Conception d'un système d'information pour le contrôle des structures des écoles

INTRODUCTION

L'homme au cours de son évolution s'est buté aux problèmes liés à l'ignorance et au rythme du développement des sciences. Etant un être intelligent, il n'a pas voulu rester dans les conditions de vie médiocre mais il a cherché à les améliorer et par conséquent au développement de son bien-être social. Dans la recherche d'une évolution, l'homme a souhaité maitre fin à ce travail lourd et long portant sur des opérations arithmétiques et logiques complexes et de tâches répétitives.

Le contrôle des structures des écoles conventionnée et non conventionnée, (ECC et ENC) de la sous-division étant manuel, nous avons trouvé multiples difficultés quant à ce qui concerne le traitement des informations qui lui sont liées. Ainsi, il nous a été capital de voir, pour le cas de notre sujet : <<Conception d'un système d'information pour le contrôle des structures des écoles>>, dans quelle mesure la gestion automatisée peut-elle être un élément nécessaire permettrait surtout l'allégement du travail de l'homme et fournir les résultats précis.

1. Problématique

Le secteur de l'éducation occupe une place importante dans le développement d'un pays. Après une étude approfondie sur le mode de fonctionnement de la sous-division urbaine de l'EPSP/KIMBASEKE, nous avons rencontré quelques difficultés auxquelles est buttée cette institution à savoir :

v Les renseignements sur la structure des écoles ;

v Les renseignements sur l'identification des écoles, les effectifs du personnel et leurs qualifications (Administratifs, Enseignants et ouvriers) ;

v La composition des salles de classe en fonction des bâtiments ;

Au regard de ce qui vient d'être cité ci-haut nous nous sommes posé quelques questions à savoir :

Ø Comment le contrôle de structure des écoles est-il organisé ?

Ø Est-ce que l'outil informatique pourra-t-il remédier à ces difficultés ?

Ø Le système actuel est-il performant ?

Ø S'il s'agit d'informatiser, comment y arriver ?

2. Hypothèse

La sous-division a besoin d'être conduite dans un monde devenu plus concurrentiel, d'où la nécessité d'un outil rapide pour rassembler des nombreuses informations, les ordonner, les approcher, et les compiler (traiter) en vue d'obtenir des résultats utiles à temps opportun.

C'est ainsi dans le cadre de contrôle des structures des écoles, il nous parait propice de mettre à la disposition de la cellule de la planification et statistique scolaire de la sous-division de l'EPSP/KIMBASEKE un système d'information automatisé.

3. Choix et intérêt du sujet

Le but que nous poursuivons est le remplacement ou l'amélioration du système manuel qui existe par le système automatisé.

Suite aux difficultés que connaissent la sous-division urbaine de l'EPSP/KIMBASEKE et par cette motivation qui nous amenée à aborder ce sujet.

L'automatisation est alors l'emploi des moyens automatiques pour la réalisation du processus de traitement des données. Aucun traitement manuel, quel que soit son apport, ne peut réaliser un grand travail que celui du traitement automatisé.

Pour notre cas, cette étude pourra nous aider à apporter une solution aux diverses difficultés rencontrées dans l'exécution de différentes travails pour le contrôle de structure des écoles et de réconcilier la théorie apprise à la pratique professionnelle;

C'est dans cette optique que notre sujet essayera après une étude, de proposer au gestionnaire un canevas pouvant l'aider à prendre des décisions qui s'imposent. Il est donc indispensable dans l'épanouissement de toute entreprise qui veut moderniser sa gestion et l'automatiser en vue de :

· Contrôler rapidement la valeur des activités toujours croissantes;

· Réduire et/ou supprimer les risques d'erreurs liées au système manuel;

· Permettre à temps opportun la prise des décisions au niveau de la Sous-division, lesquelles doivent être précises et toujours fiables ;

· Servir de base de référence dans le contrôle de structure continuel de la gestion.

4. Délimitation du travail

Délimiter un sujet revient à le définir dans le temps et dans l'espace ; mais l'informatique étant une science de traitement automatique de l'information, nécessite d'être utilisée pour une tâche bien précise et dans un domaine précis.

Sur ce, notre espace d'application est la sous-division urbaine de L'EPSP/KIMBASEKE et plus précisément dans sa cellule de planification scolaire, dans laquelle notre travail se limitera uniquement à l'informatisation du processus de contrôle de structure des écoles et dans une période de 2010-2011;

5. Méthodologie et techniques utilisées

a) Méthodes

La méthode est l'ensemble des règles et des principes qui organisent le mouvement d'ensemble de la connaissance, c'est-à-dire les relations entre l'objet de la recherche et le chercheur, entre les informations concrètes rassemblées à l'aide des techniques et le niveau de la théorie et des concepts. C'est une procédure qui organise un va et vient théorique entre les faits et les théories et qui préside aux choix des techniques.

