Section 1 : Étude préalable
En abordant l'étude préalable, nous voulons
connaître l'entreprise qui fait d'objet de notre étude, son
historique, sa situation géographique, sa structure et son
fonctionnement.
2.1.1 Description générale sur l'entreprise
2.1.1.1 Historique
Monsieur MASUANGI NKUANGA Antoine BILOLO est un
opérateur économique il a commence ses activités au centre
commercial au Tshanga-nord ver l'année 1985 il a élargie des
activités des huile de palme pour vendre au capital de Kinshasa et les
activités de café il vende sa aux importateur de depuis Bandundu,
Tshikapa, Kikwit. Ver l'année 1998 Monsieur Jean BATISPTE NLANDU LANGU
à été désigne comme chef d'agence de Matadi pour
la première fois il a émerge dans les activités de
transport et il été agréer au transporteur par la MIDEMA
pour transporte la farine, mais suite à conque rance de loyale des autre
patries dans le domaine de transport, il a cerce dans le transport a propos de
notre autoroute n'été pas bon par nos véhicule.
L'année 2010 comme il avait son propres terrain il a
change la vision pour la construction de l'hôtel pendant 4 ans la
construction se fait jour et nuit il travail après au mois de Mai 2015
ce le début des activités l'inauguration de l'hôtel
baptiser l'hôtel BILOLO FLAVOR avec une salle polyvalent, un restaurant
de haut st andine et 24 chambre, 4 appartement tous bien occupe, une bureau
d'administratif l'hôtel se trouve dans la province du Kongo central
sur l' se trouve dans la province du Kongo central sur l'avenu Akilimani
N°7502
2.1.1.2 Situation géographique
L'hôtel BILOLO FLAVOR est situé sur l'avenu
AKILIMANI N°7502, quartier ville haute dans la commun de Matadi,
référence dans l'entre clinique de Kinkanda.
2.1.1.3 Objectif
L'hôtel BILOLO FLAVOR a pour l'objectif de rendre
agréable le séjour des clients qui sollicitent ses services et de
répondre à leurs exigences.
2.1.1.4 Organisation structurelle et
fonctionnelle
2.1.1.4 .1 Organisation structurelle
Administrateur Gérant
Directeur d'exploitation
Directeur administration finance
SCE Maintenance
Maitre d'hôtel
Caisse central
SCE d'hébergement
Caisse barra man
Charge des achats
SCE nettoyage
Buanderie
Cuisine
2.1.14.2Organisation fonctionnelle
Administrateur gérant : il est le
décideur numéro un de l'hôtel, il est carnet l'image de
patron ;
Directeur d'exploitation : il s'occupe
de tout ce qui est technique de l'hôtellerie ;
Directeur administratif et finance : il
est le financier numéro un de l'hôtel, il a l'influence sur toute
la gestion financier de l'hôtel ;
Service maintenance : il s'occupe
à la technique et la propriété ;
Maitre d'hôtel : il est le
superviseur de la restaurant et le terrasse, il a sur le bon fonctionnement de
la restauration de l'hôtel ;
Caisse central : il est ensemble toute
recette de l'hôtel ensuite il est exécuter le dépense sous
la supervision du directeur administratif et finance ;
Service hébergement:il est à la
réception pour l'accueille des clients ensuite le garçon des
chambre fond partie aussi au service hébergement ;
Caisse barra man : il est là pour
la vente des boissons aussi il est établir les facture, à la
restaurant et au terrasse, ce lui le responsable de stock de restaurant ainsi
terrasse ;
Charge des achats : celui qui fait le
courses approvisionnement des produits alimentaire de l'hôtel ;
Buanderie : il est la pour nettoyer tout
les linges de l'hôtel ainsi que tenu de tous les agents ;
Cuisine : il est la pour la
préparation la nourriture selon le demande des clients ;
2.2 Description sur le domaine d'étude
2.2.1 Organisation structurelle et
fonctionnelle
2.2.1.1 Organisation structurelle
Administrateur gérant
Directeur d'exploitation
Réception
Caissier
2.2.1.2 Organisation fonctionnelle
Administrateur gérant : il est le
décideur numéro un de l'hôtel, il est carnet l'image de
patron ;
Directeur d'exploitation : il s'occupe de
tout ce qui est technique de l'hôtellerie ;
Caissier : Il a charge de percevoir le
montant à payer par les clients pour les occupations de chambres.
