III. Établir une communication efficace pour
véhiculer une image positive
A. Qu'est-ce qu'une
bonne communication ?
Comme vu précédemment, la communication
évènementielle est un outil de communication utiliseì par
une organisation, dans le but d'organiser un évènement. Celle-ci
doit donc répondre à des objectifs précis et s'inscrire
dans la stratégie globale de l'organisation.
Une bonne communication événementielle serait
donc due à la réussite même de cet événement
et l'atteinte des objectifs fixés pour celui-ci.
La réussite de l'évènement
découle, tout d'abord, de la conformité de ce dernier avec les
objectifs propres à l'organisation. En effet, il doit donc permettre
à l'acteur qui l'organise, le met en place, de tirer un
« avantage », lucratif ou non ou simplement répondre
à un besoin. Celui-ci peut être établi dans le cadre d'une
stratégie de promotion, communication, notoriété, ou
encore réseautage. Par exemple, l'entreprise ou organisme peut jouer sur
l'événementiel pour donner plus d'impact à son message.Un
événement réussi peut, de plus, affecter positivement
l'image de l'organisation et véhiculer certaines valeurs.Une
collectivité territoriale peut ainsi faire passer un message quant au
respect de son territoire.
La réussite de l'événement repose, aussi,
sur le déroulé de celui-ci et de sa bonne organisation. Le lieu,
la mise en place, les équipements... tout doit être
déterminé et orchestré de façon précise pour
correspondre aux attentes des participants et prévenir les
aléas.
Ensuite, comme abordé précédemment, pour
mesurer une bonne communication événementielle, il est important
de déterminer si les objectifs fixés ont été
atteints. On peut, pour cela, voir s'il y a une relative amélioration de
l'image et notoriété de l'organisation auprès de la cible,
feed-back positif dans les différents médias ou encore une hausse
de la vente de produits ou services après l'événement.
Dans le cadre de notre projet, nous avons pu observer un
retour relativement important sur les réseaux sociaux, tels que des
remerciements de la part des participants ou personnes n'ayant pu être
présentd'avoir lancé cette initiative et d'offrir un cadre
à ce type d'actions ou encore des articles de presses témoignant
de la réussite du projet. (Cf. Annexe 5, 6)
De plus, une bonne communication implique une communication
importante entre les différents acteurs du projet. L'entité
responsable de l'événement doit se mettre en relation avec chaque
intervenant, l'équipe du projet, le service de communication, les
partenaires, fournisseurs ou autre membre interne à l'organisation.
Cette communication se conduit sous diverses formes : négociations,
réunions, rapport sur le déroulement du projet,
répartition du travail, recherche d'informations...
Enfin, afin de mener une communication efficace et transmettre
son message, l'entité doit mener une stratégie qui s'opère
en trois temps : avant, pendant et après l'événement. Tout
d'abord, avant même que l'événement se passe, comme
énoncé plus tôt, l'organisation doit assurer la promotion
et mobiliser la cible. Cette communication
pré-événementielle est délivrée par
différents canaux afin de connaître l'événement, de
partager et transmettre les diverses informations.
Ensuite, pendant la mobilisation, l'entité doit
être à même d'apporter toutes les informations
nécessaires en temps réel aux participants sur le terrain mais
aussi au public qui ne peuvent contribuer au projet. Le recours aux
réseaux sociaux est primordial car, renforçant les
échanges et relations entre le public et l'organisation et permettant de
relayer les informations rapidement.
Enfin, pour faire suite à l'événement, il
est, également, important de faire un retour, établir un compte
rendu, bilan de l'événement, témoignages, questionnaires,
sondages par le biais de publications, photos, articles...
Néanmoins, tout projet, tout
événement peut se trouver bouleversé et faire face
à de divers obstacles qui vont perturber le bon déroulement de
l'événement même ou encore freiner l'atteinte des
objectifs.
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