Memoire Online - Modélisation de la gestion de vente d'une entreprise ayant plusieurs succursales, cas de la société Kotecha Bukavu (RDC)

Modélisation de la gestion de vente d'une entreprise ayant plusieurs succursales, cas de la société Kotecha Bukavu (RDC)

EPIGRAPHE

« Il ne faut jamais dire merci à la nature, ni forcer la nature, mais il faut combattre la nature »

« Ngulungu ndayi na moyo ndayakukula ziya ». L'antilope qui n'a pas peur ne peut pas grandir ses cornes. C'est-à-dire l'homme qui n'a pas peur du monde ne peut pas vivre longtemps sur terre.

DEDICACE

Oh ! Dieu tout puissant, le miséricordieux, qui m'a donné une si forte mère, si intelligente et soucieuse de moi.

Oh ! Toi tendre mère FURAHISHA MBUNDAYABO Marie-Louise, pilier de ma vie ; en qui j'ai toute confiance.

Tu as souffert de moi depuis ma naissance jusqu'à ce jour. Tu a marché nu à cause de moi. Tu es dormi affamé à cause des dépenses de mes études. Me voici aujourd'hui au terme de ce que vous vous entendiez ; fruit de tes propres efforts. A toi seul et avec toute fierté je te dédie ce travail.

REMERCIEMENT

Il nous serait top ingrat de passer sous silence sans remercier de loin, ou de près les personnes qui ont contribuer à ce travail et qui nous ont aidé tout au long de nos études.

A vous mon directeur Léandre W. KASELE pour avoir dirigé ce travail malgré ses multiples occupations.

A vous mon très cher papa KUKUNI LEON et ma mère MWAMINI Louise pour vos efforts consentis.

A vous mes compagnons de lutte KOSSI DJAKE YADULU, NDARABU M'SEME, MILANGA BUTELEZI, AMURI IDUMBILWA, MUKAMBA WATUNAKANZA, MUTULA FABRICE, pour vos conseils et vos encouragements qui ont fait que nous arrivons au terme de nos études.

A toi ma très chère BALOLA NOELA Agrippine pour l'amour et le conseil qui tu m'a donné.

A vous mes oncles maternels KAWAYA MUSAFIRI Jean de Dieu, KAWAYA Benoît, KAWAYA Gilbert, KAWAYA Grégoire, KAWAYA Pépin de m'avoir supporté depuis mon enfance. A toi ma chère tente maternelle KAWAYA SALIMA BALUMBI Georgette pour ton amour maternel.

A vous mes chères tentes et oncles paternels Angélique, Tecla MANTEKA, MATEGE, KAKALO WIKA pour vos conseils.

A vous mes chers frères et soeurs du sang Iguette FURAHISHA, Judith BUZILU, QUEREN, Adolphine, KALU, Ange, Vicky, Albert, Bi Jeanne, Léonie.

A tous mes amis chers NGOY KASANGA, Japa, Ibonga Gaston, Lunda wa Lunda, Patrick LIGOLOGOLO, Judith Safi, Bijou Salima, Dicaprio, Lea M'Chinda. A tous mes professeurs de l'école secondaire.

Que tous ceux qui ne sont pas cités ne se sentent pas délaissés, nous sommes de coeur avec eux. A tous nous disons merci.

SIGLES ET ABRIVIATIONS

0. INTRODUCTION

0.1. PROBLEMATIQUE

De l'âge de la pierre à nos jours, l'esprit perfectionniste de l'homme n'a cessé de lui permettre d'améliorer sa vie quotidienne. Le passage de la mécanique aux domaines d'informatique, d'électronique, d'automatique et de domotique a révolutionné la vie journalière de l'être humain. Les nouvelles technologies de l'information et de communication illustrent ce phénomène.

Aujourd'hui, vu l'intérêt croissant de vouloir gagner en temps, de conserver les données, de limiter le nombre d'employés et pas mal d'autres raisons, ont poussé petites, moyennes et grandes entreprises à chercher des solutions informatiques capables de répondre à leurs besoins.

C'est ainsi que dans le cadre de réalisation de notre travail de fin cycle, nous avons choisi la société KOTECHA comme objet d'orientation de notre recherche sur les différentes difficultés que court cette entreprise sur la gestion de vente de ses succursales :

- Les difficultés de connaître l'évolution du stock et les rapports de vente des autres succursales ; la perte du temps pour connaître : il faut attendre une semaine pour la succursale de Goma, deux jours pour la succursale d'Uvira, un mois pour la succursale de Kalemie.

- Les difficultés de la compilation des tous les rapports de vente venant des toutes les succursales sur un seul bureau celui de Bukavu, perte du temps et lourdeur de la tâche.

- L'utilisation d'un système non actualisé celui de Microsoft Access sur un système monoposte pour la compilation des tous les rapports de vente venant des toutes les succursales ;

Suite à tous ces problèmes ci-haut cités, nous nous sommes posés quelques questions qui feront l'objet de notre investigation :

· Quelles sont les méthodes à appliquer pour parvenir à rendre ce système très rationnel ?

· La conception d'un nouveau système de gestion par la programmation avec Access-VBA sur réseau permettra-t-elle d'actualiser le système existant ?

· La création d'un réseau LAN et WAN pour cette société permettra-t-elle l'optimisation du temps et la facilité sur la réception des rapports des autres succursales ?

0.2. HYPOTHESE

Eu égard aux questions posées ci-haut, nous proposons les solutions suivantes :

- La conception d'un nouveau système de gestion de vente des succursales par les méthodes UML et MERISE peut rendre rationnel le travail de cette entreprise.

- La conception d'une base des données orientée réseau permettra le bureau central de Bukavu de suivre les mouvement des ventes des autres succursales.

- La création d'un réseau LAN et WAN pour cette société dans chaque succursale permettra l'allégement de la tâche pour faire l'évaluation de vente de toutes les succursales et la réception des rapports de vente de chaque succursale en un temps record.

03. ETAT DE LA QUESTION

Après avoir fait de nombreuses recherches, jusque là, la gestion de vente d'une entreprise à succursales multiples paraît être un sujet non encore très exploré par le monde scientifique de notre milieu ; il n'existe presque pas des travaux qui l'abordent dans le même ordre d'idées.

Cependant nous reconnaissons avoir consulté le mémoire de Monsieur FUNGILOLO MUTAMA OLIVIER, traitant de la Vente en ligne des établissements MAKI, mémoire de l'ISP/Bukavu, 2008-2009 ; pour ce faire nous pouvons dire qu'il m'a servi seulement comme source complémentaire.

0.4. METHODES ET TECHNIQUES UTILISEES

Tout travail scientifique, doit recourir à l'utilisation d'un certain nombre de méthodes et techniques relatives à la collecte des données pour vérifier notre hypothèse. Nous avons opté pour les méthodes suivantes :

0.4.1. Méthodes

a. La méthode MERISE

Elle permet de partir de la réalité vers un modèle conceptuel de données. Cette méthode nous permettra de ressortir différent modèle conceptuel, de traitement et relation pour arriver à la conception d'une base des données capables de gérer automatiquement.

b. La méthode Analytique

Utilisant le relevé de la documentation, l'interview, les enquêtes ... Cette méthode nous permettra de comprendre et d'interpréter les données ainsi que les résultats de nos enquêtes.

0.4.2. Techniques

C'est une technique qui consiste à un entretien destiné à la publication ou à la diffusion, au cours duquel sont recueillis les opinions, les projets ou les positions (d'une personne).

Cette technique nous permettra de contacter et de recueillir les informations à partir d'un tête à tête avec le gérant en particulier et le personnel ouvrier en général afin de trouver les données utiles à notre travail.

Cette technique nous permettra de consulter les documents écrits, les rapports, les revues, les notes de cours et toute autre source, pour avoir des informations fiables en rapport avec notre sujet.

0.5. OBJECTIF DU TRAVAIL

La conception et la mise en place d'une base des données qui aident à prendre des décisions au temps propice, qui va encore permettre le bureau central de Bukavu de la Société KOTECHA de faire le suivi sur le mouvement des ventes des autres succursales à temps voulu.

0.6. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Au fait, ce travail s'inspire des peines qu'éprouvent les responsables de la Société KOTECHA sur le suivi à temps réel des activités qu'effectuent les succursales à tenir manuellement les informations de leur travail. Aussi veut-il apporter solution, moindre soit-elle, à ce fiasco et concrétiser donc les matières nous transmises au cours de notre formation du deuxième cycle. En y parvenant, un petit rien se sera ajouté à la science.

