Conception d'une application web pour la publication des résultats académiques dans un portail documentaire.

I.4. SYSTEME D'INFORMATION DOCUMENTAIRE (SID) ET PORTAIL DOCUMENTAIRE

Un système d'information documentaire (SID) et un portail documentaire sont souvent liés : ils sont des composants du système d'information de l'université. Nous allons voir quelles en sont les relations.

I.4.1. SYSTEME D'INFORMATION DOCUMENTAIRE

La définition du SID par Marie-Thérèse Rebat (Sous-direction des bibliothèques et de l'information scientifique) se rapproche de celle du portail documentaire de Marc

Maisonneuve.

¹ MAISONNEUVE, Marc. « Recherche multibases : de nouveaux outils pour accroître l'autonomie des usagers », Documentaliste sciences de l'information, 2003, Vol. 40, N°3- p.214-217.

² Ibid p.214-217.

³ Vice-président et responsable stratégique de l'OCLC.

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«Le système d'information documentaire est un dispositif informatique global d'accès à la documentation, aux ressources pédagogiques et à l'information multimédia, depuis un poste de travail ou de consultation banalisé, grâce à une interface unique rendant à l'usager transparents les différents langages et normes des systèmes agrégés constitutifs et lui permettant l'interrogation de bases de données et de différentes ressources, ainsi que l'accès à des services, tels que la commande, la réservation de documents ou d'autres prestations, un album personnel ; ainsi le catalogue Opac du SIGB, le réseau de CD-Rom, les documents internes numérisés (thèses, cours), les abonnements électroniques, les bases de données bibliographiques, textuelles, factuelles, les campus numériques, etc., sont disponibles, selon les habilitations des usagers (gérées par un annuaire central) sur l'Intranet de l'établissement d'enseignement supérieur ou sur Internet, localement ou à distance. Le SID est constitutif du système d'information de l'établissement (ou portail) ; souvent, il en est la pierre angulaire. Il résulte d'une organisation et d'une architecture réfléchie au niveau de la direction de l'établissement et de la mise en commun des savoir-faire de la bibliothèque, du centre de ressources informatiques (CRI) et des enseignants-chercheurs pilotes dans les TICE. »1

Le SID est constitutif du portail qui en est l'interface d'interrogation. En fait, la notion de portail est intimement liée à la consultation sur Internet, alors que le SID est d'abord le système d'information d'un établissement. Cette distinction est clairement faite par le SCD de l'université d'Artois : « Le portail documentaire constitue le point d'entrée unique au SID et offre des recherches fédérées sur toutes les ressources [...] ; des services personnalisés pour chaque utilisateur selon son profil ; un intranet des bibliothèques. »2

I.4.1.1. LES SYSTEMES D'INFORMATION3

I.4.1.1.1. DEFINITION

Un système d'information représente l'ensemble des éléments et moyen participant à la gestion, au stockage, au traitement, au transport et à la diffusion de l'information au sein d'une organisation (institution, entreprise, association,...). La figure I.1 illustre un système d'information.

¹ REBAT, Marie-Thérèse. Les TIC et la documentation. Mai 2006. [En ligne] http://www.sup.adc.education.fr/bib/

² LEBLOND, Corinne. « Un système d'information documentaire à l'université, fédération des ressources et personnalisation des services : de l'idéal du projet à la réalité des usages ». In : PAPY, Fabrice (dir.). Usages et pratiques dans les bibliothèques numériques. Paris : Hermes science publications : Lavoisier, 2007. p. 82

³ Rex R., Système d'information et management des organisations, Vuibert, 4èmeédition, Paris 2002. P.25

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Personnel

Logiciels et procédures

Matériel

Données

Système
d'information

Acquérir des informations (Collecter)

Stocker les informations (Conserver)

Traiter les informations (Transformer)

Communiquer les
informations (diffuser)

Fig.I.1 : système d'information

Le système d'information coordonne les activités de l'entreprise. Il est le véhicule de la communication dans l'organisation. De plus, le Système d'information représente l'ensemble des ressources et systèmes (personnes, matériels, logiciels) organisés pour les objectifs suivants :

? Saisie des informations ; ? Stockage des informations ; ? Traitement des informations ; ? Restitution des informations ; ? Transmission des informations.

On voit ainsi que bien gérer l'entreprise, c'est gérer son avenir, ce qui veut dire gérer son information.

La gestion de l'information est devenue fondamentale au sein d'une entreprise afin de coordonner son activité et d'atteindre les objectifs fixés par sa stratégie.

La complexité de l'organisation des entreprises nécessite la mise à disposition de ces informations qui sont décrites dans un système d'information.

