A. Lignes directrices en matière de
réédition des comptes
Article premier - Domaine
d'application[1 ]
Les «lignes directrices en matière de
réédition des comptes, justification, vérification,
rapport, etc. s'adressent aux autorités centrales et locales, aux
organismes publics et parapublics et aux organismes analogues des pays en voie
de développement, bénéficiaires sur une base
bilatérale de fonds publics danois destinés au financement de
projets de développement ou d'activités similaires s'inscrivant
dans l'effort de développement.»
Elles «... portent sur les dons publics danois
finançant en tout ou en partie des activités de
développement convenues entre le Danemark et le pays
bénéficiaire...»
Article 4 - Reddition des
comptes[2]
Les autorités du pays bénéficiaire des
subventions doivent « veiller à la tenue d'une comptabilité
régulière sur l'affectation des dons danois... »
Les autorités danoises s'attendront à ce que :
- « Le don soit porté en recette dans les
comptes;
- Les dépenses soient spécifiées dans les
comptes à un degré qui soit au moins aussi détaillé
que les indications portées au budget sur les activités ;
- Les dépenses puissent être identifiées
comme des dépenses financées sur le financement danois et
documentées par des pièces justificatives ;
- Les comptes donnent à tout moment la présence de
fonds non dépensés d'un décaissement effectué ;
- Un inventaire des biens d'équipement et mobiliers
majeurs acquis sur le don danois soit dressé ;
- Les comptes soient signés par l'autorité
responsable des activités et par le vérificateur des comptes
»
« Une fois par an ou avec une périodicité
prévue par l'accord, l'autorité du pays
bénéficiaire établira des comptes relatifs aux
activités accomplies.
L'exercice peut correspondre à l'année
financière du pays, mais les comptes devraient tous être
présentés aux autorités danoises dans les six (6) mois qui
suivent la clôture de l' exercice »
B. Annexe 5 : Directives comptables pour
l'utilisation des subventions accordées
par DANIDA
II. Directives pour la comptabilité et
l'administration des subventions
Point II.2
Ce point indique que :
«Il appartiendra à l'organisation/l'institution
de mettre en place des directives internes de manière à ce que
les fonds soient bien administrés et utilisés aux fins pour
lesquelles ils ont été prévus »
En outre il stipule que :
« ...le minimum des pièces comptables est :
- Livre/journal de la caisse
- Livre/journal de la banque
- Suivi d'exécution budgétaire
- Rapprochement bancaire et caisse mensuel »
Point II.3
« L'organisation/l'institution devra conserver ses registres
comptables et les pièces justificatives pendant 10 ans après la
clôture du projet »
III. Comptes annuels et compte à la
clôture : contenu Point III.1
« La présentation des comptes devra être
soignée et conforme aux présentes directives. Les comptes finaux
devront également contenir toutes informations supplémentaires
susceptibles de favoriser la compréhension des comptes »
Point III.6
« ...Le rapport comptable devra mentionner les circonstances
particulières qui sont importantes pour la comptabilité »
Point III.7
« Le paragraphe sur les principes comptables
appliqués devra confirmer que les comptes ont été
arrêtés conformément aux présentes directives
»
Point III.8
Ce point spécifie que :
« La situation financière devra spécifier les
recettes et les décaissements du projet. Les chiffres du budget
approuvés devront également être cités à
titre comparatif »
Par ailleurs, tous les décaissements devront se rapporter
à la période couverte par le projet, telle que définie
dans la convention approuvée.
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