0.7. DELIMITATION DU SUJET

Ce travail, sur le plan spatio-temporel, se focalisera sur l'automatisation de la gestion de ventes la société KOTECHA dans ses différentes succursales de Goma, Uvira et Kalemie. C'est un travail de l'année 2009-2010.

0.7. PLAN SOMMAIRE DU TRAVAIL

A par l'introduction générale et la conclusion, nous avons prévu que notre travail ait cinq chapitres que nous avons nommés comme suit :

0.8. DIFFICULTES RENCONTREES

« Il n'y a pas des roses sans épines » ainsi dit le proverbe. Tout au long de nos recherches pour constituer ce travail, nous nous sommes heurtés à plusieurs difficultés tant matérielles que financières ainsi que morale.

La recherche de nos données sur Internet nous a beaucoup coûté ; les difficultés de trouver la connexion Internet pour faire l'essai de notre travail ; parfois les agents de la Société Kotecha nous intimidaient avant de nous livrer les données.

CHAPITRE PREMIER : NOTIONS THEORIQUES SUR LE SYSTEME DISTRIBUE

I.1. GENERALITES

Plusieurs solutions peuvent être envisagées à partir de l'analyse préalable d'un système mis en place. Parmi elles, celles qui nécessitent l'utilisation de l'informatique et d'autres qui envisagent des moyens manuels de traitement de l'information dans le cadre de l'objectif même de la gestion de la vente et de stock. A la fin de cette analyse, une solution importante sera choisie et elle devra apporter le maximum de garantie du point de vue efficacité.^1(*)

Si la fonction de l'entreprise est de produire des biens et des services pour satisfaire des besoins, il faut aussi qu'elle les vende, car la vente, qui a pour corollaire l'achat, représente pour elle la ressource principale.

I.2. NOTIONS SUR LA VENTE

I.2.1. Définition de la vente

La vente est un contrat entre deux personnes. Le vendeur s'engage à livrer une marchandise, l'acheteur à en payer le prix et à en prendre livraison.

La vente est conclue dès qu'il y a accord sur un objet déterminé et sur le prix de cet objet^2(*).

Une vente est la cession d'un bien ou d'un droit que l'on possède en échange d'une somme d'argent qui est parfois convenue entre le vendeur et l' acheteur, mais le plus souvent fixée préalablement par un tarif public. Par extension, une vente est l'ensemble du processus qui conduit à la conclusion de cet accord de cession, ou commande. Enfin, par extension, au sein d'une entreprise, la vente est le service ou la fonction commerciale qui a en charge la réalisation des ventes^3(*).

Toutes les conventions onéreuses ne sont pas des ventes. Il faut que la chose soit dans le commerce, et que la cession soit entière et définitive. Ainsi, on ne qualifie pas de vente les heures de travail rémunérées à une personne, car c'est considéré comme un louage d'ouvrage ayant un caractère civil. Ni les services publics faisant l'objet d'une redevance ou d'une taxe, tel que le péage à un pont ou la taxe d'habitation.

Vente, convention par laquelle la propriété d'un bien est transférée d'un vendeur à un acheteur à titre onéreux. Si le transfert a lieu à titre gratuit, on parle alors de donation et si le paiement se fait en nature, de troc.

La vente d'un bien immobilier, par opposition à celle d'un bien mobilier doit nécessairement être constatée par écrit car le changement de propriétaire doit être enregistré au bureau des hypothèques.^4(*)

I.2.2. Typologie de vente

Il est possible de distinguer plusieurs typologies se rapportant à la vente^[] :

A. Les lieux de transaction de la vente5(*)

· La vente sédentaire : est une vente se déroulant chez le vendeur (vente en magasin), il s'agit le plus souvent de la vente aux particuliers. Mais il y a des magasins réservés uniquement aux professionnels notamment dans l'industrie et dans l'alimentation.
(En Amérique du nord, on distingue les ventes internes qui sont faites au téléphone sans jamais rencontrer le client sauf peut-être lors de salons ou de conférences.)

· La vente non sédentaire : est une vente se déroulant chez le client, il s'agit de la vente « en porte à porte » ou sur rendez-vous, aux particuliers ou aux professionnels (B to C, Business to consumer - B to B, Business to Business).

B. Les méthodes de vente

· vente par les médias. (attention à faire la distinction entre les différents niveaux)

· vente foraine (il ne possède pas de domicile ou de résidence fixe depuis plus de 6 mois)

· activité ambulante (il possède un domicile ou une résidence fixe depuis plus de 6 mois)

· vente on line. Internet est aujourd'hui un média sur lequel il faut compter. ^6(*)

C. La vente complexe ou vente de solutions

La vente business to business en particulier, ne cesse d'évoluer. C'est un art toujours en devenir. Devenue plus stratégique, c'est une vente qui ne peut plus être abordée avec de simples bataillons de commerciaux sur les routes ou dans les agences comme s'imaginent encore de trop nombreux responsables. La vente est devenue la préoccupation majeure des directions générales du fait de l'évolution de l'environnement économique, notamment l'intensification de la concurrence. Dans les années 1980-1990 le message essentiel en matière de vente consistait à démontrer sa capacité à réduire les coûts de son client. Aujourd'hui nous sommes entrés dans une ère où la clé du succès dépend de la capacité des entreprises à aider leurs clients à se développer. Dans ce nouveau contexte où les attentes des clients et des fournisseurs ont changé, la vente se traite désormais au plus haut niveau et implique directement les directions générales des grandes entreprises, comme des moins grandes. Ces derniers ne se contentent plus d'être les simples vitrines de leur entreprise. Ils ne représentent plus seulement une image, ils sont devenus les premiers vendeurs de leur entreprise. Ils n'hésitent plus à « relever leurs manches et à mouiller leur chemise » pour s'impliquer concrètement dans la vente de leurs produits, devenant ainsi des acteurs concrets et les premiers artisans du succès commercial.^7(*)

Elle se caractérise par la volonté de réaliser une transaction la plus rapide possible et par la recherche du plus faible coût d'acquisition. La transaction est donc caractérisée par un impératif de vitesse et d'économie. La relation entre l'acheteur et le vendeur est désincarnée, massifiée. Cette vente concerne des produits que le client perçoit comme « banalisés », interchangeables, c'est-à-dire des produits pour lesquels il y a peu de critères de choix en définitive ; le prix - et dans une moindre mesure, un ou deux critères techniques simples - restant l'élément déterminant de la décision, dans ce type de vente.^8(*)

· Un canal direct : téléphone, e-commerce, catalogue VPC, ... Un très bel exemple de réussite est DELL qui a révolutionné la vente de PC en poussant cette approche au maximum.

· Un canal indirect ou délégué : l'entreprise « créatrice de la solution » confie la vente à un ou plusieurs distributeurs qui bénéficient structurellement de coûts plus bas.

Elle se caractérise par la nécessité d'un dialogue, d'un échange d'information entre deux personnes. Elle s'exerce à travers les forces de vente traditionnelles. Organisées en régions ou en agences, celles-ci occupent le terrain, cherchent à démarcher le client au plus près de l'endroit où il se trouve. Exemple type : concessionnaire automobile

Longtemps cantonnée à certains secteurs spécifiques de montage d'affaires d'ingénierie peu théorisée et peu conceptualisée, ce type de vente connaît aujourd'hui un essor considérable. Dans ce cas de figure, le vendeur devient un « conseil business » de son client. Sa mission ne consiste pas seulement à vendre un produit au client, mais à résoudre les problèmes du client en utilisant les produits et les services que son entreprise peut fournir à ce dernier. On quitte alors le mode de la transaction pour entrer dans celui de la coopération.^9(*)

2. La vente complexe : une vente d'équipe (impliquant non seulement des services internes mais également des sous-traitants) qui nécessite de :

I.2.3. Les caractéristiques de la vente.

La vente peut être analysée selon deux critères : le mode de paiement et le délai de paiement^10(*).

A. Le mode de paiement :

Ø Au Comptant : la vente, la livraison et le règlement sont simultanés ou le paiement a lieu dans un délai très court fixé par l'usage.

L'engagement s'applique à l'acheteur, qui peut se rétracter en abandonnant les arrhes au fournisseur, et au vendeur, qui peut choisir de ne pas donner suite à son engagement moyennant le versement à l'acheteur d'une somme égale au double des arrhes.

La vente étant partiellement exécutée du fait du versement d'un acompte, l'acheteur n'est pas délié de ses obligations par simple abandon de la somme au vendeur.

