Memoire Online - La pratique de l'audit interne dans l'activité bancaire. Cas de la Banque de l'Habitat du Sénégal (la B. H. S )

Le dispositif de l'Audit Interne peut être cerné par le biais de l'organisation et des objectifs du Département d'Audit Interne et surtout par la méthode d'approche utilisée :

L'actuel DAI de la B.H.S a été créé en 1988. Cependant, il existait un Service de Contrôle Interne sous la supervision directe du Directeur Général et des textes bien précis définissent sa mission.

L'Audit Interne a pour mission générale d'exercer un contrôle périodique de toutes les directions et services de l'institution de manière à apprécier s'ils accomplissent correctement leurs tâches de protection des biens, d'enregistrement des informations, de contrôle et de prévision, en conformité avec les instructions de la Direction Générale et en harmonie avec les objectifs de la B.H.S et les normes administratives habituelles.

- contrôle quotidien des caisses (il s'agit de la vérification de la concordance entre l'inventaire physique des caisses et le solde comptable déterminé par l'informatique) ;

- audit semestriel des comptes (le responsable définit la mission d'Audit en délimitant les comptes à réviser et pour chaque compte un programme de travail) ;

En outre, l'Audit Interne peut intervenir à tout moment sur demande expresse de la Direction Générale.

Les auditeurs ont accès direct et sans limitation à toutes les activités et à tous les documents.

Ø Préserver la sécurité des opérations, des valeurs, des biens et des personnes ;

Ø Assurer la protection et la diffusion d'une information fiable et rapidement disponible.

Cette définition des objectifs traduit la préoccupation des dirigeants de la Banque de mettre en place des mesures spécifiques pour assurer la régularité et la sincérité des opérations comptables, veiller sur tous les biens, toutes les informations et tous les membres de la Banque. La réalisation de ces objectifs sous entend la mise en place d'une méthode d'approche et de techniques appropriées.

Le motif de la création du DAI à la BHS est né du souci des dirigeants de renforcer le contrôle interne et rationaliser la comptabilité de la Banque.

L'examen des objectifs assignés au Département d'Audit montre le but des dits dirigeants.

`'Préserver la sécurité des valeurs, des biens et des personnes, assurer la protection et la diffusion d'une information fiable et rapidement disponible'' ont une incidence directe sur les comptes annuels de la Banque.

Par contre, les autres objectifs notamment : `'promouvoir l'efficacité et la qualité des services, assurer le respect des objectifs fixés par la Direction Générale'' permettent la gestion et la sécurité des procédures, de l'organisation''.

Ce double souci explique la méthode d'approche et les techniques qu'utilisent les auditeurs internes de la Banque.

On ne peut parler d'Audit Interne sans au préalable souligner le Contrôle Interne.

En effet, l'Audit Interne est la fonction à laquelle incombe au sein de l'entreprise la vérification de l'état du Contrôle Interne. Dès lors, nous pouvons citer les procédures et l'organisation mises en place par la Banque :

- la séparation des tâches entre les personnes chargées des fonctions opérationnelles, de détention des biens, d'enregistrement comptable et de contrôle ;

- un contrôle physique des actifs (journalier et trimestriel) effectué par des cadres de l'entité.

- des séminaires organisés par les différentes directions à l'intention des membres des autres directions ;

- des manuels de procédures pour chaque direction (par Service et par opération).

Cette densité du contrôle interne définit l'ampleur des techniques utilisées à l'effet d'effectuer l'examen des comptes conformément aux normes de révision comptable généralement admises et des contrôles qu'ils jugent nécessaires en la circonstance pour déterminer les défaillances.

Elles sont au nombre de cinq (05) dont l'examen physique (vérification substantielle), la confirmation indépendante, la vérification sur document (audit vertical),le contrôle mathématique, le contrôle de conformité.

Il s'agit d'un comptage physique à l'effet de déterminer l'existence d'une part et la propriété d'autre part. Ce domptage s'applique quotidiennement aux caisses (contrôle de caisse), trimestriellement aux immobilisations.

Cet examen physique est réalisé avec rigueur du fait de l'importance, de la signification et de la nature de ces éléments qui habituellement constituent un point sensible dans le fonctionnement de la Banque.

C'est une confirmation par un tiers de l'existence d'un actif et d'un passif. Elle consiste à mettre sous enveloppe des demandes de confirmation (avec comme contenu : le n° de compte, le nom du client, le solde du compte, l'appréciation et le motif des opérations contestées en cas de désaccord). Cette technique s'applique aux comptes de tiers et permet de minimiser les risques d'informations erronées car deux parties à un contrat enregistrent les mêmes informations concernant leur relation.

