Développement d'une application web pour l'optimisation du processus d'archivage et d'accès aux données d'une entreprise (cas de Bell equipement)

ANNEE-ACADEMIQUE : 2014-2015

UNIVERSITE PROTESTANTE DE LUBUMBASHI

FACULTE DES SCIENCES INFORMATIQUES

DEVELOPPEMENT D'UNE APPLICATION WEB
POUR L'OPTIMISATION DU PROCESSUS
D'ARCHIVAGE ET D'ACCES AUX DONNEES
D'UNE ENTREPRISE

(Cas de BELL EQUIPEMENT)

Par ILUNGA KADIATA Freddy

Travail Présenté en vue de L'obtention du titre de gradué en sciences informatiques

Dirigé par Ass. Néhémie KAZIMOTO

Option : Ingénierie de système d'information

«Ce que l''on conçoit

bien s'énonce

clairement,

Et les mots pour le dire

arrivent aisément.»

Nicolas Boileau

EPIGRAPHE

II

DEDICACE

À vous nos parents, François KADIATA TA-MBUYI et

Clémentine MPEMBA MUTEBUA, qui nous ont inculqué un esprit de

combativité, de persévérance et qui nous ont toujours poussé et motivé

dans nos études. Sans vous, certainement nous n'en seront pas à ce

niveau.

À vous oncle Jean-Pierre KALALA et votre épouse Tante

Chantale MUSHIYA. Vous étiez pour nous oncle, un père spirituel et un

modèle à suivre pour être au sommet des échelons. Nous garderons

toujours un attachement profond pour vous. A vous et votre famille,

nous serons toujours reconnaissants pour l'assistance que vous avez

apportée dans nos études.

À tous ceux qui nous lirons, nous tenons particulièrement à

dédier ce travail, Si nos voeux pouvaient avoir quelques pouvoirs nous

en serons profondément heureux car nous voulons pour vous, vos

familles toutes les réussites et satisfactions de ce monde.

Freddy ILUNGA KADIATA

III

REMERCIEMENTS

La réalisation d'un tel ouvrage a été rendue possible par le concours de plusieurs personnes que nous nous sentons obligé de remercier.

A Jéhovah le créateur, le Dieu de toute consolation, nous disons merci pour l'amour et la bonté manifestés à notre égard.

Nous tenons à exprimer également nos remerciements avec un grand plaisir à notre directeur Assistant Néhémie KAZIMOTO, Ses conseils, Sa disponibilité et ses encouragements nous ont permis de réaliser ce travail dans les meilleures conditions. Nous exprimons de même notre gratitude à monsieur Patient KAMBAJI qui a cru en nous et qui n'a cessé de nous faire profiter de ses précieux conseils et soutiens.

Nous adressons aussi notre reconnaissance à tous les professeurs et au corps administratif de l'université protestante de Lubumbashi qui depuis quelques années leurs conseils et leurs connaissances nous ont bien servis.

À Mireille KAMUANYA, Claudine MUJINGA, Mamichou MALEYA, Yolande MIANDA, Laurenne KADIATA, Gemima KAMUANYA nos soeurs qui nous ont toujours soutenu au prix des sacrifices inoubliables.

À nos frères Franck MUDIANGOMBE et Ken MUTEBUA, à mes cousins Willy LUKOJI, Alain MUKEBA, Cédric MUTOMBO, TIMOTHEE KAPUYA, PIERRE LUKOJI, LJ LUKOJI, Andi KALUBI pour vos encouragements incessants et actes de bienveillances.

Nous tenons à dire combien le soutien quotidien de notre famille a été important tout au long de ces quelques années, nous leurs devons beaucoup.

Nous tenons à remercier nos collègues et camarades de lutte, Donat TSHISWAKA, Rolly SAPEMBA, Sam KABEYA, Tendresse FUAFUA, Clark NYOTA, Arlenne MBELU Gracia KABONDO, Concilie MUSHIYA, Francisco KALONDA, Josue Mbulayi et Rodrick TSHIMANGA pour votre sincère amitié, votre soutien permanent qui nous remonte le moral et vos conseils qui nous incitent à relever les défis.

Nous ne pouvons nommer ici toutes les personnes qui de près ou de loin n'ont ménagé aucun effort pour nous aider et nous encourager. Nous tenons à les en remercier vivement.

