Mise en œuvre d'un système informatisé pour le suivi de paiement de préfinancement dans une agence en douane

II .4. ETUDE DE FLUX D'INFORMATION

 

Le flux d'information est l'ensemble des informations véhiculées simultanément entre deux stations. ²¹

 

II .4.1. DISCOURS SUR LE DEROULEMENT DES ACTIVITES DES DOMAINES       ETUDIES

1. CLIENT, exprime le besoin et se présente au secrétariat muni des deux (2) exemplaires des BL, ATEV et LIC

SECRETARIAT

· Réception et vérification des BL, ATEV et LIC ;

· Enregistrement dans CCE ;

· Classement ;

· Transmission BL, ATEV et LIC à l'expédition.

2. EXPEDITION

· Réception et vérification de BL, ATEV et LIC ;

· Approbation ;

· Analyse de document et enregistrement ;

· Transmission BL, ATEV et LIC à l'import,

  3. IMPORT

· Réception et vérification BL, ATEV et LIC ;

· Analyse des documents ;

· Enregistrement ;

· Classement de BL, ATEV et LIC ;

· Etablissement de lettre de séquence ;

· Transmission de lettre de séquence à la comptabilité,

4. COMPTABILITE

· Réception et vérification de lettre de séquence ;

Approbation ;

· Enregistrement ;

· Sortie de fond  à la banque moyennant un cheque,

5. BANQUE 

· Réception et vérification de chèque ;

· Etablissement de note  de retrait à deux exemplaires une copie est  classée et l'autre est  transmise à la comptabilité.

COMPTABILITE

· Réception et vérification de note ;

· Enregistrement ;

· Classement ;

· Etablissement des LCP à trois exemplaires une copie transmise au chef d'agence et les 2 autres sont classés,

CHEF D'AGENCE

· Réception et vérification de LCP ;

· Enregistrement ;

· Classement.

 

II .4 .3. SCHEMA DE CIRCULATION DES INFORMATIONS

 

Le schéma  de circulation est la représentation synthétique de cheminement des fichiers (documents) et de la chronologie des tâches pour un traitement donné à une périodicité déterminée. ²² Il permet d'avoir une idée sur les documents utilisés dans un système déterminé, ainsi que leur provenance et leur destination. 

100 CLIENTS	200  SECRETARIAT	300 EXPEDITION	400 IMPORT
- Le client exprime le besoin  et se présente au secret muni deux (2) exemplaires BL, ATEV et LIC	-Réception et vérification BL,   LIC   et ATEV ; -Enregistrement dans CCE ; -classement ; -transmission BL, ATEV, et LIC à l'expédition.	- Réception et vérification BL, ATEV et LIC ; -Approbation ; -Analyse de document et enregistrement ; -transmission BL, ATEV et LIC à import.	- Réception et vérification BL, ATEV, et LIC ; -enregistrement ; -Analyse des enregistrements ; - classement Des BL, ATEV et LIC ; -établissement de LSQ -transmission de LSQ à la comptabilité

 

500 COMPTABILITE	600 BANQUE	700 CHEF D'AGENCE
- Réception et vérification de LSQ ;                   Approbation ;                   Enregistrement ;                  Sortie de fond à la banque moyennant un cheque ;                  Classement.         502                  - Réception et vérification d e note de retrait ;                   - Enregistrement ;          -Classement ; -Etablissement de LCP à trois exemplaires une copie pour le classement l'autre copie au chef d'agence.	- Réception et vérification de cheque ;                -Classement de cheque ; -Etablissement de note de retrait a deux exemplaires 1 pour le classement et l'autre -transmis à la comptabilité	- Réception et vérification des LCP      -Enregistrement       -Classement