En cas d'annulation de la vente à ses torts, le vendeur est contraint de restituer l'acompte à l'acheteur.

Ø A Crédit : le paiement est fixé à une date plus ou moins éloignée de la livraison : 30, 60, 90 jours.

- Location-vente : l'acheteur devient propriétaire après avoir versé pendant un certain temps un loyer convenu.

- Le crédit bail ou "leasing" : c'est un contrat de location par lequel le propriétaire de biens d'équipement loue à un locataire le matériel demandé, pendant un certain temps.

B. Le Délai De Livraison :

- Ventes livrables de suite : l'acheteur peut prendre immédiatement possession de la marchandise.

- Ventes en disponible : le vendeur doit tenir les marchandises à la disposition de l'acheteur, qui en prendra livraison en une seule fois ou bien fera fractionner cette livraison à son gré.

- Ventes à terme : comme indiqué ci-dessus, la livraison et le paiement ont lieu à une date postérieure à la conclusion de la vente.

I.2.4. Techniques de vente

Les techniques de vente se décomposent grossièrement en quatre étapes d'une égale importance^11(*) :

I.2.5. Gestion de la force de vente

La force de vente est constituée par l'ensemble du personnel commercial chargé de la vente et de la stimulation de la demande. Elle constitue le principal outil de la performance commerciale. Elle regroupe différents postes : directeur commercial, directeur des ventes, représentant, animateur des ventes, prospecteur, conseiller commercial, chargé d'affaires, ingénieur commercial, ingénieur technico-commercial, etc^12(*).

· Structure par secteurs géographiques : chaque représentant travaille sur un secteur géographique défini à l'intérieur duquel il vend la gamme complète des produits de l'entreprise.

· Structure par produits : chaque représentant est spécialisé sur un segment de l'offre de l'entreprise mais sur l'ensemble du territoire géographique ; la spécialisation de la force de vente par produits est particulièrement judicieuse lorsque les produits sont techniquement complexes, hétérogènes ou nombreux.

· Structure par marchés : chaque représentant travaille avec toutes les entreprises d'un même type, selon le secteur d'activité, la taille, le volume d'achat ou l'ancienneté des contacts commerciaux.

· les formations, l'apprentissage du métier de commercial (certaines entreprises sont réputées pour inculquer de très bonnes connaissances du métier de la vente)

· le relationnel que le commercial a déjà acquis avec ses clients (jusqu'au copinage)

· et enfin la rémunération : fixe, commissions, primes, intéressements au chiffre d'affaires, avantages en nature, récompenses diverses associées à des concours, challenges ou événements...

L'attrait pour un poste de commercial ressemble à celui que les commerciaux font valoir pour leurs produits : on ne parle pas d'abord du prix ou du salaire, mais du produit, c'est-à-dire ce qui entoure ce poste. Une fois l'attrait défini, on discute du prix.

C'est souvent la mobilisation de la force de vente (FDV) par une animation efficace, la définition d'objectifs et de systèmes de contrôle judicieux qui permettent d'obtenir les meilleures performances. Il importe de spécifier la façon dont les vendeurs répartiront leur temps et leur spécifier des objectifs réalistes, compréhensibles et motivants. Plus un vendeur est motivé, plus il s'investit dans son travail et meilleures sont ses performances. Il est alors mieux récompensé donc satisfait et motivé à poursuivre ses efforts. La rémunération qui semble en apparence primordiale n'est pas toujours le point principal.

Les objectifs assignés à la force de vente doivent prendre en considération la nature des marchés visés par l'entreprise et le positionnement recherché sur chaque marché. Après avoir défini ses objectifs et sa structure, l'entreprise est en mesure de fixer la taille de sa force de vente. Celle-ci constitue un atout parmi les plus productifs, mais aussi les plus coûteux. La plupart des entreprises fixent le nombre de vendeurs dont elles ont besoin à partir d'une analyse de la charge de travail.

· L'empathie : faculté de se mettre dans la peau de son client, capacité de contact.

Les aptitudes demandées diffèrent selon la nature des tâches et selon les rôles attribués aux vendeurs : aptitudes intellectuelles, aptitudes affectives et endurance physique.

I.2.6. Droits et obligations du vendeur et de l'acheteur13(*)

Le contrat de vente crée des obligations et des droits pour le vendeur et pour l'acquéreur. En particulier, le vendeur est obligé de tenir le bien vendu à la disposition de l'acheteur. S'il ne le fait pas, l'acheteur peut poursuivre le vendeur et demander soit l'exécution forcée du contrat, soit sa résolution, c'est-à-dire sa résiliation, soit acheter la marchandise ailleurs et en faire supporter le prix au vendeur. Si, à l'inverse, l'acheteur ne paye pas la marchandise ou ne la retire pas, le vendeur peut lui aussi demander l'exécution ou la résolution du contrat et des dommages-intérêts dont le montant correspond à la différence entre la valeur marchande du bien et le prix contractuel.

Le contrat de vente précise les conditions dans lesquelles se fait l'échange du bien ou du service. Il décrit le bien ou le service vendu, le délai de livraison, le prix et les conditions de paiement. Il existe différente forme de contrat, du plus simple ou plus compliqué. Cependant, le simple fait d'être d'accord par oral sur la chose et sur le prix transfère la propriété du vendeur à l'acheteur. L'un des contrats les plus simples est celui que passe tacitement entre eux un client et un commerçant quand le client se présente à la caisse pour payer l'article qu'il a choisi d'emporter.

I.2.7. Transport et contrats de transport

La marchandise peut être livrée à l'acheteur selon deux techniques : franco à bord (FAB) ou coût, assurance et fret inclus (CAF). Cette distinction est importante dans la mesure où le transfert de propriété n'intervient pas au même moment. Si la marchandise venait d'être détériorée ou détruite pendant le transport, le type de contrat permettra de déterminer qui supportera les pertes.^14(*)

Un contrat FAB implique que la propriété est transférée à l'acheteur dès la remise de bien au transporteur. L'acheteur règle alors lui-même le prix du transport.

Un contrat CAF, dans lequel le prix d'achat inclut le prix de la marchandise, les frais d'assurance et la livraison à destination implique le transfert du droit de propriété à l'acheteur au moment de la livraison.

CHAPITRE DEUXIEME : ANALYSE DE L'EXISTANT

II.1. PRESENTATION DU CHAMP D'ETUDE :

Le siège social de la Société KOTECHA est situé sur l'avenue P.E. LUMUMBA au numéro 104 dans la Commune d'Ibanda, ville de Bukavu, province du Sud-Kivu en République Démocratique du Congo précisément à une dizaine de mètre de la place de la paix^15(*).

Cette société dispose des centres d'exploitation sur la même avenue provinces et chefs-lieux du pays :

- Uvira : un magasin sur avenue MULONGWE au numéro 102 et un dépôt sur la même avenue.

- GOMA : un magasin situé sur l'avenue du 20 mai au numéro 46 et un dépôt sur l'avenue de Commerce au numéro 05.

II.1.1. Aspect social

La société KOTECHA regroupe un effectif de plus de 160 employés parmi lesquels nous comptons quelques expatriés et les nationaux, qui sont repartis dans les différents services (départements) organisés au sein de la société, tous sous la direction du Président-directeur général.

Cet aspect s'occupe de leur rémunération, des indemnités de transport, de logement et intervient socialement en cas d'un deuil, un mariage des travailleurs ou dans une autre circonstance heureuse ou malheureuse qui frappe ces derniers. Elle se charge aussi du paiement des frais scolaires des enfants de certains travailleurs.

Elle est dotée d'un fond d'assistance sociale aux tiers et, par ce fond elle assiste ainsi les étudiants, les élèves et malades dans différents hôpitaux ou centres à caractère social.

II.1.2. Historique

La Société KOTECHA débute dans les années 1962 avec les établissements KOTECHA alors qu'elle travaillait comme une entreprise industrielle et se situait dans l'avenue industrielle en zone de KADUTU.

Lors de la Zaïrianisation des années 1973, où tous les expatriés devaient céder leur bien aux acquéreurs nationaux afin d'en assurer la gestion, les établissements KOTECHA deviennent « les établissements KAHUBANGWA (MAKA) » avec comme siège social au numéro 25 de l'avenue du Président MOBUTU à Labotte.

Après ce climat de la Zaïrianisation, Monsieur ROMNIKHAL ODHANJI KOTECHA entre de nouveau en possession de ses biens et change la forme de son entreprise en optant pour une forme sociétaire qui existe jusqu'à ces jours. La société est devenue une Société de Personnes à Responsabilité Limité (SPRL) et régie par le statut publié par l'acte notarié du 28 septembre 1997. Son capital Social souscrit et entièrement libéré s'élevait à 9 250 000,00 Zaïres.