IV

LISTE DES FIGURES

Figure 1:Processus d'archivage 10

Figure 2:Tableau de cycle vie des archives 13

Figure 3: Organigramme 20

Figure 4: Diagramme de contexte 22

Figure 5: Diagramme d'orchestration 23

Figure 6: Diagramme de collaboration 23

Figure 7 : Diagramme de cas d'utilisation 29

Figure 8: diagramme de séquence « Authentification » 33

Figure 9:diagramme de séquence « Archiver document » 33

Figure 10: diagramme de séquence « consulter archive » 34

Figure 11: diagramme de séquence « gérer archive » 35

Figure 12 : Modèle du domaine 37

Figure 13: diagramme de classe participante Consulter Archive 38

Figure 14 : diagramme de classe participante Archiver document 38

Figure 15: diagramme de classe participante Gérer Archive 39

Figure 16 : Diagramme de séquence du scénario nominale recherche rapide 40

Figure 17: diagramme de séquence scénario Erreur de recherche 40

Figure 18:Diagramme de séquence de la suite du scenario nominale de recherche rapide 41

Figure 19: Diagramme de séquence du scenario nominale Archivage avec succès 41

Figure 20 : diagramme de classe de conception consulter archive 42

Figure 21: diagramme de classe de conception Archiver nouveau document 42

Figure 22: diagramme de classe de conception Gérer Archive 43

Figure 23: Modèle physique des données 44

Figure 24: architecture 2 tiers 48

Figure 25: architecture 3 tiers 49

Figure 26: Architecture 3 tiers 50

Figure 27: Diagramme de déploiement 51

Figure 28: interface d'authentification 52

Figure 29: code PHP authentification 52

Figure 30: interface de création de compte utilisateur 53

Figure 31:interface d'archivage de documents 53

Figure 32: code PHP classe d'entité Archive 54

Figure 33: interface de consultation des documents 54

Cette nouvelle aire est également caractérisée par l'expansion de l'archivage électronique.

1

INTRODUCTION

PRESENTATION DU SUJET

Depuis la nuit des temps à nos jours, l'esprit perfectionniste de l'homme n'a cessé de croitre et lui permet ainsi d'améliore sa vie quotidienne. Le passage de la mécanique au domaine d'électronique, d'automatique et d'informatique a révolutionné la vie journalière de l'être humain. Les nouvelles technologies de l'information et de communication illustrent ce phénomène dans sa forme la plus pure et la plus complète.

Vu l'intérêt croissant de gagner en temps, de conserver les données, de limiter le nombre d'employés et beaucoup d'autres raisons, ont poussé petites, moyennes et grandes entreprises à chercher des solutions informatiques capables de répondre à leur besoins.

Dans le même ordre d'idée, l'homme a pensé délecter son cerveau de certaines taches par des outils technologique qu'il ne cesse de perfectionner. Car comme jadis pour pouvoir communiqué, s'échanger d'informations, conserver d'informations..., l'homme recourait à des écorces d'arbres pour pouvoir écrire et y conserver des informations jusqu'à ce qu'aux environs des années 100, il fabrique le papier. Cette prouesse technologique a considérablement changée la manière de traiter, d'échanger, de conserver et de stocker les informations.

Aujourd'hui les entreprises et organisations tirent pleinement partie de l'utilisation du papier car ils ont besoins de conserver des archives d'informations pour des raisons utilitaire ou encore légale, en vue d'une éventuelle consultation ultérieur. Or à cela s'ajoute le fait que, plus l'entreprise prend de l'âge, la masse des documents croit sensiblement et cela empêche l'entreprise de faire une gestion optimale de ces documents.

Cette manipulation d'informations à travers des papiers n'est pas toujours de tout repos et a montré ses limites de plusieurs manière, c'est ce qui a fait qu'avec l'avènement des nouvelles technologies, l'archivage d'informations prenne de l'importance et est maintenant perçue d'une toute autre façons dans les entreprises.

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A cette fin, c'est dans ce cadre que s'inscrit notre projet de fin de cycle qui consiste à réaliser une application d'archivage de données au seins d'une entreprise et nous avons pris le cas particulier de BELL EQUIPMENT.

CHOIX ET INTERET

Nous avons choisis de fixer notre étude sur ce thème parce que nous avons constaté qu'un grand nombre d'entreprise éprouve des sérieuses difficultés dans la gestion des archives. Ce travail dégage plusieurs intérêts :

Premièrement l'intérêt que nous portons à ce sujet de recherche est, d'évaluer tout d'abord les connaissances acquises tout au long de ce premier cycle d'étude universitaire en informatique en proposant un système de gestion assister par ordinateur pour la gestion du processus d'archivage et d'accès aux données aux seins d'une entreprises.

Puis son intérêt se justifié aussi dans la mesure ou si BELL EQUIPMENT (entreprise ou est basé notre sujet de recherche) adopte cette solution il disposera d'un système informatisé de gestion d'archives.