Les auditeurs ont reçu délégation de la Direction Générale de préparer, contrôler et acheminer le courrier relatif à la demande de confirmation ainsi que de réceptionner, procéder aux contrôles de fiabilité des informations, d'analyser et de donner suite aux différentes réponses reçues. Cette technique permet aussi une mise à jour des comptes à clôturer, des changements d'adresse, etc.

Elle comporte la recherche de la justification pour les écritures comptables à travers l'examen des documents. Le réseau informatique de la Banque facilite ce travail. En effet, il est édité des états qui permettent le contrôle des opérations : listing de la situation détaillée du bilan résumé, des prêts, des opérations journalières, des comptes numériques, etc.

Cela permet aux auditeurs de remonter le système par le biais du `'contrôle de caisse'' et de s'assurer que les opérations et les écritures sont complètes et justifiées.

Il est une nécessité pour s'assurer de la bonne qualité numérique des comptes. Nonobstant l'informatique de la Banque qui facilite ce travail, les auditeurs s'assurent de la correction des additions dans les journaux, les comptes individuels, le livre de paie, le grand livre, la balance générale et les états financiers mais aussi dans les documents de base et les rapprochements de banque. Un travail de pointage considérable est réalisé lors des missions d'Audit et il concerne toutes les opérations.

Il s'agit de vérifier si les procédures mises en place sont strictement suivies notamment :

- si un client n'a pas dépassé le seuil de deux (02) retraits par moi, auquel cas, est-ce que cette opération a été autorisée par la personne habilitée ;

- si le dispositif de sécurité de l'activité bancaire, des procédures, des biens et des personnes est bien respecté. Au-delà de ces techniques de nature comptable, les auditeurs, du fait du rôle de conseiller de la Direction Générale essaient de promouvoir d'autres techniques.

Conformément aux directives de la Direction Générale, le DAI a établi un planning d'audit semestriel des comptes.

Au-delà du préalable de définition des cycles, on peut résumer l'approche du Département à deux (02) niveaux : la définition des zones de contrôle et le programme de travail (procédure de contrôle).

`'L'approche se fonde sur l'idée directrice que les faits économiques ayant un impact sur la banque, ainsi que le réseau correspondant de transaction, systèmes, procédures de traitement, interfaces et bases de données peuvent être logiquement répartis en un nombre limité d'ensembles homogènes. Le terme utilisé pour de tels ensembles est cycle.

Chaque cycle est composé de plusieurs fonctions. Une fonction est une partie d'un cycle qui prend en charge le traitement des transactions selon un processus logique.''

On peut relativement identifier un certain nombre de cycles pour les transactions de la BHS :

Le DAI effectue ces missions d'audit conformément aux normes de révision comptable généralement admises, outre des contrôles jugés opportuns en la circonstance.

L'approche pour définir les zones de contrôle est relativement la même que celle d'un audit financier, autrement dit la vérification de la régularité et de sincérité de l'information, ce qui explique les techniques comptables utilisées. Les contrôles jugés opportuns sont relatifs aux risques de gestion et de défaillance dans l'application des procédures. Ils passent par l'analyse des documents et des activités à l'effet de déterminer des risques qui peuvent provenir des erreurs de jugement, de fonctionnement, des fraudes, des négligences ou ignorances, des complicités internes ou externes.

Cette rubrique récapitule l'ensemble des crédits aidés et ordinaires accordés aux promoteurs publics, privés et aux particuliers, elle s'analyse en long terme, moyen et court terme

Ce poste reprend les impayés et immobilisés de même que les douteux litigieux (ceux dont l'encours des crédits va subir une déchéance à terme ou l'a subie).

C'est la constitution de provisions pour la dépréciation liées aux crédits en souffrance.

Cette rubrique récapitule les avances et acomptes au personnel, les charges à payer d'avance, les produits à recevoir, comptes d'attente à régulariser, autres débiteurs.

Il s'agit d'immobilisations incorporelles, de constructions, d'achat de matériels de bureau, matériels roulants, mobiliers et matériels de logement, agencement - aménagements - installations, autres immobilisations, avances sur commande.

