Conception et implémentation d'un système national de gestion des cotes.

III.4. GUIDE D'UTILISATION

Pour permettre à ce que les utilisateurs de notre système puissent avoir le moyen de bien

comprendre facilement le fonctionnement de ce dernier et éviter ainsi certaines erreurs de manipulation du système, nous trouvons idéal de mettre en la possession de nos chers utilisateur un guide qui pourra leur servir de repaire afin de bien utiliser le système.

Par ailleurs, nous signalons que le système n'est pas encore hébergé pourque nous puissions donner le nom du domaine par lequel accéder au système mais vu que ce dernier ne saurai fonctionner en local nous proposons un nom de domaine par lequel nous pensons pouvoir référencer notre système une fois hébergé www.synacote.com, ceci si et seulement si, il n'est pas encore pris.

Ainsi, l'utilisateur ayant avec lui un navigateur et pourvu de connexion internet pourra entrer dans sa barre d'adresse www.synacote.com et là il est amené à la page d'accueil principal de notre système qui se présente de la manière ci-dessous :

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Sur cette page, il est demandé de fournir ses identifiants pour se connecter au système s'il existe déjà dans le système. Si c'est une école ou une inspection et qu'elle n'est pas encore de compte, elle peut cliquer sur « créer un compte » pour créer son compte mais si c'est un enseignant, il doit aller le signaler à l'administrateur du système de son école.

A. GUIDE D'UTILISATION POUR L'INSPECTION

Une fois c'est une école ou une inspection et qu'elle veut créer un compte, elle atterrit sur la page suivante :

Ici, on demande de choisir le type de compte qu'on veut créer, si c'est une inspection ou une école. Si c'est une inspection en ayant choisi le bouton radio inspection et cliquer sur « Créer votre compte » le système ouvre la page :

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Dans ce formulaire d'inscription d'une nouvelle inscription, on demande de fournir les informations liées à l'inspection. Pour ce faire, on fournit les informations de l'inspection et si toutes les informations sont renseignées comme il le faut et que l'inspection créer n'existe pas encore dans le système, tout va se passer normalement et on sera ramené à la page confirmant la création avec succès de l'inspection qui se présente de la manière suivante :

Ici, on demande de saisir le code de validation du compte de l'inspection qui a été envoyé à l'administrateur du compte au numéro fourni dans le précédent formulaire. Une fois, le code de validation déjà envoyé à l'admin du compte de l'inspection, il vient le fournir à cette page

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et directement la session du compte de l'inspection est activée et se présente comme ci-dessous :

Comme sur l'image de la session de l'administrateur de l'inspection que nous voyons ci-dessus, on se rend compte qu'il un menu principal qui est « Ecole » et qui lui permet de contrôler les écoles sous sa tutelle. Ainsi en cliquant sur le menu « Ecole » la page suivante se présente :

Dans ce menu des écoles de l'inspection, l'inspection a pour action de suspendre ou réactiver une école existante dans sa circonscription et de valider ou rejeter une demande de la création d'une école qui est sous sa tutelle et cela en cliquant sur le bouton « Traiter » qui apparait sur

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chaque nouvelle demande de création d'une école pas encore répondue, une fois cliquer sur le bouton, la page de validation d'une école apparait et se présente de la manière suivante :

Dans cette page ci-haut présentée, l'inspection avant de valider ou de rejeter la création d'une école, elle est censée devoir d'abord télécharger l'arrêté ministériel confirmant la création de la dite école, si elle est vraie et l'inspection atteste l'existence de l'école alors elle peut valider la création de l'école ou la rejeter dans le cas contraire en déroulant la liste déroulante de la décision puis donner le motif de sa décision enfin valider sa décision.

NB : une école suspendue, entraine le non accès de tous ces enseignants et administrateur au système jusqu'à sa réactivation, de même une école dont la demande est rejetée reste dans le système mais disparait de la page des écoles de l'inspection.

En outre, l'inspection peut modifier son mot de passe d'accès au système par le menu « Profile » en saisissant son ancien mot de passe et répéter deux fois son nouveau mot de passe puis confirmer.