D'une autre part ce travail constituera un socle dans la conduite et la réalisation des projets autour de l'archivage électronique, les chercheurs, étudiants et professionnels pourront s'appuyer déçu afin d'y mener d'autres projets d'études et y approfondir les recherches.

ETAT DE LA QUESTION

Nous ne sommes pas les premiers ou même le seul à parler de l'archivage électronique, d'autres auteurs bien avant nous en ont aussi parlé, parmi ces travaux nous avons mis la main sur le travail de LUDIVINE MAGREZ¹ (master 2 Gestion de l'information et de la documentation en entreprise), dans son mémoire il parle de comment choisir une solution de gestion d'archives. Il montre les similitudes et les différences entre l'archivage papier et l'archivage électronique, Pour lui, après études et analyses, la solution logicielle restait de loin la meilleur, il a fait une étude du marché des logiciels et en a même propose quelques un après analyse et prise en compte des contraintes budgétaire et fonctionnelles que présentaient chacun

¹ Ludivine Magrez. Comment choisir une solution de gestion d'archives : le cas de la Communauté d'Agglomération de la Porte du Hainaut. Université Charles de Gaulle Lille 3

domain shs.info.coll. 2010. <mem 00526158>

http://memsic.ccsd.cnrs.fr/mem 00526158

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des logiciels qu'il avait sélectionné, mais aussi après la prise en compte des besoin de la CAPH². Il finit son travail en présentant les avantages de la solution logicielle.

En ce qui nous concerne, nous ne parlerons pas des logiciels que nous propose déjà le marché, nous nous limiterons à l'étude des problèmes d'archivages rencontré dans les entreprises (cas particulier de BELL EQUIPMENT), nous proposerons une solution et irons jusqu'à son implémentation.

PROBLEMATIQUE ET HYPOTHESE

PROBLEMATIQUE

BELL EQUIPMENT est une entreprise de location et vente d'engins lourds bien implantée à Lubumbashi, et comporte plusieurs représentations à travers le pays qui communiquent entre elles. Dans chaque représentation nous y retrouvons un certain nombre de départements et services qui produisent et reçoivent un certain nombre des documents liés au fonctionnement de l'entreprise.

Tous ces documents, quelque soient leurs formes, date ou même leurs support matériel, sont destinés à être conservés. On remarque là que c'est une quantité énorme d'informations acquise et produite par l'entreprise. S'il faut enregistrer les archives ou les classer, les rechercher dans des armoires ou rayons... Il va de soi que c'est un travail fastidieux. Or ce sont là les opérations quotidiennes de l'archiviste qui doit bien garder la super mémoire de BELL EQUIPMENT constitué justement des archives capable de renseigner sur l'exercice des activités.

La masse des documents qui ne cesse de croitre fait que l'entreprise éprouve une grande difficulté de disponnibiliser un document quand il est désiré par un autre service de l'entreprise. La lenteur au service d'archivage constitue un véritable disfonctionnement de l'entreprise. Lors d'un contrôle de la direction générale de l'entreprise à ce service, il peut arriver qu'il demande toutes les factures des fournisseurs pour une certaines année. Et dans ce cas l'entreprise procède souvent à un recrutement des ouvriers journalier pour effectuer cette recherche car la masse des documents est considérable. Sans oublier aussi l'élaboration du rapport qui devient un casse-tête pour l'archiviste.

Le constat que nous avons fait est que ce travail d'archivage se fait de façon rudimentaire, ce mode de gestion des archives occasionne la lenteur et la lourdeur des taches,

² CAPH (communauté d'agglomération de la porte du Hainaut) : domaine d'étude de LUDVINE MAGREZ

? La méthode agile dite de 80/20 situé à mi-chemin entre UP (Unified Processing) et XP (eXtreme Programing) d'UML.

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la perte de temps dans la recherche des documents, les redondances avec risque

d'incohérence... Or quand une entreprise ne sait plus maitriser ses flux d'informations,
notamment ses archives qui constitue sa mémoire, elle tombe dans l'inactivité.

C'est ainsi que nous nous sommes posé les questions suivantes :

? Quelle serait la solution à mettre en place pour la gestion optimale des archives de BELL EQUIPMENT ?

? Quelles seront les avantages du à la mise en place de cette solution ?