Il s'agit de virements des coopératives, des promoteurs, de personnes physiques, du personnel et celui des autres sociétés, comptes d'épargne logement et autres comptes d'épargne. On note les ressources clientèle qui se compose comme suit :

§ comptes de virement qui sont ceux ouverts par le personnel et par des entrepreneurs et promoteurs immobiliers effectuant des travaux ou prestations sur des programmes agréés par la B.H.S ;

- les comptes des déposants en attente d'une attribution de logement sur les programmes financés par la Banque (CEL ordinaire) ;

- les comptes des attributaires de logement et les bénéficiaires directs de crédit de la Banque (CEL bénéficiaire de crédit) ;

- autres Comptes d'Epargne : livrets d'Epargne Logement et plan d'Epargne - Logement.

Les comptes à terme comprennent les dépôts des sociétés et des personnes physiques dont l'échéance est comprise en général entre un (01) mois et deux (02) ans.

Il s'agit de diverses taxes à verser à l'Etat, des chèques fournisseurs, rémunérations dues au personnel, assurances à reverser, diverses valeurs en attente, le compte d'apport DMC qui enregistre les prêts octroyés par la Direction de la Monnaie et du Crédit (DMC) aux fonctionnaires de l'administration pour constituer leurs apports personnels au moment où ils postulent à un crédit immobilier auprès de la B.H.S.

Il s'agit d'une part des crédits confirmés non utilisés, c'est-à-dire les sommes à payer à l'Etat et aux notaires au titre des charges liées aux prêts et d'autre part d'engagements sous forme d'acceptation, d'avals, de cautions ou au profit des banques et Institutions Financières ;

Il s'agit des crédits bénéficiant de cautions ou avals ou autres garanties de l'Etat : des engagements financiers sous forme de ligne de crédit ;

Les ressources de la Banque non utilisées pour des opérations de financement des programmes de construction font l'objet de placement sur le marché monétaire et auprès des correspondants bancaires ;

Il s'agit des frais de personnel, des matières et fournitures, autres charges d'exploitation et des impôts et taxes ;

Les provisions pour risques sont constituées conformément aux dispositions réglementaires.

Les provisions pour risques spécifiques : la B.H.S procède annuellement à une évaluation des risques de non recouvrement sur des crédits en souffrance.

Il est généralement réalisé par le responsable du département qui, après la détermination des zones de contrôle, identifie des stratégies qui sont traduites en objectifs et des méthodes de vérifications appliquées à l'effet d'une maîtrise de l'ensemble des `'erreurs'' et défaillances constatées dans l'activité bancaire.

Nous présenterons le programme de travail des auditeurs internes de la Banque selon un tableau que nous avons conçu. Il permet d'identifier rapidement l'activité à contrôler (1^ère colonne), les postes liés à l'activité (2^ème colonne), les objectifs d'Audit fixés (3^ème colonne) et les techniques de contrôle utilisées (4^ème colonne).

PROGRAMME DE TRAVAIL - CONTROLES EFFECTUES

DOMAINE A CONTROLER

POSTES OU DOCUMENT LIES A L'ACTIVITE

OBJECTIFS D'AUDIT

CONTROLES EFFECTUES

Financial Reporting

Etats financiers

Compte d'exploitation

Balance des comptes

-S'assurer que les états financiers établis correctement avec la balance des comptes ;

-Vérifier les annexes aux états financiers et s'assurer que les rapports ont été bien effectués ;

-Etablir les lead schudles (actif, passif, pertes et profit).

-Vérification arithmétique des soldes ;

-Rapprochement ;

-Pointage.

Cash et Cash

Equivalents (valeurs disponibles)

Caisse de réserve

Guichets menus dépense

Banque - CCP

- S'assurer que les comptes cash qui représentent des Valeurs Disponibles sont correctement tenus, supportés et classifiés.

- Inventaire physique ;

- Reconsidération des soldes des approvisionnements et de reversement ;

- Analyse des suspens.

Crédits à la clientèle

-Crédits à court terme (Comptes de personnel, prêts équipements,

crédits particuliers) ;

-Crédit à moyen terme (Crédit moratoire SN-HLM) ;

-Crédits à long terme ;

-Crédits en souffrance ;

-Crédits ex-agents B.H.S.

-S'assurer que les états d'inventaire édités automatiquement (Crésus) sont conformes aux soldes du total de la balance ;

-S'assurer que les échéances prélevées sont conformes aux tableaux d'amortissement ;

-Vérifier la concordance des états d'inventaire et des soldes comptables.

- Apurement de solde ;

- Evaluation des écarts ;

-Contrôle arithmétique des soldes ;

- Rapprochement ;

- Analyse des comptes ;

- Pointage ;

- Tests.

