la gestion de la performance, le learning management, le pilotage, la paie,...

Fort d'une experience de 20 ans dans le domaine de la gestion du capital humain, Oracle propose une offre complète avec une approche modulaire, progressive, à des coûts et délais comparables à une solution (ex : entre 80 et 120 jours pour un processus recrutement ou évaluation). Aujourd'hui, la direction des Ressources Humaines doit disposer de nouveaux outils et pouvoir mettre en oeuvre des processus capables de l'accompagner dans la transition entre un rôle purement administratif et un rôle stratégique. En automatisant les tâches administratives, Oracle permet aux service des RH de se concentrer sur la gestion des ressources la plus importante : il s'agit du personnel.

PeopleSoft HCM d'Oracle s'adapte aux besoins des utilisateurs pour le but de développer le potentiel des ressources humaines et atteindre les objectifs stratégiques.

Au cours de ce processus, PeopleSoft HCM permet de préparer les besoins en matière de personnel, de recruter les meilleurs candidats, les intégrer efficacement et leur fournissent les outils nécessaires pour qu'ils puissent être opérationnels le plus vite possible.

Le deuxième processus opérationnel lié au cycle de vie professionnelle d'un employé est celui de l'évaluation, de la formation et du développement.

Pour aider à évaluer les talents, concevoir les programmes de formation et développer les ressources humaines, PeopleSoft HCM propose une solution globale, intégrée et hautement évolutive de gestion des talents dotée d'un large éventail de fonctionnalités.

Les rétributions sont un des éléments structurant de l'entreprise. Néanmoins, chacun n'est pas motivé par les mêmes types d'avantages. C'est la raison pour laquelle PeopleSoft HCM propose des applications capables d'aider les clients à planifier des stratégies complètes de rémunération, de reconnaissance de la performance et d'en contrôler et évaluer l'efficacité. Grâce à la souplesse des solutions de rémunération, PeopleSoft HCM permet d'optimiser l'efficacité, réduire les coûts et améliorer les résultats des équipes.
Oracle dispose en plus d'un module spécifique dédié aux calculs de la rémunération variable sous toutes ses formes (commissions, bonus, suivi des objectifs, challenges) pour le personnel ou le réseau externe concernés.
Reporting et pilotage

Les entreprises qui gagnent veillent constamment à ce que leur politique d'attraction, de sélection, de développement et de rétention des Talents soient les plus efficaces possibles. Il faut donc pouvoir les mesurer. Oracle propose des indicateurs standard pour analyser la performance des processus RH. Chaque acteur concerné, visualise de manière simple et rapide les informations que le concernent.

Conclusion

L'informatisation de la GRH est une action d'organisation répondant à un but de gestion qui consiste pour une telle organisation à automatiser un ensemble d'opération et de tâche de gestion dont le but d'obtenir des gains d'efficacités voire de productivités.

L'informatisation des RH présente des impacts considérables sur l'organisation. Cependant, elle n'affecte pas uniquement l'aspect organisationnel du travail, mais aussi les attitudes des personnels.

L'introduction des nouvelles technologies d'information et de communication dans la GRH (intranet, Internet....) encourage le partage de la fonction entre les différents services. En effet, elle permet aux personnels de l'entreprise de réaliser eux-mêmes des tâches auparavant destinées au personnel.

L'informatisation générale des différentes fonctions de l'entreprise est un moyen envisageable aussi bien pour les grandes entreprises que pour les petites.

Nous pouvons affirmer que grâce à l'informatisation des RH, l'information devient plus que jamais, disponible et accessible par toute personne travaillant dans l'organisation et quel que soit son statut (partage équitable de l'information), ce qui peut contribuer à une optimisation de la communication et de la collaboration entre le personnel.

L'informatisation est souvent effectuer par l'acquisition des solutions, il s'agit des Logiciels de gestion, outils d'organisation, se sont considérablement diffusées et trouvent aujourd'hui leur place et leur utilité dans toutes les entreprises quels que soient leur taille et leur secteur d'activité.

L'implantation de ces logiciels influe directement sur l'organisation de l'entreprise et de ce fait nécessite une phase préalable d'analyse et de réflexion pour choisir l'outil le mieux adapté au cas spécifique de l'entreprise.

Mais l'informatisation de la GRH présente quelques freins liés aux coûts élevés d'acquisition des outils informatique et des solution (logiciel et progiciel intégré).

