B- Structure opérationnelle
La Direction générale dispose de six (06)
Directions techniques et de six (06) Agences régionales pour
l'accomplissement des missions de la Caisse.
1- Les Directions techniques
Au nombre des Directions techniques, nous
avons :
Ø Direction de l'audit interne et de
l'inspection
La Direction de l'audit interne et de l'inspection
qui a servi de cadre physique à notre stage est composée de trois
(3) services :
· Service du contrôle a priori :
Ce service a essentiellement pour mission d'assurer le
contrôle de la régularité de toutes les opérations
de la Caisse notamment celles qui ont une incidence financière et cela
avant la signature du Chef d'Agence ou du Directeur général
concerné.
· Service de l'audit interne
Il est chargé d'examiner les procédures de
toutes les structures de la Caisse, de veiller à l'efficacité du
contrôle interne, de coopérer avec les Directeurs et les Agences
pour tout ce qui concerne l'administration des performances.
· Service de l'inspection générale
Ce service est chargé d'assurer le contrôle
a posteriori des structures de la Caisse, de conduire les enquêtes
à la suite des malversations ou faits assimilés commis par des
tiers ou des agents de la Caisse, de contribuer par ses suggestions à la
promotion d'un climat d'efficacité administrative financière et
comptable.
Ø Direction des ressources humaines
:
Elle a pour missions de gérer le
secrétariat administratif, d'assurer la gestion prévisionnelle du
personnel, d'assurer le suivi de la carrière des agents, d'assurer la
paie, la formation professionnelle, le recrutement, les conditions de travail
et les relations sociales.
Elle comporte quatre (4) services :
· Service administratif
Il est chargé d'assurer la réception du
courrier « arrivée », de son dépouillement et
de son enregistrement ainsi que l'enregistrement et l'expédition du
courrier « départ ». Il assure aussi le retrait de
tout courrier postal ordinaire ou recommandé et de la distribution de
tout courrier à expédier. Il mène toute autre
activité de secrétariat confiée par le Directeur
général, assure le fonctionnement du standard
téléphonique et la gestion de la bibliothèque.
· Service de la gestion du personnel et de la paie
Ce service est chargé du recrutement du personnel
et du suivi de la carrière des agents, de prendre les projets d'actes
d'engagement, de reclassement, d'avancement et de promotion, d'assurer la tenue
du tableau synoptique du personnel, ses mouvements, le planning des
congés, l'élaboration des titres de maternité et de
paternité, de gérer les permissions, les mises en
disponibilité, les mises à la retraite, les déplacements
du personnel, d'assurer la délivrance des prises en charge
médicales, l'élaboration ou l'établissement des fiches de
paie ainsi que les divers états de déclaration
périodique.
· Service formation et perfectionnement
Il est chargé de concevoir et de suivre la
politique de formation professionnelle des agents de toutes les
catégories, d'assurer l'organisation et l'encadrement des
élèves et étudiants en stage à la Caisse.
· Service des archives
Il collecte, traite, classe et conserve les documents
physiques et électroniques.
Ø La Direction du budget et du
patrimoine
La Direction du budget et du patrimoine est
chargée d'assurer la préparation, l'exécution du budget et
la gestion du patrimoine de la Caisse ; d'assurer l'entretien et la
réparation des matériels et des immeubles, l'approvisionnent, la
gestion des stocks et du parc automobile, l'entretien et la réparation
des matériels et des immeubles, de gérer et de suivre les baux,
les contrats d'entretien, d'assurance.
Elle est subdivisée en quatre (4)
services :
· Service du budget
Il est chargé de préparer le projet de
budget de la Caisse, de procéder à l'ordonnancement des
dépenses inscrites au budget de la Caisse et de suivre son
exécution. Il établit les bons de commande, les ordres de
recette, de frais médicaux, prépare la liquidation des
dépenses de fonctionnement et d'investissement, assurer l'arbitrage dans
le cadre de l'élaboration du budget, prépare et suit le
processus d'approbation du budget par le Conseil d'Administration et par le
gouvernement.