La société comprend actuellement, après un retrait volontaire de Monsieur RAJENDRA KUMAR KOTECHA, deux associés frères, de nationalités différentes :

- Monsieur ROMNIKHAL ODHANJI KOTECHA, PDG de la société, de nationalité américaine et,

- Monsieur CHANDRKANT KOTECHA, représentant de la société à Kinshasa, de nationalité Hindoue.

Notons que la société a implanté aussi une usine de plastique et transforme la matière première importée de l'Inde en bidon, assiette, gobelet ainsi que des bouteilles et capsules de différentes dimensions.

II.1.3. Objectif socio-économique de la société KOTECHA

La société KOTECHA se fixe des objectifs comme toute organisation qui se respecte, et elle classe ses objectifs comme suit :

- Satisfaire la clientèle par la politique de vente des produits de meilleure qualité ;

- Effectuer les transactions commerciales, c'est-à-dire achat et vente des produits importés sans transformation aucune ;

- Entretenir des relations commerciales avec plusieurs entreprises étrangères, mais principalement les grands fournisseurs comme la maison AFRIMEX de Londres ;

- Contribuer économiquement à l'épanouissement de l'entreprise en faisant plus de profit possible ou bénéfice ;

- Assurer les approvisionnements en produit de première nécessité à la population ;

- Accroître la rentabilité par la maximisation des profits en raison de son propre développement et celui du progrès social du pays ;

- Contribuer à l'épanouissement économique du pays (importation - Exportation) ;

II.1.4. Organisation structuro-fonctionnelle de la Société KOTECHA

II.1.4.1. Structure organisation

L'organisation est l'ensemble de règles ou disciplines coordonnant les moyens propres pour obtenir un résultat avec un minimum de dépenses et d'efforts.

A la société KOTECHA, il y a plusieurs services au sein desquels sont exercés différentes activités. Voici comment se présente la structure organisationnelle de la Société KOTECHA.

Ø L'Assemblée Générale (A.G.) : c'est l'organe suprême de prise de décision et ressort de la compétence d'une seule personne, le PDG de la société.

Ø Le conseil d'Administration (C.A.) : le conseil est constitué de deux actifs déjà cités et se tient chaque fin de l'année au siège social de la Société. Il est présidé par le Président Délégué Général.

Ø Le président Directeur Général (PDG) : il est à la tête de la société et a le plein pouvoir dans l'organisation. Il engage par sa signature tous les associés, il est membre du Conseil d'administration et président de l'Assemblée Générale qui retrace la politique générale de la société.

- Le directeur de projet et de développement (DPD) : c'est le numéro 2 de la société et joue le rôle du Directeur Général Adjoint. Il supervise et contrôle le département commercial, financier et tous les autres services existant au sein de la société.

- Le directeur financier (DF) : il assume, avec l'appui de son adjoint, les tâches suivantes :

· La supervision des travaux de comptabilité, donne des conseils, vérifie l'exactitude es documents tenus en son service, s'occupe aussi de l'audit.

· La préparation de la situation bancaire et financière, fait le calcul des prix hebdomadaires pour les marchandises importées suite à la dépréciation de la devise locale, prépare aussi les états financiers comme le bilan, le TFR (Tableau de formation des résultats) ; bref il s'occupe de tout ce qui a trait à la recherche des capitaux (fonds) et de l'étude de l'utilisation rentable et rationnelle de ces capitaux.

Ø Le Directeur Administratif (D.A.) : secondé par un adjoint, il est considéré comme le gérant du personnel de la société et a pour tâches :

- D'appliquer les textes légaux relatifs au code de travail et des différentes conventions ;

· Le service de comptabilité : enregistre les opérations comptables, vérifie les pièces justificatives à enregistrer dans les différents documents comptables et contrôle les succursales. Ce service s'occupe aussi de la gestion de stock que nous appelons parfois CARDEX (fiche de stock)

· Le service des finances : il réunit les fonds nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise et assure à tout moment les disponibilités couvrant les exigibilités.

· Le service social : il est en liaison avec le comité de l'entreprise, s'occupe de la santé des travailleurs et de leurs familles.

· Le service informatique : il a pour tâche de saisir tous les documents relatifs aux marchandise, à savoir de documents d'entrée ou dépôt (Rapport et de consignation), les documents de sortie aux dépôts (Bon de transfert vers le magasin, vers un autre dépôt, note des bordereaux). C'est ici où se passe la gestion quotidienne de la société. Nous y trouvons toutes les informations possibles concernant les mises à jour et les états de stock. Presque tous les documents ayant trait au stock y passent pour enregistrement.

· Le service commercial : il gère les informations, les exportations et les rotations de véhicules. Il s'occupe aussi du paiement des taxes (vignette et taxe voirie) et (taxe annuelle relative aux imports exports) et assurance pour les véhicules.

· Le service Magasin : il coordonne, vérifie les travaux des différentes cellules comme : la facturation, la livraison, la manutention. Il vérifie si chaque facture émise à tous les éléments authentiques comme article, quantité, multiplication, addition, ... Contrôle et signe les factures crédits de succursales et collabore avec le service marketing.

· Le service caisse : ce service assure la discipline du travail en récoltant les spécimens de paraphes des caissières et, donnent la situation journalière au chef de succursale.

· Le service de dépôt : c'est le secteur le plus sensible de la société ; il conserve, expédie, livre les marchandises. Il reconditionne parfois celles pesant moins, au dépôt annexe dépendant de ce dépôt central. Il est dirigé par un chef de dépôt aidé par deux adjoints. Les manutentionnaires (engagés et journaliers) déchargent les marchandises entrant et chargent celles qui vont sortir.

· Le service de relation publique : il sert de courroie de transmission entre la société et le monde extérieur, entre autre le service étatique et paraétatique, les entreprises privées tant nationales qu'internationales, les différents fournisseurs et commissionnaires de la société.

· Le service de garage : il renferme les potentialités de la société dans le domaine mécanique et électrique et de ce fait, joue un rôle dans l'entreprise.

- Mener une prospection régulière aux marchés de la ville de Bukavu, et des environs afin de connaître les besoins réels des consommateurs.

- De prendre contact avec les milieux ruraux pour des achats locaux pendant la campagne.

· Le service station afriko : il s'occupe de la vente du carburant et lutte contre le manque de ce dernier pour les véhicules de la société. Il est composé d'un superviseur qui coordonne toutes les activités de la station, signe toutes les factures crédits des abonnés et fait rapport à la direction ; de deux caissiers (pour les francs congolais et pour les dollars) et deux pompistes qu livrent le carburent aux clients.

· Le service usine : c'est un service qui fait la transformation de la matière première importée en produit fini et/ou semi fini vendu localement.

II.2. ANALYSE DE L'EXISTANT

Dans le déroulement de notre travail, nous allons étudier illustrer, étudier systématiquement la gestion de vente de la Société KOTECHA, dans son ensemble.

II.2.1. LES VOIES D'APPROVISIONNEMENT

La société KOTECHA fait partie des meilleurs importateurs des diverses marchandises dans la ville de Bukavu en particulier et au Nord-Est de la République en Général. Pour s'approvisionner elle fait commande aux producteurs des marchandises qu'elle vend directement ou parfois elle s'approvisionne auprès des Grandes succursales des entreprises productrices de ces marchandises.

Elle importe les marchandises telles que : le Riz, la farine de froment, l'huile végétal, les allumettes, le carburant, ...

II.2.2. ORGANISATION ET STRUCTURE DE GESTION

Pour parvenir à exécuter une bonne gestion au sein de la S.K., cette dernière s'est créée en son sein différent qui sont :

II.2.3. MODELE CONCEPTUEL DE FLUX

Schéma de circulation de l'information au service de vente de la S.K.^17(*)

II.2.4. DOCUMENTS UTILISES

N°f

Article

Stock matin

Transfer

Total

Non livré

Non livré restant

Non livré sortie

Total généra

Cash

Crédit

Stock soir

Stock info

La société KOTECHA, utilise plusieurs documents, les autres documents ne nous ont pas été livrés suite au temps impartis et tout le monde était pris dans la société jusqu'à tel point qu'ils n'ont pas eu le temps de s'occuper de nous.

