Outils et méthodes de gestion d'un projet de développement rural. Le programme eau et assainissement de l'ONGI plan Niger dans la région de Tillabéry.

I.4.3.Techniques de planification

Tout le jeu d'une planification est d'optimiser ces quatre paramètres, sachant que :

· Les ressources sont limitées ;

· La durée doit être la plus courte possible ;

· Le bénéficiaire du projet exigera toujours une qualité sans reproche ;

· Le périmètre est parfois immuable.

I.4.4.Découpage en tâches

Les différentes techniques de planification reposent toutes, peu ou prou, sur un découpage du projet en tâches élémentaires. Ces tâches sont ensuite ordonnancées, c'est-à-dire positionnées dans l'ordre logique de réalisation ou de fabrication (on doit plâtrer les murs d'une maison avant d'appliquer les peintures).

Ce sont ensuite ces différentes tâches qui font l'objet d'une planification. Il est donc essentiel que le découpage soit le plus pertinent possible : on pourra se tromper sur l'estimation de la charge d'une tâche et sur sa planification avec une marge d'erreur plus ou moins grande, mais si une tâche a été « oubliée » lors du découpage, la marge d'erreur sera, là, de 100%.

Sur les différentes techniques de découpage d'un projet, voir l'article Gestion de projet.

- Charge et délai

Une fois le découpage en tâches obtenu (il peut être réalisé de manière itérative) on procède :

o A l'estimation de la tâche : quelle en sera la charge, le délai, le coût ;

o A la planification de la tâche : quand débute-t-elle, quand se termine-t-elle ;

o A l'allocation des ressources : par qui est-elle réalisée, avec quels moyens.

L'estimation peut se faire, de manière complémentaire :

o En charge : combien de temps faut-il pour mener à bien cette tâche (par exemple, il faut 9 mois pour faire un bébé)

o En délai : si les ressources étaient quasi-infinies mais utilisées de manière conventionnelle et usuelle, combien de temps s'écoulerait-il « raisonnablement » entre le début et la fin de la tâche (dans notre exemple, même si l'on disposait de nombreuses mamans, il faudrait toujours 9 mois pour faire un bébé).

- Utilisation de fourchettes

Une planification est composée de tâches (le périmètre fonctionnel). Cette décomposition peut être réalisée récursivement pour obtenir des sous-tâches, qui prises en compte individuellement ont une durée de réalisation qui est connue ou envisageable. Pour garantir les risques de dépassement de planification, on va donner pour chacune de ces tâches :

· Une durée minimale (optimiste) ;

· Une durée idéale ;

· Une durée défavorable.

Ainsi, la durée globale prévue par la planification sera délimitée temporellement par ces trois types d'estimations.

Ces estimations peuvent ensuite être ajustées selon plusieurs étapes (dérivées de la méthode COCOMO pour Constructiv Cost Model) :

· Obtenir une cotation théorique du projet grâce à une métrique et une pondération selon la nature des tâches à réaliser et leur complexité ;

· Adapter cette cotation théorique au contexte du projet avec une grille d'évaluation de critères multiplicateurs fournissant des coefficients d'ajustement ;

· Répartir la cotation ajustée sur les différentes phases du projet grâce à une série de ratios de ventilation.

- Estimation des temps

L'estimation de la charge ou du délai d'une tâche n'est pas une science exacte et repose la plupart du temps sur l'expérience des planificateurs.

- Allocation des ressources

Toute planification élaborée à l'aide de ces différentes techniques ou méthodes (souvent utilisées conjointement) doit être vérifiée sous un autre aspect : le taux d'occupation des ressources.

Pour ce faire, on traduit la planification générale du projet en autant de planifications détaillées et individuelles que de ressources affectées sur le projet, ces planifications individuelles permettent de vérifier un certain nombre de contraintes d'organisation du projet :

· Les ruptures de charge : les personnes affectées sont-elles occupées à 100% durant tout le temps où l'on a besoin d'elles ? (voir lissage et nivellement avec la méthode PERT)

· Le taux de charge : certaines ressources ne sont peut-être pas utilisables à 100% de leur temps (réunions extérieures, fonctions de support, affectations partielles, ...)

· La montée en charge progressive : l'arrivée et la mobilisation des effectifs sur le projet doit suivre une courbe « en cloche » afin de faciliter la gestion des ressources humaines (intégration dans les équipes, formation ou apprentissage, ...).

Lorsque le besoin d'une ressource, partagée entre plusieurs tâches, est supérieur à la ressource disponible, il est nécessaire de lisser l'utilisation de cette ressource. Cela notamment en utilisant la marge des tâches non critiques (voir concepts de marges, tâches critiques et tâches non critiques dans PERT).