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En fin, il peut se déconnecter du système en cliquant sur l'onglet « Déconnexion ».

B. GUIDE D'UTILISATION POUR L'ADMINISTRATEUR GENERAL

L'administration générale, a pour premier rôle de valider ou de rejeter l'existence des inspections, d'initialiser les sections organisables au sein du système et les cours qui peuvent être enseignés au sein de ce dernier. De même, elle doit initialiser le calendrier scolaire pour l'année à débuter

Ainsi, comme tout utilisateur du système, l'administrateur général se présente à notre page d'accueil, il y saisit ses identifiants et si tout est okay, le système lui ouvre sa session qui se présente de la manière ci-dessous :

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ci-dessus au regard de cette page d'accueil de l'administrateur général, on s'aperçoit, qu'il a 3 menus principaux qui lui permettent de faire sa gestion. Ainsi, pour gérer les inspections il n'a qu'à cliquer sur le menu « inspection » et la page de gestion des inspections s'affiche comme à la figure ci-dessous :

Dans ce présent menu on peut valider ou rejeter une demande de la création d'une inspection, de même qu'on peut suspendre ou réactiver le fonctionnement d'une inspection comme dans le cas de validation/Suspension/Réactivation d'une école, en plus de ça, on peut visualiser les informations concernant une inspection (les écoles qu'elle détient sous sa tutelle) en cliquant sur le chevron « > » se trouvant dans la colonne « Action » et après y avoir cliqué, la page suivante s'affiche :

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Sur la page ci-dessus, l'administrateur général a la possibilité de visualiser la liste des écoles qui se trouvent sous la tutelle de l'inspection choisie. Il peut encore aller plus loin en cliquant sur le chevron droit « > » d'une école afin de voir les informations concernant les élèves que l'école détient et directement la page suivante s'affiche :

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Il peut aller plus loin en sélectionnant un élève à partir du petit chevron droit pour visualiser son cursus scolaire, et la page du cursus s'affiche comme à la figure ci-dessous :

à part la gestion des inspections, l'administrateur général du système a pour rôle de mettre en place les sections que l'on peut organiser au sein du système et cela par le biais du menu

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« Section », une fois cliquer sur ce menu, la page de gestion des sections se présente comme ci-dessous :

A partir de ce menu, l'administrateur générale peut ajouter une section, en saisissant le nom de la section dans la zone où l'on demande d'entrer la section puis cliquer sur « Enregistrer » si cette dernière n'existe pas dans le système, elle sera enregistrée, si pas il n'y aura pas d'enregistrement. S'il s'agit de modifier la nomination d'une inscription, il peut cliquer sur le

bouton en face de la section à modifier, une fois cliquer dessus, le système demande s'il

veut réellement modifier la section, si c'est le cas, il confirme et le nom de la section s'affiche dans la zone de section, là il modifie puis enregistre.

A part la gestion des sections, l'administrateur général a pour rôle d'enregistrer l'ensemble des cours que l'on peut enseigner sur l'étendue de la république. Pour ce faire, il a à entrer dans le menu « Cours » et la page suivante se présente :

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Dans ce menu ci-haut, il doit en premier choisir la tâche qu'il veut faire. S'il s'agit d'ajouter, il déroule la liste déroulante des actions à faire et il y choisit « Ajouter », là il entre le nombre des cours qu'il veut ajouter puis il encode ces cours et enfin il clique sur « Enregistrer ». s'il s'agit de modifier un cours, il choisit « Modifier » dans la liste des tâches à faire, puis il sélectionne le cours, il modifie et enfin il clique sur le bouton « Modifier » comme la figure ci-dessous nous le montre.

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Par ailleurs, à chaque début de l'année, il a pour devoir d'initialiser le calendrier de l'année scolaire à débuter à partir du menu « Initialisation » qui se présente de la manière suivante :

Enfin il peut aussi modifier son mot de passe à partir du menu « Profile »

C. GUIDE D'UTILISATION DE L'ADMINISTRATEUR D'UNE ECOLE

L'administrateur d'une école a le rôle d'allouer tout ce qu'il faut pour le bon fonctionnement de son école. C'est ainsi, qu'il est appelé à gérer les enseignants ; les élèves, les classes, les sections de son école, il sera aussi à mener à repartir les cours que chaque enseignant doit enseigner dans les différentes classes de l'institution mais aussi à définir les titulariats des classes de son institution.

