Numérisation des archives de l'inspection générale du ministère de l'éducation nationale et de l'enseignement technique.

3. Choix des documents à numériser et échéancier du projet

Après avoir circonscrit les objectifs du projet, la seconde étape consiste à déterminer les documents ou les séries de documents à numériser, l'ordre dans lequel le travail sera effectué et la durée totale du projet.

Dans la conduite de ce projet, les résultats de la 11^ème question de l'enquête menée nous a permis d'établir la liste des documents à numériser et l'ordre de numérisation de ces derniers.

Par ordre de priorité, il s'agit :

· des textes officiels (Lois, Décrets, Arrêtés, etc.);

· des rapports annuels des activités de l'Inspection Générale du MENET;

· des rapports bilans de missions de l'Inspection Générale du MENET;

· des dossiers de carrières du personnel de l'IGENET;

· des allocutions, des conférences de presse et des communications.

Nous envisageons dématérialiser et mettre en ligne 2500 textes officiels sur une période de trois (3) mois à raison de quarante (40) textes par jour ouvrable dans la première phase du projet. Un nouvel échéancier de la seconde phase sera dressé lorsque que nous passerons aux autres types de documents.

4. Analyse des besoins et des ressources disponibles

Cette troisième étape consiste à analyser les besoins liés à la réalisation du projet ainsi qu'à inventorier les ressources matérielles (scanners, ordinateurs, logiciels, réseautique et serveurs, locaux et ameublement adaptés, matériel...), humaines et financières disponibles à l'interne.

Pour la mise en oeuvre du projet, les besoins exprimés sont :

· Au plan humain :

y' 2 Professionnels des SID à plein temps ;

y' 1 Ingénieur informaticien à temps partiel.

· Au plan équipement :

y' 2 scanners de production A4 ;

y' 1 disque externe de 1 To;

y' 1 serveur de diffusion ;

y' 1 ordinateur portable ;

y' 1 ordinateur de bureau ;

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Au plan formation :

y' Prise en main des scanners de production ;

y' Prise en main du Logiciel GED « Emeraude ».

5. Numérisation des archives

Après avoir cerné les priorités et les besoins, et pris les dispositions nécessaires pour y répondre, on passe à la quatrième étape qui est celle de la numérisation proprement dite des documents. Cette phase comporte un ensemble de sous-étapes et d'actions liées particulièrement au projet de numérisation des archives. Ces sous-étapes sont les suivantes :

5.1. Préparation matérielle des documents

Cette sous-étape est très importante. Elle consiste à préparer les documents (à numériser) pour faciliter l'opération de numérisation et réduire les risques de dégradation des documents et de leur équipement. Dans la pratique, il s'agit de classer les originaux des documents dans un bon ordre, les déplier, au besoin les désagrafer, retirer les anneaux de reliure, les bracelets élastiques, les trombones, etc. c'est également un moment pour quantifier les documents à numériser.

Dans le cadre de notre projet, nous avons pu préparer avec la précieuse aide de nos stagiaires un fonds documentaire composé de :

· 2500 Textes officiels (Loi, Décrets, Arrêtés...),

· 824 rapports bilans ;

· 423 passations de charges ;

· 1820 rapports de fin de trimestre/semestre des établissements ;

· 252 discours de rentrées scolaires ;

· 651 photos ;

· 17 conseils des universités ;

· 850 rapports de fin de stage des ACE.