La société KOTECHA utilise des documents dans le service de vente de deux manières :

v Dans le service dépôt, nous avons distingué les documents d'entrée et les documents de sortie ci-après :

Dans cette catégorie, nous distinguons le rapport de réception sur achat et le rapport de réception sur envoi :

· Le rapport de réception sur achat est établi quand la marchandise arrive pour la première fois dans la société en provenance d'un fournisseur.

· Le deuxième rapport est établi quand les marchandises proviennent d'une succursale à destination d'une autre succursale

- Le bon de transfert : c'est ce qui facilite l'envoi des marchandises du dépôt vers le magasin. Il détermine les mouvements de stock du dépôt et celui de magasin. Lors de son établissement, le stock du dépôt diminue et le stock du magasin augmente.

- La note d'envoi : c'est un document par lequel une succursale expédie la marchandise vers une autre succursale. On constate la diminution dans le stock du dépôt et augmentation dans le stock de transit ;

- Le bon de charge : c'est un document qui constate une sortie irrégulière telle que la perte, le vol, l'incendie, la péremption, ...

v Au magasin, nous avons aussi trouvé certains documents d'entrée et de sortie :

- Facture retour : ce document est établi et classé lorsque la marchandise est retournée au magasin ou quand la facture est annulée ou bien lorsqu'il y a excédent (sur différence) d'inventaires.

- Facture cash : lors de la vente et du versement total de la somme due. Le circuit du paiement des factures cash comporte trois étapes essentielles :

1^èreétape : Le contrôle arithmétique de la facture par le caissier principal. La facture cash est établie en deux exemplaires : blanc et jaune. La souche bleue reste dans le carnet.

2^e étape : Le transfert de la dite facture au caissier adjoint pour approbation. A cette étape, la facture est scellée. L'original est remise au client et une copie est envoyée au rayon pour préparer la livraison des marchandises.

3^e étape : Envoi d'un autre exemplaire à la comptabilité pour saisie à l'ordinateur puis pour le classement.

- Facture crédit : Elle est établie pour une catégorie des clients reconnus par le PDG de la Société KOTECHA. Avant son établissement, le client passe sa commande et la dépose auprès du chef de succursale pour approbation. Cette facture est établie en trois exemplaires : un exemplaire au client, un autre à la comptabilité et un autre à la caisse.

- Bon de charge : le bon de charge est établi en cas de reconditionnement, de péremption, de vol, de perte ou manquant.

II.2.4. Présentation du circuit d'informations dans la S.K.

Le circuit de l'information est un itinéraire que suivent les informations dans le système informatique. Il devait être bien étudié à partir du poste de travail afin d'éviter toutes distorsions des informations ou encore d'éviter leur déformation.^18(*)

· De concevoir le diagramme de flux de l'information à l'intérieur de l'entreprise

Pour avoir des informations précises et fiables, il faut à tout prix consulter les documents qui doivent être appréciés ; on parle soit des documents d'entrée (bon de commande, ...) ou document de sortie (facture, bon de retrait, ...) du fait que chacun d'eux possède une information particulière.^19(*)

CLIENT	RECEPTION	DEPOT	MAGASIN	CAISSE	CHEF SUCCURSALE
	Le réceptionniste enregistre la marchandise arrivée.	Arrivée de la marchandise venant du fournisseur dans le dépôt	Le magasinier retire la marchandise du dépôt pour la Disponibiliser à la vente		Le chef de la succursale enregistre le mouvement de l'entrée et archive le document.
Le client va à la S.K. pour l'achat	Le client se présente à la réception et fait bon de commande		Le magasinier livre la marchandise au client conformément à la commande	Le client se présente à la caisse pour payer sa facture
	Le réceptionniste enregistre le bon de commande et l'archive pour évaluation ultérieure.	Le chef du dépôt enregistre le décaissement de la marchandise dans son livre et envoie une copie au magasinier	Le magasinier enregistre aussi le mouvement et archive le document	La caisse classe le document venant du magasin pour vérification ultérieure	Le Chef de la succursale classe et archive les documents pour rapport et évaluation ultérieure

II.2.5. Appréciation et critique de l'Existant

La Société Kotecha, connaît certes d'énormes difficultés en son service vente, dans le traitement des informations, ces difficultés se caractérisent, comme nous l'avions constaté dans l'analyse de son système d'information existant, par un traitement totalement manuel des informations causé par l'absence des matériels informatiques.

- Techniquement : le manque de matériel informatique dans le service vente de la S.K. cause un retard dans la circulation des informations et de ce fait, ce service n'est pas automatisé.

- Quantité et qualité d'information : une lourdeur des tâches dans la recherche et la manipulation manuelle des données. Etablir un relevé de vente, dégager son solde est une opération lourde qui nécessite des travaux manuels ; encore que le résultat contient souvent des erreurs de calcul. Une élasticité de travail due notamment à cette lourdeur quand il faut mettre à jour un état de stock de la marchandise non livrée, des ventes journalières et/ou hebdomadaires, une redondance des données non justifiées en ce sens que les clients sont identifié par leur nom, le transfert par leur date d'achat, ...

- Prise de décision : imprécision et impartialité dans la prise de décision car il y a trop de données à traiter manuellement, insatisfaction des clients par les réclamations quotidiennes auprès du service vente sur tout pour les calculs des produits divers.

- Organisation : l'entreprise ne met pas un accent approfondi sur la gestion des clients. Elle se contente de les enregistrer sans faire un suivi systématique d'après les ventes et, prendre tous les éléments nécessaires à l'identification d'un client en vue d'une bonne relation et parfois d'octroyer même une remise ou une ristourne.

De toutes les façons sans compter le domaine informatique la S.K. possède de bons matériels pour son fonctionnement, la S.K. détient des équipements complets : les immeubles, les matériels roulants, les mobiliers, ...

Dans le cadre d'utilisations des documents, la S.K utilise des documents complets pour sa gestion manuelle, dans ce point de vue nous n'aurons pas à donner les points négatifs sur l'utilisation des documents. De notre part nous avons pu constater que la S.K. a bien structuré ses documents, des toutes les façons nous pouvons leur augmenter une idée selon laquelle, la SK doit concevoir un document qui va gérer toute sa clientèle avant d'appliquer la méthode informatique que nous allons leur proposer.

En ce qui concerne les ressources humaines, la S.K. possède un personnel très qualifié dans le domaine de gestion, nous avons constaté qu'il y a même des experts expatriés qui viennent consolider le système de gestion de la S.K.

D'une façon ou d'une autre, la S.K. n'a pas de personnel qualifié dans le domaine informatique, le département informatique de la S.K. n'a que des apprentis dans le domaine, presque tout le monde est ignorant de la cette science, nous avons rencontré des bricoleurs et des agents de saisie des facturiers dans la base des données.

Eu égard à toutes les difficultés et insuffisances rencontrées dans le système existant du service de vente de la S.K., nous trouvons utile de concevoir un nouveau système informatique futur qui pourra répondre efficacement et de façons rentable, à toutes les demandes et les tâches dans le système informatique. Ainsi nous mettrons en place un système fiable qui conviendra pour renforcer la gestion de vente en envoyant des rapports automatiquement au Bureau central.

CHAPITRE TROISIEME : ORDONNANCEMENT DU PROJET

Notre travail étant ou nouvel élément pour la société KOTECHA, il nous est obligé de concevoir une sorte de projet pour que la S.K. réellement ce que nous voulons faire. Sans cette partie de notre travail, les gérants de cette société ne peuvent rien comprendre.

Vu ce qui précède nous commencerons par définir le projet, pour la bonne compréhension.

III.1. DEFINITION DU CONCEPT PROJET

Un projet est un ensemble d'activités qui constituent une réponse aux besoins de l'utilisateur, d'un client et qui impliquent l'atteinte d'un objectif avec des ressources données.^20(*)

Un projet qui consiste à la description des actions, des opérations ou des travaux à accomplir pour la réalisation (de quelque chose)^21(*).

III.2. IDENTIFICATION DU PROJET

III.2.1. Titre du projet

Notre projet en soit est nommé « Implantation d'une base des données de gestion de vente sur tous les postes de vente de la Société Kotecha »

III.2.2. Résumé du projet

Ce projet de d'implantation d'une base des données gestion de vente sur tous les postes de vente de la société Kotecha est un choix judicieux du fait que sa concrétisation permettra à la S.K., bénéficiaire, d'améliorer le système de gestion de ventes.

Les difficultés qui causent l'inquiétude, auxquelles est soumise la clientèle de la S.K. restent jusqu'à ce jour la non amélioration de la gestion de vente pour atterrer les clients fidèles de la S.K.

