Conclusion
Toute entreprise quelque soit sa taille à besoin des
procédures pour mieux assainir sa gestion. Le manuel de
procédures permet à l'entreprise d'optimiser ses
activités. Il est également un outil qui permet aux
opérationnels d'une entreprise de connaître facilement
l'exécution d'une tâche. Il sert aussi de référence
lors de la revue des procédures du contrôle interne pour s'assurer
que les procédures mise en place par l'entreprise sont
respectées. Son élaboration nécessite l'engagement de tout
le personnel de l'entreprise et une méthodologie rigoureuse. Cette
méthodologie fera l'objet du troisième chapitre.
Chapitre 3 : Méthodologie de la recherche
Après avoir présenté les cycles achats,
trésorerie et le manuel de procédures dans les deux premiers
chapitres, nous allons dans ce chapitre présenter la méthodologie
de recherche qui nous permettra de prendre connaissance de l'activité de
trésorerie et d'achat de l'entreprise étudiée et d'en
concevoir le manuel de procédures.
Cette démarche qui est inspirée de
différentes méthodes d'élaboration du manuel de
procédures et des bonnes pratiques, sera adaptée au processus de
gestion des achats et de la trésorerie de l'Entreprise de Construction
Générale (ECG). Nous allons dans ce chapitre, présenter le
modèle d'analyse dans un premier temps, nos aborderons les outils de
collecte et d'analyse des données nécessaires à
l'élaboration du manuel de procédures.
3.1. Modèle d'analyse
Notre modèle d'analyse est une simple
représentation schématique constituée de quatre phases et
de neuf étapes. Il est illustré à travers la figure
n°1.
Figure 1: Modèle d'analyse
Source : nous-mêmes
3.2. Outils de collecte des données
Notre objectif étant de recueillir le maximum
d'informations sur le fonctionnement et les procédures de gestion des
achats et de la trésorerie, la collecte des données se fera
auprès des différents responsables de l'entreprise. Nous le
ferons à travers l'analyse documentaire et les interviews.
3.2.1. Analyse documentaire
Nous allons étudier dans cette étape, la
documentation existante relative au service achat et trésorerie pour
identifier les différents concepts liés à son
activité et à son organigramme (organigramme, règlements
intérieur, les budgets, documents relatifs à leur
exécution, rapport d'activités, les états financiers ainsi
que tout autre document interne seront examinés). Nous parviendrons
à détecter les écarts à travers cette étape
et ferons des analyses et interprétations y afférentes.
3.2.2. Interviews
LEMANT (1995 : 181) définit l'interview (annexe 3)
comme étant un entretien avec une personne en vue de l'interroger sur
ses actes, ses idées, etc., et de divulguer la teneur de l'entretien
». L'interview est très importante pour une qualité des
informations spécifiques recherchées. En, effet les entretiens
sont très utiles pour la description des processus des achats et de la
trésorerie sous l'angle des risques et de son dispositif de
contrôle interne. Nous réaliserons dans notre travail un entretien
avec le responsable chargé de la trésorerie et celui
chargé des achats dans le but de rassembler leurs points de vue,
identifier les niveaux hiérarchiques, la façon dont les
contrôles sont conçus et effectués en pratique. Ces
personnes ressources sont le Directeur général et le chef
d'atelier.
3.3. Outils d'analyse des données
Les données ainsi collectées seront
analysées par le moyen de certains outils en vue d'une synthèse
générale de l'étude.
3.3.1. Flow-chart
Outil de description et de représentation des
activités de l'entreprise, le flow-chart (annexe
6, 7, 8, 9, 10, 11,
12, 13, 14,15) permettra de représenter physiquement la succession
des
phases des processus de gestion des achats et de la
trésorerie. Cette représentation fait apparaître les
intervenants, les tâches, les supports utilisés et les liaisons
entre les différentes phases. Selon RENARD (2010 : 351) « cette
méthode de schématisation remplace une longue description
»
3.3.2. Test de conformité
Les tests de conformité sont importants pour s'assurer
que les dispositifs de contrôle interne ont été
appliqués, ils permettent de remonter à la source en passant par
les phases intermédiaires. Pour ces tests nous nous attarderons sur les
flux les plus significatifs ou présentant les risques à forte
incidence.
3.3.3. Test de permanence
Le test de permanence permet de s'assurer que les
opérations sont toujours bien traitées conformément
à ce qui a été décrit lors des entretiens. Cet
outil vient compléter les descriptions obtenues lors des entretiens. Ces
tests se feront à l'aide d'un sondage.
3.3.4. Sondage
C'est un outil de validation. A travers l'examen du traitement
de certaines factures, des enregistrements comptables, nous pourrons
déterminer une caractéristique qu'il est possible d'extrapoler
à l'ensemble du processus. Le résultat obtenu ne donne qu'une
estimation plus ou moins précise qui se mesure à travers deux
indicateurs : le degré de confiance qui est le pourcentage de chance que
le résultat soit exact et la précision du résultat qui
représente l'intervalle dans lequel est compris le résultat.
Comme le mentionne LEMANT (1995 : 215), le sondage permet d'estimer ou de
vérifier des valeurs ou des proportions avec un coût et des
délais considérablement réduits.
3.3.5. Questionnaire de contrôle
interne
Selon MADERS & al (2006 : 56), le questionnaire (annexe 1)
est un outil de diagnostic qui à pour objectif de déterminer les
forces et faiblesses apparentes du système. Du fait de l'inexistence du
manuel de procédures dans l'entreprise de construction
générale, cet outil nous permettra de corroborer les
résultats de détection des forces et faiblesses des pratiques
actuelles du cycle de trésorerie. A cet effet il sera adressé
à tous les intervenants du cycle
trésorerie notamment le Directeur général,
le chef comptable et l'assistant du chef comptable.
3.3.6. Grille d'analyse des tâches
C'est un outil de diagnostic qui permet de déceler sans
erreurs possibles les manquements au principe de séparation des
tâches, d'analyser la charge de travail par agent, d'identifier sa
structuration et la manière dont elle est remplie (annexe 2). Selon
RENARD (2006 : 347), elle est la photographie à l'instant T de la
répartition du travail.
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