CHAPITRE DEUXIEME :
DEROULEMENT DU STAGE
Au cours de notre stage au sein de l'OCC/BUTEMBO, notre
tâche primordiale était de savoir et apprendre comment
fonctionnent les branches, génératrices de recettes, à
l'OCC, ensuite confronter la réalité sur terrain et les
théories apprises.
Pour la réussite de notre stage, nous sommes
passés dans certains bureaux pour participer aux activités
journalières de l'Office, du 25/05 au 25/06/ 2009.
II.0. DIRECTION DE L'AGENCE
La Direction de l'Agence est l'organe principal de
l'OCC/Butembo. Elle est animée par un Chef d'Agence qui est
secondé par un Adjoint.
Deux Bureaux sont directement attachés à la
Direction. Il s'agit du Bureau Secrétariat et Bureau informatique et
télématique. En plus des ces deux Bureaux, les activités
de la Relation Publique sont aussi attachées à la Direction. Sauf
que dans ce cas, le Chargé est un simple Agent et non un Chef de Bureau.
A l'OCC, toute correspondance doit avoir deux signatures. Le
CA signe avec le Chef de Service qui est concerné par la matière
traitée.
a. Bureau secrétariat
Comme dans toutes les structures, le secrétariat joue
le rôle traditionnel de rédiger, réceptionner,
d'expédier ou transmettre les courriers, correspondances et colis
d'échantillons ou autres à destination, les enregistrer et les
archiver. Par conséquent, toutes les correspondances passent par lui.
Il joue également le rôle de courroie de
transmission entre les services et la Direction, entre les partenaires
extérieurs et l'OCC, etc.
b. Bureau informatique et
télématique
Comme il est appelé, ce Bureau est chargé
de :
- Réceptionner, saisir à l'ordinateur et
imprimer les correspondances, des documents (budget ou autres), rapports
d'activités périodiques (mensuelles, trimestrielles ou annuelles)
de la Direction de l'Agence,
- Gérer l'adresse électronique (Email) de l'OCC
pour la gestion des courriers reçus et à expédier par la
voie électronique,
- Entretenir et maintenir en bon état l'outil
informatique, même celui qui est affecté dans tous les services,
- Installer et réparer les programmes,
- Monter certaines programmations informatiques à son
niveau ou dans les services pour l'exécution facile et rapide de
certaines tâches,
- Encadrer tous les utilisateurs des ordinateurs dans tous les
services.
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