Paragraphe 2 : L'analyse des forces et des faiblesses
et définition de la problématique
Nous avons effectué notre stage dans la structure
d'accueil pendant deux mois. Cette période nous a permis de relever
certains constats dans le fonctionnement de cette entreprise. Nous les avons
regroupés en deux ordres : les uns qui peuvent fragiliser le
fonctionnement de l'entreprise (faiblesses) et les autres qui contribuent
à sa fiabilité (forces).
I- L'analyse des forces et des faiblesses
A- L'ANALYSE DES FORCES
Une force par définition est un élément
caractéristique d'un système ou d'une structure qui lui apporte
sa solidité, sa pérennité ou son efficacité. A cet
effet nous distinguons des atouts qui sont des forces internes et des
opportunités qui sont des forces externes à l'entreprise.
1- LES FORCES INTERNES
· Nous pouvons noter une gestion efficiente
des outils de communication.
Les employés ont la possibilité de s'appeler
entre eux. Cette communication se fait à partir de l'interphone. Cette
facilité évite les déplacements de bureau en bureau et
fait gagner du temps. La transmission des informations entre le personnel et la
direction générale se fait par intranet. Cette connexion
réduit les dépenses notamment celles du papier et d'encre et fait
gagner du temps.
· Disponibilité d'une technologie de
pointe pour la gestion des flux d'informations.
Pour la gestion des nombreux flux d'informations qui
transitent dans l'entreprise, GETMA BENIN dispose des logiciels comme
thalia et winSPOT qui permettent de
collecter, mémoriser, traiter et distribuer l'information avec un temps
de réponse suffisamment bref. Il dispose également d'un pack
informatique assez moderne.
2- LES FORCES EXTERNES
Les forces externes (opportunités) sont des facteurs
favorables, des chances d'affaire à saisir sur le marché.
· Une croissance soutenue grâce
à une bonne prestation de services du département shipping
Grâce à la qualité des services offerts
par GETMA BENIN à travers son département de shipping, une
nouvelle opportunité s'ouvre à GETMA BENIN, par l'annonce d'une
nouvelle ligne qui viendra s'ajouter aux deux lignes déjà
existantes que sont PIL et LINEA MESSINA.
B-L'ANALYSE DES FAIBLESSES
La faiblesse par définition est un
élément catalyseur qui perturbe, fragilise, affaiblit et
déforme le système.
Les faiblesses que nous avons pu relever dans le
fonctionnement de la structure sont les suivantes :
· Un milieu de travail peu favorable à
un meilleur rendement.
Le travail se fait dans un environnement peu favorable
à la concentration et à la réflexion. Les deux
départements Transit et Shipping sont concentrés dans un
même hall. Les bruits de téléphones, du
télécopieur, de l'électrocopieur atteignent tous les
employés travaillant dans le hall. Ceci agit sur la concentration des
employés et influence leur rendement.
· Une forte dépendance
énergétique de l'entreprise.
On note des coupures momentanées et
répétées du courant électrique. Ceci plonge le hall
dans le noir et rend le travail pénible car GETMA ne dispose pas d'un
groupe électrogène automatique. La mise en marche de ce groupe
électrogène nécessite un laps de temps.
· Absence de programme de renforcement de
capacité des agents.
Les employés recrutés au sein de la
société ne suivent aucune formation professionnelle pour
s'adapter aux diverses évolutions.
· Une secrétaire de Direction
surchargée.
La direction de shipping et celle de transit ne disposant pas
de secrétariat, toutes les tâches administratives de la
société sont envoyées à la secrétaire de
direction qui les exécute toutes. Elle se retrouve surchargée
dans ses fonctions.
· La complexité du processus de
décaissement pour le règlement des débours.
Le processus d'engagement des débours est trop
surchargé. Pour élaborer la demande de paiement des
débours, l'agent doit forcément présenter la facture de la
prestation à payer. Toutes les fois, l'agent est obligé d'aller
chercher la ou les factures puis revient au bureau pour faire la demande
de paiement des débours avant de retourner payer la ou les factures en
question. Ceci ralentit l'accomplissement des formalités pour
l'enlèvement des marchandises.
De plus, lorsque les demandes de débours sont
formulées par l'agent, elles doivent être signées par le
Chef Transit, ensuite envoyées à l'enregistreur de débours
puis reviennent chez l'agent avant d'être renvoyées chez la
secrétaire de direction. Une fois chez elle, elle les introduit chez le
Directeur d'Agence qui les signe avant de les transmettre au Directeur
Administratif puis reviennent chez la secrétaire. Ensuite les demandes
de débours passent le temps qu'elles peuvent passer dans le bureau de la
secrétaire, à cause de nombreuses tâches que cette
dernière accomplit, avant de revenir chez l'agent qui les fait aboutir
à la comptabilité pour le décaissement.