Elle n'a pas de contenus concrets et n'est pas préétablie, la méthode donc s'adapte sans cesse à l'objet de la recherche, aux techniques utilisées, aux informations recueillies et à l'appareil conceptuel et théorique préexistant pour organiser leur confrontation.^1(*)

A cet effet, l'élaboration d'un travail scientifique exige une démarche à suivre. Le choix des méthodes facilite d'atteindre le but visé par la recherche. Cependant, pour cerner le contour de notre problématique et conduire à bon port notre recherche, nous avons fait recours aux méthodes ci-après :

Méthode Merise :

La méthode Merise a comme objectif d'aider les phases d'analyse, de conception et de développement de l'applicatif^2(*).

Cette méthode nous a aidées à organiser le système d'information de la sous-division qui a intéressé notre sujet. Elle nous a été bénéfique dans l'analyse de son système d'information.

Méthode analytique :

Qualifiée d'une opération intellectuelle universelle, elle a permis de remonter des connaissances aux principes, de séparer des phénomènes, les faits et les éléments de l'ensemble pour les examiner afin de comprendre et connaître le tout.

b) Techniques

La technique est un ensemble d'outils mis à la disposition de la recherche et organisés par la méthode pour atteindre un but ou un objectif quelconque^3(*). Ainsi, pour notre recherche, nous avons recouru aux techniques ci-après :

Technique d'interview libre

Ce terme d'origine anglaise dont les sonorités s'harmonisent mal avec la langue française, est devenu l'usage courant. Mais certains préfèrent à la place l'usage du mot « entrevue » ou « entretien »^4(*).

L'interview est un précédé commun à l'observation intensive et à l'observation extensive. Elle est une entrevue avec une personne en vue de l'interroger sur ses actes, ses idées, etc....

Technique d'observation

L'observation est une perception attentive : elle est la recherche des caractères distinctifs d'une chose et, à ce titre, le premier moment de toute connaissance scientifique^5(*).

Technique documentaire

Permet de découvrir des informations oubliées lors des interviews et de découvrir aussi quelques règles de gestion.

Cette technique a consisté à ressembler et à analyser les documents en rapport avec le sujet de la recherche. Nous avons visé et mis à profit des documents concernant l'environnement de la Sous-division^6(*).

6. Canevas du travail

Excepté la partie Introduction et la conclusion, notre travail est subdivisé en trois parties à savoir :

ü Première partie : les Fondements Conceptuels

Divisé en deux chapitres :

1. Les concepts informatiques de base

2. Les concepts relatifs pour le contrôle des structures des écoles

ü Deuxième partie : Etude préalable

Divisé en trois chapitres à savoir :

1. Présentation de L'organisation de la Sous-division Urbaine de l'EPSP/KIMBASEKE

2. Analyse Existant

3. Diagnostic de l'Existant et recherche des solutions

ü Troisième partie : Conception et Réalisation du nouveau système d'Information.

Divisé en trois chapitres à savoir :

1. Conception du système d'information organisé (SIO)

2. Conception du système d'information informatisé (SII)

3. Réalisation du système d'information informatisé (RII)

Étant donné que notre travail est développé dans le domaine informatique, il est question dans sa première partie de notre travail, de définir certains concepts informatiques et dans faire un contour de certains concepts relatifs au de contrôle des structures des écoles.

CHAPITRE 1 : LES CONCEPTS INFORMATIQUES DE BASE

Le travail d'un informaticien, est celui d'architecte c.-à-d. qu'il commence par une conception pour s'achever par un accomplissement. Il est capital de comprendre les différents termes liés à notre sujet d'étend. C'est pour cette raison que nous allons définir quelques termes informatiques,

SECTION 1 : LA NOTION DU SYSTEME

1.1. Définition

Un système est un ensemble des moyens matériels, ressources humaines, financiers en interaction, structurés, organisés poursuivant un but commun. Par exemple une entreprise qui est composé des ressources humaines, moyens financiers, moyens matériels et ces éléments interagissent entre eux pour un objectif commun^7(*).

Un système peut signifier un mode du gouvernement, ensemble d'instructions et méthodes. Par exemple : le système républicain. Il peut également être compris comme étant un ensemble complexe d'éléments de même nature ou de même fonction. Par exemple le système solaire.