Annexe 1

1. Est ce que vous utilisez l'informatique pour la gestion des ressources humaines?

Si oui, quelles sont les activités de la G.R.H concernée par l'informatisation au sein de votre entreprise?

Nom du logiciel ..................................................................................................... ..........................................................................................

....................................................................................................

3. Quel sont les moyens utilisés dans la fonction ressources humaines pour informatiser la G.R.H au sein de votre entreprise?

4. Est-ce que vous utilisez Internet dans votre entreprise en matière de la GRH ?

Si oui, quel est l'apport de l'Internet en matière de la G.R.H dans votre entreprise?

E-learning (formation à l'aide des nouvelles technologie d'information et communication)

5. Est-ce que votre entreprise est dotée d'un intranet c'est-à-dire réseau local ?

Si oui, quelles sont les fonctionnalités de cet intranet en matière de la G.R.H?

6. Est-ce que l'utilisation de l'intranet au sein de votre entreprise présente des problèmes ?

...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

9. Quels sont les fonctions concernées par l'informatisation en adoptant un Progiciel de Gestion Intégrés?

10. Quelles sont les difficultés rencontrées dans l'informatisation de la GRH?

11. Quel sont les répercutions de l'informatisation de la G.R.H sur le fonctionnement de l'entreprise ?

Introduction

L'informatisation des entreprises est passée par plusieurs périodes d'évolution :

Aujourd'hui, nous assistons à des changements radicaux qui ont touché l'organisation et qui ont fait que les Technologies de l'Information et de La communication (TIC) soient intégrées dans l'ensemble des fonctions de l'entreprise destinés à l'informatisation des divers fonctions de la GRH a savoir (recrutement, formation, la paye, évaluation du personnel, tableau de bord social....)

Dans un contexte marqué par une forte concurrence et la mondialisation, le seule choix est de s'adapter au différent changement que connaît l'environnement en optant pour l'introduction de l'informatique dans la gestion que ça soit dans (Ressources Humanes, production, ......).

Notre enquête intitulée "enquête sur l'informatisation de la gestion des ressources humaines "est portée sur une entité de cinq entreprises (de services et de production). Nous arrivons aux résultats suivants:

1. Au niveau de l'utilisation de l'informatique dans la gestion des ressources humaines, nous avons constaté que 100% des entreprises impliquent l'informatique dans la gestion des ressources humaines et cela revient au rôle essentiel de cette dernière (informatique) dans le développement des ressources humaines et l'augmentation de leurs productivités dans un temps réduit.

Autrement dit, l'utilisation de l'informatique en GRH est justifiée par une rapidité en ce qui concerne la saisie de l'information d'une manière directe voire efficace.

En ce qui concerne les activités de la GRH concernées par l'informatisation au sein des entreprises soumises à l'enquête, nous avons remarqué une prédominance de l'utilisation de l'informatique dans les fonctions de la paye, administration des dossiers du personnel, formation, recrutement, gestion du temps et congé, et évaluation du personnel. Cela veut dire même que l'introduction de l'informatique malgré cette importance n'a pas pu atteindre le volet humain, en s'intéressant plutôt au volet administratif.

2. Au niveau de l'utilisation des logiciels pour la gestion des ressources humaines nous avons trouvé que:

60% des entreprises sont dotées de logiciel (GESPER,SAGE LION E500, gestion de paie) pour la gestion de leurs ressources humaine (RH) alors que 40% ne disposent pas de logiciel pour la GRH.

Pour les entreprise doté d'un logiciel, nous avons constaté que les principaux fonctionnalités de ces logiciels sont presque similaire à savoir : la gestion de la paie, la formation et l'évaluation des personnel).

Ces logiciels apportent une implication personnelle des collaborateurs, une transparence et visibilité sur les processus, une réflexion sur l'organisation, ainsi la qualité du dialogue en interne et donnent une vision claire et en ligne des forces et faiblesse de l'organisation.

Mais pour les entreprise en n'ont pas de logiciel, ils utilisent tout simplement un ensemble de programmes interne au sein de l'organisation et de manière indépendant sous forme de base de donnée (ex: calcul du temps du travail, paie, gestion des profils....). Ces programmes ne sont pas une solution intégrée.

3. Au niveau des moyens utilisé dans la fonction RH pour l'informatisation de la gestion des Ressources humaines, nous avons aperçu que:

60% des entreprises utilisent la technologie Intranet comme un moyen parmi d'autres dans la gestion des ressources humaines.