L'absence de l'un ou de l'autre dans le circuit bloque le
processus et retarde énormément les opérations de
transit.
· Indisponibilité de camions au moment
de chargement.
Pour la livraison des marchandises dont le poids est compris
entre 1,1 tonne et 5 tonnes, GETMA BENIN dispose de deux camions. Les deux
camions ne sont pas souvent utilisés car la plupart des marchandises
transportées a un tonnage supérieur à 5 tonnes.
La société soustraite donc les entreprises de
transport routier. Ces dernières ne respectent souvent pas les clauses
du contrat car elles ne mettent pas les camions à la disposition des
enleveurs au moment de la livraison. Ceci joue énormément sur les
délais de livraison des marchandises.
· Manque de formation professionnelle.
Le transit maritime manque de personnel. GETMA dispose de 03
enleveurs. Mais vu le nombre de dossiers que gère ce département,
ce nombre est insuffisant. Nous avons eu l'occasion de constater que pour la
réalisation de leurs activités, les enleveurs font appel à
des personnes extérieures à la société, qu'ils
rémunèrent sur fonds propres.
· L`inexistence d'un passeur en douane
interne à la société.
GETMA-BENIN ne dispose pas d'un passeur en douane interne.
Pour les formalités douanières, elle fait recours à un
passeur en douane externe à la société. On constate que le
problème de manque de personnel se pose également à ce
niveau.
De plus, ce passeur en douane n'est souvent pas disponible au
moment opportun où les frais de douane doivent être payés
car il est un particulier qui a beaucoup de dossiers à traiter. Or sans
accomplir les formalités douanières, les enleveurs ne pourront en
aucun cas poursuivre leurs opérations. Cette situation aussi retarde les
opérations.
· Mauvaise gestion des aléas du
terrain.
On remarque que les enleveurs internes ne disposent pas
souvent de moyens pour faire face aux imprévues du terrain notamment les
faux frais. Les enleveurs externes sont obligés de revenir au bureau
voir les enleveurs internes à chaque fois qu'ils rencontrent des
problèmes sur le terrain ce qui entraîne une perte de temps.
C- L'inventaire des forces et faiblesses et le
regroupement des faiblesses par centre d'intérêts.
1-L'inventaire des forces et des
faiblesses
Les observations que nous avons faites ci-dessus nous ont
permis de dégager les atouts (forces) et les insuffisances (faiblesses)
que présente notre structure d'accueil.
a- LES FORCES
On peut considérer comme forces les
éléments suivants :
1) Disponibilité d'une technologie de pointe pour la
gestion des flux d'informations ;
2) Une gestion efficiente des outils de
communication ;
3) Une croissance soutenue grâce à une bonne
prestation de services du département shipping.
b- LES FAIBLESSES
Au nombre des faiblesses, nous pouvons citer :
1) le milieu de travail peu favorable à un meilleur
rendement ;
2) une forte dépendance énergétique de
l'entreprise ;
3) l'absence de programme de renforcement de capacité
des agents ;
4) Une secrétaire de Direction surchargée;
5) la complexité du processus de décaissement
pour le règlement des débours;
6) l'indisponibilité de camions au moment de chargement
;
7) le manque de formation professionnelle ;
8) l'inexistence d'un passeur en douane interne à la
société ;
9) la mauvaise gestion des aléas du terrain.
L'analyse des différentes faiblesses relevées
à GETMA-BENIN laisse percevoir un certain nombre de défis que
cette structure devra résolument relever en vue de l'amélioration
de son fonctionnement et de l'optimisation de son rendement.
2-Le regroupement des faiblesses par centre
d'intérêts
Tableau n°5 : TABLEAU DE
REGROUPEMENT DES PROBLEMES PAR CENTRE D'INTERETS
|
Centres d'intérêts
|
Problèmes spécifiques
|
Problème général
|
Problématique
|
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Conditions de travail
|
-Milieu de travail peu favorable à un meilleur
rendement.
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Les conditions de travail sont peu satisfaisantes
|
Problématique de l'amélioration des conditions de
travail
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Procédure d'enlèvement des marchandises
|
- Indisponibilité de camions au
moment de chargement.
- La complexité du processus de décaissement pour
le règlement des débours
-L'inexistence d'un passeur en douane interne à la
société
-Mauvaise gestion des aléas du terrain.
|
La lenteur dans la procédure d'enlèvement des
marchandises
|
Problématique de l'amélioration des
procédures d'enlèvement de marchandises
|
|
Ressources humaines
|
-Manque de formation professionnelle.