C'est pourquoi, lorsqu'il se connecte au système sa session d'utilisateur se présente comme à la figure si dessous :

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C'est ainsi que s'il veut gérer les élèves, il n'a qu'à cliquer sur le menu « Elève » et là la page suivante s'affiche :

Dans cette page de gestion d'élève, il y a possibilité d'enregistrer un nouvel élève dans le système, de modifier ses informations ou de le signaler comme abandonné au sein de son établissement. S'il s'agit de vouloir enregistrer un nouvel élève, veuillez cliquer sur le bouton « + Nouvel Elève » et la page d'ajout d'élève s'affiche comme à la figure ci-dessous :

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La première de chose à faire pour ajouter des élèves, il faut d'abord entrer le nombre d'élève à enregistre puis valider en cliquant sur le bouton « Ajouter » et là le système affiche le nombre de champ dépendamment du nombre d'élève qu'on veut enregistrer, on peut ajouter le nombre des champs ou voire même les supprimer selon son besoin. On saisit les élèves qu'on veut ajouter dans les champs présentés puis on enregistre.

NB : si l'élève existe déjà dans le système, il ne sera pas enregistré deux fois et un message à la fin de l'enregistrement sera affiché donnant la liste des élèves qui n'ont pas été enregistrés.

Pour gérer les enseignants, il n'a qu'à cliquer sur le menu « Enseignant » et la page de gestion des enseignants s'affiche, dans lequel il pourra avoir accès à ajouter un nouvel enseignant ou modifier ses informations voire même le signaler comme ne travaillant plus pour l'école.

Ainsi, le menu de gestion des enseignants de l'école se présente de la manière ci-dessous :

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Pour ajouter un nouvel enseignant, il clique sur le bouton « + Nouvel Enseignant » et la page d'ajout s'affiche comme à l'image ci-dessous :

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Pour la première de chose c'est mieux de faire la recherche si l'enseignant n'existe pas encore dans le système vu qu'un enseignant ne peut être ajouté deux fois, ainsi s'il n'existe pas on remplit les informations lui concernant puis on enregistre, s'il existe déjà, on passe à l'opération de l'engager au sein de l'école en cliquant sur le bouton « Engager » après l'avoir sélectionné dans la liste des enseignant qui s'afficheraient lors de la recherche. Par ce fait, la page d'engagement de l'enseignement s'ouvre comme à la figure ci-dessous :

Dans la page ci-dessus on saisit les informations liées à son engagement puis on enregistre.

Par ailleurs, il peut ajouter l'inscription d'un élève au sein de l'institution vu que l'ajout de l'élève à partir du menu « Elève » ne fait que l'ajouter dans le système s'il n'existait pas. Ainsi, pour inscrire un élève dans son établissement, on déroule le menu « inscription » et on choisit « Ajout ». La page d'ajout d'une inscription s'affiche comme le montre la figure ci-dessous :

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Dans cette page, on recherche l'élève à inscrire dans la liste des élèves qui seront affichés puis dans la colonne de la classe en face du nom de l'élève, on déroule la liste déroulante pour choisir la classe dans laquelle on veut l'inscrire puis on enregistre l'inscription.

Pour gérer les critères de délibération on clique sur le menu « Délibération » et la page ci-dessous s'affiche :

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Cette page ci-dessus, permet visualiser si on a déjà enregistré des critères de délibération pour une classe. Ainsi, pour visualiser veuillez sélectionner la section dans laquelle se trouve la classe puis sélectionner la classe, si cette dernière a déjà des critères de délibération, ils seront affichés comme c'est observé dans l'image ci-haut présentée.

