1.6. Protection des renseignements personnels et
confidentiels26
Les documents à numériser peuvent contenir
des informations confidentielles, en particulier des renseignements personnels
qui doivent être protégés et qui ne peuvent pas être
communiqués sans autorisation, par exemple :
· le nom d'une personne physique associée
à une information confidentielle permettant de l'identifier à
coup sûr ;
· les documents d'un dossier médical
;
26 Loi
québécoise sur l'accès aux documents des organismes
publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., c.A-2.1,
art.18 à 41 ; 54 à 59 et 63.1).
·
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les documents d'un dossier scolaire ;
· les documents d'un dossier de carrière
d'un employé.
En plus des renseignements personnels, d'autres
renseignements détenus par les organismes publics peuvent être
traités de manière confidentielle. Il s'agit des renseignements
ayant des incidences sur :
· les relations intergouvernementales ;
· les négociations entre organismes publics
;
· l'économie ;
· l'administration de la justice et de la
sécurité publique ;
· les décisions administratives ou
politiques ;
· la vérification ;
· les avis juridiques et les recommandations
;
· les versions préliminaires et les projets
de textes législatifs ;
· les analyses, les mémoires et les
délibérations ;
· les documents d'un anciens Ministre
versés dans son fonds d'archives privées et confiés au
Service d'archives d'un organisme public.
Afin de contrôler l'accès aux
renseignements personnels et confidentiels, il est nécessaire, avant la
numérisation, d'adopter des règles d'habilitation. De même,
il faut instaurer, pendant et après la numérisation, des
mécanismes de contrôle d'accès physique aux documents et
aux installations de numérisation. Enfin, il faut appliquer les
méthodes de destruction sécuritaires aux documents contenant des
renseignements personnels. (Cf. 1.5 : destruction des documents
sources).
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