Essai d'analyse de la fonction achats, achat d'un produit sidérurgique

3.3. MÉTHODE D'ÉVALUATION ET DE SÉLECTION

Dans un système de sélection de fournisseurs, il s'agit de faire entre les fournisseurs potentiels une première élimination, dévaluer les fournisseurs restant en lice, et enfin de sélectionner le ou les meilleurs fournisseurs selon l'objectif visé.

Cette phase suppose qu'une recherche d'informations préalable ou simultanée soit menée, s'appuyant sur les sources déjà présentées, ou sur les résultats d'une étude de marché - achat, de demande de prix ou d'appels d'offres.

L'ensemble de la démarche est illustré par la figure suivante :

Figure n° 13 : Processus d'évaluation et de sélection des fournisseurs.

Segment d'achat

Différenciation

Politiques d'achat

(priorité)

Choix des critères

Appel d'offres

Critères éliminatoires

Homologation

Suivi fournisseurs

internes

Cotation

Présélection

Audits externes

Sélection définitive

Contrat

Avis de confrères

Source : BRUEL O., Op.Cit, page131.

3.3.1. PHASE 1 : première élimination

Elle est nécessaire essentiellement pour des raisons de coût, puisque le coût varie de façon exponentielle avec le nombre de fournisseurs à évaluer (temps passé pour trouver les informations et l'évaluation).

Cette première élimination consiste à définir les critères retenus pour l'achat concerné ceux qui apparaissent comme fondamentaux. Cette liste doit être établie avant la réception des offres, simultanément si possible à la préparation de l'offre. Sont exclus les fournisseurs potentiels qui ne satisfont pas aux critères de base, ou n'ont pas apporté de réponse complète à l'appel d'offres.

Il y a des entreprises ou il existe un système d'homologation fournisseurs (ceux qui ont les mêmes caractéristiques et offres : c'est-à-dire ceux qui sont équivalents) et ceux n'ayant pas encore reçu d'agrément (reconnaissance officielle), sont automatiquement éliminés par un processus de sélection des fournisseurs potentiels.

3.3.2. PHASE 2 : évaluation des fournisseurs pré - sélectionnés

Il s'agit de juger un ensemble de fournisseurs par rapport à un ensemble de critères, ce qui oriente vers une analyse multicritère.

Une telle analyse permet d'aboutir à un classement de fournisseurs que l'entreprise acheteuse peut utiliser, soit en sélectionnant le meilleur pour un achat stratégique important, soit en dégageant le sous-ensemble des bons fournisseurs dans le cas d'une politique de répartition de l'approvisionnement entre plusieurs sources.

Ainsi, l'entreprise acheteuse doit choisir son marché, ce choix passe par exemple, par une segmentation du marché de l'offre.

3.3.2.1. Définition de la segmentation

« La segmentation du marché consiste à découper le marché fournisseur en sous-ensembles homogènes sur lesquels il est possible de définir une stratégie dans une perspective concurrentielle »^29(*).

3.3.2.2. La démarche

Par opposition à la classification des achats qui porte sur des secteurs d'activité et s'appuie sur une logique industrielle, la segmentation du marché est un découpage qui porte sur des fournisseurs et repose sur une logique marché.

La segmentation du marché doit permettre de choisir un ou plusieurs sous-groupes correspondant aux mieux aux compétences de l'entreprise acheteuse.

Elle repose donc sur la propension des fournisseurs à accepter l'offre d'achat.

Pour obtenir ces sous-ensembles homogènes, il convient de regrouper un maximum de fournisseurs aussi semblables que possibles dans des catégories aussi différentes que possibles.

Le découpage du marché fournisseurs consiste à choisir des critères pertinents par rapport aux besoins de l'entreprise.

Les critères pertinents sont présentés comme suit :

- par taille,

- par famille,

- par métier (électronique, aéronautique),

- par process (maîtrise des procédés de fabrication),

- par localisation géographique,

- par pouvoir d'investissement,

- etc.

