Outsourcing fonction comptable

§ 3.Cas3 : Reprise du dossier d'un confrère

Le troisième cas est un distributeur de taille plus modeste (quelques dizaines de points de vente) dont le modèle de développement est basé sur l'ouverture de magasins situés en centre ville ou en galerie commerciale. Il s'agit d'un cas particulier d'externalisation car, dès le démarrage de l'entreprise, les dirigeants avaient fait le choix de confier la comptabilité à un prestataire externe afin de ne garder qu'un directeur financier assurant également la fonction de contrôleur de gestion. Au départ, il s'agissait d'une sous-traitance classique réalisée par un expert comptable. Toutefois, le champ de mission dépassait celui de la simple tenue de comptabilité puisque celle-ci était élargie à la production d'outils de pilotage.

La prestation fournie initialement n'ayant pas été jugée satisfaisante par le client, celui-ci a décidé de recourir à un autre prestataire qui devait s'engager à suivre la croissance de son client, c'est-à-dire mettre les moyens humains et matériels à disposition de l'entreprise selon son rythme de croissance.

La mise à disposition d'outils de pilotage se traduit pour le client par une liaison directe avec les infrastructures informatiques du prestataire pour assurer la consultation de l'ensemble de l'information comptable et de gestion, le prestataire étant propriétaire des moyens informatiques installés chez le client.

Le suivi de la prestation est assuré par un comité de pilotage qui se réunit trimestriellement. La particularité de ce dossier d'externalisation tient dans le périmètre de la prestation externalisée qui est très large : fournir, en plus de la prestation comptable, les outils de gestion. La distinction avec une tenue de comptabilité traditionnellement réalisée par un expert comptable est la taille du dossier mais surtout un paramétrage fait en collaboration avec le client et non pas seulement par le cabinet d'expertise comptable pour répondre à ses seules contraintes.

§ 4.Cas4 : Reprise du dossier d'un prestataire exerçant illégalement la profession d'expert comptable

Le dernier cas est celui d'une SEM (Société d'Economie Mixte) qui exploite des parkings et réalise des aménagements urbains. La Caisse des Dépôts et Consignation proposait aux SEM, l'intermédiaire d'une filiale (la SCET), la réalisation de prestations comptables au mépris du par monopole des experts comptables. Cette situation était de moins ne moins tenable l'Etat se désengageant progressivement de ces structures ; une solution alternative devait titre trouvée.

La culture comptable, voire la culture de l'organisation, étant une culture d'externalisation, auprès d'un expert comptable était donc la seule solution pour répondre aux attentes de cette SEM. Le choix des prestataires dans un environnement public s'est bien entendu fait au moyen d'un appel d'offres. Le premier appel d'offres reprenait les modalités de la prestation qui était réalisée par la SCET, c'est-à-dire la tenue de la comptabilité mais aussi la mise à disposition d'un directeur et la gestion des moyens de paiement. Le prestataire a recherché des solutions avec des banquiers travaillant habituellement avec les collectivités territoriales. Aucune solution conforme aux normes professionnelles n'a été trouvée. Compte tenu de cette formulation, aucune réponse à l'appel d'offres n'a été obtenue. Des contacts ont été pris avec les responsables de la SEM afin qu'un nouvel appel d'offres conforme aux normes professionnelles des experts comptables soit lancé. Une fois le contrat obtenu, des difficultés majeures sont apparues en particulier pour ce qui est de la transmission d'information entre l'ancien et le nouveau prestataire (obtention des balances). Les normes professionnelles doivent permettre d'éviter ces difficultés mais l'ancien prestataire n'étant pas une société d'expertise comptable, il n'y était pas soumis. Compte tenu des spécificités du secteur (public), un effort important de prise de connaissance du dossier par le prestataire a été réalisé. L'application informatique de la SEM est utilisée par le prestataire. Sur 20 postes, 2 sont chez le prestataire. Après un démarrage difficile, la satisfaction du client s'est traduite par l'attribution de la tenue de la comptabilité d'une filiale au cabinet prestataire.

	Cas 1	Cas 2	Cas 3	Cas 4
Secteur	Distribution	Hôtellerie	Distribution	Aménagement urbain
Effectif du client	+10.000	+10.000	120	40
Périmètre de l'externalisation	Partiel d'autres prestataires interviennent sur d'autres zones géographiques	Partiel d'autres prestataires interviennent sur d'autres zones géographiques	Total	Total
Fonctions externalisées analysées	Comptabilité - reporting	Comptabilité- reporting	Comptabilité- reporting-outil de pilotage	Comptabilité
Effectifs dédiés	53 etp	50 etp	2 ,35 etp	1 ,5 etp
Difficultés ordinaires de l'ancien « prestataire » du client	Oui	Non	Non	Oui
Transferts (caractéristique essentielle de l'externalisation)	80 personnes (suite à un changement de sites quelques années après l'initiation du contrat, il ya eu de nombreux départs)	3 personnes transférées (problème de changement de site)	Différence avec un dossier d'expertise classique : Paramétrage du dossier pour répondre aux attentes du client, mise en place de liaisons (avec la banque) et effectif dédié .Différence aussi avec la durée du contrat	Application informatique
Système d'information utilisé	Celui du client	Celui du client	Celui du prestataire	Celui du client
Initiation	Appel d'offres	Appel d'offres	Appel d'offres	Appel d'offres
Contrat	3 ans tacite reconduction	3 ans reconductibles par période de 3 années	3 ans reconductibles par période de 2 années	3 ans normalement renouvellement par appel d'offre
Intérêts du cas	Relation tripartite	Deux méthodes de gestion (orientation fonction et orientation dossiers) A aussi accompagné le développement	Accompagne ment d'une société en développeme nt Comparaison avec les méthodes de travail d'autres cabinets	Le cas des SEM avec historiquement des prestations proposées par la CDC

Tableau 2 : Synthèse des cas