TEST DES HYPOTHESES ET RECOMMANDATIONS
Section I : Test des hypothèses
Paragraphe1 : Les forces
L'existence du manuel de procédures
au Port Autonome de Cotonou est une action louable pour une entreprise
publique. Cela démontre la volonté manifeste de l'institution de
naviguer avec une boussole pour atteindre les objectifs qu'elle s'est
fixée. Force est de constater que le Port Autonome de Cotonou pose des
actes en vue d'améliorer le niveau d'application du manuel par ses
agents.
L'exemple vivant en la matière réside dans la
distribution du manuel sur support informatique à toutes les directions
pour installation, suivie de la tenue des séances de
dissémination du manuel avec ces différentes directions. Ces
stratégies ont porté des fruits d'autant plus qu'elles ont permis
à tous les agents de prendre connaissance de ce document et de
comprendre son utilité.
A cela s'ajoute l'existence du Département de
l'Inspection Générale et du Contrôle de Gestion dont
certaines des attributions constituent des forces du système pour
assurer l'application du manuel.
Au titre de ces attributions nous pouvons citer :
- l'élaboration d'un planning d'audit annuel qui
prévoit et permet d'exécuter un certain nombre de missions qui
évaluent l'application du manuel de procédures et qui proposent
des recommandations ;
- l'élaboration d'un planning de mise en oeuvre des
recommandations des audits externes.
Le contrôle interne se charge également du suivi
de l'application des recommandations. Il faut aussi noter que la conception du
manuel de procédures selon l'approche systémique de la
théorie des organisations ne change pas systématiquement celui-ci
lorsqu'il y a mise à jour due à la modification de
l'organigramme.
Ces quelques forces confèrent au système un
caractère sérieux. En dépit de tous ces avantages qui
constituent des gardes four pour assurer l'application du manuel de
procédures, certaines insuffisances sont notées.
Paragraphe2 : Les faiblesses
Le bon fonctionnement d'une entreprise passe aussi par la
mise en oeuvre des textes réglementaires servant de
référence à l'exécution des tâches. Mais il
est aussi important de poursuivre cette action en s'assurant à l'aide de
moyens efficaces que les tâches s'exécutent conformément
aux règles ou aux instructions établies tout en réunissant
les conditions pour rendre aisé le respect de ces règles.
A ce titre nous avons noté quelques insuffisances au
niveau du système et du manuel lui-même, qui entravent une bonne
application de celui-ci par les agents. Elles s'énoncent comme suit:
§ la dernière mise à jour du manuel de
procédures du Port Autonome de Cotonou remonte au 13 Juillet 2000. La
mise à jour du manuel de procédures est rendue nécessaire
par l'évolution de l'organigramme. L'organigramme en vigueur aujourd'hui
est celui du 16 Novembre 2005. Ce qui fait que les désignations des
opérateurs exécutant les tâches dans le manuel de
procédure diffèrent. Cet état de chose ne peut faciliter
la compréhension du manuel par les agents nouvellement
recrutés ;
§ quelques tâches du manuel de procédures
diffèrent ou ne sont pas mentionnées dans le manuel du fait de
l'inadéquation avec le temps de celles-ci ou de l'augmentation du nombre
de prestations qu'offre le Port ou encore de la création de nouveaux
services.
Afin d'éviter à long terme des risques de non
atteinte de certains objectifs au Port, il s'avère nécessaire
d'envisager des actions correctives.
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