Elaboration d'un mauel de procédure des cycles trésorerie et achat d'ECG

Conclusion

Nous avons présenté dans ce chapitre la démarche que nous allons adopter dans le cadre de l'élaboration du manuel de procédure de l'entreprise de construction générale. Cette démarche a mis en évidence les différents outils d'analyses et de collectes de données qui seront utilisés dans le cadre de nos travaux.

Conclusion de la première partie

Dans cette partie nous avons mis en évidence l'importance du manuel de procédures comme garantissant l'exécution des opérations et des tâches au sein d'une entreprise.

La formalisation des procédures trouve son intérêt dans le fait qu'elle permet d'améliorer la maîtrise des procédures d'achat et de trésorerie et l'amélioration de la communication au sein de l'entreprise.

Nous avons abordé également les aspects théoriques relatifs au contrôle interne du cycle d'achat et de trésorerie.

Sachant que la réalisation des objectifs de l'entreprise est en partie fonction de la qualité de son dispositifs de contrôle interne, nous avons jugé nécessaire de construire notre modèle d'analyse en tenant compte de l'évaluation du contrôle interne dans le but de détecter les anomalies concernant le processus de gestion des achats et de la trésorerie.

La seconde de notre étude sera consacrée à la conception du manuel de procédure de l'entreprise de construction générale.

DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE

XIEME PARTIE : CADRE PRAT

Introduction de la deuxième partie

Pour garantir leur compétitivité face aux évolutions technologiques et aux changements de l'environnement économique, les dirigeants de certaines entreprises mettent en place des outils de gestion efficaces. Ces outils qui sont à la fois opérationnels et pédagogiques permettent à l'entreprise de minimiser les risques opérationnels pouvant compromettre son bon fonctionnement.

Ainsi, dans le souci de rendre efficace leur gestion, les dirigeants des entreprises mettent en place des procédures de contrôle interne qui permettent de garantir la sécurité des actifs, la fiabilité des informations financières et la conformité aux lois et règlements.

Au regard de ce qui précède, il n'est pas étonnant de remarquer, au sein des organisations, un besoin croissant d'outil de gestion comme le manuel de procédures.

Les dirigeants de l'Entreprise de Construction Générale, ayant compris la nécessité de se doter de cet outil de gestion, nous ont sollicité pour son élaboration.

Nous allons dans cette partie, mettre en pratique les aspects théoriques abordés dans la première partie. Pour cela, nous présenterons dans le chapitre 4, l'Entreprise de Construction Générale dans son ensemble, après cela, nous décrirons les procédures existantes, puis nous les évaluerons avant de procéder à l'élaboration du manuel dans le chapitre 5. Dans le chapitre 6 nous aborderons la diffusion du manuel élaboré et nous ferons des recommandations.

Chapitre 4 : Présentation de l'Entreprise de Construction Générale (ECG)

La concurrence dans le secteur de la télécommunication a poussé les entreprises de ce secteur à mettre des moyens pour pouvoir tirer leur épingle de jeu. Parmi les moyens mis en oeuvre par ces dernières, nous avons les moyens commerciaux qui consistent en l'implantation des panneaux publicitaires, l'augmentation des points de ventes (kiosques, shop etc.). Cette situation s'impose aussi aux entreprises des autres secteurs.

Face à cette nécessité, les entreprises de ce secteur font recours aux entreprises de confection des panneaux publicitaires et des points de ventes. L'Entreprise de Construction Générale qui est spécialisée dans la conception des panneaux publicitaire et points de ventes, trouve dans ce constat sa raison d'être.

Nous allons dans ce présent chapitre aborder l'historique de l'entreprise, ses missions, les activités qui y sont menées et le fonctionnement de cette structure.

4.1. Historique, missions et activités de l'entreprise

L'entreprise de construction générale est une entreprise qui évolue dans le domaine de la construction métallique. Cette section présentera l'historique de l'entreprise ainsi que les missions et activités de celle-ci.