HYPOTHESE

Pour répondre à ce problème, plusieurs solution sont envisageables, pour notre part nous estimons que la meilleur solution pour améliorer la gestion des archives de BELL EQUIPMENT, il serait mieux de faire recours aux prouesses technologique et avantages que nous offres l'outil informatique. D'une façon concrète et précise, nous pensons qu'il faudrait mettre au point une application informatique interagissant avec une base de données afin de permettre :

- un accès rapide aux données archivées

- Une sécurité des informations

- Un stockage organisé des données

- Un gain de place physique

- Une réduction du cout dans la gestion d'archive

BELL EQUIPMENT pourrait ainsi avoir une meilleure perception de l'archivage en ce sens que cette application pourrait permettre aux agents de le voir sous un nouveau jour.

METHODE ET TECHNIQUE

Dans le but de bien appréhender le problème posé et comme notre préoccupation est grande et que les investigations doivent se poursuivre, il a été alors important de définir une marche à suivre pour atteindre l'objectif.

METHODES

Pour mener à bien notre étude nous avons utilisés deux méthodes.

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? La méthode BPMN (Busness Process Modeling Notation) de l'OMG (Object Management Group).

La méthode agile adoptée dans ce travail est une démarche d'analyse et de conception des systèmes informatiques centrée sur la notation UML et développé par Pascal Roques dans son ouvrage intitulé : «UML pour le web»³. Elle est basée sur le principe astucieux : «Modéliser 80% du problème en utilisant 20% d'UML»⁴.

TECHNIQUES

Pour mieux recueillir et récolter un maximum d'informations nécessaire à la réalisation de notre travaille, nous avons fait recours aux techniques suivantes :

? L'entretien : L'entretien est une technique de recherche scientifique qui consiste en une communication verbale entre l'enquêteur et l'enquêté, cette technique nous a permis d'interroger les différents acteurs du système qui nous ont donnés un certain nombre d'informations lié à notre sujet de recherche.

? L'analyse de la documentation (Technique documentaire) : Elle consiste à analyser, à étudier les documents porteurs d'informations étant en relation avec notre objet d'étude. Cette technique a été un objet utile pour la réalisation du corps de notre travail suite à une lecture approfondie de certains documents et ouvrage.

? L'observation : c'est une technique qui fait intervenir tous les sens du chercheur, ici le chercheur observe les données utiles à sa recherche, il identifie le cadre de travail et en tant que scientifique, il devra aussi déterminer les instruments dont il va se servir au cours des investigations. A cette technique nous avons fait parler les yeux et les doit, grâce à notre propre analyse, nous avons pu observer nous-mêmes la gestion des archives (classement, enregistrement, recherche, etc.).

DELIMITATION DU TRAVAIL

Pour apporter une couche de précision à notre travail, nous le délimitons de manière suivante : Notre recherche se base sur le résultat de l'enquête effectuée aux seins de l'entreprise BELL EQUIPMENT, nous partirons de l'analyse en passant par la conception et nous terminerons par une implémentation de l'application.

³ Pascal ROQUES, UML pour le web 4 ème Ed. Eyrolles, Paris, 2008

⁴ Idem, P.14

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SOMMAIRE

Pour atteindre notre objectif on a partagé le travail comme suite :

? Le premier chapitre intitulé «considération théorique et conceptuelle», nous parlerons ici d'un aperçu général sur l'archivage, sa place dans l'entreprise et son importance, nous y parlerons également de certaines notions liés à la conception des systèmes informatiques.

? Dans le second il s'agit d'une prise de connaissance de l'existant pour savoir de ce que doit être capable de faire et de quoi va servir notre futur application en d'autres termes il s'agit d'une analyse et spécification des besoins.

? Le troisième chapitre sera consacré à la conception de l'application il s'agit d'une phase de modélisation théorique de l'application.

? Le quatrième chapitre on va présenter les résultats obtenus et l'implémentation, tous ceux-ci sans compter l'introduction et la conclusion.

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Chapitre I. CONSIDERATION THEORIQUE ET CONCEPTUELLE

INTRODUCTION

Dans ce chapitre nous faisons une définition des certains concepts liés à notre sujet et un aperçu général sur les concepts et méthodes liées au processus d'archivage et à l'archivage électronique qui fait l'objet de notre étude.

I.1. THEORIE SUR L'ARCHIVAGE

I.1.1. DEFINITION DES CONCEPTS

Optimisation : En informatique le terme optimisation désigne souvent une amélioration des performances (d'un logiciel, d'un système de gestion des bases des données, d'un moteur de recherche, etc.).

Processus : Dans le dictionnaire de français Larousse, le processus est définit comme un enchaînement, une suite continue d'opérations aboutissant à un résultat. C'est dans ce contexte que s'inscrit le processus parlé dans ce sujet.

