Gestion d'un cabinet médical (mise en place d'un logiciel pour la gestion d'un cabinet médical)

1.1.2. Objectif à atteindre 

Dans le cadre de notre projet de fin d'études, il nous a été confié de faire l'étude du système informatique relatif à la gestion d'un cabinet médical, enfin de créer une application complète.

Pour cela, nous avons commencé par dégager un repérage du domaine, diagramme de cas d'utilisation métier, et une critique de l'existant.

1.2. Repérage du domaine

Ø Les activités de la secrétaire

La secrétaire a un rôle multiple dans le cabinet médical. Pendant l'absence du médecin, elle est seule et doit être en mesure de répondre à tout appel et de recevoir le patient qui se présente au cabinet. Elle doit, de ce fait, être digne de confiance et avoir une motivation toute particulière pour cette fonction qui nécessite un sens de la responsabilité et une attention consciencieuse.

Sa fonction première est l'accueil des patients. C'est une étape importante de la consultation qui doit se faire avec douceur et aménité en ayant toujours à l'esprit que le " patient " est un malade qui demande un soulagement. A ce stade, la secrétaire doit reconnaître le patient fatigué et s'empresser de l'installer, l'asseoir ou le coucher et, le cas échéant, reconnaître une urgence et prévenir immédiatement le médecin. En dehors de ces situations particulières, elle commencera par lui établir sa fiche s'il s'agit d'une première consultation, ou de préparer son dossier antérieur pour l'entrevue avec le médecin.

Ø Les activités du médecin

Son activité principale est de débuter avec des questions simples et tout en montrant la simplicité et une réassurance concernant l'état ou en quelque sorte la maladie en vue de rassurer le patient. En faisant la consultation, le Médecin dispose d'une fiche médicale déjà établie par la secrétaire.

Et pendant la consultation ou l'acte chirurgicale le médecin met à jour le dossier du malade spécifique.

Dans toutes ces activités la partie la plus importante est le suivi du Dossier Médical pour chaque patient, le médecin tient à jour un dossier qui englobe les données médicales de bases comme l'historique des interventions médicales subies par le patient, les médicaments qui lui on été prescrits, les résultats d'analyses diverses, mais aussi des données individuelles sensibles, telles que celle relatives à l'état physique de la personne, à ses antécédents familiaux, à ses habitudes de vie, y compris sa vie sexuelle, à sa situation sociale et économique , ainsi que des données de nature administrative : admission dans des établissements de santé, conditions d'assurance de la personne et d'autres données financières.

L'espace du domaine médical est assez large aussi important dans la mesure où l'on trouve une bonne coordination entre le médecin et la secrétaire ce qui doit être le cas pour pouvoir bien satisfaire les patients, il existe une multitude de relation entre ces trois acteurs.

Le diagramme de collaboration nécessite pour le repérage du domaine.

Qui décrit une relation contextuelle qui prend en charge l'interaction entre un jeu de participants. Un rôle est la description d'un participant. Contrairement à une classe structurée, une collaboration ne détient pas les instances liées à ses rôles.

Cette partie s'articule autour de trois volets :

Ø Identification des acteurs :

v Patient

v Autre Médecin

v CNAM

Ø Les limites du domaine (les activités de l'ensemble des acteurs cités)

Ø Les messages échangés entre ce domaine (boite noire) et les acteurs métier.

Les messages sont les seuls moyens de communication entre les objets. Ils sont donc Positionnés sur le lien entre deux objets et chiffrés par ordre selon les ensembles des mouvements entre les acteurs et le système.

Figure 1. Diagramme de collaboration « Système Métier »

Signification des Acteurs

Patient : Personne qui subit un traitement, une opération chirurgicale, etc.

Autre Médecin : Personne appartenant à une même profession ex. Médecin.

CNAM : Caisse Nationale d'Assurance Maladie en Tunisie.

Signification des notations 

1 : Un Patient arrivant dans le cabinet et demande un Rendez-vous.

2 : Confirmation de son Rendez-vous

3 : Il demande ensuite de faire une visite médicale/ ou une consultation

4 : Procédure de consultation en enregistrant les informations de consultation.

5 : Le patient peut aussi payer les frais de consultation

6 : Le système fait un encaissement des frais de consultation.