Service hébergement : il est à la
réception pour l'accueille des clients ensuite le garçon des
chambre fond partie aussi au service hébergement ;
2.2.2 Procédure de traitement
2.2.3 Narration
Arrive du client se présente à la
réception pour formuler sa demande, celle-ci le reçoit et
consulte le plan de l'hôtel pour vérifier les chambres disponibles
et le tarif. Si la demande est favorable, elle enregistre les identités
du client dans le bulletin d'inscription et le registre des clients et dans le
plan de l'hôtel pour signaler l'occupation de la chambre tout en
indiquant l'heure et le jour d'entrée ainsi que le jour de sortie (jour
de départ), on établit la facture en deux exemplaires dont une
à conserver dans les archives du Motel et l'autre à remettre au
client, si le client est prêt, paie sa facture, dans le cas contraire, il
paie avant de quitter l'hôtel, en fin, on lui donne la clé de la
chambre pour l'occuper.
A la fin de la journée, la réception
établit un rapport donnant la situation globale de toutes les chambres
occupées et sur tous les clients reçus ou partant dans la
journée pour le rapport est envoie à la Directeur d'exploitation
pour vérification ensuite le rapport est envoie à la Directeur
administratif et finance pour vérifier et valide à la fin envoi
chez l'Administration gérant.
2.2.4 Diagramme de contexte
Gestion des clients dans un hôtel « BILOLO
FLAVOR »
CLIENTS
Flux 1
Flux 2
Réception
Client
Directeur d'exploitation
Directeur adm&finance
Administrateur gérant
2.2.5 Diagramme des flux
Flux1
Flux3 Flux 2
Flux 4
Flux 4
Flux 5
2.2.6 Description des flux
|
Flux
|
Acteur émetteur
|
Acteur récepteur
|
Document
|
Distance
|
|
Flux 1
|
Client
|
Réceptionniste
|
|
#177;1m
|
|
Flux 2
|
Réceptionniste
|
Client
|
Plan et tarif de l'hôtel
|
#177;1m
|
|
Flux 3
|
Réception
|
Directeur d'explo
|
Rapport journal
|
#177;2m
|
|
Flux 4
|
Directeur d'exploitation
|
Directeur admin&finance
|
RJ valide
|
#177;2m
|
|
Flux5
|
Directeur admin&finance
|
Administrateur gérant
|
RJ
|
#177;3m
|
2.2.7 Matrice des flux
|
Client
|
Réception
|
Directeur d'exploitation
|
Directeur admin& finance
|
Administrateur gérant
|
|
Client
|
|
Flux 1
|
|
|
|
|
Réception
|
Flux 2
|
|
Flux 3
|
|
|
|
Directeur d'exploitation
|
|
|
|
Flux 4
|
|
|
Directeur admin& finance
|
|
|
|
|
Flux 5
|
|
Administrateur gérant
|
|
|
|
|
|
2.2.8 Schéma des circulations des
informations
|
CLIENT
|
RECEPTION
|
DIRECTEUR D'EXPLOITATION
|
DIRECTEUR ADM&FINANCE
|
ADMINISTRATEUR GERANT
|
|
100
|
200
|
300
|
400
|
500
|
201
201
102 Réception
Établissement bulletin d'inscription
B.INSC
202
202
103 Établir la facture e
FACT
101
201 Réception client
102
P.H
Consulte plan de l'hôtel
102
202 Enregistrer client dans bulletin d'inscription
Établissement facture
B.INS
Fin J
FA
103
RJ
301
203
301 Réception de rapport
Vérification et valide
401
RJ
Envoie au daf
301
401 Réception du rapport journalière
Évalue et signature, envoie au AG
501
RJ
401
501 Réception du rapport
Signature et classement dans archiver
RJ
2.3 Étude sur les moyens de traitement
employés
2.3.1 Moyens humains
|
N°
|
Poste
|
Effectifs
|
Sexe
|
Niveau d'étude
|
Ancienneté
|
|
1
|
Réceptionniste
|
2
|
M
|
G3
|
1ans
|
|
2
|
Caissier
|
1
|
F
|
G3
|
1ans
|
|
3
|
Directeur d'exploitation
|
1
|
M
|
L2
|
1ans
|
|
4
|
Directeur admin& finance
|
1
|
M
|
L2
|
1ans
|
|
5
|
Administrateur gérant
|
1
|
M
|
L2
|
1ans
|
2.3.2 Moyens matériels
|
N°
|
Libelle
|
Nombre
|
État
|
