2. Activités et productions
2.1. Communication interne
La communication interne au sein du Service Archives
et Documentation repose essentiellement sur des réunions de travail
hebdomadaires. Ces réunions ont pour but de définir les objectifs
à court, moyen et long terme. Ces réunions permettent
également d'évaluer chaque étape du projet et de faire des
ajustements en cas de nécessité.
Le Service Archives et Documentation dispose d'autres
moyens de communication que sont : l'internet, le téléphone
(portable et fixe), message électronique (e-mail).
Tous ces moyens de communication mis à la
disposition du SAD facilitent le travail collaboratif indispensable au bon
déroulement de ses activités.
2.2. Organisation du travail interne
La gestion, l'organisation et la répartition
des tâches du Service Archives et Documentation sont essentiellement
assurées par les deux (2) agents dudit service. Le tableau 6
nous situe sur les tâches réalisées par chaque
agent.
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TÂCHES REALISÉES
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CHEF DE SERVICE
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· Administration de la base de données
documentaire (SYGED-IGENET)
· Numérisation des archives
· Conception de dossiers documentaires
· Diffusion des informations via réseau
internet
· Sauvegarde des données sur le serveur
IGENET
· Traitement des archives
· Catalogage des documents
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SECOND AGENT
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· Accueil et information
· Enregistrement des demandes
· Archivage électronique
· Traitement des périodiques
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Tableau 6 : Répartition des
tâches
34
2.3. Organisation du service publique
Les prestations offertes par le Service Archives et
Documentation de l'IGENET sont gratuites pour tout le personnel. Cependant, il
est demandé aux personnes extérieures à la structure en
quête d'information de prendre en charge les frais des photocopies des
documents sollicités.
Les horaires d'ouverture se font selon le tableau 7
:
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JOURS
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HORAIRES D'OUVERTURE
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MATIN
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SOIR
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LUNDI
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Rangement des documents
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13 H 30 - 17 H 00
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MARDI
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7 H 30 - 12 H 00
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13 H 30 - 17 H 00
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MERCREDI
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7 H 30 - 12 H 00
|
Rangement des documents
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JEUDI
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7 H 30 - 12 H 00
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13 H 30 - 17 H 00
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VENDREDI
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7 H 30 - 12 H 00
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13 H 30 - 17 H 00
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Tableau 7 : Horaires d'ouverture du
SAD
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