Mise en place d'une application partagée en réseau pour l'enregistrement des enfants à l'état-civil. Cas de la ville de Kinshasa/ RDC

II.3.2. Suggestions (propositions des solutions)

Après que nous ayons critiqué le système d'information actuel, nous voilà maintenant obligé de proposer nos solutions aux problèmes soulevés ci-

haut. Nous allons proposer deux types de solution : La solution manuelle et la solution informatique.

A. Proposition des solutions manuelles

Nous allons proposer les solutions manuelles en trois volets :

Du point organisationnel

- Respect strict des tâches reconnues à chaque agent. Ceci permettra

de savoir exactement qui fait quoi¹⁶ ;

- Supprimer le site OLOGRAM qui participe dans la gestion. En effet, ce

site étranger au système peut constituer une source de la circulation de faux documents par le fait que les documents qui aident ce site à imprimer des actes de naissance ne sont viables ;

- Détacher le poste de réception auprès du préposé de l'état - civil ;

- Supprimer le poste de dactylographie et le remplacer par celui de la

réception ;

- Que l'UNICEF mette à la disposition des communes les registres de

naissance au moins un mois avant le début de chaque année civile;

- Prévoir des armoires qui se ferment à clé pour conserver les documents
sensibles du service.

Du point de vue informationnel

- La mise hors circulation de l'acte de naissance imprimé par OLOGRAM. Non seulement que cet acte n'est juridiquement pas valide mais aussi nous remettons en cause son processus d'élaboration ;

- Ce déclassement entrainera la suppression du tunnel qui lie OLOGRAM au service de l'état - civil. En effet, les infos qui circulent entre ces deux sites ne sont pas sécurisées ;

- Classer les documents dans des rayons pour faciliter la recherche des informations ;

- Ne pas traîner beaucoup de documents sur les tables de travail qui servent en même temps de réception ;

- Classer les registres dans les armoires par ordre d'années.

Du point de vue technique

- Qu'on sépare le service de l'état- civil de celui de la population ;

- Achat des chaises ergonomiques répondant aux conditions d'un bureau moderne ;

- Fournir le service des matériels suffisants pour qu'il ne soit pas souvent en rupture de stock (registres des naissances, matériels de bureau);

- Achat d'un extincteur pour le local ;

- Changer des armoires simples en des armoires plus complexes capables de contenir beaucoup de documents ;

- Prévoir des tables de travail avec tiroirs.

¹⁶ Selon henry Fayol, cité par l'assistant Malenga JM., un travail reparti se fait bien et vite.

Avantages et inconvénients des solutions manuelles

1. Avantages des solutions manuelles

- Accroissement de la sécurité des documents ; - Allégement des tâches du préposé ;

- Adaptation des agents au travail ;

- Livraison d'un acte de naissance juridiquement valide.

2. Inconvénients des solutions manuelles

- L'oubli est inhérent à la nature humaine ;

- La mémoire humaine se fatigue face à la monotonie ;

- Le manque de reconnaissance d'un enfant déjà enregistré ici ou ailleurs ;

- La lenteur des recherches des informations ;

- La persistance d'erreur liée à la nature humaine capable d'entraîner un nombre exagéré d'enregistrés par rapport à la réalité.