Communiquer avec efficience le défi des étudiants-entrepreneurs

1.9.4 Aménager son temps de travail

Pour gagner en efficacité et en productivité, il est important de s'organiser dans son emploi du temps, dans son espace de travail, dans sa tête.

1.9.4.1 L'emploi du temps

L'emploi du temps est le premier outil à organiser et à optimiser pour pouvoir réellement avancer rapidement dans les tâches, et ainsi économiser des heures pour d'autres tâches.

Il faut tout d'abord s'assurer que les actions à mener dans la journée sont réalistes. L'objectif est d'aboutir à la fin de sa tâche. Il ne faut rien débuter qui ne peut être pertinemment réalisé.

Ensuite, il est important pour garder l'esprit concentré, de réaliser les tâches les unes après les autres au lieu de passer d'un travail à un autre. Le cerveau met en moyenne 5 minutes pour se reconcentrer pleinement dans un travail.

Savoir dire « non » est une compétence à exploiter lorsqu'on est entrepreneur. Amis, famille (pour le côté personnel), collaborateur, partenaires (pour le côté professionnel) demandent beaucoup de temps. Dire oui est une solution de facilité quand on veut plaire, mais il est tout à fait possible de refuser sans attirer le mauvais oeil.

La procrastination est le fléau de notre génération. Rébarbatif ou non, il faut prendre le taureau par les cornes, car maintenant ou demain (ou après-demain), il faudra bien y passer.

Mettre en place des priorités en classant les dossiers à traiter dans l'ordre d'importance. Comme le médecin urgentiste, il faut juger du caractère critique du cas avant de le traiter.

Pour bien organiser son emploi du temps, il faut coucher sur papier ou tout autre moyen qui s'adapte à son rythme de vie (et à sa personnalité) pour garder de la cohérence. D'ailleurs, il faut être réaliste quant au temps de rendez-vous, temps de déplacements, etc.

Déléguer le maximum des tâches pour se concentrer sur l'essentiel. Demander à son entourage, mais aussi à ses stagiaires, collaborateurs, et partenaires de vous rendre des services.

Le petit secret pour prendre de l'avance sur son travail, c'est d'optimiser ses temps « morts » comme les attentes en salle avant de voir le médecin, les transports en communs, les trajets bloqués dans les bouchons, etc. Pour être réellement efficient, tout temps disponible doit être mis à contribution.

1.9.4.2 L'automatisation

Un moyen de simplifier son travail est d'automatiser certaines tâches grâce à des outils gratuits et une routine efficace. Tout d'abord il est important de mettre en place un plan de travail, une sorte de feuille de route qui indique toutes les taches hebdomadaires. C'est le principe du texte à trous où il suffit de remplir les cases manquantes. Par exemple, pour la communication via Facebook, il est possible de planifier à l'avance la publication d'information. Sachant que c'est un outil très chronophage, il est intéressant de s'occuper de la communication digitale routinière par ce procédé et ainsi de ne suivre que les évolutions dans les réactions des fans.

Dans la suite du plan de travail, il est utile de garder dans sa base de données, des modèles écris pour simplifier la recherche de collaborateurs, de partenaires, de sponsors, pour les relations presse, pour les publications de communications, etc.

Si le copier-coller est trop évident, si le destinataire peut se douter du manque de personnalisation du message, pourquoi ne pas garder la même technique : « Nous nous excusons par avance du copier-coller précédent, vous comprendrez que dans la mesure où notre équipe est très réduite, nous devons gagner un maximum de temps. » Personne ne se douterait que le message d'excuse qui suit est aussi un copier-coller.

Des outils pour la gestion du temps existe et seront d'une grande aide. Entre les logiciels gratuits et les applications à emporter partout, il est possible d'automatiser la communication. Il est par exemple possible de lier les comptes des différents réseaux sociaux pour poster sur chaque plateforme en un seul post. IFTTT^25(*) est un service web qui permet d'automatiser de très nombreuses actions courantes sur le web, en interconnectant près d'une trentaine de canaux.

* ²⁵ If This Then That