Débiteurs divers

Compte d'ordre

-Clients décédés - prêts en cours de traitement ;

-Avances et acomptes aux personnels ;

-Valeurs à l'encaissement ;

-Charges payées d'avance ;

-Produits à recevoir ;

-Compte d'attente à régulariser ;

-Comptes immobiliers prêts divers en instance de règlement.

Les montants qui sont classifiés en débiteur divers/comptes d'ordre représentent des créances réellement recouvrables : il faut s'assurer de leur correcte classification ;

- s'assurer que des provisions nécessaires et suffisantes ont été constituées pour les pertes éventuelles.

-Analyse de l'évolution des reprises de la régularisation des remboursements ;

-Confirmation ;

- Rapprochement ;

- Pointage.

Actifs immobiliers (Property)

-Acquisitions ;

-Cessions et retraits ;

-Dotations aux amortissements ;

-Immobilisations.

-S'assurer que les immobilisations existent, qu'elles sont la propriété de la Banque ;

-S'assurer que la dotation aux amortissements est correctement évaluée et classifiée.

-Inventaire physique ;

-Pointage ;

-Vérification arithmétique ;

-Analyse ;

-Test de cohérence ;

-Rapprochement.

Autres actifs

Dépôts et cautionnement

-S'assurer que les autres actifs sont correctement classifiés, justifiés et supportés ;

-S'assurer de leur caractère immobilisable.

-Analyse du compte ;

-Justification.

Banques et correspondants bancaires

-Banques ;

-CCP ;

-Trésor.

- S'assurer que les comptes sont correctement tenus et classés.

- Circulation (confirmation) ;

- Analyse.

Compte de laclientèle

-Comptes d'Epargne Logement ;

-Livret d'Epargne Logement ;

-Plans d'Epargne Logement.

- S'assurer que les conditions d'ouverture sont respectées, que toutes les exceptions ont fait l'objet d'une autorisation préalable.

- Vérification ;

- Tests ;

- Pointages ;

- Tests.

Créditeurs divers

Comptes d'ordre

-Etat/DMC ;

-Chèques certifiés ;

-Créditeurs divers ;

-Valeurs en attente ;

-Comptes d'ordre ;

-Frais médicaux

- S'assurer que ces dettes qui sont certaines et exigibles des tiers sont correctement classifiées et justifiées.

- Rapprochement ;

- Pointage ;

- Analyse ;

- Etablir la balance âgée suivant la nature des opérations ;

- Tests ;

- Analyse des écarts.

Banques et correspondants bancaires

Crédits

-S'assurer que les crédits ont été accordés et mis en place conformément aux procédures en vigueur ;

-S'assurer de la conformité du schéma de comptabilisation.

-Test ;

-Pointage ;

-Rapprochement ;

-Confirmation.

Evaluation du contrôle interne sur le compte clientèle (Customer accounts compliance testprogram ;

Couverture des risques

-Compte d'épargne ;

-Compte de virement crédit ;

-Plan d'Epargne Logement ;

-Livret d'Epargne Logement ;

-Comptes tiers débiteurs ;

-Clôture de comptes impayés ;

-Dépôts clientèle ;

-Emprunts ;

-Fonds propres.

-S'assurer que les comptes de la clientèle sont correctement tenus et conformément aux procédures en vigueur ;

-S'assurer que les ouvertures et clôtures de comptes sont conformes aux procédures ;

-S'assurer de l'application des procédures en vigueur ;

-S'assurer des composantes des ressources ;

S'assurer de la couverture des risques conformément aux taux acceptés.

-Test de validation/confirmation ;

-Analyse des soldes ;

-Analyse des dossiers clients ;

-Vérification arithmétique.

Emprunts

Crédits IDA (convention)

-S'assurer que le crédit IDA est exécuté conformément aux différentes conventions en vigueur ;

-S'assurer des rapports favorables ou non des différents produits et charges.

-Pointage ;

-Vérification arithmétique ;

-Analyse de convention.

Pertes et profits

-CEL (Crédits Epargne Logement) ;

-PEL (Prêts Epargne Logement);

-LEL (Livret Epargne Logement;

-CAT (comptes à terme).

- S'assurer des rapports favorables ou non des différents produits et charges.

- Vérification arithmétique ;

- Analyse des rapports produits/charges.

La pratique de l'audit interne dans l'activité bancaire. Cas de la Banque de l'Habitat du Sénégal (la B. H. S )

II- Le dispositif de contrôle mis en place