7 : Le patient demande un reçu

8 : Système imprime le reçu pour le patient.

9 : Patient peut aussi demander un certificat médical

10 : En suite le système lui fourni un certificat

11 : Si c'est le cas, le médecin peut aussi lui donné une lettre au confrère.

12 : Le médecin lui donne une ordonnance d'aller acheter

13 : Un autre médecin peut aussi envoyer une lettre au cabinet

14 : Médecin envoi une lettre d'accusation au confrère

15 : Un autre Médecin peut aussi envoyer des documents pour notre système etc.

16 : Le système envoi une lettre de réception de document

17 : Le système prépare et envoi les informations sur cabinet ou sur les patients à CNAM

18 : Le CNAM envoi des recommandations pour le cabinet.

19 : Le système envoi la liste des adhérent de CNAM

20 : Le CNAM rembourse les frais du cabinet en fonction des cette liste.

1.3. Diagramme de cas d'utilisation métier

Ensemble d'activités initié par un acteur métier et exécuté par le cabinet.

Cas d'utilisation stéréotypé ou (BUSINESS USE CASE) qui permet de représenter les travailleurs du métier et leurs rôles et les différents processus du métier et les liens entre eux. Ainsi pour chaque processus métier en précisant les flots d'événements de chacun et les activités qui le composent en tenant compte à des règles de gestion pour ces activités (dans le cadre de l'extension d'UML pour la modélisation métier).

Ø Le Domaine :

Le domaine d'étude, consiste à dégager les activités pour les acteurs interne sont :

§ Gestion et Suivi du Dossier Médical

§ Gestion de la CNAM

§ Gestion des Rendez-vous.

§ Gestion du Fiche Patients.

§ Gestion de la Comptabilité.

L'élaboration du domaine d'étude dépend en effet le choix des cas d'utilisation, des acteurs.

Ø L'Acteur des cas d'utilisation métier:

Personne appartenant à l'entreprise dont le travail aide à la réalisation d'un cas d'utilisation métier

Nous avons Médecin et Secrétaire pour notre système.

Figure 2. Diagramme de cas d'utilisation Métier

1.4. Critique de l'existant

Cette partie a pour but de dégager les insuffisances et les défaillances du système actuel. Relatif à la gestion d'un cabinet médical dont on peut citer :

Travaux manuels élevés, lourds et pénibles qui se présente d'une façon répétitive à savoir l'archivage, la mise en oeuvre et la consultation des fiches médicales.

Absence d'un moyen de recherche rapide : pour chercher une fiche, la secrétaire doit faire une recherche manuelle fiche par fiche par nom du patient, ce qui engendre une perte de temps même en cherchant est face au risque du quel les fiches peuvent se mélanger et surtout leurs contenus.

Processus très long avec probabilité de perte de documentation : puisqu'un dossier médical englobe un ensemble de documents tels que, fiche médicale, ordonnance et les feuilles qui contiennent les dates des RDV. Il est possible qu'un document qui appartient à un tel dossier soit rangé par erreur dans un autre dossier lors de l'organisation et le stockage dans les boites d'archives.

Absence de la notion de confidentialité à cause de non séparation entre fiche médicale et dossier médical : on remarque que la secrétaire peut accéder aux informations confidentielles du patient, or le respect du secret médical impose que seul le médecin peut consulter ce dossier.

La gestion des RDV, se fait d'une manière manuelle ce qui provoque un risque d'oubli ou chevauchement des RDV.

Encombrement et non clarté de la fiche médicale qui contient plusieurs informations à cause de sa petite taille, chose qui peut générer l'ajout ou la suppression parfois de certaines informations utiles.

La gestion des recettes et dépenses n'est pas bien définie, en effet, on remarque que la secrétaire a le droit de savoir tout sur l'état financier du cabinet, ce qui est en principe confidentiel au médecin seul.

La perte de temps qui est remarquable en cas d'augmentation du nombre des patients pour la consultation

La gestion des documents administratives tout à la longueur de la journée qui sont : la saisie des lettres, les recommandations, des certificats, ordonnances médicales encore a chaque fois lors d'élaboration des ordonnances, les médecins on tendance à regarder une listes des médicaments leurs nom, signification, effets etc. comme un memo (Vidal) .ce qui est tout a fait gênant a cause du temps et le nombre important des patients en attente.