Depuis sa création, L'UNICEF s'est efforcé de
protéger la vie des enfants du monde entier. Il plaide et travaille pour
créer les conditions nécessaires pour que les enfants vivent
heureux, en bonne santé et dans la dignité. Il s'efforce d'aider
les jeunes à satisfaire leurs besoins de base et à élargir
leurs possibilités de réaliser tout leur potentiel. Pour
renforcer son action en faveur des enfants, l'UNICEF coopère avec les
gouvernements, les collectivités locales et les organisations de la
société civile, les familles et les enfants. Aussi il oeuvre,
avec le concours de tous ses partenaires, à la réalisation des
objectifs de développement humain durable que la communauté
mondiale s'est fixée et de l'idéal de paix et de progrès
social consacré par la Charte des Nations Unies.
L'UNICEF n'est pas un bailleur de fonds mais une agence de
financement qui mobilise des fonds pour appuyer les gouvernements dans
l'exécution des programmes et projets de développement. Il s'agit
de l'assistance en espèces (ou avances de fonds) dans les domaines
suivants : formation, plaidoyer / mobilisation sociale, information /
communication, supervision / recherche / suivi & évaluation.
A ce titre l'UNICEF doit rendre compte aux donateurs de
l'utilisation des fonds mis à sa disposition. L'assistance en
espèces vise à permettre l'exécution effective des
activités des projets convenus entre l'UNICEF et ses partenaires. Au
lieu d'être un subside permanent pour ces derniers, l'assistance
constitue plutôt un appui à court terme pour rendre les programmes
opérationnels et autosuffisants.
Cadre & Procédure :
PROCEDURES RELATIVES A L'ASSISTANCE EN ESPECES (Côte
d'Ivoire).
Les éléments ci-après sont
nécessaires à l'approbation de l'avance par l'UNICEF :
Convention préalable
L'existence d'une convention entre l'UNICEF et le partenaire
ONG est une disposition préalable pour la collaboration avec les ONG. En
amont de cette convention, il y a un processus d'accréditation de l'ONG
auprès de l'UNICEF.
La lettre d'accord
Lorsque l'administrateur et le partenaire se mettent d'accord
sur l'exécution d'une activité et le budget
détaillé, l'UNICEF envoie une lettre signée par le
Représentant (adressée au Ministre concerné ou au
Président de l'ONG avec ampliations au Directeur de la structure du
partenaire ou au Ministère de tutelle de l'ONG) confirmant l'approbation
avec le budget détaillée convenu.
Le compte bancaire
Le partenaire doit ouvrir à la CAA pour les fonds et
projets UNICEF, un compte unique dont les informations sont communiquées
à l'UNICEF dans le but du virement des fonds.
Le Plan d'Action annuel
Détaillé
Les activités des ONG ne sont pas seulement
énumérées dans la convention. En plus, avant d'être
considérées comme admissibles, elles doivent être inscrites
au préalable dans le Plan d'Action annuel Détaillé
(PAD).
Liste des personnes autorisées à faire
les requêtes
Le partenaire doit communiquer à l'UNICEF la liste des
personnes habilitées à signer les requêtes au titre de
l'assistance en espèces. La liste doit mentionner le nom de
l'institution dont relèvent les intéressés, le titre du
programme/projet, les noms et titres des intéressés.
La liste des billeteurs
Le partenaire doit communiquer à l'UNICEF la liste des
personnes autorisées à recevoir des fonds. La liste doit
mentionner le nom de l'institution dont relèvent les
intéressés, le titre du programme/projet, les noms et titres des
intéressés, le nom de la banque/numéro du compte
bancaire.
La séparation des tâches
Les règles de l'UNICEF veulent que la personne qui a
signé la requête de fonds soit différente de celle qui
reçoit les fonds.
Lettre de transfert de fonds
Dès que les fonds sont transférés,
l'UNICEF informe le partenaire concerné par écrit (avec le budget
détaillé approuvé et visé) avec ampliation à
la Dette Publique. Le courrier contient la lettre d'approbation, une copie de
la lettre de virement (de l'UNICEF à ECOBANK), et un accusé de
réception de fonds (à retourner par le partenaire). La lettre
fait un rappel du délai de justification (deux semaines après le
déroulement de l'activité, du délai maximum de
justification (trois mois à compter de la date de transfert de fonds),
de la soumission du rapport narratif, du rapport financier, de l'état
récapitulatif de toutes les dépenses effectuées, de
l'état de comparaison budgétaire, des originaux des pièces
justificatives.
Ordre de mandatement
La Direction de la Dette Publique établit un ordre de
mandatement qui permet à l'agent comptable de la Dette Publique de
décaisser l'argent au nom du billeteur concerné.
Accusé de Réception des fonds par le
partenaire
Lorsque le billeteur a reçu les fonds, il doit
remplir, signer et cacheter l'accusé de réception de fonds et le
retourner à l'UNICEF avec les pièces justificatives.
Rapprochements bancaires
Le partenaire doit faire périodiquement des
rapprochements bancaires entre le registre des avances et le compte bancaire
dans lequel sont déposés les fonds reçus. Egalement, le
billeteur doit dresser des états trimestriels de suivi des avances
reçues de l'UNICEF. L'agent comptable de la Dette Publique devra ensuite
transmettre à l'UNICEF.
Etat récapitulatif des dépenses
(voir en annexe)
Il s'agit d'un tableau faisant l'état du budget
détaillé selon la nomenclature du Système
Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP).