Donnée : une donnée est en fait toute information élémentaire manipulée dans une organisation ou dans une entreprise. Le dictionnaire français la définie comme une information représentée sous une forme conventionnelle, afin de pouvoir être traitée automatiquement.

Droit d'accès aux données : c'est l'autorisation donné à un utilisateur d'accéder aux informations dont il a besoin selon son habilité, selon les principes de gestion établit dans l'entreprise et selon son pouvoir d'action.

I.1.2. PRESENTATION GENERALE

I.1.2.1 Archive

Etymologie : Le terme « Archive » vient du bas latin archivum, signifiant « armoire », qui lui-même vient du grecque ancien acheion signifiant « bâtiment administratif, magistrature »⁵.

Dans le langage courant, « archives » signifie soit des vieux papiers ou la paperasse plus ou moins inutile, soit des trésors oubliés.

⁵ www.wikipedia.org/archive consulté le 06 Mars 2015

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Définition et rôle

En Archivistique⁶ francophone actuelle, le terme « archives » a trois acceptions :

1. Tous les documents produits (crées et reçus) par un organisme ou entreprise dans le cadre d'une activité, quel que soient leur âge, leur types ou leurs supports.

2. Les services et institutions qui se chargent de leurs gestions (plus particulièrement les archives définitives).

3. Les espaces de stockage de ces documents (les locaux ou ils sont conservés, armoires, etc.).

I.1.2.2 ARCHIVAGE

L'archivage est un terme à la fois récent dans la langue française, puisqu'il n'est utilisé que depuis quelque décennies seulement, et complexe par le fait qu'il n'existe pas de définition légale du terme «archivage» comme pour le mot «archive».

Plusieurs ont prêtés à ce terme des définitions différentes. Dans le dictionnaire de l'information, l'archivage est défini comme «l'ensemble des méthodes, processus et outils mis en oeuvre pour gérer et conserver les documents qui ont cessés d'être d'utilité courante⁷ ». Aujourd'hui cette définition est presque obsolète car l'archivage touche l'ensemble des documents, les trois âges.

Marie-Anne CHABIN, archiviste française, présente l'archivage comme étant «la démarche d'organisation qui a pour objectif d'identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponible l'ensemble de documents qui engagent une entreprise ou un organisme vis-à-vis des tiers ou de son activité future et dont le défaut représenterait un risque⁸ ».

L'unité de base de l'archivage tourne autour de ce qu'on appelle un document, qui est considéré comme une entité physique constituée par un support individualisé sur lequel sont fixées des informations. Ces documents, originaux ou copiés, constitués ou non en dossiers, sont fixés sur des supports, qui peuvent être physique ou électroniques, c'est ceux dont nous parlerons dans une prochaine partie.

⁶ Science qui régit les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives. C'est une des disciplines participant aux sciences de l'information.

⁷ CALCALY Serge, le COADIC Yves F, POMART Paul-Dominique et al. ; Dictionnaire de l'information, Paris : Arnaud coli [2è édition]. 2004, P.7

⁸ CHABIN Marie-Anne. Nouveau glossaire de l'archivage [en ligne]. Archive 17, 2010 [consulté le 05 Mais 2015]. Disponible sur: < www.archive17.fr/component/option.com_performs/itemid,55/>

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De l'archivage au Records Management

Présentement dans les entreprises comme dans les organismes, l'archivage des documents est perçu différemment, il est devenu la démarche du contrôle du cycle de vie des documents à risque dans l'entreprise. Cette nouvelle perception de l'archivage a entrainé la création d'un système s'appuyant sur la gestion des documents utiles à la fin de leur vie administrative et qui assure leur fiabilité, leur intégrités et accessibilité. Il s'agit du «Records Management», expression anglo-saxonne ayant pour signification approximative en français «gestion de l'archivage», D'après la norme ISO 15489 : 2001, le Records management désigne « le champ de l'organisation et de la gestion en charge d'un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation et du sort final des documents, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l'information liées à la forme des documents ». Autrement dit, c'est un système qui accompagne et gère les documents de leur création à l'extinction de leur utilité par le producteur en passant par leur réception et leur conservation. Sauf qu'il ne prend en compte que la gestion des archives courantes et intermédiaires, les archives définitives n'étant pas prises en charge dans ce système. Nous verrons que les archives numériques prennent de plus en plus d'importances dans cette procédure.

L'archivage électronique est devenu un réel défi pour le Records Management, le support numérique ayant autant de valeur que le support papier dans la société moderne et même au niveau des lois de certains pays. Le Records Management symbolise d'une certaine façon l'évolution de l'archivage, thème qui sera abordé plus bas mais d'abord parlons un peu du processus d'archivage.

