Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

I.2. Traitement documentaire

Le traitement documentaire se fera en deux (2) phases. La phase du

catalogage et celle de l'analyse du contenu ou indexation.

Le catalogage va consister à élaborer la description physique des documents selon le format UNIMARC proposé par PMB. (Voir annexe N°3: Bordereau de catalogage au format UNIMARC dans PMB)

Cette tâche s'étendra non seulement aux nouvelles acquisitions mais aussi aux documents déjà traités et dont la description ne se conforme pas au format UNIMARC actuel : c'est un catalogage rétrospectif.

Quant à l'indexation, elle va consister à caractériser le contenu des documents. Elle se situe à trois (3) niveaux.

1^er niveau : Il s'agira de déterminer le domaine de connaissance du document selon les dix (10) classes dans le système de Classification Décimale Dewey également intégré dans PMB : c'est la classification. L'indexation en vue de la classification des publications scientifiques de l'ENS tiendra compte principalement compte de l'option ou de la spécialité d'étude.

De cette indexation découlera un indice numérique de classification qui correspond à une classe ou une sous classe et nous permettra d'élaborer la cote du document selon une méthode propre au service.

Cette cote est constituée des mentions suivantes :

o Indice Dewey de classification (exemple : 373.01 pour sociologie de

l'éducation) ;

o Trois (3) premières lettres du nom de l'auteur (exemple : KOU pour

KOUAME) ;

o Un (1) code alphabétique pour distinguer le type de document

(exemple : T pour Thèse), suivi du numéro d'entrée inventaire (exemple : 0007).

Nous aurons ainsi une cote qui se présente sous la structure suivante:

373.01

KOU

T0007

Tableau N°17: Codes alphabétiques pour cotation des publications scientifiques

Type de document	Code alphabétique
Thèse	T
Mémoire Licence	Ml
Mémoire Maîtrise	Mm
Mémoire DEA	Md
Rapport de stage	R
Mémoires professionnels
Dossier pédagogique	Dp
Mémoire CAFCO	Mc
Mémoire Conseiller éducation	Mce
Mémoire inspecteur enseignement primaire	Mie

Source : nous-mêmes

2^ème niveau : Les spécialistes feront jouer leur capacité intellectuelle pour caractériser le contenu des documents à travers des mots clés, appelés descripteurs. Cette indexation est soit libre soit contrôlée (lorsqu'elle se fait sur la base d'outils tels qu'un thésaurus).

Dans notre cas, l'indexation sera libre étant donné que le Service Information et Documentation ne dispose encore pas de thésaurus.

3^ème niveau : Les compétences intellectuelles amèneront le spécialiste à faire preuve d'analyse et de synthèse pour élaborer un type de résumé du contenu pour diffusion.

C'est une opération réputée fastidieuse mais dont sa réalisation donnera une marque de qualité pour le service.

Dans la réalisation de cette tâche, les spécialistes des SID mettront à contribution les auteurs des publications autant que possible afin de proposer un résumé de type informatif et de cent cinquante (150) mots au maximum.