Cependant suite aux difficultés que connaît la S.K. sur son système de vente dans le traitement des informations, les difficultés liées au retard de circulation des informations et à l'envoi de rapports de chaque succursale au Bureau Central, l'imprécision dans la prise des décisions suite à l'abondance d'informations, et à l'insatisfaction de la clientèle, nous avons décider de créer une base des données orientée réseau qui permettra aux décideurs de la S.K. de vite prendre une décision et de connaître en temps réel le mouvement de vente de chaque poste.

III.2.3. Objectif du projet

Le présent projet a pour objectif d'améliorer la gestion de vente de la S.K. pour permettre aux gérants de cette société de faire le suivi et de connaître les mouvements de vente de chaque poste.

Notons en plus que ce projet va enrichir la S.K. dans ce sens qu'ils auront la précision sur chaque mouvement et la prise de décision rapide sur les différentes difficultés qui pourront se produire sur la gestion de ventes.

- Apprendre à tous les agents de la société KOTECHA l'outil informatique, et ceux de la division informatique la gestion des informations sur réseau.

- Concevoir et réaliser une base des données de gestion de vente en réseau et son implantation sur tous les postes de vente de la S.K.

III.2.4. Localisation et durée du projet

A partir de la disponibilité des moyens que peut détenir la S.K., nous estimons que l'opérationnalisation de cet ouvrage couvrira deux mois, soit 60 jours ouvrables.

Le calendrier d'exécution va sortir l'échéance de chaque activité sur l'étude du milieu de chaque poste ou succursale de la S.K. d'Uvira, Goma, Bukavu et Kalemie.

III.2.5. Bénéficiaires du Projet

Le bénéficiaire direct de ce projet est la Société KOTECHA ayant la bonne volonté d'accroître son bénéfice et améliorer son système de gestion de vente et de sa clientèle.

Les clients de la Société Kotecha qui auront des rabais chaque fois qu'ils viennent faire l'achat auprès d'elle, parce qu'elle saura déjà gérer sa clientèle.

III.2.6. Acteurs principaux

· Les partenaires externes qui pourront nous aider avec la main d'oeuvre sur l'implantation des Antennes VSAT et l'installation du réseau local dans tous les postes de vente de la S.K.

· Les formateurs qui nous aideront à former les agents de la S.K. l'utilisation de l'outil informatique et surtout à l'utilisation de cette base des données.

· Maître d'ouvrage, il a pour rôle d'assurer la coordination de l'ensemble des acteurs du projet. On désigne généralement le maître d'oeuvre comme le directeur de projet : c'est nous qui sommes concepteur de ce projet.

III.2.7. Cadre juridique et stratégie globale

Notons que ce projet étant un projet de développement, il a un caractère économique, car il propose d'accroître le revenu de la Société KOTECHA.

C'est un projet qui cherche à améliorer les conditions de Gestion de vente et d'attirer la clientèle d'assurer la rapidité de l'écoulement de la marchandise suite au temps réduit de la circulation des informations.

Pour atteindre l'objectif, notre projet s'est assigné les activités principales suivantes :

1. Sensibiliser les gérants de la S.K. sur l'utilisation d'une base des données sur réseau de la gestion de ventes.

4. La recherche d'une main d'oeuvre extérieure pour nous aider à l'installation des VSAT (Very Small Aperture Terminal).

III.2.8. Acceptabilité du projet

L'acceptabilité se justifie par le fait qu'il ne vient pas s'imposer à la gestion, ni perturber les activités de celle-ci, mais par contre il s'intègre dans les activités de gestion et vise l'amélioration de suivi des activités de vente.

Nous espérons que les gérants après la sensibilisation, prendront conscience des difficultés économiques liées à la gestion qu'éprouve leur société.

III.3. ETUDE DE FAISABILITE DU PROJET

La faisabilité d'un projet est la possibilité d'approcher les avantages des coûts en vue d'atteindre le choix judicieux ou le caractère réalisable d'un projet ou de quelque chose.^22(*)

La faisabilité de ce projet est possible vu la volonté de la Société Kotecha à avoir déjà un service informatique en son sein, mais, le service informatique qu'il détient n'est pas du tout efficace parce qu'il travail encore localement sur un système monoposte.

Lorsque nous proposons un système multiposte avec les détails des intrants et les matériels que nous allons mettre en oeuvre, le projet va produire ses effets positifs et atteindra son objectif.

III.4. OPERATIONNALISATION DU PROJET

L'opérationnalisation consiste à placer les différentes phases ainsi que les voies et moyens à mettre en oeuvre pour la réalisation des objectifs. Il s'agit donc de définir les activités utiles pour l'exécution du projet de façon chronologique.

III.4.1 Préparation du projet

Elle consiste en une période où le projet se prépare organisationnelle ment et administrativement. Cette phase est consacrée aux sensibilisations en faveur des gestionnaires de la S.K. Il s'agit d'expliquer clairement aux gestionnaires de la S.K. les causes de l'implantation du réseau WAN et LAN ainsi que la mise en place de la BDD sur réseau.

III.4.2. Mise en oeuvre du projet ou déroulement du projet

Lorsque le projet arrive à cette phase, il faut passer minutieusement à l'action. Il s'agit de passer à l'achat des matériels d'installation du réseau LAN et WAN, à la conception du progiciel ou de la base des données, à l'installation des matériels et du progiciel dans toutes les machines, à la formation des agents utilisateurs de cette base des données.

III.4.3. Le suivi et l'évaluation

Le suivi est la surveillance attentive et prolongée ; les deux sont inclus dans cette phase car du début à la fin du projet, un suivi continuel et une évaluation interviendront qui en interne et en externe.

III.4.4. Programme d'activités

Activités	Premier mois				Deuxième mois
Activités	Semaine1	Semaine 2	Semaine 3	Semaine 4	Semaine 1	Semaine 2	Semaine 3	Semaine 4
Préparation du projet
Sensibilisation
Mise en oeuvre du projet
Conception de la BDD
Descente sur terrain pour évaluer les matériels à payer et leur quantité.
Achat des matériels d'installation
Engagement d'une main d'oeuvre extérieure pour l'installation des VSAT
Installation des matériels et logiciels en réseau.
Engagement des formateurs
Formation des agents sur l'utilisation du progiciel
Suivi et évaluation
Suivi et évaluation

III.4.5. Résultats attendus

Ce projet qui est certes un préalable pour le développement dans la S.K. c'est une tentative des réponses du problème lié à la gestion d'informations sur la vente.

A l'issue de la concrétisation de ce projet, toutes les potentialités économiques que regorge la clientèle de la S.K. seront valorisées et mises en pratique quotidienne rayonnante.

III.5. CADRE LOGIQUE

Titre du projet « Implantation d'une base des données de gestion de vente sur tous les postes de vente de la Société Kotecha »

Localisation : Bukavu et Uvira dans le Sud-Kivu, Goma dans le Nord-Kivu, et Kalemie au Katanga.

Durée : l'implantation durera deux mois mais son utilisation est pour toujours.

Résumé narratif	Indicatif objectivement durable et vérifiable	Moyen de vérification	Conditions critiques
1. Objectif Installation du réseau sur tous les postes de vente et une base des données de la S.K.	Les gestionnaires de la S.K. sont sensibilisés et l'achat des matériels est fait.	Les factures d'achat des matériels et la descente sur terrain.	Le coût des matériels est énormément cher.
2. But De faciliter le partage des informations sur la gestion de vente des différents poste à temps réel.	La conception de la base des données est finie et l'installation des tous les matériels est bien fini.	Le recrutement de la main d'oeuvre extérieure pour l'installation des antennes.	Que toute la main d'oeuvre puisse nous servir à ce projet puisse Disponibiliser un coût abordable.
3. Extrant - Base des données déjà est conçue - Matériel d'installation du réseau déjà payé.	Installation de la base des données dans les ordinateurs et l'installation du réseau local.	Utilisation déjà de la base des données dans les ordinateurs sur réseau local	Pas encore un expert de gestion du réseau et de la base des données en permanence.
4. Intrant - Engagement de la main d'oeuvre extérieure pour aider à l'installation du réseau - Engagement des formateurs des agents de la S.K.	Les antennes VSAT déjà installés, le passage des informations et le transfert des données déjà fait et la formation des agents sur l'utilisation de la BDD est faite.	Rapport de fin de projet et utilisation déjà de la base des données par les agents.	Les agents n'ont pas encore bien maîtrisé, lenteur encore dans la saisie des données avec le clavier. Mais avec le temps tout ira bien.