I.1.2.3 PROCESSUS D'ARCHIVAGE

Le projet d'archivage s'appuie sur le processus d'archivage, selon les principes du Records Management. Articulé avec les processus métiers, il se décompose en trois sous-processus chronologiques, qui suivent le cycle de vie du document engageant : versement, conservation et destruction, et un sous-processus transverse : la mise à disposition ou l'accès aux utilisateurs. Le tableau ci -dessous illustre les huit étapes du processus de gestion des documents :

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Figure 1:Processus d'archivage ⁹

Les principales étapes de ce processus sont :

? Analyse et classement du document produit ou reçu

Cette étape d'analyse permet d'identifier les types de documents produits ainsi que les activités des différents services. Le document est alors classé dans une rubrique du plan

⁹ Groupe Métiers AAF-ADBS « Records Management ». Comprendre et pratiquer le records management : Analyse de la norme ISO 15489 au regard des pratiques archivistiques françaises [en ligne].

Documentaliste - Sciences de l'information, 2005 [consulté le 15 Mars 2015], volume 42, n°2. p.106-116.

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de classement des activités. Cette opération indique si ce dernier sera ou non enregistré dans le système d'archivage et précise les règles de conservation dans le cas où il est archivé.

? Capture et enregistrement du document

Cette étape montre le rattachement d'un document à un plan de classement. A ce document, sera ajouté des ajouts de description, afin que celui-ci puisse être facilement retrouvé.

? Analyse et ajout de métadonnées

Cette étape a pour but la description complète du document. Celle-ci se fait par l'intégration de métadonnées, qui sont « des données structurées ou semi-structurées qui permettent de qualifier et de gérer les documents archivés tout au long de leur cycle de vie¹⁰». Trois types de métadonnées peuvent être distingués :

- les métadonnées descriptives : description du contenu intellectuel (ex.: titre, auteur, date, mots clés...),

- les métadonnées de gestion (ou de structure) : elles aident à organiser, à valider puis à archiver les ressources organisationnelles,

- les métadonnées de préservation (ou administratives): métadonnées destinées à assurer la conservation à long terme de ressources électroniques. Elles incluent les données techniques telles que le contrôle d'accès, les conditions d'utilisation...).

Les métadonnées permettent ainsi de :

- gérer le cycle de vie (savoir combien de temps on doit conserver l'information,

à quelles autres informations elle est rattachée, quand on peut la détruire),

- gérer les droits d'accès,

- gérer la recherche,

- gérer l'authenticité du document (valeur de preuve),

- exploiter le document dans son contexte.

? Stockage sécurisés

10 CHABIN Marie-Anne. Nouveau glossaire de l'archivage [en ligne]. Archive17, 2010 [consulté le 17 Mars 2015]. p. 26. Disponible sur : < http://www.archive17.fr/index.php?option=com_performs&Itemid=55 >.

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La sécurité des documents doit être garantie. Elle est synonyme d'identification, d'intégrité et de confidentialité. Cette sécurité doit permettre à garantir :

o l'identification,

o l'authentification,

o la sauvegarde,

o la lisibilité,

o la traçabilité, qui est « le fait de créer, d'enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l'utilisation des documents».

? Prise en compte des évolutions des documents

Cela signifie que tous les changements liés au document concernant son statut, sa durée de conservation sont mémorisés.

? Communication, mise à disposition, accès

Cette étape a pour objectif la traçabilité des actions de communication, de localisation, des utilisateurs et des motifs d'utilisation du document.

? Application du sort final

Arrivé à la fin de la durée d'utilité administrative, le sort final est appliqué : il est décidé si le document doit être conservé pour être transféré aux archives définitives ou détruit.

I.1.2.4 PRINCIPES DE GESTION DES ARCHIVES

Les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives font l'objet d'une des disciplines participante des sciences de l'information: l'archivistique. Les deux concepts de base de cette discipline sont :

? Le principe du respect des fonds : qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produit.

? La théorie des trois âges : cette théorie a déjà était signalé un peu plus au déçu. En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courantes (Active), intermédiaire et définitive (1èr, 2èm, 3èm).

Les archives naissent dans les bureaux en vue d'une action plus précise, puis conservent un intérêt plus ou moins à long terme. Des bureaux aux Archives, les documents connaissent trois étapes d'utilisation :

- Archives privées : sont celle qui ne possède pas un caractère légal. On peut y rattacher ainsi les papiers de famille, les documents personnels, les archives d'entreprises,

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? Les archives courantes (Dossiers vivants): regroupent les documents qui sont nécessaire à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent à proximité des utilisateurs et de leur bureau pour le traitement des affaires courantes.

