II.3. Critiques et proposition des solutions
II.3.1. Diagnostic de la situation actuelle
Diagnostiquer ou critiquer un système d'information
consiste à l'apprécier d'une façon objective - en
écartant nos émotions, notre zèle, nos désirs, nos
sentiments, etc. mais en privilégiant la recherche de la
vérité avec un esprit scientifique.
Le but poursuivi à ce niveau, est de ressortir les
points positifs et négatifs du système existant qui influencent
sur le fonctionnement et les résultats de l'état - civil. Nous le
ferons sur deux volets :
- L'aspect positif
- L'aspect négatif
A. L'aspect positif du système actuel
- Après cinq mois de recherche au sein de l'état
- civil de la commune pilote (Mont - Ngafula), nous sommes fier d'avouer que
nous avons été face à un personnel engagé dans ses
tâches ;
- Le personnel collabore et travaille ensemble pour accomplir la
mission qui est la leur ;
- Le personnel s'efforce de travailler avec les moyens du bord
;
- Le personnel fait tout pour que la mission de l'état -
civil soit accomplie, quoique les difficultés.
~ 39 ~ B. L'aspect négatif (anomalies)
Toute oeuvre faite des mains d'hommes ne manque pas de
reproches. Mais, si un défaut s'avère résolvable, alors,
celui qui le découvre, peut proposer une solution. Tel est même le
dynamisme qui fonde le progrès scientifique.
Nous allons donc nous contenter concrètement de
répertorier quelques anomalies découvertes dans le système
étudié. Nous avons décidé d'établir ce
répertoire en regardant le système sous trois angles
différents :
- Du point de vue organisationnel ; - Du point de vue
informationnel ; - Du point de vue technique.
a) Du point de vue organisationnel
- Non respect des tâches reconnues à chacun. Tout
le monde fait presque le travail de tout le monde ;
- Intervention d'un service (OLOGRAM) étranger dans
l'administration publique et dans un secteur sensible ;
- Le préposé accumule deux postes
(réception et préposé) ;
- Existence des postes fictifs (dactylographie). En effet,
nous avons été au courant de l'existence de ce poste mais en
réalité nous n'avons jamais vu ce poste fonctionner ;
- Lenteur dans la livraison des rapports annuels à la
division urbaine du ministère de l'intérieur ;
- Retard des livraisons des registres de naissance par
l'UNICEF.
b) Du point de vue informationnel
- Livraison de deux actes de naissance ;
- Exposition des documents aux visiteurs ;
- Risque de doubler l'enregistrement d'un même enfant. En
effet, rien ne prouve que tel enfant a déjà été
enregistré ici ou ailleurs ;
- Redondance des informations dans plusieurs documents ;
- Utilisation des documents non sécurisés (papier
info) ;
- Recherche des informations lente sinon difficile ;
- Conservation non sécurisée des documents ;
c) Du point de vue technique
- Occupation d'une même pièce par deux services
distincts (état - civil et service de la population) ;
- Utilisation des chaises non adaptées au travail de
bureau ;
- Insuffisance de matériels de bureau (ancre, stylos,
agrafes, etc.) ; - Manque d'extincteur dans le local.
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