III.6. BUDGETISATION DU PROJET

Dans cette rubrique, nous tenons de qualifier les coûts des ressources qui interviennent dans la réalisation de ce projet.

Ainsi, compte tenu de l'instabilité de notre monnaie, cette budgétisation est chiffrée en dollars américains ($ US).

N°	DESIGNATION	Quantité	Prix Unit	Prix total
1	VSAT + Accessoires	4	1500	6000
2	Desk Top Pentium R	50	600	30000
3	Imprimante - Photocopieuse Laser	5	600	3000
4	ONDULEUR 700 VA	5	150	750
5	Abonnement Internet	12 mois	150/VSAT	7200
6	Groupe électrogène 3 à 5 KVA	4	2000	8000
7	Logiciel de Gestion	01	500	500
8	Serveur DELL ou HP	01	10000	10000
14	ROUTEUR VPN	05	1000	5000
15	Table pour PC desk top	50	10	500
16	Armoires	10	25	250
	Connecteur de RJ 45	100	0.25	25
17	Câble de connexion RJ45	500 m	0.5	250
18	Hub ou Switch	5	25	125
	TOTAL GENERAL			71600

DESIGNATION	Nbre	Nbre des jours	NIVEAU	SALAIRE Journalier	TOTAL
Directeur du projet	1	60	Licencié Informaticien	25	1500
Technicien Informaticien	1	4	Licencié	25	100
Agent d'aide à l'installation	5	6	Gradué	10	300
Formateur	5	4	Gradué	10	200
Transport de tous	12	10		5	600
Transport directeur du projet et technicien (Kalemie, Uvira, Goma)	2	4		(50+10+40) = 100	200
TOTAL					2900

III.7. BUDGETISATION SYNTHETIQUE DU COUT GLOBAL PROGET

Le coût global du projet s'élève à Quatre-vingt-et-un mille neuf cent cinquante dollars américains (81950$)

III.8. RENTABILITE ECONOMIQUE

L'installation du réseau dans tous les postes de vente de la Société Kotecha et l'informatisation du système de vente va améliorer les conditions de gestion de cette société face aux multiples problèmes.

Dans un autre cadre d'idée, la S.K. peut distribuer sa connexion Internet dans toutes ces villes où elle sera implantée, et elle devient directement un fournisseur réseau.

La S.K. peut concevoir un site Internet où ses clients commenceront à établir les bons de commande à distance et faire des ventes en ligne.

III.9. SUIVI ET EVALUATION

III.9.1. Le Suivi

Le suivi sera assuré par nous même qui aurons sillonné tous les postes de vente de la S.K. pour voir les différents problèmes qui peuvent surgir pendant les opérations d'utilisation de la base des données. A la fin de chaque trimestre une réunion d'ensemble se tiendra dans chaque poste de vente pour voir l'évolution sur la façon de fonctionner de ce progiciel, nous aurons à vérifier et à nous faire permanent parce qu'il n'existe jamais de logiciel parfait.

III.9.2. Evaluation

L'évaluation aura lieu chaque trimestre, regroupant toute l'équipe de gestion de la S.K., les membres du comité de gestion et des représentations de chaque poste de vente, il sera question de voir s'il faut améliorer la base des données.

CHAPITRE QUATRIEME : CONCEPTION DE LA BASE DES DONNEES

La conception d'un système d'information n'est pas évidente car il faut réfléchir à l'ensemble de l'organisation que l'on doit mettre en place. La phase de conception nécessite des méthodes permettant de mettre en place un modèle de façon à faire ressortir les points auxquels on s'intéresse. Ce type de méthode est appelé analyse. Il existe plusieurs méthodes d'analyse, la méthode la plus utilisée actuellement étant la méthode MERISE.^23(*)

Le but de cette méthode est d'arriver à concevoir un système d'information. La méthode MERISE est basée sur la séparation des données et des traitements à effectuer en plusieurs modèles conceptuels et physiques. La séparation des données et des traitements assure une longévité au modèle. En effet, l'agencement des données n'a pas à être souvent remanié, tandis que les traitements le sont plus fréquemment.^24(*)

4.1. CYCLE D'ABSTRACTION DE CONCEPTION DES SYSTEMES D'INFORMATION

La conception du système d'information se fait par étapes, afin d'aboutir à un système d'information fonctionnel reflétant une réalité physique. Il s'agit donc de valider chacune des étapes l'une en prenant en compte les résultats de la phase précédente. D'autre part, les données étant séparées des traitements, il faut vérifier la concordance entre données et traitements afin de vérifier que toutes les données nécessaires aux traitements sont présentes et qu'il n'y a pas de données superflues.^25(*)

L'expression des besoins est une étape consistant à définir ce que l'on attend du système d'information automatisé, il faut pour cela :

Cela va permettre de créer le MCC (Modèle conceptuel de la communication) qui définit les flux d'informations à prendre en compte.

L'étape suivante consiste à mettre au point le MCD (Modèle conceptuel des données) et le MCT (Modèle conceptuel des traitements) décrivant les règles et les contraintes à prendre en compte.

Le modèle organisationnel consiste à définir le MOT (Modèle organisationnel des traitements) décrivant les contraintes dues à l'environnement (organisationnel, spatial et temporel).

Le modèle logique représente un choix logiciel pour le système d'information.

IV.1.1. Modèle conceptuel de communication

Le diagramme de contexte a pour but de représenter les flux d'informations entre l'organisation et les acteurs externes selon une représentation standard dans laquelle chaque objet porte un nom :

· Les flux d'information sont représentés par des flèches dont l'orientation désigne le sens du flux d'information.

4.2.2. Modèle conceptuel des données

Le modèle conceptuel des données (MCD) a pour but d'écrire de façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information. Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensible, permettant de décrire le système d'information à l'aide d'entités.

4.2.3. Entité association ou relation-type

Une relation (appelée aussi parfois association) représente les liens sémantiques qui peuvent exister entre plusieurs entités. Une classe de relation contient donc toutes les relations de même type (qui relient donc des entités appartenant à des mêmes classes d'entité).

4.2.4. Modele logique des données

4.2.5. Modele physique des données

CHAPITRE CINQUIEME : LA PROGRAMMATION

V.1. INTRODUCTION

La réalisation d'un programme est l'objectif capital de notre travail qui s'oriente vers l'informatique de gestion, cela a été prouvé par les besoins ressentis au cours de l'Analyse de la gestion de vente de la S.K.

La matérialisation du nouveau système par l'analyse organique prépare l'analyse d'un programme en facilitant la compréhension du langage par l'ordinateur afin d'obtenir les résultats voulus.

V.2. GENERALITES SUR LA PROGRAMMATION

La programmation est la codification des instructions indiquant les opérations que doit effectuer un ordinateur ou une machine électronique pour traiter des données.^26(*)

En programmation orientée objet, un programme est considéré comme un ensemble d'objets distincts, constitués eux-mêmes d'ensembles de structures de données et de routines (sous-programmes) intégrées. Chaque objet appartient à une classe qui définit les structures de données et les routines qu'il contient. Si, par exemple, on crée une classe nommée « cartable », l'objet « mon cartable » faisant partie de la classe « cartable » est appelée instance de « cartable ». Toute classe peut donc être utilisée comme variable dans ce type de programme, dont les objets ainsi définis interagissent.

La définition d'un objet passe par la création de sa classe. Une classe permet de construire des instances, c'est-à-dire des objets ayant chacun leur état propre (une copie des variables déclarées dans la classe), mais partageant le même comportement. Les objets peuvent communiquer par envoi de message à d'autres objets, et ne peuvent accéder directement qu'à leur propre état, c'est ce qu'on appelle l'encapsulation : pour connaître l'état d'un autre objet, ils doivent faire une requête à ce dernier. En outre, il existe un mécanisme d'héritage entre les classes. Ainsi, une classe peut posséder, en plus de ses propres variables et méthodes, celles définies dans d'autres classes. Ce principe très puissant permet d'éviter d'avoir à réécrire des portions de codes déjà existantes.^27(*)

V.3. CHOIX DU LANGAGE DE PROGRAMMATION

La programmation adoptée dépend souvent du type d'application que l'on souhaite développer, ce choix prenant en compte, suivant les cas, des critères de rapidité, de facilité de traitement du graphisme ou de calcul, etc. Il existe de nombreux types de programmation couramment employés, parmi lesquels on peut mentionner les programmations ascendante, descendante, linéaire, logique, modulaire, structurée et orientée objet.