Pièces justificatives
L'UNICEF avance les fonds au partenaire pour des
activités devant être exécutées sur une durée
maximum de trois (3) mois. Par conséquent les avances doivent être
justifiées dans un délai maximum de trois mois à partir de
la date de paiement de l'avance.
La soumission des justificatifs doit porter sur : la
lettre de transmission (avec ampliation à la Dette Publique), la fiche
de réception des fonds, le rapport d'utilisation des fonds, un
état récapitulatif des dépenses, un état de
comparaison budgétaire, et, dans le cas des séminaires/ateliers
de formation la liste (séparée) de présence des
participants et des formateurs/facilitateurs (voir liste d'émargement en
annexe), les ordres de mission dûment signés par les personnes
autorisées, les originaux des factures acquittées et les
reçus, le rapport narratif sur l'exécution de l'activité.
A l'UNICEF, ces pièces sont remises à l'administrateur
concerné qui les vérifie, appose sa signature sur la fiche de
justification des dépenses et ensuite envoie au partenaire un
accusé de réception.
Accusé de réception du Reliquat par
l'UNICEF
La remise des pièces justificatives se fait
parallèlement avec le reversement du reliquat de fonds. Le Service des
Finances de l'UNICEF signe alors un accusé de réception du
reliquat qui est transmis à la Dette Publique comme pièce
comptable du reliquat.
Passation des marchés
Le processus d'acquisition des Biens & Services n'est pas
délégué : après identification des besoins par
le bénéficiaire, sélection par l'UNICEF et enregistrement
dans le PAD, un service interne (Supply Section) de l'UNICEF supervise
directement les achats des biens ou louage de services qu'il met à la
disposition des bénéficiaires.
Comptabilité
Le partenaire billeteur doit tenir des registres des avances
(conservés pendant cinq (5) ans) qui pourrait être
consultés à tout moment par l'UNICEF. Les mouvements de fonds du
niveau central vers les structures décentralisées (niveau
régional par exemple) doivent être documentées et les fonds
doivent atteindre leur destination finale le plut tôt possible.
Rapports financiers
* Les rapports financiers
rédigés conformément aux normes SIGFIP (et
certifiés par un agent autorisé) présentés par la
Dette Publique à l'UNICEF doivent être transmis deux fois par an.
Ils reflètent l'état de la situation financière
détaillée des organismes d'exécution. D'autres documents
faisant office de rapports financiers sont également
présentés à l'UNICEF par le partenaire.
* Rapport d'utilisation des fonds
(voir en annexe) : c'est un formulaire transmis par l'UNICEF lors du transfert
de l'avance et qui est retourné dûment rempli par le partenaire.
Il requiert des informations relatives à l'utilisation des fonds mis
à disposition du partenaire.
* Etat de comparaison
budgétaire (voir en annexe) : Il s'agit de faire le point entre ce
qui a été approuvé par l'UNICEF et ce qui a
été effectivement dépensé par le partenaire
(dépenses prévues versus dépenses effectives).
Les limites
- Apres la mise à disposition des fonds, le partenaire
doit s'assurer que les fonds ne seront pas gelés pendant plus d'un (1)
mois.
- L'UNICEF n'avance pas de fonds à une institution
partenaire qui a des avances non-justifiées de plus de six (6)mois.
- Dans le cas où les pièces justificatives ne
seraient pas arrivées à l'UNICEF après un délai de
trois (3) mois, l'UNICEF entame un processus de courrier entre le
troisième et le sixième mois afin de rappeler la situation des
avances non justifiées.
- Les supports, les matériels et certains services ne
sont pas financés sur appel de fonds d'assistance en espèces mais
relèvent plutôt de l'assistance en équipements et
matériel : les cocktail/réception (il s'agira plutôt
d'un contrat direct avec l'UNICEF), le carburant (géré comme un
matériel), la prise en charge (couvert par le perdiem), les honoraires
payés aux employeurs du partenaire, toute dépense faite
antérieurement à l'approbation de l'avance par l'UNICEF, toute
dépense non prévue dans le budget approuvé par l'UNICEF,
toute dépense engagée excédant le montant prévu au
budget, toute dépense non soutenue par des pièces justificatives
acceptables,
L'UNICEF se réserve le droit d'effectuer à tout
moment des audits, opérationnels ou financiers, avec des visites sur le
terrain, en vue de vérifier et de s'assurer que les principes
stipulés dans les accords ont été fidèlement
respectés.
La requête pour le financement (préalablement
inscrite dans le Plan d'Action annuel Détaillé) émane du
Gouvernement ou d'une ONG. Elle est accompagnée d'une fiche
Requête pour Paiement Remboursement/Avances (pas en annexe) et du budget
détaillé selon la nomenclature du Système
Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP). Elle doit
fournir des informations complètes et précises sur
l'activité proposée, nombre de personnes devant participer
à l'activité, etc.
Après l'analyse de la requête par l'UNICEF, le
transfert des fonds se déroule en deux étapes : le virement
de l'UNICEF (Ecobank) à la Dette Publique (CAA) puis, le
décaissement par le partenaire auprès de la Dette Publique
(après soumission d'un dossier contenant copie de la lettre d'accord, le
récapitulatif du budget visé par l'UNICEF, la lettre de transfert
de fonds par l'UNICEF, copie de la lettre de virement, copie de
l'arrêté concernant le billeteur).