L'utilisation de moyens informatiques, électroniques et la télécommunication permet d'automatiser et de dématérialiser les opérations telles que les procédures d'entreprises surtout en matière logistique.

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1 Rex R., Système d'information et management des organisations, Vuibert, 4èmeédition, Paris 2002. P.25

Actuellement, le système d'information automatique est largement utilisé en lieu et place des moyens classiques basés sur l'usage de formulaires, du papier et du téléphone.

Le terme système d'information possède les significations suivantes :

> Un ensemble organisé de ressources (personnel, données, procédures, matériel, logiciel,...) permettant d'acquérir, de stocker, de structurer et de communiquer des informations sous forme de textes, images, son, ou de données codées dans des organisations. Selon leur finalité principale, on distingue de systèmes d'information supports d'opérations (traitement de transaction, contrôle de processus industriels, supports d'opérations de bureau et de communication) et des systèmes d'information supports de gestion (aide à la production de rapports, aide à la décision...) ;

> Un système ou sous-système d'équipement, d'information ou de télécommunications, interconnectées dans le but de l'acquisition, du stockage, de la structuration, de la gestion, du déplacement, du contrôle, de l'affichage, de l'échange (transmission ou réception) de données sous forme de textes, images, de sons et/ou, faisant intervenir, du matériel et des logiciels ;

> Un système d'information est un réseau complexe de relations structurées où interviennent hommes, machines et procédures qui a pour but d'engendre des flux ordonnés d'informations pertinentes provenant de différentes sources.

I.4.1.1.2. LES DIFFERENTES NATURES DU SYSTEME

D'INFORMATION¹

En général, on distingue trois grandes catégories de systèmes, selon les types d'application informatique :

> Les systèmes de conception : calcul numérique, conception assistée par ordinateur ;

> Les systèmes industriels ou embarqués, qui fonctionnent selon les techniques temps réel ;

> Les systèmes d'information de gestion, qui s'emploient selon les techniques de gestion.

Du point de vue de la valeur financière du patrimoine informatique, les systèmes d'information de gestion sont largement majoritaires.

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I.4.1.1.3. ENJEUX DU SYSTEME D'INFORMATON DANS UNE ORGANISATION

Le système d'information est le véhicule de la communication dans l'organisation. Il coordonne, grâce à l'information, les activités de l'organisation et lui permet ainsi d'atteindre ses objectifs.

Il se construit autour de processus «métier» avec leurs interactions, de bases de données, ainsi que des logiciels informatiques.

En cette grande avancée de Technologies de l'Information et de la Communication, de façon relativement variée, chaque personne se trouve en contact quasi-permanent avec un ou plusieurs systèmes d'information. Ainsi, l'impact des systèmes d'information sur la société, l'économie et la vie quotidienne est incontestablement perceptible.

I.4.1.1.4. QUALITES D'UN SYSTEME D'INFORMATION INFORMATISE

Pour être efficace, le système d'information informatisé devra notamment assurer :

a. La rapidité et la facilité d'accès aux informations :

Un système trop lent ou trop compliqué à utiliser peut décourager les utilisateurs et diminuer l'efficacité ou la pertinence des décisions. Il faut donc des machines et des réseaux performants et des interfaces conviviales et pratiques à utiliser.

b. La fiabilité, la pertinence et l'intégrité des informations :

Les informations doivent être sûres et fiables, le système doit fournir des informations à jour. Il est important de noter que cette caractéristique est surtout liée à la promptitude des saisies, donc de l'attitude des humains. Côté machines, le système doit être disponible quand on en a besoin. Les indispensables opérations de maintenance auront donc lieu de préférence en dehors des heures de travail.

L'intégrité des informations implique que le système sait réagir à des situations qui risquent de rendre les informations incohérentes. Par exemple, si la communication est coupée entre deux ordinateurs qui doivent synchroniser leurs données, le système doit être capable de reconstituer une situation correcte et ce pour les deux ordinateurs.

c. La sécurité et la confidentialité des informations :

La sécurité du système est assurée par des dispositifs qui permettent de sauvegarder régulièrement les données. Si le système est critique, on utilisera des machines à tolérance de panne élevée.

Le système doit également être protégé de la malveillance et des attaques extérieures grâce à des dispositifs matériels (routeurs filtrants) ou logiciels (identification, anti-virus, pare-feu, détecteurs d'intrusion...).

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La confidentialité des données est un autre aspect important de la sécurité des systèmes d'information. Elle peut être assurée soit par des moyens matériels (lecteurs de cartes, d'empreintes...) soit par des moyens logiciels (identification, soit permissions sur des fichiers ou des bases de données...).