Pour numériser les archives du premier, du
deuxième et du troisième âge à conservation
permanente, tout organisme devrait s'assurer qu'il détient les droits
d'auteur sur les documents à reproduire ou qu'il doit recueillir le
consentement du titulaire des droits puis que toute reproduction est un droit
exclusif de l'auteur.
Dans le contexte de la gestion de documents
administratifs, il est d'usage courant de les reproduire sans demander un droit
du détenteur du droit d'auteur quand :
· ils ont été transmis à
l'organisme, sans restriction de reproduction, dans le cadre de l'exercice de
ses mandats et responsabilités ;
· ils sont reproduits et seront utilisés
exclusivement à des fins internes de traitement ou de prise de
décision.
Il serait inutile de numériser les archives
d'une structure si on ne peut pas accéder à leur contenu. Ainsi,
les documents des organismes publics, quel que soit leur support, doivent
être identifiés et repérables de façon à
pouvoir être, sur demande, communiqués en tout temps. Les
documents numérisés n'échappent pas à cette
obligation. Ils doivent, comme tout autre document, être classés
selon le plan de classement de l'organisme public pour être
repérables et communiqués en temps réel.
23 Loi sur les archives
(L.R.Q, c. A-21.1, art.7)
24 Loi sur le droit d'auteur (L.R.Q., c.
C-42, art.3)
25 Loi sur l'accès aux documents
des organismes publiques et sur la protection des renseignements personnels
(L.R.Q., c. A-2.1, art.1,9, 16, 16.1, 18 à 41, 54 à 59 et
63.1).
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Pour ce faire, l'utilisation d'un système de
gestion intégrée des documents est la voie à
privilégier. En l'absence d'un tel système, le plan de
classification peut être reproduit sur un disque réseau. De plus,
pour une saine gestion documentaire, il est primordial d'établir un lien
entre les documents analogiques et les documents numériques constituant
un seul et même dossier hybride. L'utilisation d'un Logiciel de gestion
intégrée facilite la gestion de ce type de dossier à
l'aide de métadonnées spécifiques pour les dossiers et
pour les documents, en plus de rendre possible l'application des mêmes
règles d'accès aux documents.
Pour assurer le repérage des documents, il est
nécessaire de les identifier de manière détaillé et
significative. En effet, il est plus fastidieux d'ouvrir chaque document
numérique d'un dossier pour en connaître le contenu que de passer
en revue des documents qui se trouvent dans une chemise papier. L'ajout
d'éléments d'identification (métadonnées) est donc
essentiel dès la création des documents. Cela facilitera
l'identification, le repérage et l'utilisation des documents, de
même que le maintien de leur intégrité. Ces ajouts peuvent
se faire directement dans le fichier ou sur une fiche de
métadonnées liées au dossier ou au document.
En outre, il importe d'identifier de manière
normalisée et significative les fichiers informatiques des documents. Il
est recommandé de nommer les fichiers en suivant la directive de
l'Institution qui précise la nature et l'ordre de présentation
des éléments d'information. Par exemple, il faudra
déterminer le nombre de caractères et de mots autorisés,
l'ordre des éléments, les symboles permis ou proscrits,
etc.
Après avoir identifié et classé
les documents numérisés, il faut les conserver de manière
en assurer la pérennité. Il faut également s'assurer que
l'accès aux documents numériques est conforme aux règles
et procédures de gestion des documents en vigueur dans l'organisme.
C'est-à-dire qu'il doit exister des mécanismes de gestion et de
contrôle d'accès aux fichiers et aux répertoires, de
façon à ce qu'une personne qui, par exemple, ne possède
pas les droits d'accès aux documents papier ne puisse pas davantage
avoir accès à la version numérisée.