Année d'acquisition
|
|
1
|
|
|
Bon
|
2015
|
|
2
|
|
|
Bon
|
2015
|
|
3
|
|
|
Bon
|
2015
|
|
4
|
|
|
Bon
|
2015
|
|
5
|
|
|
Bon
|
2015
|
|
6
|
|
|
Bon
|
2015
|
|
7
|
|
|
Bon
|
2015
|
|
8
|
|
|
Bon
|
2015
|
2.4 Études sur les documents
utilisés
2.4.1 Rôles des documents
|
N°
|
CODE
|
LIBELLE
|
ROLE
|
EMETEUR
|
RECEPTEUR
|
SUPPORT
|
FREQUENCE
|
|
1
|
BULINS
|
Bulletin d'inscription
|
Document pour enregistre client
|
Réception
|
Client
|
Papier
|
Journalière
|
|
2
|
OCCUCHAMB
|
Occupation de chambre
|
|
Réception
|
Client
|
Papier
|
Journalière
|
2.4.2 Modèle des documents
· HOTEL BILOLO FLAVOR (Montant en
chiffres)
RCC: M/14-A-12770
Id. Nat. 1-93-K 705765 A
N° Impot: A 0705765 A
Avenue Akilimani n°7502
MATADI/KONGO-CENTRAL
REÇU N° .............
Reçu de:
........................................................................
La somme de (en lettres)
Motif :...........................................................................
....................................................................................
Matadi, le ........................
Signature
Carnet de reçu
· Bulletin d'inscription
HOTEL BILOLO FLAVOR Matadi, le ...../....
/20....
RCC: M/14-A-12770 CHAMBRE N° ..............
Id. Nat. 1-93-K 705765 A SEXE :.............
N° Impot: A 0705765 A
Avenue Akilimani n°7502
MATADI/KONGO-CENTRAL
BULLETIN D'INSCRIPTION N°
............
Nom :....................................... Post-nom et
prénom :................................. Lieu et date de
Naissance :..............
État-civil :.....................................
Domicile :..................................................
Nationalité :.......................................
Profession :.........................................
Téléphone :........................................ Nature
des pièces :......................
Lieu et date d'Émission :...........................
Numéro des pièces
d'identité :...................................
Accompagne :............... enfant moins de 14 ans, Date
d'arrivée :.............................. Heure
d'arrivée :.............
Lieu où il se rend :..............................
Date de départ :...................... But du
voyage :............................
2.4.3 Description des documents
· Bulletin d'inscription
|
Désignation
|
Code
|
Nature
|
Taille
|
|
Nom client
Post-nom client
Sexe client
Lieu de naissance
Date de naissance
État-civile
Adresse client
Nationalité client
Profession
Téléphone client
Nature des pièces
Lieu et date Émission
Numéro de pièce
Accompagné
Lieu d'où vient
Date d'arrivée
Heure d'arrivée
Date de départ
But du voyage
|
Nomcli
Pstncli
Sexcli
Lieunais
Datenais
etatciv
Adrecli
Nationcli
profes
Telcli
Naturepie
Lieudat
Numpièce
Accomp
Lieudvien
Datearri
Heurarriv
Datedep
butvoy
|
AN
AN
AN
AN
D
AN
AN
AN
AN
N
AN
AN
AN
AN
AN
D
H
D
AN
|
15
15
1
20
8
20
30
10
20
12
16
20
20
10
20
8
8
8
16
|
· Occupation de chambre
|
N°
|
Code
|
Libelle
|
Nature
|
Taille
|
|
1
|
Ch
|
Chambre
|
AN
|
12
|
|
2
|
Prése
|
Présents
|
AN
|
14
|
|
3
|
Dep
|
Departs
|
AN
|
10
|
|
4
|
Arr
|
Arrive
|
AN
|
10
|
|
5
|
S/reel
|
s/réelle midi
|
AN
|
12
|
|
6
|
Fir
|
Firme
|
AN
|
6
|
2.5 Critique sur le domaine d'étude
La critique de l'existant est primordiale pour un chercheur
car elle est un diagnostic objectif et précis. Elle s'effectué
sur l'observation préalable du système existant et permet de
déterminer les avantages et les inconvénients qui créent
le dysfonctionnement de l'application.