? Les archives intermédiaires: celle qui ne sont plus d'usage courante mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratives et juridique. Ils sont conservés à proximité des bureaux, souvent dans un local dédié dit de pré archivage.

? Les archives définitives : celle dont l'utilité administrative ou de gestion est éteinte et qui ont vocation à être conservé pour des raisons historiques ou patrimoniales. Elles sont versées dans les services d'archives compétentes pour être conservés indéfiniment.

Tableau de cycle de vie des archives

Figure 2:Tableau de cycle vie des archives

A l'issu de la durée légale ou règlementaire de conservation, les archives intermédiaires font l'objet d'un tri et sont soit conservées définitivement soit éliminées.

I.2. TYPES D'ARCHIVES

Les archives sont classées principalement en deux grandes familles à savoir les archives privées et les archives publiques.

¹¹ ABBASI Rafiki, ABOMO AKONDO, BOUZIZI Sif Douala, et al. Stage technique international des archives : l'archive électronique [En ligne]. [Consulté 17 Mars 2015]. P.2. Disponible sur : www.archivesdefrance.gouv.fr

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d'associations politiques ou religieuses. Elles peuvent être données, léguées ou même confiées en dépôt à des services d'archives publiques ou privés et leur communication peut obéir alors à des règles particulières fixées par leurs propriétaires. Elles restent propriétés de leurs détenteurs originels, mais l'administration publique des archives doit être avisée de tout ce qui pourrait affecter leur intégrité (aliénation, restauration, etc.).

- Archives publique : sont celle produite par les pouvoirs publiques et par les organisations chargés d'une mission de service publique (parquet, organisme consulaire, organisme de droit privé, officier ministériels). Elles désignent aussi dans la langue courante les fonds d'archives conservés par les services d'archives publiques. Leur délai de consultation est fixé par la loi.

La distinction entre archives privées et archives publiques est parfois difficile à

établir.

Les papiers d'un homme politique par exemple, peuvent comporter des documents en rapport avec ses fonctions officielles qui sont donc des archives publiques et des documents découlant de ses activités de parlementaire et de responsable d'un parti politique qui sont des archives privées.

I.3. ARCHIVAGE PAPIER vs ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

I.3.1. PRESENTATION DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

Avec l'introduction des nouvelles technologies dans les collectivités et dans les administrations, beaucoup des documents autrefois tenus sous format papier sont aujourd'hui gérés sous format électronique.

A l'instar de l'archive papier, l'archivage électronique est l'ensemble des procédures définies par une collectivité pour assurer la conservation de son patrimoine documentaire conformément à un référentiel défini par l'autorité chargée du stockage et de la mise à disposition future des documents effectivement versés. Il représente, au sens général, « l'ensemble des actions, outils et méthodes visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations électroniques, qui sont mis en oeuvre pour conserver à moyen et long terme ces informations dans le but de les exploiter¹¹». En comparaison avec l'archivage papier, l'archivage électronique gère les documents numériques, qui sont des « ensembles composés d'un contenu, d'une structure logique, d'attributs de présentation

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permettant leur représentation, dotés d'une signification intelligible par l'homme ou lisible par une machine». Il peut être crée à l'état natif ou obtenu par un processus de transformation d'un document physique, par exemple par numérisation (scannage). Les documents bureautiques, les bases de données, les messages électroniques, les dossiers numérisés sont considérés comme des documents numériques.

I.3.2. EXIGENCE DE L'ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

L'archivage électronique est un processus (système) sensible, pour sa réalisation il doit répondre à certaines exigences.

? L'intégrité des documents : cela consiste en la protection du document garantir qu'il ne subisse aucun ajout, ni aucune modification qui pourrait altérer ou entrainer sa destruction.

? La pérennité des données : elle consiste à maintenir dans le temps l'intégrité des données. En effet, un document doit être lisible à n'importe quel moment. Un stockage sur de formats standards normalisés et pérennes facilite les choses (PDF, etc.).

? La sécurité des documents : il s'agit ici d'assurer la sécurité physique des locaux et des données. Ça se fait par le biais des règles de sécurité pour les bâtiments (l'anti-intrusion, lutte contre l'incendie, etc.), la sauvegarde ou duplication des documents.

? L'authenticité des documents : le manuel de spécifications Moreq2 explique qu'il s'agit de prouver qu'un document est bien original. Pour cela, il faut prouver que le document est bien celui qu'il prétend être, qu'il a été créé ou envoyé, et qu'il a été créé ou envoyé à la date prétendue.

C'est là en quelque sorte les exigences qu'il faudrait observer sur l'archivage électronique.

