L'informatisation de la gestion des ressources humaines: atouts et limites

A- La communication

L'information est essentielle dans toute organisation ; ainsi une communication saine s'avère essentielle à l'intérieur des équipes de travail et permet aux individus de gérer l'information et d'entretenir de bonnes relations. Cette information peut prendre diverses formes : écrite, audiovisuelle, électronique, verbale ou informelle...

La relation avec les collaborateurs s'améliore parce que les moyens de communication sont plus précis et plus productifs grâce aux outils informatiques. La maîtrise des opérations grâce aux banques de données et aux systèmes d'information permet un contrôle et une réactivité en temps réel grâce aux différentes formes que peut prendre l'information traitée (listes, graphiques, matrices, organigrammes...).

En effet, l'informatique est le support le plus utilisé pour offrir de l'information quantitative et qualitative. Elle collecte, trie, interprète des faits en codant et en décodant à une vitesse extrêmement rapide en fournissant à (et sur) l'environnement (interne et externe) au fur et à mesure des besoins. Grâce à ces logiciels, elle peut offrir dans le domaine de la communication, la gestion des réunions, la gestion de l'information et la gestion de l'enregistrement des données. Ces aptitudes sont corroborées par les exemples ci-après^25(*) :

Ø la compagnie Intel met à la disposition de ses employés des terminaux qui sont accessibles partout dans l'entreprise afin que les employés puissent s'informer concernant leurs vacances, leurs avantages sociaux et les possibilités d'emplois dans l'entreprise ;

Ø le directeur des ressources humaines d'une multinationale peut en temps réel depuis son bureau par une requête obtenir un tableau des effectifs des principales structures de la société ou consulter la rémunération moyenne d'une catégorie de personnel d'une filiale.

B- Les relations de travail et le leadership

Les relations de travail peuvent être formelles ou informelles. Aussi il ne peut y avoir de véritable leadership et progrès dans une organisation s'il n' y a pas de contact entre les différents membres à tous les niveaux de la hiérarchie.

Il existe de nombreux logiciels avec des applications telles l'évaluation du style de leadership et la formation de leaders. Il existe également des programmes disponibles pour :

- assurer le suivi des griefs ;

- surveiller l'application des conventions collectives et en particulier des mesures disciplinaires ;

- former les négociateurs grâce à des simulations informatisées.

Les exemples ci-après attestent de l'implication des logiciels dans les activités de direction ou de gouvernance^26(*) :

Ø Thoughware's Management Diagnosis Series aide à préciser les habiletés de gestion et le style de relations interpersonnelles des gestionnaires. Il contient un programme enseignant à ceux-ci à diriger du personnel, à le motiver, à lui fixer des buts, à gérer le temps et le stress, ainsi qu'à mener efficacement des réunions ;

Ø Acumen Series from Human Synergetic combine une auto évaluation et une rétroaction de groupe par rapport à certaines dimensions telles que les habiletés touchant la résolution de problèmes, le leadership, la résolution des conflits et la formation d'équipes ;

Ø Dimensions of Leadership fournit un diagnostic sur différentes fonctions de la Gestion des Ressources Humaines.

Le logiciel facilite l'échange au sein d'une organisation et fait gagner du temps. Ainsi dans certaines entreprises^27(*), pour des congés payés ou des remboursements de frais, le salarié fait sa demande sur écran (le système vérifiant en temps réel ses droits et le bon respect des règles internes) dans un échange interactif avec le système. Ensuite la demande est automatiquement acheminée sous forme électronique vers son responsable hiérarchique pour acceptation ou refus, ou acheminée au niveau supérieur pour avis.

Paragraphe 2- Les atouts des logiciels dans d'autres activités de la Gestion des Ressources Humaines

Les logiciels existent également pour la gestion du temps (A), de l'absentéisme (B), de la santé et de la sécurité au travail (C).

* ²⁵ S. L. DOLAN et COLL. Op. cit.

* ²⁶ S. L. DOLAN et COLL., Op. cit.

* ²⁷ J. M. PERETTI et COLL. , Tous DRH, op. cit.