Sous-section 4 : La gestion des notes de frais
Dans notre système actuel, de plus en plus d'entreprises
doivent assurer la mobilité de leurs collaborateurs afin de
conquérir de nouveaux marchés, ou encore de trouver les meilleurs
fournisseurs. Ces déplacements plus ou moins longs entraînent
forcément des charges supplémentaires qui vont être
directement imputées à l'entreprise. Une bonne politique de
gestion des notes de frais permet d'assurer une certaine maîtrise des
coûts et de procéder à un contrôle qui permet
d'éviter les abus.
1. Trois systèmes de remboursements de frais
professionnels
Le remboursement des frais professionnels peut se faire au
travers de trois méthodes différentes.
Le remboursement des frais réels tout d'abord. Dans ce
cas, le collaborateur remet ses justificatifs (tickets de péages,
reçus de stationnement, notes de restauration ou d'hébergement,
ticket d'essence,) au service comptabilité ou ressources humaines, afin
d'en percevoir le remboursement.
La deuxième méthode consiste à appliquer un
montant forfaitaire aux frais. Il s'agit d'un barème forfaitaire
établi par l'organisation et qui régit certains
éléments de frais comme le montant d'un repas, la nuitée,
et même les frais engagés dans le cadre d'un
déménagement. Ce barème fixe également le plafond
forfaitaire d'exonération des remboursements de frais sur l'assiette des
cotisations sociales.
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2. L'intérêt de se fier aux notes de
frais
L'établissement de notes de frais permet d'avoir une
vision claire de la dépense et d'en garder une trace certifiée
comme exacte par le salarié, la direction, et un tiers qui
s'avère être le fournisseur (par le biais d'un justificatif de
restaurant, station-service,... ). Une bonne gestion des notes de frais passe
par un transfert des documents à une date fixe, permettant ainsi
d'accéder par la même occasion à une bonne gestion de la
trésorerie disponible.
3. Et la TVA ?
La TVA payée par l'entreprise au titre des frais
professionnels ne peut en aucun cas être récupérée.
Cela est valable aussi bien pour les employés que pour la direction.
Sous -section 5 : La tenue des comptes d'une
association
1. Contexte :
Rappel des dispositions légales, la loi n'oblige pas
toujours les associations à tenir une comptabilité, mais ceci est
indispensable pour une bonne gestion financière de votre organisme.
D'autre part, si l'association reçoit des subventions des pouvoirs
publics, la tenue d'une comptabilité est obligatoire. Il en est de
même si l'association a une activité économique lucrative,
si elle fait un emprunt ou si elle exerce certaines activités (notamment
dans le domaine social, sportif ou humanitaire). Toutefois, l'association peut
se contenter de tenir une comptabilité simplifiée si elle ne
touche pas de subventions publiques ou si elle ne bénéficie pas
d'un agrément délivré par une autorité. Mais la
tenue d'une comptabilité facilite l'évaluation de la situation
financière de l'association et elle offre une meilleure
sécurité fiscale. La tenue d'une comptabilité
simplifiée à partir d'un registre «recettes-dépenses
» .Cette méthode est autorisée lorsque l'association n'est
pas tenue de suivre le plan comptable des associations, mais elle a
l'inconvénient de ne pas permettre l'établissement d'un compte de
résultat et d'un bilan qui sont souvent exigés. Il est donc
préférable de tenir une comptabilité d'engagement.
2. La tenue d'une comptabilité
d'engagement
Comme c'est le cas de la comptabilité d'une entreprise, la
comptabilité d'engagement adoptée par une association repose sur
le principe de la partie double et de l'enregistrement des écritures au
moment où une créance ou une dette devient certaine. On doit donc
enregistrer les cotisations lorsqu'elles sont demandées ou les dettes
envers les organismes sociaux lorsque leur montant est connu. D'autre part,
toute écriture est obligatoirement imputée sur deux comptes, l'un
étant débité en créditant l'autre. Ainsi, lorsque
l'association envoie les appels de cotisations, elle débite le compte de
chacun des adhérents en créditant son compte de recettes.
Lorsqu'un adhérent paye sa cotisation par chèque, son compte est
crédité en débitant le compte «banque ». Lorsque
l'association paye un fournisseur par chèque, elle débite son
compte en créditant le compte « banque ».
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En outre, chaque opération doit être
comptabilisée individuellement quel que soit son montant. Il faut donc
éviter de comptabiliser dans une même écriture plusieurs
dépenses payées en même temps (notamment si vous payez
plusieurs factures du même fournisseur en une seule fois).
D'autre part, lorsque l'association achète des
immobilisations, celles-ci doivent faire l'objet d'un amortissement annuel de
manière à constater en comptabilité l'usure ou
l'obsolescence de l'immobilisation concernée. L'amortissement annuel se
comptabilise en débitant le compte de charges « dotations aux
amortissements » et en créditant le compte d'actif «
immobilisations ». Il faut aussi faire en sorte que la comptabilité
donne une image fidèle de la situation de l'association en passant une
provision pour couvrir tout risque de perte. Enfin, les comptes doivent
être tenus dans la perspective d'une poursuite de l'activité de
l'association et elle doit suivre chaque année les méthodes
comptables qu'elle a adoptées au cours de l'exercice
précédent.
3. Les documents à tenir et à
conserver
Chaque opération doit faire l'objet d'un enregistrement
chronologique dans un livre journal tenu à la main ou dans un ordinateur
au moyen d'un logiciel spécial. Ces documents doivent être
conservés précieusement comme c'est le cas de toutes les
pièces qui justifient les écritures enregistrées
(notamment les factures, les bordereaux de dépôt de chèques
en banque ou les tickets de caisse lorsque les fournitures sont achetées
dans des magasins de détail).
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