· Service patrimoine et matériel
Le service patrimoine et matériel a pour missions
de gérer le patrimoine de la Caisse, son parc automobile et tout moyen
de déplacement appartenant à la CNSS, de tenir les fiches
d'entretien et de suivi du matériel roulant, des groupes
électrogènes, des climatiseurs et des biens immeubles, de mettre
en exécution et de suivre les travaux d'entretien des biens meubles et
immeubles de la Caisse, d'assurer la préparation matérielle des
réunions, de procéder à la réforme du
matériel défectueux, hors d'usage ou amorti et de participer
à l'organisation matérielle des manifestations.
· Service immeubles de rapports
Il est chargé d'élaborer les projets de
contrat de bail, de gérer les taux, de mettre en oeuvre et de suivre
tout plan de location ou de location gérance, de gérer le fichier
des locataires, d'entretenir les relations avec les locataires et d'attribuer
des appartements.
· Service approvisionnement
Il s'occupe de la détermination des besoins en
matériels et fournitures, de la planification des commandes, de
l'approvisionnement des services en matériels et en fournitures
diverses, de la tenue des fichiers et le suivi des stocks et de procéder
à l'inventaire périodique des stocks.
Ø La Direction des prestations
Elle est chargée de liquider les prestations
à long terme, de traiter les réclamations portant sur
l'attribution des prestations, d'assurer le suivi et la gestion des comptes
individuels des travailleurs, d'assurer la prévention des risques
professionnels, de contrôler le fonctionnement des Agences
régionales en matière d'attribution des prestations. La Direction
des prestations comprend trois (3) services à savoir :
· Service des prestations
Il est chargé de contrôler les conditions
d'attribution des prestations, de préparer les dossiers soumis à
la Commission permanente du Conseil d'Administration, de traiter les demandes
de remboursement des cotisations personnelles. Il est subdivisé en
section centrale des prestations et en section des travailleurs migrants.
· Service prévention des risques professionnels
Il est chargé de procéder au
dépouillement et à l'analyse des déclarations d'accidents
du travail et des maladies professionnelles, de collecter et d'analyser les
données statistiques pour la détermination des cibles, de
procéder à l'étude des risques professionnels afin de
rechercher les causes des accidents du travail et maladies professionnelles,
les moyens de les éliminer, de concevoir et de confectionner les
affiches, les spots publicitaires ou les films dans le cadre de la
prévention des risques professionnels en collaboration avec la Cellule
de la communication et des relations publiques, de sensibiliser les
travailleurs sur les risques professionnels.
Le service prévention des risques professionnels
comprend deux sections à savoir : la section animation et
sensibilisation et la section analyse des déclarations d'accident du
travail.
· Service gestion de la carrière des
travailleurs
Il s'occupe de la gestion des comptes individuels des
travailleurs, met à jour le compte individuel et reconstitue la
carrière des travailleurs.
Il comprend trois (3) sections: la section comptes
individuels travailleurs employeurs pairs, la section comptes individuels
travailleurs impairs et la section gestion des déclarations
nominatives.
Ø La Direction du recouvrement
Cette Direction est chargée d'assurer le
recouvrement des cotisants, de gérer le précontentieux du
recouvrement des cotisations et de suivre le fichier des cotisations, de
contrôler la prospection des employeurs, leur immatriculation et celle
des assurés volontaires, de suivre les mouvements des employeurs et
d'assurer l'affiliation des travailleurs au régime de
sécurité sociale. Elle comporte trois (3) services :
· Service gestion des comptes cotisants et relance
La gestion des comptes cotisants consiste à
mettre à jour les comptes des employeurs, à les analyser dans le
but de connaître leurs soldes exacts ainsi que les périodes non
déclarées. Cette activité permet d'identifier les
employeurs débiteurs en vue de leur relance.
Ce service est structuré en deux (2) sections
à savoir : la section de la gestion des comptes cotisants pairs et
la section de la gestion des comptes cotisants impairs.
Par ailleurs, ce service a pour tâche
d'établir les états périodiques de recouvrement des
cotisations, les attestations de paiement aux cotisants en règle et
voulant postuler aux appels d'offre des marchés publics,
d'établir les avis de débit, de rédiger les dossiers de
rétrocession.