Alors que, 20% des entreprises utilisent les moyens Internet et Intranet dans la gestion des ressources humaines.

Mais on trouve 20% des entreprise qui n'utilisent ni technologie Internet ni Intranet et qui sont dotées du réseaux informatique comme un moyen pour informatiser la GRH.

Ces moyens permettent plus d'interactivité, accélèrent le processus de traitement de l'information et simplifient la charge administrative. Ce qui importe, ce n'est pas tant l'outil mais surtout ce qu'il peut proposer en termes de valeur ajoutée pour la gestion des ressources humaines.

4. Au niveau d'implantation de l'Internet en matière de la gestion des ressources humaines nous avons constaté que:

Pour les 60% dotées d'Internet, son utilisation en matière de la gestion des ressources humaines GRH consiste dans le e-recrutement, e-learning (formation à l'aide des technologies d'informations et de communications) alors que d'autres l'utilisent comme un moyen de recherche d'information dans le domaine de la gestion des ressources humaines.

Nous avons trouvé que, 80% des entreprises sont dotées d'intranet en matière de la gestion des ressources humaines alors contre 20% fui ne l'utilisent pas.

L'utilisation de l'intranet par les 80% de ces entreprises est justifiée par l'importance des fonctionnalités que peut jouir un intranet en gestion des ressources humaines à savoir:

· Une communication d'un large publique, c'est-à-dire entre différents collaborateurs, salariés.....

· Automatisation des tâches ou bien des opérations manuelles surtout pour les réunions, agenda, rencontres...et la diffusion des messages de communication interne.

6. Pour 60% des entreprises disposant intranet, nous avons remarqué que l'adoption d'une telle technologie intranet ne présente aucun problème. Ce qui veut dire qu'ils se sont adaptés à ce type de technologie avec les exigences de l'entreprise.

20% estime que l'utilisation de l'intranet présente un problème qui se consiste dans la "disponibilité". 20% d'autre eux ne répondent pas, car ils n'utilisent pas d'intranet.

7.8.9 Au niveau de la disposition d'un progiciel de gestion intégré PGI (ou bien ERP), nous avons constaté que la majorité des entreprises n'ont pas encore un progiciel de gestion intégré (plus de 80%), alors que 20% des autres entreprises sont doté d'un PGI (SAP).

Il est à noter que l'adoption des PGI se limite dans la plupart des cas pour les grandes entreprises intégrant ce type de progiciel dans différentes fonctions de l'entreprise gestion des stocks, planning quotidien de gestion, gestion de la production, l'approvisionnement, comptabilité et finance. Cela veut dire que ces 20% constituent des grandes entreprises.

L'apport d'un ERP choisi pour ces 20% sur les activité de la GRH est l'augmentation de la productivité de la fonction ressources humaines et l'homogénéisation des pratiques dans l'entreprise.

10. Les difficultés rencontrées en informatisant la gestion des ressources humaines peuvent se consistent dans l'adaptation du progiciel au contexte de l'entreprise c'est-à-dire le paramétrage, ainsi les difficultés qui concerne le coût d'acquisition et le choix d'un logiciel qui répond aux vrais attente de l'organisation.

11. Concernant les répercutions de l'informatisation de la gestion des ressources humaines sur le fonctionnement de l'entreprise

Certaine entreprise soumise à l'enquête, sont en phase de diagnostic pour doter l'organisation d'un SIRH prochainement.

Nous avons constaté que l'informatisation présente des effets positifs sur le fonctionnement de l'organisation à savoir:

§ Le gain de temps par l'automatisation de la gestion en matière de traitement de l'information et se permet son optimisation surtout quand

il s'agit d'une entreprise industrielle, ce qui constitue une valeur importante pour l'entreprise;

Conclusion

La taille de l'échantillon n'est pas représentative au niveau de l'industrie marocaine pour diverses raisons :

Manque de temps, refus de réponse à notre questionnaire de la part de quelques entreprises, nombre de réponses réduites....

D'où les résultats de cette enquête doivent être lu avec prudence car elle ne peut refléter la réalité marocaine. Donc ces résultats ne sont pas concluants et généralisés à l'échelle du Maroc

Bibliographie :

Transformer et dynamiser l'entreprise par un système d'information intégré et orienté métier. Jean-Luc DEIXONNE. 1^er édition : 2001.