La démarche est alors la suivante :

Définir les objectifs en termes de :

- Sécurité, confidentialité ;

- Motivation des fournisseurs pour ce type de produit (activité, part de marché, diversité...) ;

- Niveau de qualité ;

- Coût ;

- Sécurité d'approvisionnement ;

- Sécurité financière ;

- Autres.

Choisir un type de segmentation, par exemple par métiers, mais cette étape nécessite une bonne expérience sur le terrain.

Vérifier l'homogénéité des segments de marché en effectuant un pré - ciblage avec l'aide par exemple d'organismes professionnels.

Choisir un marché en déterminant les axes de progrès et d'investissement pour amener le ou les fournisseurs au standard, c'est-à-dire qu'ils doivent satisfaire un besoin minimum acceptable.

Consulter le marché choisi selon les techniques habituelles.

Les quatre premières étapes se formalisent à partir de la matrice suivante :

Tableau n° IV : Les critères de segmentation du marché fournisseurs.

Critères pertinents Marché fournisseurs	Critère 1	Critère 2	Critère 3	Critère 4	Critère 5
Marché 1
Marché 2
Marché 3
Marché 4

Source : PERROTIN P., Op.Cit, page 174.

Une notation (par exemple de 0 à 5) doit être déterminée par consensus au cours de réunion avec les partenaires de l'entreprise, après détermination en commun d'une échelle de valeur. Cette notation permet de vérifier l'homogénéité de chaque marché.

3.3.2.3. Le pré - ciblage

Avant d'effectuer un appel d'offres, l'entreprise doit présélectionner ou pré - cibler les fournisseurs répondant à un minimum de critères.

Ce pré - ciblage des fournisseurs selon des critères déterminés est présenté dans la figure n° 14 comme suit :

Figure n° 14 : Principe du pré-ciblage.

50 fournisseurs répertoriés (par exemple)

6 fournisseurs préciblés (par exemple)

3 fournisseurs à consulter (par exemple)

Source : PERROTIN P., Op.Cit, page 176.

Les critères de présélection peuvent utilement être récapitulés dans un tableau qui peut être complété après retour des questionnaires renseignés.

L'acheteur peut mettre en place par exemple le système de notation suivant :

++ Pour une condition fortement remplie.

+ Pour une condition remplie.

- Pour une condition mal remplie.

-- Pour une condition nom remplie.

Et faire la somme algébrique.

Tableau n° V : Dépouillement du pré-ciblage.

Critères de choix	Fournisseurs
	F 1	F 2	F 3	F 4	F 5	F 6
Éloignement géographique	+	+	+	--	+	+
Entreprise déjà connue par l'acheteur	+	-	-	++	+	-
Entreprise faisant plus de 30 % de son chiffre d'affaires avec le produit	++	+	-	--	++	++
Références clients	++	++	+	-	+	++
Technicité de l'entreprise	++	+	-	+	-	+
Assurance qualité	+	-	+	+	-	+
Santé financière	-	+	+	-	--	+
TOTAL ALGEBRIQUE	+8	+4	+1	-1	+1	+7

Source : PERROTIN P., Op.Cit, page 177.

Les fournisseurs à consulter selon le résultat algébrique sont : F1, F2 et F6.

3.3.2.4. La répartition des responsabilité 

Au sein de l'entreprise cliente, une équipe est constituée et doit prendre en charge l'ensemble de la procédure de notation des fournisseurs. Elle doit être constituée par toutes les parties prenantes de l'achat concerné (techniciens utilisateurs, qualiticiens, acheteurs), et peut faire appel au besoin à des experts.

Il y a ainsi beaucoup plus de chance que :

- Les critères choisis couvrent l'ensemble des points importants ;

- Les notations sur chaque point soient les plus objectives possibles ;

- L'appréciation globale par fournisseur soit la meilleure synthèse d'un grand nombre de critères différents et hétérogènes.

Dans cette équipe, le service achats est une partie permanente, car c'est bien lui qui engage son entreprise. De plus, il est le mieux placé pour pondérer certains critères et noter les fournisseurs.

* ²⁹ R.PERROTIN, Op.Cit, page 172.