Gestion des crédits et encaissements documentaires à l'importation: techniques, analyses et perspectives à AMEN BANK

III. Procéder à l'émission de l'instrument documentaire bancaire

Le dossier reçu de l'agence comprend :

- la facture proforma

- la situation des engagements en dinars à la date d'autorisation

- la demande d'ouverture du crédit documentaire signée par le client

- la fiche de renseignement comportant la signature du chef d'agence et du chef de zone

Conformément à la réglementation des changes et du commerce extérieur, les spécialistes documentaires s'assurent que le titre d'importation est bien domicilié aux guichets de la banque.

Il est important de savoir que l'existence de deux éléments est requise pour l'émission d'un crédit documentaire :

ü le correspondant étranger auprès duquel le crédit sera émis ; le spécialiste documentaire n'est pas censé connaître tous les correspondants de la monnaie du crédit ainsi que l'état des comptes Nostro dans les livres de ces derniers. C'est pourquoi, avant l'ouverture du dossier, il aura recours au service « Correspondent Banking », qui seul est à même de choisir le correspondant idéal selon les contraintes et les opportunités du moment.

ü La trace administrative de l'opération c'est-à-dire l'ouverture d'un dossier comportant un numéro de référence à l'image même du crédit.

Les informations suivantes : nature du crédit, date d'ouverture du dossier, montant & devise, bénéficiaire et sa domiciliation bancaire, références de la domiciliation du TCE, y sont indiquées et participent pour quelques unes (mode de réalisation, devise et numéro d'ordre) à la détermination du N/Réf. Précisons que ce dernier devra être quotté dans toutes les correspondances avec les autres intervenants et figurer sur tous les documents requis pour la réalisation du crédit. En outre, il permettra à la banque de suivre de façon efficace l'évolution du crédit.

La procédure décrite ci-dessus aboutira à l'émission du crédit par un message testé ( càd authentifié ) Swift au format MT 700^72(*) - émission d'un crédit documentaire ( Issue of a documentary credit) . C'est au service Swift qu'il revient d'émettre ce support documentaire bancaire. Bien entendu, il ne saurait le faire sans avoir reçu des spécialistes documentaires ce qu'on appelle la Hard Copy c'est-à-dire un ordre d'émission sur lequel les rubriques (Fields) du Swift sont dument renseignées. Une fois le message transmis et l'ISN (Identifical Sequential Number) obtenu, un exemplaire original est adressé par la banque au client (preuve de l'exécution des instructions) tandis que la copie (ACK) est conservée pour laisser dans le dossier administratif l'empreinte de la transmission du Swift).

In fine, il est bon de noter que le crédit documentaire ne sera effectivement ouvert qu'après l'émission du message et la saisie informatique des données s'y referant aux fins de contrôle des procédures de la part des directions de l'organisation et du contrôle de gestion.

Cette saisie permet en outre au système informatique de comptabiliser l'opération d'ouverture en débitant le sous compte du client (un compte fictif) et en créditant le compte risque de son agence.

* ⁷² Voir modèle en Annexe 4