2.2. LE MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS
(MOT)
De manière descriptive, le modèle
organisationnel des traitements (MOT) intègre des notions sur le temps
et la durée (déroulement), les ressources, le lieu et la
responsabilité (poste de travail) et de nature de traitements (manuel ou
automatique). Cela étant, il s'avère que le niveau
organisationnel révèle le SII en donnant des réponses aux
questions QUI ?, OU ?, QUAND, vis - à - vis des responsables, les lieux
et les temps d'exécution.
2.2.1. Règles d'organisation.
· Le Comité d'Assistance Nyiragongo assure ses
services de 8h°° à 15h°° du lundi au vendredi et de
8h°° à 12h°° le samedi. Pour les cadres, le travail
débute à la même heure mais quant à eux, ils peuvent
aller au - delà selon le volume du travail ;
· Tout remboursement est effectué au niveau de la
caisse ou de la comptabilité qui livre un reçu et verse les fonds
au caissier ou à l'administrateur pour conservation dans le coffre fort
;
· Avant qu'un client n'intègre nos services, il doit
passer par la réception pour orientation;
· Un crédit n'est octroyé que quand le
montant demandé est disponible en caisse, dans le cas contraire, le
crédit reste en attente de règlement ;
· Tout octroi de crédit est conditionné par
l'élaboration d'un reçu
· A la fin d'une période donnée (de 1jour
à 1 année), un rapport devra être élaboré.
2.2.2. Tableaux des procédures fonctionnelles du
SII existant.
Tableau n°2. Tableau des PF : Processus «
Accueil et enregistrement client».
TABLEAU PF : PROCESSUS « ACCUEIL ET ENREGISTREMENT
CLIENT»
|
PF
|
DEROULEMENT
|
ACTIONS
|
NATU
RE
|
POSTE DE TRAVAIL
|
|
Durée Max
|
|
Respo
|
Ressource
|
PF1
|
8h<X=15h
|
X
|
Réception client
|
M
|
Réception
|
Réception
|
Réceptionniste
|
PF2
|
8h<X=15h
|
X
|
Demande de renseignement
|
M
|
Réception
|
Réception
|
Réceptionniste
|
PF3
|
8h<X=15h
|
X
|
Orientation client
|
M
|
Réception
|
Réception
|
Réceptionniste
|
PF4
|
8h<X=15h
|
X
|
Présentation contrat
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de
crédit
|
PF5
|
8h<X=15h
|
X
|
Analyse contrat
|
M
|
Service crédit
|
Chargé
de crédit
+ client
|
Chargé de
crédit + client
|
PF6
|
8h<X=15h
|
X
|
Adoption contrat
|
M
|
Service crédit
|
Client
|
Client
|
PF7
|
8h<X=15h
|
X
|
Enregistrement contrat
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
|
TABLEAU PF : PROCESSUS « OCTROI
CREDIT»
|
PF
|
DEROULEMENT
|
ACTIONS
|
NATU
RE
|
POSTE DE TRAVAIL
|
PF8
|
8h<X=15h
|
X
|
Recherche client
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF9
|
8h<X=15h
|
X
|
Vérification disponibilité crédit
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF10
|
8h<X=15h
|
X
|
Signature contrat
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF11
|
8h<X=15h
|
X
|
Elaboration reçu
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF12
|
8h<X=15h
|
X
|
Enregistrement crédit
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
|
TABLEAU PF : PROCESSUS « REMBOURSEMENT
CREDIT»
|
PF
|
DEROULEMENT
|
ACTIONS
|
NATU
RE
|
POSTE DE TRAVAIL
|
|
Durée Max
|
|
Respo
|
Ressource
|
PF13
|
8h<X=15h
|
X
|
Remboursement
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF14
|
8h<X=15h
|
X
|
MAJ remboursement
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF15
|
8h<X=15h
|
X
|
Vérification échéance
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF16
|
8h<X=15h
|
X
|
Calcul amendes
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF17
|
8h<X=15h
|
X
|
Elaboration reçu
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF18
|
8h<X=15h
|
X
|
Enregistrement remboursement
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
|
TABLEAU PF : PROCESSUS « PRODUCTION
RAPPORT»
|
PF
|
DEROULEMENT
|
ACTIONS
|
NATU
RE
|
POSTE DE TRAVAIL
|
|
Durée Max
|
|
Respo
|
Ressource
|
PF19
|
8h<X=15h
|
X
|
Transmission document de gestion
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF20
|
8h<X=15h
|
X
|
Réception document de gestion
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF21
|
8h<X=15h
|
X
|
Analyse document
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF22
|
8h<X=15h
|
X
|
Elaboration rapport
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
PF23
|
8h<X=15h
|
X
|
Production rapport
|
M
|
Service crédit
|
Chargé de crédit
|
Chargé de crédit
|
|
| 