2.5.1 Les atouts sur le domaine
d'étude
L'hôtel BILOLO FLAVOR fait partie parmi l'hôtel
moderne de la ville de Matadi, il disposée la salle de fête de
qualité, des chambres standard, et des chambres ordinaire
L'hôtel pour diminuer la charge de personnel a pu
supprimer quelques postes pour ne parler que de la réception. Ainsi, que
cette suppression des services fait que tout soit centralisée à
la réception, sauf rien. Donc, nous rencontrons ce qu'on appelle cumul
des postes, entre autre : enregistrer les clients, établir les
factures, détenir les clés, percevoir de l'argent, établir
les rapports journalier des clients etc.
2.5.2 Les faiblesses sur les domaines
d'étude
Sur les moyens de traitement utilisés a l'hôtel
BILOLO FLAVOR sont inefficaces, c'est-à dire le traitement est manuel et
cause une lenteur et occasionne toujours des erreurs ; il y a une mauvaise
protection des données et difficulté d'avoir accès aux
données désirées.
Sur le circuit des informations après l'observation
faites sur le circuit information, nous signalons qu'il y a trop de
tâches à exécuter au poste de la réception lors de
l'arrivée du client. Cette centralisation des tâches crée
une lenteur et la perte de temps à la gestion.
2.6 Les solutions de substitutions
2.6.1 Solution manuelle
réorganisée
Pour une bonne gestion efficace, il faut qu'il y ait d'abord
la motivation consiste à mettre à la disposition des agents les
matériels adéquats pour la bonne exécution de travail.
2.6.1.1 Avantage
· Le coût moins élevé pour le
fonctionnement de l'hôtel
· L'obtention des résultats en un temps
raisonnable
· Possibilité de travailler lors de la coupure du
courant car l'absence de l'électricité n'handicape en rien le
fonctionnement de système.
2.6.1.2 Inconvénients
· Trop de perte de documents.
· Lourdeur dans le fonctionnement de l'hôtel
· Multiplicité de tâches difficiles à
résoudre à court terme.
2.7 Les solutions informatiques
Pour faire face aux problèmes liés à une
bonne gestion de clients, nous souscrivons à l'automatisation
modernisée de l'application (traitement des informations). Ceci consiste
à doter le centre d'un service informatique moderne permettant
d'organiser les données des documents et le traitement des informations
en vue d'écarter toute erreur et lourdeur due à la
procédure manuelle de traitements. Cette solution informatique
remédie aussi au manque d'efficacité.
2.7.1 Avantage
· Manipulation facile et souplesse des données
à temps voulu.
· Adaptation aux technologies nouvelle.
· Partage des tâches et reste en contact par
réseaux.
· Sauvegarde les données à temps
précis et à une période donnée.
2.7.2 Inconvénients
· Très coûteuse (par l'acquisition de
matériel)
· Stationnement des travaux lors de la coupure du
courant
2.8 Choix de la meilleure solution
Pour aboutir à un meilleur proposées et qui
pourront améliorer la qualité des services offerts à la
clientèle ainsi qu'une gestion efficace sont :
· Mettre en place un système informatique en
créant une application de gestion des clients de hôtel avec comme
avantages, enregistrement de tous les clients dans la base données,
rapidités dans les réservations, sécurité sur les
données relatives aux clients, élaboration des statistiques par
exemple le nombre de client par jour, par semaine, par mois et pourquoi pas par
an ;
· La dotation de l'hôtel d'un équipement
informatique moderne et de bonne qualité
| 