4.1.1. Historique de l'entreprise

L'entreprise de construction générale est un établissement privé doté d'une personnalité morale et d'une autonomie financière. Crée en 1984 et dirigé par SOMLARE Mamadou, l'entreprise fabriquait surtout les portes et fenêtres. L'intérêt pour les autres domaines viendra avec l'avènement du pari mutuel urbain qui lui commande des kiosques. Depuis, l'entreprise a su capitaliser son expérience qui lui vaut aujourd'hui la confiance de ses multiples partenaires et des distinctions. Sa clientèle est composée d'entreprises nationales et internationales. Parmi les entreprises nationales, nous avons les trois sociétés de téléphonie mobile (Zain, telecel, et telmob), Ecobank, Sonapost, Onatel et l'Etat. Sur le plan international, ECG a est en relation avec Zain Tchad, Zain Niger Sahelcom Niger, Ecobank Niger, Zain Congo, Zain Gabon, Zain Tanzanie et Ecobank Mali.

4.1.2. Missions et objectifs de l'entreprise

Les missions de l'entreprise de construction générale s'articulent autour de deux grands axes :

La première consiste à fournir des produits et services de qualité par un personnel de haut niveau aux sociétés de télécommunication, l'état et les entreprises des autres secteurs. La deuxième mission se trouve dans la formation des jeunes ouvriers à un métier de base comme la construction métallique.

L'entreprise à pour objectifs de réaliser un chiffre d'affaire de 500 millions à l'horizon 2015, devenir le fournisseur international des plus grandes sociétés de téléphonie mobile de la sous région et avoir des marchés dans les pays de l'Afrique du nord.

4.1.3. Les activités de l'entreprise

Les atouts de l'entreprise de construction générale résident dans la qualité irréprochable de ses conceptions et l'accessibilité des coûts de ses produits. De plus, grâce à son équipement très design et pratique, l'entreprise apporte un soin particulier à la personnalisation et à l'exclusivité de ses modèles pour chaque client. Les activités de l'entreprise sont les suivantes :

- la conception d'abris publics démontables en métal ou en polyester (kiosques, toilettes publiques et les guérites) ;

- la conception des panneaux publicitaires pour les sociétés ;

- la conception des présentoirs et des abriphones ;

- la conception des charpentes métalliques des grands bâtiments ;

- la réfection des peintures et des calligraphies des kiosques ;

- la conception des podiums pour les manifestations des sociétés ;

- la confection des tentes métalliques.

Grâce à ses atouts cités ci-dessus, le chiffre d'affaire de l'entreprise a eu une évolution extraordinaire de 2003 à 2005 et a baissé considérablement de 2006 à 2009. Cela est illustré dans la graphique suivant :

Figure 2: Evolution du chiffre d'affaires d'ECG de 2003 à 2009

Années

Chiffre d'affaires

120000000 100000000 80000000
60000000			Anneés Chifrre d'affaire
40000000 20000000 0
	1 2 3 4 5 6 7

Source : Nous même à partir des états financiers de l'entreprise de 2003 à 2009 4.2. L'organe de pilotage de l'entreprise

Dans le but de mieux comprendre la gestion et l'organisation de l'entreprise de construction générale, il est nécessaire de d'identifier son organe de gestion qui est essentiellement la direction générale.

4.2.1. La direction générale

La direction générale définit la politique générale de l'entreprise, élabore sa stratégie, assure sa mise en oeuvre et le suivi de son application pour l'atteinte des objectifs. Elle est composée du Directeur général, du chef de service commercial et le chef du service production qui est chargé de la gestion de la production dans l'usine.

Les missions du Directeur Général s'articulent autour des points suivants :

- fixer les objectifs généraux de l'entreprise ;

- superviser les activités de l'entreprise ;

- définir la stratégie générale et la vision de l'entreprise ; - la gestion administrative et financière de la société ;

- la définition de la culture de l'entreprise ;

- gérer les relations avec les partenaires.

