· Définition du projet : [octobre
2013]
C'est une étape très importante qui
consiste à fixer les objectifs du projet de numérisation. De sa
réussite, dépendant le succès du projet. Activité
confiée au Chef de projet.
· Recherche de financement : [Novembre --
Décembre] 2013
Le projet de numérisation a un coût.
Pour se faire, il faudra trouver des moyens financiers auprès de
certains partenaires et bailleurs de fonds pour le réaliser.
Activité confiée à l'Econome.
· Rédaction de cahier des charges :
[Décembre 2013]
Cette étape a permis de formuler les besoins
en matériels informatique, Logiciel de gestion et autres besoins en
rapport avec le projet de numérisation. Activité confiée
au Chef de projet.
· Acquisition du matériel informatique :
[Janvier 2014]
Elle a consisté à acheter et à
installer le matériel informatique et les scanners de production
nécessaires à la réalisation du projet. Activité
confiée à l'Econome.
· Acquisition du logiciel GED : [Février
2014]
Cette phase correspond à l'achat du Logiciel
GED : Emeraude, dédié à l'archivage des documents
numériques. Activité confiée à
l'Econome.
· Mise en place du logiciel GED : [Février
2014]
Cette étape correspond à l'implantation
du Logiciel GED (Emeraude) : paramétrage, attribution des droits
d'accès, etc. Activité confiée à l'Entreprise
Solium et aux informaticiens.
· Formation du personnel au Logiciel GED :
[Février -- Mars] 2014
Cette étame est très importante. Elle
consiste à former le personnel du service des archives et de la
documentation à l'utilisation du Logiciel EMERAUDE. Cette formation a
été assurée par l'entreprise Solium, fournisseur dudit
Logiciel GED. Activité confiée à l'Entreprise Solium et
aux informaticiens.
· Préparation matérielle à la
numérisation : [Mars -- Avril] 2014
Cette étape a consisté à
sélectionner tous les documents à numériser ; à les
désagrafer et à les analyser avant de les numériser.
Activité confiée à l'équipe
d'Archivistes.
· Scannage des documents : [avril -- septembre]
2014
C'est le coeur du projet proprement dit. Cette phase
s'étend du mois d'avril au mois de septembre 2014 (6 mois), et consiste
à dématérialiser tous les documents (par ordre de
priorité établi par l'enquête que nous avons
réalisée) au moyen du scanner de production Hp Scanjet
5590.
Activité confiée à l'équipe
d'Archivistes.
· 101
Traitement des fichiers : [avril -- octobre]
2014
Le traitement des fichiers consiste par exemple
à les pivoter /retourner ; recadrer ; éclairer en cas
d'opacité de l'image ; corriger les défauts du document et
à nommer le fichier afin de faciliter sa recherche. Activité
confiée à l'équipe d'Archivistes.
· Saisie des métadonnées : [Mai --
octobre] 2014
Elle consiste à capter les informations
relatives au document numérisé grâce à un formulaire
intégré au Logiciel EMERAUDE. Activité confiée
à l'équipe d'Archivistes.
· Stockage des fichiers : [Juin -- Octobre]
2014
Le stockage des fichiers se fait automatiquement sur
le serveur EMERAUDE après l'opération de saisie des
métadonnées. Activité confiée à
l'équipe d'Archivistes.
· Sauvegarde des données : [Juin --
Novembre] 2014
Il s'agit de constituer une copie de secours de tous
les documents numérisés sur un disque externe de 1 Téra
(1000 Go) au cas où le serveur n'est pas accessible. Les copies
sauvegardées servirons au moment de la migration des données sur
d'autres support ou lors de l'intégration dans un autre système
d'information. Activité confiée à l'équipe
d'Archivistes.
· Evaluation du dispositif : [Octobre -- Novembre]
2014
Cette phase permettra de faire un bilan à
mi-parcours du dispositif GED mis en place depuis quelques mois. Elle permettra
de mesurer les nouveaux acquis et corriger les quelques éventuelles
disfonctionnement, mais surtout l'impact du système sur notre
environnement de travail. Activité confiée au Chef de
projet.
· Rédaction de rapport bilan : [Novembre --
Décembre] 2014
Cette phase fait suite à la
précédente. À la fin de l'évaluation, nous allons
rédiger un rapport dans lequel nous ferons un bilan à mi-parcours
du projet. Nous passer en revue les différentes fonctionnalités,
les acquis, les difficultés rencontrées, les dysfonctionnements
à corriger et l'évolution du projet. Activité
confiée au Chef de projet.