De même à partir de cette page, on peut ajouter un critère de délibération en cliquant sur « + Ajouter des Nouveaux critères » et la page suivante s'affiche :

Avant d'enregistrer les critères concernant une classe on doit d'abord se rassurer si on a déjà enregistré pour cette classe le pourcentage de base à avoir pour être délibérée dans cette dernière sinon les critères ne vont pas s'enregistrer.

Ainsi, commencer d'abord par enregistrer à partir du premier panneau le pourcentage de base pour être délibéré après quoi on peut passer par l'enregistrement des différents critères de délibération des élèves de la classe.

Par ailleurs, pour gérer les titulariats des classes de l'école, l'administrateur du compte de l'école ouvre le menu « Titulariat » et celui-ci se présente de la manière suivante :

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Pour ajouter un nouveau titulariat dans une nouvelle classe, il n'a qu'à cliquer sur « + Niveau_Titulariat » et la page suivante se présente :

Dans la page ci-dessus d'ajout de titulariat dans une classe, on sélectionne la classe concernée puis on sélectionne l'enseignant à qui on attribue la gestion de celle-ci puis on enregistre.

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D. GUIDE D'UTILISATION ENSEIGNANT

Dans le système, l'enseignant a pour rôle d'encoder les cotes des élèves des différents cours qu'il enseigne dans les différentes classes. S'il est titulaire de classe, il peut visualiser le résultat de ses élèves et imprimer ce dernier.

A la connexion de l'enseignant dans le système il est redirigé vers la session qui se présente comme ci-dessous :

En sachant que la principale activité de l'enseignant dans le système est l'encodage des côtes, ce dernier peut le faire en déroulant la liste déroulante du menu « Cotation des élèves » et là il choisit « Cotation Par Classe » dont la page se présente de la manière ci-dessous :

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Sous cette page, il sélectionne la classe et les élèves de cette classe s'affiche et en même temps le système remplit dans la liste déroulante du choix des cours, tous les cours que l'enseignant enseigne dans ladite classe. C'est ainsi que l'enseignant sélectionne le cours dont il veut encoder les cotes, l'enseignant doit aussi sélectionner la période concernée par la cotation et directement le maximum du cours apparait et si le cours a déjà été coté à la période choisie on affiche ces cotes dans la partie droite de la page comme constaté sur la figure ci-haut présentée pour éviter que l'enseignant ne puisse plus enregistrer les cotes à cette même période pourtant ça ne va pas s'enregistrer.

Par ailleurs, s'il y a un ou plusieurs élèves qui manque(nt) de cote à un cours, l'enseignant est demandé alors à choisir « Cotation Par élève » dans la liste déroulante du menu « Cotation des élèves » et la page suivante s'affiche :

Dans cette page, l'enseignant est demandé de choisir la classe, de sélectionner le cours puis d'entrer le nombre d'élève dont il veut encoder les cotes enfin valider.

Là le système lui présente la fiche de cote présentant le nombre d'élève selon que l'enseignant a précisé dans le champ du nombre d'élève qu'il veut encoder. Par après, il doit commencer à

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sélectionner l'(les) élève(s) qui sera (seront) concerné(s) par la cotation, il encode leurs cotes puis enregistre.

Par ailleurs, s'il est titulaire d'une classe au sein de l'institution, il clique sur le menu « Affichage des résultats » et là il choisit la période dont il veut afficher la liste de proclamation puis il clique sur le bouton « Rechercher » et là les résultats de la classe à la période s'affiche comme le montre l'image dudit menu :

En outre, s'il désire maintenant afficher le résultat détaillé de chaque élève de sa classe, il entre dans le menu « Proclamation des résultats », dans ce dernier, il doit sélectionner juste un élève de son choix puis son résultat apparait et là il peut cliquer sur « Imprimer » pour télécharger son résultat comme l'image ci-dessous nous le montre :

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En cliquant sur le bouton imprimer le bulletin se télécharge sous pdf comme à l?image sous dessous :

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Enfin comme les autres utilisateurs du système, il peut modifier son mot de passe dans le menu « Paramètre du compte ».

Et pour quitter le système, il n'a qu'à cliquer sur l'onglet « Déconnexion » puis valider le message d'alerte et directe il est déconnecté du système.

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