5.2.3 La communication et le marketing sur le projet
En entreprise, la communication demeure un volet clé.
C'est autour de la communication que tous les autres aspects d'un projet
évoluent. Donc, dès notre arrivée au sein de
l'association, notre premier réflexe est tourné vers un planning
de contact pour mieux communiquer. La méthode de communication
adaptée est l'échange virtuel par le courrier électronique
et les appels téléphoniques. Le moyen le plus utilisé
reste le courrier. Du début jusqu'à ce qu'on ait fini la
première phase du projet quelques six cents mails ont été
adressés aux correspondants et partenaires. Rapides et réactifs,
les échanges électroniques nous ont permis de gagner du temps et
de traiter de façon rapide les questions relatives à l'avancement
du projet. Dans les cas de force majeur, nous nous sommes servi du
téléphone de l'association pour traiter des questions urgentes et
délicates. C'est aussi le lieu de souligner que les problèmes de
connexion au réseau Internet dans certains pays et les occupations de
certaines personnes ressources nous ont contraint à recourir à
tout genre de moyens de communication pour résoudre les
difficultés et continuer les activités.
Le scénario de communication élaboré est
une matrice des vases communicants dont la fonction est de rendre plus
performant le réseau d'échanges entre tous les membres pilotes
des actions.
La deuxième étape de la communication est
consacrée à la mise à jour de la page qui abrite la
rubrique « Label Afrique ». Ainsi pour permettre aux
collectivités de s'imprégner du projet, la page est remise
à jour avec une fiche d'inscription à télécharger
pour la sélection des villes candidates au label 2008. Et dans ce
même souci de visibilité, l'agenda complet est en ligne avec les
dates clés y compris les sites web communaux et municipaux
identifiés dans les différents pays cibles (voir figure
ci-dessous.). Il est inclus dans cette stratégie de communication une
programmation mensuelle d'envoi de mails à toutes les villes
participantes au programme à titre de rappel.
Figure 19 : Vue partielle des sites
web communaux sur le site Villes Internet France
De même, le questionnaire est en ligne et est
téléchargeable sur le site à partir de n'importe quel
poste. La petite innovation intervenue à ce niveau est que le même
questionnaire est disponible en papier auprès de nos correspondants. Il
s'agit d'un garde fou pour pallier aux éventuelles difficultés de
téléchargement par certaines collectivités qui
rencontreraient des problèmes de connexion car c'est fréquent en
Afrique. Pour coordonner tout ce programme, l'annuaire de tous les
correspondants est mis en ligne sur Google Map et sur le site.
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