Gestion automatisée des approvisionnements des produits non vivriers dans une agence onusienne: cas du HCR Goma

INTRODUCTION

La nécessité du traitement automatique des données dans toute organisation qui aspire au développement au seuil du troisième millénaire n'est plus à rappeler.

Pour connaitre son mode de vie, il est utile que toute organisation soit analysée.

L'information est le sang de toute organisation sans la quelle cette dernière serait considérée comme un borgne. En ce sens : l'analyse du système d'information appuyé par l'usage de l'outil informatique s'avère indispensable dans les travaux pratiques quelque soit le secteur d'intervention.

Cet outil facilite le traitement d'opération grâce à des programmes enregistrés,

« L'information conditionne aujourd'hui la survie de l'entreprise, de même qu'elle est un facteur vital de sa croissance et de son développement »^1(*)

Notre étude à pour objet l'amélioration de la gestion des approvisionnements des produits non vivriers dans une agence onusienne.

Il s'agit de l'automatisation des opérations relatives aux approvisionnements.

Le système que nous utilisons dans le cadre de notre travail part d'un constat amer de la non maîtrise de tous les documents relatifs à la fonction « approvisionnement » en dépit de l'existence de l'intranet au sein de cette organisation onusienne. Nous sommes convaincus que l'étude de l'information ainsi que l'automatisation des différentes taches relatives aux approvisionnements en est une solution.

0 .1 PROBLEMATIQUE

La nécessité d'une connaissance chiffrée, précise et sure se fait de plus en plus sentir pour le plan de développement national.^2(*) L'organisation du monde moderne étant considérée comme la cellule de base de la vie économique doit se doter des outils indispensables à la prise de décision.

En effet, le H C R une grande agence onusienne possède à son sein des outils nécessaires à la prise de décision par le biais de son intranet. Des rapports périodiques des différentes activités sortent sans aucune difficulté La recherche de données devient donc une tache facile pour cette organisation, évidemment, dans le canal de son intranet.

Ce pendant, certaines taches relatives à la fonction « approvisionnement » restent jusque là oubliées ; alors que d'importante masse de données y sont effectivement courantes.

La lenteur dans cette fonction pour sortir un quelconque document ainsi la recherche deviennent tache fastidieuse.

Par ailleurs, le temps dans une organisation étant l'une des ressources rares ^3(*) Le HCR devrait optimiser cette ressource ; ce qui amènerait cette agence à une réussite maximale.

Les statistiques des approvisionnements sortent dans un logiciel difficile à interroger et à manu piler d'une manière automatique.

Ainsi notre travail se propose de répondre aux questions suivantes :

1° Est - il possible de mettre en place un système d'information pour une prise de décision rationnelle ?

2° Y a-t-il moyen d'effectuer la recherche d'un quelconque document dans le système ?

3° peut-on sortir dans un temps record toutes les informations internes à l'agence Onusienne « HCR » et relatives aux approvisionnements tels que :

- Les statistiques des produits approvisionnés

- Bon d'achat

- Bon de réception

- bon de distribution

Partant de ces quelques préoccupations, nous nous sommes posés la question de savoir s'il est possible de mettre en place un système d'information appuyé par un. progiciel afin de permettre au système de pilotage du HCR une prise de décision sur base des informations fiables et précises progiciel afin de permettre au système de pilotage du HCR une prise de décision sur base des informations fiables et précises 

0 2 HYPOTHESES

Une hypothèse est une suite de réponse provisoire que tout chercheur propose à une question posée et qui sera confirmée où confirmée à la longue durant les recherches ^4(*)

En effet, Louis de Broglie écrivait « une machine à calculer peut communiquer à ses utilisateurs les résultats de ce calcul c'est-à-dire de l'information »^5(*)

Eu égard à la problématique, nous avons formulé les hypothèses suivantes :

ü Il serait possible de mettre en place un système d'information pour une prise de décision rationnelle.

ü L'automatisation de la gestion des approvisionnements serait le moyen facile d'effectuer la recherche rapide d'une information.

ü La conception d'une base de données permettrait de sortir dans un temps record toutes les informations liées aux approvisionnements.

0.3. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Le choix de notre sujet n'est pas un fait du hasard mais nous avons voulu jeter un regard sur l'état de la gestion des approvisionnements des produits non vivriers au sein du HCR.

Ainsi, le choix de ce sujet se situe à deux niveaux.

1. Sur le plan scientifique

Il est considéré comme une source d'informations pour les chercheurs dans les domaines des approvisionnements.

Sur le plan pratique

C'est un outil indispensable à la prise de décision par de sommet stratégique du HCR de la fonction «  Approvisionnement ». Il va non seulement améliorer et simplifier les calculs mais encore et surtout faciliter la recherche des données et ainsi donc le temps pourra être optimisé.

* ¹ GM. GEOFREY et al : Gestion des entreprises : Guide à l'usage des chefs de PME ,BIT ;Genève 1982,P136

* ² Kambale Haliposo Jacques : Automatisation des statistiques agricoles des produits vivriers (cas de l'inspection provinciale de l'Agriculture et d'élevage du Nord-kivu TFC inédit ISIG Goma 2003-2004

* ³ Kasuku kalaba , cours de planification et Gestion des projet, I S I G Goma, 2002-2003

* ⁴ Kisangani endenda , cours de méthode de travail scientifique, UNIGOM 2006-2007

* ⁵ Ainsi naquit l'informatique P 26