Ses objectifs principaux sont les suivants :

- assurer l'atteinte des objectifs et la qualité des relations que l'entreprise entretient avec ses partenaires ;

- assurer la pérennité de l'entreprise

4.2.2. Organisation et fonctionnement de l'entreprise

L'organisation de l'entreprise de construction générale comprend les services suivants :

- le service comptable ;

- le secrétariat de direction ; - le service commercial ;

- le service production.

4.2.2.1. Le secrétariat de direction

Le secrétariat de direction est géré par une secrétaire qui à pour missions :

- d'assurer la communication dans l'entreprise ;

- de recevoir toutes les correspondances et les transmettre au Directeur Général ; - de la rédaction des correspondances que l'entreprise envoi à ses partenaires ;

- de participer à la constitution des dossiers « offres techniques et financières »

des marchés en collaboration avec le Directeur ;

- d'établir les factures pro formas et définitives des marchés publics.

4.2.2.2. Le service comptable

Ce service est chargé de la gestion des activités comptables de l'entreprise. Il est dirigé par le chef comptable et son assistant. Le chef comptable est chargé des tâches suivantes :

- la saisie des pièces comptables ;

- l'établissement des bulletins de salaire et le paiement des employés ;

- la gestion des biens et des équipements ;

- l'analyse et le lettrage des comptes fournisseurs et clients ;

- la gestion des comptes bancaires de l'entreprise ;

- le montage des déclarations fiscales et sociales ;

- la participation à l'inventaire des stocks ;

Son assistant à pour mission :

- d'imputer les pièces comptables ;

- de gérer le stock de marchandise ;

- d'établir les états de rapprochement bancaire ;

- d'établir les chèques pour les règlements ;

- de gérer les comptes fournisseurs ;

- de participer à la gestion des entrées et sorties en stocks ; - de gérer la caisse mini dépense.

4.2.2.3. Service commercial

Le Chef de service est chargé de toutes les activités commerciales de l'entreprise. Il est composé du chef de service et de son assistant. Les missions du chef de service commercial sont les suivants :

- contrôler les ventes journalières ;

- contrôler les stocks ;

- assurer la relance des clients ;

- établir les bons de transfert entre les différents magasins ; - contrôler les livraisons de marchandises.

L'assistant du chef de service commercial est chargé de la vente, des réceptions et les livraisons des marchandises.

Les chauffeurs quant à eux sont chargés de la livraison des marchandises chez les clients et de l'entretien des véhicules.

4.2.2.4. Le service production

Le service production est animé par le responsable fabrication qui a pour mission d'organiser la production en respectant les délais des clients et en minimisant les coûts. Ses tâches consistent à :

- définir les besoins en matières premières, en main d'oeuvre et en sous-traitance ; - affecter à chaque ressource (machine, homme) une charge de travail et des objectifs ;

- contrôler la qualité de la production et les quantités produites ;

- gérer les équipes de fabrication et favoriser le développement de leurs compétences ;

- maintenir le parc des machines en état ;

- optimiser l'organisation et l'outil de production en tenant compte des évolutions technologiques.

L'organisation de l'entreprise de construction générale est matérialisée par l'organigramme ci-dessous qui schématise les relations hiérarchiques entre les différents services de l'entreprise.

Figure 3: Organigramme de l'entreprise de construction générale

Source : Direction Générale de l'Entreprise de Construction Générale (ECG) de 2009
4.2.3. Fonctionnement de l'entreprise de Construction générale

Le fonctionnement de l'entreprise de construction générale est assez simple. Il est assuré par un personnel dynamique et à majorité jeune qui est recruté par tests et interviews. La nomination des agents est faite par le Directeur général en fonction de leur ancienneté et de leur expérience.

Sur le plan financier, l'entreprise finance les dépenses courantes par les ressources générées par ses activités et grâce aux apports de fonds du directeur général. Les investissements de l'entreprise son quant à eux financés par les emprunts bancaires.