1.2. Système d'informatique

Un système informatique est un sous-ensemble du système d'information.

1.3. Approche systémique

La grande aventure intellectuelle de la fin du 20ème siècle aura été la découverte de l'extraordinaire complexité du monde qui nous entoure.

Complexité du cosmos, des organismes vivants, des sociétés humaines, mais aussi de tous ces systèmes artificiels conçu par les hommes et qui sont, comme l'entreprise, aussi bien de facture technique, organisationnelle, économique et sociale.

Le phénomène de mondialisation des échanges, qu'ils soient commerciaux, financiers ou culturels, ne fait qu'accélérer cette prise de conscience de la complexité et en accentuer les effets.

Une approche systémique en ayant une vue de l'entreprise en terme de systèmes ; parfois nommée analyse systémique est un champ interdisciplinaire relatif à l'étude d'objets dans leur complexité.

Il existe quatre types systèmes à savoir :

1. système naturel,

2. système artificiel,

3. système ouvert et

4. système fermé.

1. Système naturel : c'est un système créé par Dieu. Par exemple : le système solaire (la lune, la terre...), l'être humaine (l'Homme).

2. Système artificiel : est celui crée par l'homme. Exemple : l'ordinateur, le poste téléviseur, véhicule...

3. Système ouvert : est un système qui interagit en permanence avec son environnement. l'interaction peut se faire via des informations, des énergies. par exemple : l'Entreprise, téléphone, phalanstère (communauté), l'ordinateur, les turbines.

4. Système fermé : Un système fermé est un ensemble d'éléments en interaction qui fonctionne sans être influencé par son environnement, c'est-à-dire les systèmes qui fonctionnent en vase clos (ni d'énergie sous forme de travail ou de chaleur, ni de matière); exemple : la société secrète,

1.4. Organisation du système dans l'entreprise

Si nous reprenons l'analogie anatomique, et si nous comparons l'entreprise à un corps humain, nous pouvons réduire l'entreprise à un cerveau qui pilote, un muscle qui opère et des nerfs qui font transiter les informations.

Ainsi, nous présentons ci-dessous, le schéma simplifié de l'entreprise en tant que système avec ses composants notamment : le système de pilotage, le système d'information et le système opérant.

Système de pilotage(S.P)

Système d'information(S.I)

Système d'opérant(S.O)

Flux de données sortantes

Flux de données ententes

Fig. 1 : Schéma de l'entreprise/système

· Le Système de pilotage (S.P) : Le système de pilotage définit les missions et les objectifs, organise l'emploi des moyens, contrôle l'exécution des travaux.

Il assigne des objectifs à l'organisation, analyse l'environnement et le fonctionnement interne à l'organisation, contrôle le système opérant.

· Le Système d'information(S.I) : Le système d'information est l'ensemble des ressources humaines, techniques et financières qui fournissent, utilisent, compilent, traitent et distribuent l'information de l'organisation. Il alimente l'organisation en informations d'origines diverses (internes ou externes). Il est la passerelle obligatoire pour toutes les informations de l'entreprise.

· Le Système opérant(S.O) : Le système opérant est l'ensemble des moyens humains, matériels, organisationnels qui exécutent les ordres du système de pilotage. Il assure le fonctionnement du système global, son activité est contrôlée par le système de pilotage.

1.5. L'information

Une information est un élément de connaissance susceptible, d'être codée pour être conservée, traitée et communiquée.

Elle résulte de la mise en forme des données effectuées dans le but de répondre aux besoins d'une utilisation dans un contexte qui lui est propre, susceptible d'apporter un renseignement, une connaissance (^8(*))

L'information recouvre les données qui sont présentées sous forme utilisable et utile pour les utilisateurs.

* ¹Christian MUKUA BWATSHIA L., Essai méthodologique sur la rédaction d'un travail scientifique, Ed. CRIGED, Kinshasa, 2006, p.28

* ² Cyril Gruau, Conception d'une base de données [en ligne] disponible sur http://www.win-design.com/fr/index.htm, (consulter le 14/01/2013 à20:45)

* ³Christian MUKUA BWATSHIA L., op.cit, p.37

* ⁴ Idem

* ⁵ Idem

* ⁶ Idem

* ⁷ Cyril Gruau, Conception d'une base de données [en ligne] disponible sur http://www.win-design.com/fr/index.htm, (consulter le 14/01/2013 à20:45)

* ⁸ Claude GRENIER et Camille MOINE, construction d'information de l'entreprise, Ed. Foucher, paris, 2003, p.61