B. Les obstacles
à la réussite d'une communication
événementielle
D'un point de vue externe, l'événement peut
rencontrer certains obstacles tels que la présence
d'événements plus médiatisés, se déroulant
sur une même période et freinant l'effet espéré dans
les médias ou étouffer le projet même. Lors de notre
projet, nous avions dû faire face au « mouvement social des
gilets jaunes », ayant débuté en octobre dernier et qui
a donné lieu à de nombreuses manifestations et rassemblement dans
le cadre de revendications fiscales, sociales et politiques. De nombreux axes
de circulations étant bloqués, cela a affecté notre
projet, empêchant des bénévoles de participer à
celui-ci.
De plus, la météorologie peut, également,
heurter le déroulement de l'événement. En effet, dans le
cadre d'un événement organisé en extérieur, un
temps pluvieux, neigeux peut empêcher ou dissuader les participants
à se déplacer et à participer à
l'événement. Par exemple, lors de la « journée
ramassage et collecte des déchets dans la forêt de Fontainebleau
», organisé par la ville de Fontainebleau, un mauvais temps peut
impacter les effectifs de bénévoles participant à cette
manifestation.
Ainsi, les objectifs fixés pour une telle action ne
peuvent être obtenus et le but même de la communication
événementielle ne peut être atteint. Cela induit une
préparation et une évaluation, au préalable, des obstacles
éventuels afin de les prévenir ou de les gérer au mieux.
D'un point de vue interne, l'organisation d'un
événement peut être confronté à une
législation précise pouvant heurter l'atteinte des objectifs de
la communication mais aussi la réussite de l'événement,
comme le fait d'établir une déclaration auprès de la
Mairie, d'obtenir une autorisation de la commune ou encore d'être
assuré. En effet, dans le cadre d'un événement,
l'organisateur doit contracter une autorisation de
responsabilitéì civile ainsi qu'une assurance pour les
différents biens matériels mis en oeuvre pour cet
événement. De plus, ce dernier prétend une logistique
conséquente qui peut rendre difficile la mise en place de la
manifestation ou son bon déroulement, nécessitant de garantir la
sécurité des participants et prévenir au maximum les
risques et dangers. L'organisme responsable du projet doit donc mettre en
oeuvre des dispositions spécifiques.
Prenons comme exemple notre manifestation, en effet, nous
étions tenu de fournir le matériel nécessaire afin de
prévenir les risques générés par les
activités de collecte et de tri des déchets qui sont relativement
nombreux, tels que les risques liés à la dangerosité du
déchet (biologique et chimique), aux procédés de tri mis
en oeuvre (opérations manuelles)... Préalablement, nous avions
donc conseillé aux participants d'apporter leur propre matériel
ainsi que de prévoir une tenue adaptée aux conditions climatiques
pour un travail en extérieur. De plus, des équipements de
protection individuelle ont été mis à la disposition des
bénévoles : gilets jaunes, gants de manutention, sac poubelles
résistants...
Enfin, l'organisation de l'événement peut
être conforté à des difficultés liés à
la communication, aux informations communiquées. En effet, une mauvaise
communication entre les membres internes ou externes à l'entité
peut freiner la bonne réalisation du projet. Un manque de dialogue,
informations incohérentes ou confuses entre les différents
acteurs peuvent constituer des obstacles à ce projet (problèmes
de logistiques, tâches non achevées...). En effet, lors de notre
projet, nous avions été confronté à des
problèmes au niveau de la logistique (sacs poubelles non conformes,
stock insuffisant de gants, sacs...) due à un manque de
communication.
Afin de faire face à ces difficultés
potentielles, il faut, comme abordé précédemment,
nécessairement mettre en place une bonne communication, interne et
externe, entre les membres du projet, sur l'organisation du travail ou de
l'événement, tout au long du processus.
Cela implique un management au sein de l'organisation,
à proprement parlé. La communication interne est un outil qui
permet de transmettre l'information, exposer les résultats, motiver les
intervenants, rassembler les acteurs autour d'un même projet.
Celle-ci doit être conforme à un plan de
communication avec des informations claires et structurées, pouvant se
faire par écrit, sous forme d'affichage, par oral, réunions,
entretiens ou encore par voie électronique tels que les mails. Dans le
cadre de l'organisation de notre événement, nous étions en
relation, de manière constante, avec les responsables du projet et les
différents acteurs. Cela s'est donc traduit par des échanges lors
de réunions, appels téléphoniques et mails. (Cf. Annexe
7)
De plus, pour prévenir les obstacles, l'organisme doit
se préparer et anticipez les risques, prévoir les
scénarios de communication.
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