Mise en place et diffusion du dépôt institutionnel électronique de l'école normale supérieure Abidjan (ENS) sous PMB

II. SPECIFICATIONS TECHNIQUES

II.1. Fonctionnalités fournies par le logiciel

Le projet de mise en place du portail documentaire du service Information et Documentation de l'ENS, requiert pour la gestion de son dépôt institutionnel l'usage d'un logiciel de la grande famille des SGBD^40(*) et du sous groupe orienté vers la gestion intégrée de bibliothèque : les SIGB.

Cette sous famille de logiciel qui offre des services « full web » gère trois (3) fichiers principaux dans son déploiement :

· le fichier des notices bibliographiques : comprend les données suivantes :

numéro de notice, titre, auteur, année d'édition, collation, collection, vedettes matières, indices systématiques, numéros des exemplaires liés, compteurs pour les statistiques ;

· Le fichier des exemplaires : comprend : numéro d'exemplaire (reporté sur code-barre livre), numéro de notice liée, bibliothèque, section, cote, numéro de l'emprunteur actuel, date du prêt actuel, compteur pour les statistiques ;

· Le fichier des lecteurs ou emprunteurs est constitué du numéro

d'emprunteur (reporté sur code-barre carte lecteur), nom, adresse, sexe, année de naissance, catégorie socioprofessionnelle, date d'inscription, droit au prêt (nombre de documents et durée), numéros des exemplaires empruntés, compteurs pour les statistiques.

Pour une gestion optimale des ressources du service, le logiciel devra être doté des fonctionnalités suivantes :

· Catalogage : Comme définit plus haut, le catalogage est l'activité qui permet

de décrire physiquement le document. Ainsi, cette fonctionnalité logiciel permettra de créer un OPAC, de donner la possibilité aux usagers de faire des recherches et la possibilité d'exporter les données. Le catalogage dans le SIGB va permettre la création du fichier des notices bibliographiques et celui des exemplaires à travers la saisie des données. Par ailleurs, les différents champs de saisie offerts par le logiciel doivent pouvoir être paramétrés et proposer une description quasi exhaustive des différents types de documents dont la description est prise en compte par les normes ISBD.

L'intégration de standards d'exports ou d'échanges de données encodées dans la base est un atout du système pour recevoir des données provenant d'autres plateformes de la même famille. Il s'agit essentiellement des formats: MARC^41(*), UNIMARC^42(*), DUBLIN CORE^43(*) (DC), XML^44(*).

Aussi, avec le protocole de communication, le client-serveur Z 39.50, le logiciel pourra interroger, via un réseau informatique, des bases de données réparties et hétérogènes et par la suite procéder à un moissonnage des notices pour alimenter la base.

En somme, il s'agira, pour cette fonctionnalité, de gérer les notices bibliographiques, les notices d'autorités et les exemplaires.

· Gestion des emprunteurs : Le module gestion des emprunteurs va

permettre au système de créer et gérer le fichier des lecteurs ou emprunteurs. Ce fichier sera lié au fichier des notices et des exemplaires afin de faciliter la circulation des documents.

La gestion des emprunteurs engendrera la création d'un fichier informatisé comportant des informations nominatives relatives aux utilisateurs.

· Acquisitions : La tâche d'acquisition est l'activité qui permet à un SID de

non seulement alimenter son fonds mais aussi de mettre à contribution les utilisateurs dans la recherche des sources d'information. Dans un environnement informatisé, le module des acquisitions permettra de :

o créer des suggestions d'acquisitions (dédoublonnage avec les ouvrages

présents dans le fonds et déjà en commande, saisie directe d'une suggestion de commande ou à partir d'une base bibliographique) ;

o Gérer des commandes (création de bons de commandes), de réceptionner

les commandes (pointage, intégration dans le catalogue, possibilité de réception de documents hors commande) et de suivre les bons de commandes (édition de la liste des ouvrages restant à livrer, édition de relances).

