II.4.2. Description des
documents
1. Demande de fonds
C'est un document établi par l'assistant comptable et
envoyé par le chef d'antenneau niveau national.
2. Rapport
C'est un document établi par : le gardien, le
chauffeur, l'ingénieur en eau et assainissement, le comptable. Il
contient les informations telles que le libellé du rapport, la date du
rapport, le contenu du rapport, l'observation faite, etc.
3. Etat de besoin
C'est un document établi par : le gardien, le
chauffeur, l'ingénieur en eau et assainissement et remis au chef
d'antenne pour étude.
II.5. Etude de l'existant
L'objectif de cette étude est de comprendre le
système actuel, déceler ses points forts et ses points faibles et
arriver à proposer des solutions adéquates pour améliorer
son côté négatif tout en se basant sur d'autres
systèmes existants.
II.5.1. Audit des moyens humains
L'ONG PRISE/Kananga comprend en son sein 10 agents à
temps plein. Tous ces agents sont des cadres universitaires dans les domaines
différents. Mais aucun informaticien ne figure parmi ces agents et il
recourt au consulting en cas d'une urgence dans le domaine informatique. Tous
ces agents, chacun dans ses attributions, essaie de donner le meilleur de
lui-même. Nous proposons pour cela le recrutement d'un informaticien au
sein de cet organisme pour l'antenne de Kananga.
Voici le tableau résumant tout ce que nous avons dit
précédemment :
|
N°
|
Noms & Post nom
|
Grade
|
Fonction
|
Ancienneté
|
|
01
|
Sebastien NKASHAMA
|
L2
|
Chef d'antenne
|
4ans
|
|
02
|
Yve Tosa
|
L2
|
Ingénieur en eau
|
3 ans
|
|
03
|
Josué KAYEMBE
|
L2
|
Assistant Comptable
|
2 ans
|
|
04
|
Brijitte Bakabamba
|
L2
|
Secrétaire-caissière
|
3 ans
|
|
05
|
Fiston Ilunga
|
G3
|
Point focal
|
3 ans
|
|
06
|
Dieudoné Hungu
|
L2
|
Point focal
|
3 ans
|
|
07
|
Pascal Mulundu
|
L2
|
Chargé de suivi
|
3 ans
|
|
08
|
Vethouna Kalala
|
L2
|
Chauffeur
|
3 ans
|
|
09
|
Alex Tentebe
|
L2
|
Chauffeur
|
4 ans
|
|
10
|
Mathieu MUTOMBO
|
D6
|
Gardien
|
3 ans
|
Tableau II.5.1. Tableau des moyens humains
II.5.2. Audit des moyens matériels
L'ONG PRISE est un établissement bien
équipé en ressources matérielles. Il comprend 6
ordinateurs placés dans les différents bureaux, 2 imprimantes
laser, un scanneur. Ces ordinateurs sont équipés des logiciels
applicatifs utiles pour leurs fins. Les matériels présents au
sein de PRISE permettent le traitement rationnel et fiable de l'information.
Mais ces matériels ne sont pas effectivement utilisés. C'est
pourquoi nous proposons une mise en place d'un mini-chat, une application qui
sera hébergée sur un serveur et utilisée localement dans
son sein, et accessible par les concernés au moment opportun.
Voici le tableau récapitulatif de certains
matériels disponibles :
|
N°
|
Libellé materiel
|
Utilisateur
|
Performance
|
Date Acquisition
|
Nombre
|
Logiciels utilizes
|
|
1
|
Ordinateur 1
|
Chef d'antenne
|
2.5 GHz, 4 RAM, 500 Go(HDD)
|
17/04/2014
|
1
|
Excel, Word et Mozila
|
|
2
|
Ordinateur 2
|
Comptable
|
2.5 GHz, 4 RAM, 500 Go(HDD)
|
17/04/2014
|
1
|
Excel, Word, Mozila et TOMPRO
|
|
3
|
Ordinateur 3
|
Chargé de suivi
|
2.5 GHz, 4 RAM, 500 Go(HDD)
|
17/04/2014
|
1
|
Excel, Word, Mozila et TOMPRO
|
|
4
|
Ordinateur 4
|
Secrétaire
|
2.5 GHz, 4 RAM, 500 Go(HDD)
|
17/04/2014
|
1
|
Excel, Word et Mozila
|
|
5
|
Ordinateur 5
|
Ingénieur en eau
|
2.5 Ghz, 4 RAM, 500 Go(HDD)
|
17/04/2014
|
1
|
Excel, Word, Mozila
|
|
6
|
Ordinateur 6
|
Point Focal
|
2.5 GHz, 4 RAM, 500 Go(HDD)
|
17/04/2014
|
1
|
Excel, Word et Mozila
|
|
7
|
Ordinateur 7
|
Point Focal
|
2.5 GHz, 4 RAM, 500 Go(HDD)
|
17/04/2014
|
1
|
Excel, Word, Mozila
|
Tableau II.5.2. Tableau des moyens matériels
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