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CHAPITRE VII : PLANIFICATION DE LA MISE EN RUVRE DU
PROJET
Après la présentation du projet de
numérisation des archives, suit la planification de sa mise en oeuvre
à laquelle, nous consacrons le présent chapitre. Dans le fond,
nous présenterons les différentes phases de la mise en oeuvre de
notre projet. Ce chapitre s'articule autour des phases suivantes :
§ Phase préliminaire
: préparation du local (salle de traitement),
collecte des documents, analyse des documents ;
· Phase de la mise en place du projet :
définition du projet, financement, cahier des charges, acquisition du
matériel informatique et du Logiciel GED, mise en place du Logiciel GED
;
· Phase de numérisation :
préparation matérielle, numérisation des documents,
traitement des fichiers images, saisie des métadonnées, stockage
des données numériques, sauvegarde des données sur le
serveur ;
· Phase d'exploitation : recherches des
documents, affichage des résultats, visualisation, diffusion des
résultats ;
· Planning de GANTT : planning des
activités, commentaire du planning, planning des
intervenants.
I. Phase préliminaire
Dans cette phase, nous parlerons de la
préparation du locale ou de la salle de traitement des documents, de la
collectes des documents ainsi que de leur analyse.
1. Préparation du local ou salle de traitement
La préparation du local ou salle de traitement
à consister à inventorier le mobilier (table, chaise, etc.), le
matériel technique (boîtes d'archives, chemises à rabat,
etc) et le matériel informatique disponible afin de les installer dans
la salle où va se dérouler les opérations de
numérisation. Au total, nous avons pu disposer deux (2) grandes tables
(1 bureau et 1 table de tri), quatre (4) chaises pour le personnel
engagé dans le projet, du matériel de conditionnement en
quantité suffisante et un ordinateur desktop.
2. Collecte des documents : les textes officiels du
MENET
En nous appuyant sur les résultats de
l'enquête que nous avons réalisée, nous avons
prioritairement collecté les textes officiels du MENET dans le fonds
documentaire que nous avons
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expertisé. Au terne de cette opération
de collecte, nous avons obtenu deux cinq cent (2500) textes officiels dont
:
· 02 Lois sur l'enseignement ;
· 623 Décrets ;
· 897 Arrêtés ;
· 921 Décisions ;
· 57 circulaires.
Les plus anciens des textes collectés datent de
1959.
3. Analyse des textes officiels
Après la collecte des textes officiels, nous
avons procédé à leur analyse. Cette analyse a
consisté à renseigner pour chaque texte, la fiche d'analyse
conçue à cet effet par le Service des archives et de la
documentation. En pratique, il s'est agi de remplir sur la fiche d'analyse, les
champs suivants :
· Cote :..................TL
· Nature du Texte
:........................
· Numéro d'enregistrement du Texte
:...................
· Intitulé du Texte
:..............................
· Mot-clé / Index
:............................
· Nombre de Pages
:...........................
· Date de numérisation
:..................
· Date de saisie de la fiche
:...................
· Date d'insertion du fichier image du texte
:...............
Toutes ces métadonnées serviront
à renseigner la base de données EMERAUDE et
SYGED-IGENET.
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