Ø Gilbert, P., (2006). «Informatisation de la GRH», dans Encyclopédie des ressources humaines, Allouche et coll. (Éditeurs), Paris Vuilbert.

Ø Du contrôle des performances à la coordination des pratiques RH : SIRH entre ambition et pragmatisme

Ø La mise en place d'une procédure informatisée en matière de GRH.

Ø Les progiciels intégrés et la G.R.H. Quand l'ambiguïté des enjeux est fonctionnelle.

* J.M.P, G.R.H.A.O gestion des ressources assisté par ordinateur, édition liaison 1993 ¹

* Robert Riex (1995), système d'information et management des organisations, vuibert, 1995 ³

* ⁴ NTIC ou TIC : Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication. ensembles des technologies informatiques qui permettent de communiquer à distance, en mode asynchrone, et de transmettre des textes, des images fixes ou animées et du son. Les NTIC sont accessibles via des infrastructures fixes ou hertziennes, et permettent ainsi des modes de connexion nomades.

SIRH : Système d'Information des Ressources Humaines. Ensemble structuré des informations Ressources Humaines assurant unicité et cohérence des informations, sécurité et confidentialité des données. L'informatisation de la fonction personnel autorise la mise en place d'un système permettant d'enregistrer à leur source toutes les informations utiles, de stocker ces informations, d'assurer les différents traitements et de restituer les informations au moment opportun.

* ⁶ La technologies qui facilite l'accès et le maintenance des donnés, l'automatisation des processus encombrant permet d'éliminer le travail administratif routinier (Greenard, 2000), la centralisation et la mutualisation de toute ou partie de la GRH au sein d'un seul service engendre un gain d'efficacité avec le de déploiement des effectifs ressources humaines vers des activités à plus forte valeur ajoutée (Ulrich, 2001).

* ⁷ E-RH est une expression utiliser pour décrire des applications intégrant les technologies d'information et de communication au sein de l'entreprise.

* 8 Silva. F, 2001, devenir E-DRH, comment les NTIC font évoluer la fonction RH? . Entreprise et carrière collection, édition liaison.

* ⁹ La gestion des ressources humaines électronique est apparu à cette époque aux EU, l'E-GRH est une expression utilisée pour décrire les applications intégrants TIC et GRH au sein d'une Entreprise, à titre d'exemple (Internet, intranet, Base de données...)

* ¹⁰ Typologie d'Intranet proposée par Alin F, Lafont D, Macary J. F (1998), le projet intranet. De l'analyse des besoins de l'entreprise à la mise en ouvre des solutions, Eyrolles.

* ¹¹ ce sont des outils informatique permettant de développer le travail collectif, ces outils permettent l'échange et la diffusion des document au sein d'une communauté de travail, ainsi que la planification des différentes action comme par exemple (Réunions, agenda,... ). Ces outils sont utilisés dans le cadre de la fonction RH pour la formalisation des processus de gestion administratif. Le Workflow : en français, circuit de validation ; c'est la procédure administrative par laquelle un salarié demande à sa hiérarchie la permission de faire quelque chose qui influence les résultats

de son travail (prendre des congés, suivre un formation, acheter des fournitures de bureau,

acheter un titre de transport pour un voyage professionnel...) ces technologie peuvent alors permettre un accroissement de l'efficacité, réduction des coûts, délais,....

* ¹² Est un document qui rassemble des portraits d'un groupe, (/www.linternaute.com/dictionnaire/fr/definition/trombinoscope/)

* ¹³ E : Internet à inspiré et imposé l'idée que toute chose par, grâce ou à travers lui devrait être précédées du préfixe «E» qui signifie électronique, on désignera toute chose qui utilise les moyens suivants: Internet, Intranet, satellite,... )

* 15 ERP: entreprise ressource planning en anglais, PGI: progiciel de gestion intégrée en français: solution informatique qui permet a une entreprise de gérer et d'optimiser l'ensemble de ses ressources.

* ¹⁸ Suite d'activité qui à partir d'une ou plusieurs entrées produit un résultat représentant de la valeur pour l'entreprise. Un processus peut être très large par exemple«de la demande à la livraison » et il peut être se découper en processus élémentaire par exemple «de la demande aux prévisions de vente».

* ¹⁹ Entreprise qui assure la fabrication, la vente et la maintenance d'un ERP.