A ce niveau il est à noter que pour la constitution du dépôt institutionnel électronique, ce module ne sera pas exploité.

Néanmoins pour des besoins d'exploitation ultérieure du portail avec l'intégration de la section des publications d'éditeurs, les gestionnaires auront à mettre en route ce module pour suivre le processus d'acquisition documentaire.

· Circulation des documents : La circulation des documents prend en

compte les prêts et retours de documents, les réservations et les retards de documents prêtés.

Les prêts et retours de document : Dans la circulation des documents, cette option du SIGB permettra de :

- paramétrer les droits de prêt selon les catégories d'emprunteurs ;

- des types de documents ;

- des lieux de prêts (centrale, annexe) ;

- des sections ou services (jeunes, adultes) ;

- gérer les dépôts ;

- possibilité de coupler avec un système antivol.

Les réservations : La réservation est l'action de réserver. Le dictionnaire Hachette encyclopédique le définit comme l'action de « mettre de côté pour soi » ou « destiner quelque chose à une personne en particulier ».

C'est exactement le même système qui se produit avec les logiciels d'automatisation de bibliothèque. La réservation est l'application du logiciel qui donne le privilège à l'utilisateur d'indiquer le document qu'il souhaite prêter.

Cette application permettra de :

- Paramétrer les réservations de documents en termes de nombre, durée, type de documents...,

- Afficher la réservation au retour des documents ;

- Editer automatiquement des lettres de réservation aux utilisateurs.

Les retards : Ils permettent simplement d'éditer automatiquement des lettres de rappel des retards de dépôt de documents prêtés.

· Recherche : Les SIGB offrent un puissant module de recherche basé sur les principaux champs des notices bibliographiques et adapté à tous les niveaux d'utilisateur de la ressource. La recherche peut être simple donc adaptée au grand public, mais pourrait également présenter des complexités (recherche dite professionnelle).

La recherche professionnelle peut revêtir plusieurs formes. Elle peut être :

- multi champ (interrogation simultanée sur plusieurs champs) ;

- multicritères (utilisation des opérateurs booléens) avec la possibilité d'intégrer des troncatures (gauche, droite) ;

- mots clés ("tags").

Elle offre à l'usager au terme de sa recherche, la possibilité de sauvegarder un historique de ses résultats dans un panier.

Au-delà de ces fonctionnalités de base qu'offrent les SIGB, d'autres pourraient être exploitées toujours dans le but d'alléger les différentes tâches professionnelles. Il s'agit du récolement et du désherbage, des statistiques de consultation et de prêts, des produits documentaires électroniques.

* ⁴⁰ Ensemble de logiciels et matériels dédiés à la création et à la gestion (saisie, correction, extraction, stockage, accès) d'une base de données. L'accès aux données se fait à l'aide d'un langage d'interrogation : le Select Query Language ou SQL.

* ⁴¹ Machine-Readable Cataloguing (MARC) : Format d'échange de  données bibliographiques permettant d'informatiser les  catalogues de bibliothèques. Ils sont définis par la norme  ISO 2709. Il permet de repartir les données bibliographiques en zones et sous-zones suivant un ensemble de règles qui permettent à la machine de reconnaître les éléments constitutifs d'une notice bibliographique et de savoir comment les traiter.

* ⁴² UNiversal MARC (UNIMARC): Format informatique international des données bibliographiques permettant les échanges entre logiciels documentaires ou bases de données bibliographiques. Crée par l'IFLA, il facilite les échanges entre différents formats MARC.

* ⁴³ Ensemble de métadonnées utilisées pour décrire les documents électroniques. A l'origine de cette normalisation, la Dublin Core Métadata Initiative (DCMI) visait à établir les fondements d'une description standardisée des ressources informationnelles sur Internet.

* ⁴⁴ eXtensible Markup Language (XML) : Langage flexible standard pour la création de formats de documents courants. Les données XML séparent le contenu et la structure de la présentation, ce qui facilite la présentation des données dans différents formats d'applications.