· Section immatriculations
Elle a pour mission de procéder à
l'immatriculation des employeurs et des assurés volontaires, de
procéder à l'affiliation des travailleurs au régime de
sécurité sociale, de traiter les avis d'embauchage, de
débauchage et de prise en charge, d'établir les livrets ou cartes
d'assurance, attestations d'immatriculation et d'affiliation et de
procéder aux codifications diverses.
Elle comprend la section affiliation et
immatriculation.
· Service contrôle employeurs
Il est chargé de vérifier les
déclarations de salaires, de contrôler et de recenser les
employeurs et les travailleurs dans les entreprises, de collaborer avec la
cellule des affaires juridiques en matière de procédure
précontentieuse ; de mettre en oeuvre les procédures de mise
en demeure et de règlement à l'amiable ; d'établir
les échéanciers de règlement des cotisations et le suivi
de leur exécution.
Il comprend trois (3) bureaux à savoir : le
bureau de recouvrement 1, le bureau de recouvrement 2 et le bureau de
recouvrement 3.
Ø La Direction financière et
comptable
Elle a pour missions de tenir la comptabilité de
la Caisse, d'encaisser les recettes, d'assurer le paiement des dépenses,
d'assurer la gestion des fonds de réserve et la trésorerie,
d'analyser les opérations financières et d'établir les
états financiers. Elle comprend deux (2) services :
· Service comptabilité
Il est chargé de procéder aux imputations,
à l'enregistrement comptable, à la vérification des
opérations et à la centralisation des écritures, de
gérer la comptabilité des branches et de passer les
écritures des opérations diverses, d'établir les
états de rapprochement bancaire, de centraliser toutes les
dépenses techniques, d'assurer le traitement et la conservation des
instruments de paiement, d'élaborer les états financiers.
· Service trésorerie et gestion des placements
Il a pour rôle d'encaisser les recettes, de
liquider les paiements, d'assurer la vérification quotidienne des
comptes dans les institutions financières ; de procéder à
l'analyse financière des opérations réalisées par
la CNSS, d'examiner et d'analyser l'équilibre financier à court,
moyen et long terme, d'étudier et de suivre les placements, de
gérer les comptes de trésorerie, de contrôler les
dépenses et d'élaborer les tableaux de bord.
Il comprend deux (2) sections : la section
trésorerie et la section gestion des placements.
2- Les Agences régionales
Les Agences régionales sont quant à elles
les structures déconcentrées de la Caisse. Elles sont
chargées de :
- la réception et de l'étude préliminaire
des dossiers de prestations à long terme ;
- la réception, l'étude, le décompte et
le contrôle des prestations à court terme ;
- assurer la tenue de la comptabilité de l'Agence et la
gestion des comptes bancaires ;
- assurer le paiement des prestations au profit des
bénéficiaires ;
- traiter les réclamations portant sur le paiement des
prestations ;
- gérer les Centres médico-sociaux ;
- recouvrer les cotisations ;
- contrôler et assurer la prospection des
employeurs ;
- assurer la gestion administrative et la gestion du personnel
de l'Agence.
La CNSS a de six (06) Agences régionales
qui sont réparties sur le territoire national comme suit :
· Agence régionale d'Abomey pour les
départements du Zou et des Collines ;
· Agence régionale de Cotonou pour les
départements de l'Atlantique et du Littoral ;
· Agence régionale de Lokossa pour les
départements du Mono et du Couffo ;
· Agence régionale de Natitingou pour les
départements de l'Atacora et de la Donga ;
· Agence régionale de Porto-Novo pour les
départements de l'Ouémé et du Plateau ;
· Agence régionale de Parakou pour les
départements du Borgou et de l'Alibori.
Les Agences comprennent une délégation
comptable, un service administratif, des services Techniques et un centre
médico-social pour la mère et l'enfant. Elles reçoivent et
liquident tous les dossiers de prestation à court terme.
Elles reçoivent, étudient et transmettent
les dossiers de prestations à long terme à la Direction des
prestations à Cotonou.
Les Agences sont chargées du paiement de toutes
les prestations et sont compétentes pour le recouvrement des cotisations
et la délivrance des attestations d'immatriculation et de paiement des
cotisations aux employeurs qui en font la demande.
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