-Absence de programme de renforcement de capacité des
agents.
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Défaillance dans la gestion des ressources humaines
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Problématique de la gestion efficace des ressources
humaines
|
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Organisation interne de la société
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- Une secrétaire de Direction surchargée.
- Une forte dépendance énergétique de la
société.
|
Mauvaise organisation dans l'exécution des tâches
|
Problématique d'une meilleure organisation interne de la
société
|
I- La définition de la
problématique
Compte tenu de l'importance que revêt chacune des
problématiques identifiées, nous ne pouvons prétendre
à leur résolution dans un seul mémoire.
Aussi, avons-nous décidé de porter notre
choix sur une problématique qui nous permettra non seulement de mettre
en application nos connaissances acquises en matière de Gestion des
Transports et Logistique, mais encore d'apporter notre contribution à la
structure d'accueil à travers les approches de solutions que nous
suggérerons.
En effet, les problématiques relatives à
l'amélioration des conditions de travail, à la gestion efficace
des ressources humaines et à une meilleure organisation interne de la
société ne rentrent pas dans nos compétences en tant que
Technicien des transports.
Ainsi donc, nous retenons la problématique relative
à l'amélioration des procédures d'enlèvement des
marchandises dont le thème est :
« Contribution à l'amélioration
des procédures d'enlèvement des marchandises au port de
Cotonou : cas de GETMA-BENIN »
Nous avons porté notre étude sur le
département de transit compte tenu de sa mauvaise performance
représentée par la figure n°2.
La problématique se libelle à travers le
problème général de la lenteur dans les
procédures d'enlèvement des marchandises et les
problèmes spécifiques ci-après :
§ Indisponibilité de camions au moment de
chargement;
§ la complexité du processus de
décaissement pour le règlement des débours;
§ l'inexistence de passeur en douane interne à la
société ;
§ la mauvaise gestion des aléas du terrain.
A- La spécification de la
problématique
La problématique choisie revêt deux aspects
à savoir d'une part la lenteur dans les formalités
administratives et d'autre part, la lenteur dans les opérations
techniques (chargement, déchargement sur camions et surtout transport
des marchandises).
Le non respect des délais de livraison des marchandises
est une conséquence directe de la lenteur dans les procédures
d'enlèvement de celles-ci.
L'objectif de cette recherche est d'apporter des solutions
aux problèmes spécifiques liés à la
problématique retenue. Ces problèmes spécifiques sont les
suivantes :
§ Indisponibilité de camions au moment de
chargement;
§ La complexité du processus de
décaissement pour le règlement des débours;
§ L'inexistence de passeur en douane dans la
société ;
§ Mauvaise gestion des aléas du terrain.
Le problème spécifique relatif au manque de
passeur en douane nous semble se rapprocher de la problématique de la
gestion efficace des ressources humaines.
L'inexistence d'un passeur en douane dans la
société ne favorise pas une rapidité dans l'introduction
des dossiers à la douane.
Ce problème sera résolu une fois que la
société va embaucher un passeur en douane.
De ce fait, nous allons l'éliminer et centrer notre
réflexion sur les 03 problèmes spécifiques que
sont :
§ Indisponibilité de camions au moment de
chargement ;
§ La complexité du processus de
décaissement pour le règlement des débours;
§ Mauvaise gestion des aléas du terrain.
B- La détermination des séquences de
résolution de la problématique
La résolution de cette problématique
nécessitera une démarche méthodologique constituée
de deux grandes étapes.
Nous allons dans un premier temps fixer les objectifs de notre
recherche, identifier les causes supposées être à la base
de ces problèmes en vue de formuler les hypothèses, puis
construire le tableau de bord de l'étude et enfin nous ferons
référence aux apports antérieurs des auteurs à
travers la revue de littérature.
Dans un second temps, nous définirons la
méthodologie de recherche et analyserons les données recueillies
lors des enquêtes afin de déboucher sur les approches de solutions
et les conditions de leur mise en oeuvre.
Les séquences de la résolution de la
problématique se présentent comme suit :
§ la fixation des objectifs ;
§ l'identification des causes
supposées être à la base des
problèmes ;
§ la formulation des hypothèses ;
§ la construction du tableau de bord de l'étude
(T.B.E) ;
§ la revue de littérature ;
§ la méthodologie de recherche ;
§ la présentation et l'analyse de résultats
des enquêtes ;
§ la vérification des hypothèses ;
§ l'établissement du diagnostic ;
§ la proposition des approches de solutions ;
§ les conditions de mise en oeuvre.
La présentation du cadre physique et la
définition de la problématique déboucheront sur la
fixation des objectifs de l'étude.
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