Ces exigences permettent ainsi de faciliter l'accès à l'information, de répondre aux exigences légales de conservation et de communication et de relever le défi de l'obsolescence technologique.

Il reste à signale que l'archivage électronique est une fonction à ne pas confondre ni avec la « sauvegarde informatique » ni avec la « gestion électronique des documents (GED)». Effectivement, la sauvegarde informatique se contente uniquement à stocké les données pour les restauré en cas de pannes elle est conçue pour une conservation à court terme et son support est inexploitable en dehors de son environnement technique. De plus, la sauvegarde ne respecte pas les règles de classement, de mise à disposition, de sécurité, de pérennité et de traçabilité.

¹² CHABIN Marie-Anne. Archiver, et après ? Paris : Djakarta, 2007. p.66-69 [en ligne] [consulté le 17 Mars 2015]

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La gestion électronique des documents appelé aussi `'GED», contrairement à l'archivage électronique, permet la modification de documents et la coexistence de plusieurs versions d'un même document par leur propriétaires. Elle peut même permettre la destruction des documents ce qui viole l'intégrité des documents et trahit les exigences de l'archivage électronique.

I.3.3. SIMILITUDES ET DIFFERENCES

Le plus grand enjeu de l'archivage électronique est de traiter les archives électroniques selon les mêmes règles que les archives papier. Les principes restent identiques à ceux des archives papiers. Mais les moyens sont plus lourds et les risques plus grands pour assurer l'intégrité et la sécurité. La plus grande différence entre les deux qui peut être ressortie est due en partie aux technologies informatiques.

? Concordances

L'archivage électronique intègre donc, tout comme le papier, les notions de plan de classement, délais de conservation, sort final des documents, identification, recherche, et restitution. Il reprend en quelque sorte les étapes du processus du Records Management.

? Différences

Une grande différence existe entre papier et numérique. Marie-Anne CHABIN¹² a clairement identifié quartes caractéristiques fondamentales qui identifient le papier et le numérique :

- L'unité de mesure : le papier se compte en page, en maitres de rayonnages, tandis que le document numérique se compte en octets.

- La sensorialité: les documents numériques sont immatériels et ne réunissent aucun de cinq sens. Contrairement au papier qui peut être touché, feuilleté, etc.

- L'espérance de vie: pour les documents papiers, le support et le contenu sont indissociables, le document peut être conservé à long terme (30 ans et plus) sans altérer son intégrité. Avec les documents électroniques le problème de pérennité se pose à cause des contraintes technologiques fortes. La plupart des fichiers informatiques de plus de 10 ans sont aujourd'hui illisibles, ce qui a pour conséquence plusieurs risques et contraintes inéluctables.

- L'accessibilité: Un problème subsiste avec le papier, l'éloignement des archives, qui se trouve parfois dans un lieu reculé et difficilement accessible. Pour consulter au plus

¹³ CHABIN Marie-Anne. Nouveau glossaire de l'archivage [en ligne]. Archive17, 2010 [consulté le 17 Mars 2015]. p. 8. Disponible sur : www.archive17.fr.

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rapide les archives papiers, il fallait penser à mettre en place un magasin archives se trouvant au plus près des services producteurs. Avec les archives numériques, les distances sont rompues. Les services peuvent ainsi accéder rapidement aux informations, par le biais d'une simple base de données, ou par l'accès à un logiciel de gestion électronique de documents.

I.4. PLACE DE L'ARCHIVAGE DANS L'ENTREPRISE

Au cours de ces derniers années l'archivage a considérablement évolué et s'est modernisé; sa place au sein de l'entreprise a changé. La fonction archivage est dès lors perçue différemment et ces enjeux n'en sont plus que nombreux.

Sur ceux, Marie-Anne CHABIN¹³ indique que « l'archivage relève de la responsabilité de toute personne morale, comme conséquence logique de l'environnement réglementaire, des risques de non disponibilité de l'information ou de sur-conservation, avec les exigences afférentes d'authenticité, d'intégrité et de fiabilité des documents dans le temps ».

En effet les enjeux induit par l'archivage, qu'il soit papier ou électronique, sont multiples et font face à des nombreuses exigences. Tels que des exigences (juridiques, règlementaire, patrimoniaux et historiques, logistiques, sécuritaires, technologiques et même financièrement).

L'archivage des documents d'une entreprise est une action vitale, il aide à la préservation de la mémoire de l'entreprise. Les nouvelles technologies appellent à repenser l'archivage, c'est ainsi que du support papier englobant les textes, les dessins, etc., nous sommes passés aux supports numériques.