Notre choix du langage de programmation est tombé sur le Visual Basic ; notre choix est tourné sur celui-ci suite au temps qui nous presse. Notre premier choix était le langage PHP-MySQL, qui devait nous permettre d'héberger notre base des données sur réseau Internet afin que les agents de la S.K puisse accéder aux informations de toute la société partout mêmes pas sans être au bureau.

C'est ainsi que nous avons conçu une base de données avec le Langage VBA (Visual Basic for Application) que nous avons utilisé avec le système de gestion des bases des données Microsoft Access dont le guide d'utilisateur est expliqué ci-dessous.

V.4. GUIDE D'UTILISATEUR

Comme prévu ci-haut, nous nous sommes décidé de créer une base des données qui pouvait fonctionner comme suit :

En cliquant sur l'icône d'exécution la première chose qui va apparaître est la partie qui demande l'autorisation d'accès. Dans notre base des données nous avons prévu qu'il y ait deux types d'utilisateurs : les invités qui entrent les noms d'utilisateurs Agent et les Administrateurs qui entrent le nom d'utilisateur Administrateur et chaque agent à son propre mot de passe mais les administrateurs ont un seul mot de passe.

Les utilisateurs agents ont accès à la saisie des entrées seulement ; les agents Administrateurs ont accès à tout dans la base des données, donc : la modification, la suppression, l'ajout et toute la mise à jour.

La seconde page qui apparaît c'est la page d'accueil qui affiche le message de bienvenu et le nom de la base des données ou du progiciel.

Dix secondes après, cette page d'accueille va se fermer puis notre logiciel va se lancer ; et il a les menus qui sont : Saisie des entrées, Mis à jour, Impression des Etats, Envoi du rapport, Paramètre de sécurité a différents menus dont nous pouvons citer :

- Le menu saisi des: contient les formulaires qui permettent la saisie des entrées dans la base des données, tel que : les entrées en stock, la saisie des ventes, la saisie d'un client. Le premier formulaire est la saisie des entrées en Stock qui se présent comme suit :

Ce formulaire, permet d'enregistrer les entrées en stock, ce formulaire est protégé par un mot de passe qui le protège contre les autres utilisateurs non concernés par ce formulaire.

Dans ce menu il y a un autre formulaire qui permet de faire le transfert de stock, ce formulaire permet de transférer la marchandise du dépôt vers le magasin, c'est à partir du stock que le dépôt va envoyer au magasin que le chef de service vente peut procéder aux ventes. Et le transfert est effectué tout uniquement par le chef de service dépôt. Après le transfert de la marchandise vers le service de vente, le chef de service dépôt imprime directement le rapport pour évaluation ultérieure. Avant que le formulaire de transfert s'affiche il y a un formulaire de sécurité demandant à entrer le mot de passe avant d'accéder au formulaire de transfert. Et ce formulaire se présente comme suit :

Après avoir saisi le mot de passe correct le formulaire de transfert marchandise va directement s'afficher. Une fois que vous parvenez à entrer un mot de passe incorrecte 3 fois, la base des données va directement se fermer. Si le mot de passe est correct le formulaire ci-dessous va apparaître :

Dans ce même menu après le formulaire de transfert marchandise il y a aussi le formulaire de la saisie des identités des clients, c'est un formulaire qui permet au chef de département vente de saisir les clients afin de connaître chaque fois quel est le client qui parvient à fréquenter chaque fois notre magasin pour l'achat, pour que la société puisse lui faire accord quelque réduction commerciale sur achat. Tous les formulaires sont protégés par mot de passe. Après avoir saisir le mot de passe correct le formulaire ci-dessous va apparaître.

Après le formulaire de saisie des clients, vient le formulaire de saisie de vente, ce formulaire va permettre aux agents vendeurs de déstocker la marchandise transférée par le chef de service dépôt ; c'est le formulaire principal du sujet qui gère les ventes. Ces ventes sont enregistrées à partir des facturiers déposés au service vente pour la compilation. Et ce formulaire se présente comme suit :

Le second menu c'est le menu qui gère les états de sortie, nous avons les menus de sortie il y a deux types d'états de sortie, les états de sortie pour la vente et les états de sortie pour le service de dépôt. Les états de sortie que nous avons prévu, impriment les rapports par date. Ces états de sortie ne sont pas sécurisés parce qu'ils ne portent pas atteinte à la sécurité des données, mais ils jouent le rôle que tous les agents de la société puissent connaître l'état d'avancement des opérations. Et ces formulaires se présentent comme suit :

L'avant dernier menu nous présente le formulaire qui va gérer les envois de rapport au bureau central de Bukavu, ce formulaire comporte des boutons qui permettent d'envoyer d'une manière automatique les ventes et tous les autres rapports se rapportant à la réception de la marchandise et la vente. Pour que le bureau central de Bukavu puisse prendre une décision.

Le rapport sera envoyé uniquement par le Chef de la succursale, le formulaire d'envoi de rapport est protégé par le mot de passe du chef de la succursale, ce rapport est envoyé en deux formats : le premier format est html, et le deuxième format est en Excel. Le format en html est envoyé pour permettre aux gestionnaires de la S.K. de constater seulement les différents rapports ; tandis que le rapport par fichier Excel, permet aux gestionnaires de rassembler tous les rapports envoyés par différentes succursales afin de produire différentes statistiques.

Le rapport de vente ou de réception marchandise est automatiquement joint dans le fichier Outlook Express, c'est un système de messagerie très puissant conçu par la Société Microsoft qui est en mesure de conserver les mails reçus sur Internet sur votre disque dur.

Le dernier formulaire c'est le formulaire de la gestion du paramètre de sécurité, c'est le formulaire dont chaque utilisateur de la base des données a droit pour changer son mot de passe et son Login s'il le veut, pour empêcher que tout celui qui tente de voler son mot de passe afin de compliquer les affaires.

CONCLUSION

Nous voici au terne de notre travail qui s'est étalé sur la Modélisation de la gestion de vente d'une Entreprise ayant plusieurs succursales. Il a été question dans ce travail de traiter les problèmes de la Société Kotecha sur les difficultés d'envoi de rapport de ses différentes succursales au Bureau central pour la prise de décision sur l'évolution de vente et la gestion de sa clientèle dans chaque succursale.

Nous sommes partis de l'hypothèse selon laquelle, la conception d'une base des données orientées réseau et la conception d'un projet d'installation du réseau Internet dans toutes ses succursales va parier à ces problèmes. Le bureau central de Bukavu sera au courant de la situation de toutes ses succursales sur l'évolution de vente du jour au jour. Et chaque succursale sera en mesure de gérer sa clientèle.

C'est dans ce cadre que nous avons subdivisé notre travail en 5 chapitres dont le premier a été consacré aux généralités sur la vente ; il a défini et démontré les différentes ventes qui existent dans le monde.

Le second chapitre a concerné la gestion de vente à la société Kotecha, il critiqué son système de vente et la gestion de sa clientèle.

Dans le troisième chapitre nous avons conçu un projet d'installation du réseau informatique dans toutes les succursales et le bureau central de Bukavu de la Société Kotecha.

Dans le quatrième chapitre nous avons conçu une application MERISE qui nous a permis d'avoir une idée sur la circulation des informations du système informatique que nous sommes entrain de concevoir. Les entités, les associations et les champs.

Le cinquième chapitre a été la réalisation ou la programmation de la base des données dans le langage Visual Basic for Application.

« Aucun logiciel n'est parfait » ainsi dit le principe dans le génie logiciel. Pour dire aucune oeuvre humaine n'est parfaite. Nous demanderions aux futurs chercheurs d'orienter ce sujet dans un autre Langage orienté réseau tel que le PHP-MySQL afin d'héberger la base des données sur réseau Internet pour que tout le monde puisse y accéder mêmes si on est pas au Bureau. Nous n'étions pas en mesure de le faire suite aux multiples raisons.

BIBLIOGRAPHIE

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TABLE DES MATIERES

* ² Chambre de commerce et d'industrie de Paris, direction des relations internationales de l'enseignement, Paris, 2008.

* ¹⁰ Chambre de commerce et d'industrie de Paris, direction des relations internationales de l'enseignement, Paris, 2008.

* ¹⁸ CUBAKA KIRIZA, Procédure de vente au sein de la Société Kotecha, TFC, inédit, 2008-2009, IG, ISP/BUKAVU

* ²⁰ M. KAMULETE, Elaboration et Evaluation des projets, Cours inédit, L1 IG, ISP/BUKAVU, 2008-2009.

* ²³ KASELE L., Conception d'un système d'information, cours, inédit, L1 IG, ISP/BUKAVU, 2008-2009.

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