1ere partie : cadre theorique et methodologique
Chapitre I : Cadre théorique
Un cadre théorique permet de faire un premier bilan
concernant les connaissances et les informations sur la recherche en
question.
Il répond à des soucis de pertinence du sujet,
aux travers d'une problématique, des objectifs bien précis et des
hypothèses de recherche ayant pour objectif de confirmer les assertions
de départ.
Ainsi, dans notre cadre de recherche sur l'évaluation
de contrôle interne du cycle achat fournisseurs dans le cadre d'une
mission légale, nous avons donc élaboré le cadre
théorique dans lequel nous reprenons tour à tour les
éléments suivants:
- Une problématique ;
- Des objectifs de recherche ;
- Des hypothèses de travail ;
- La pertinence du sujet.
Section I : La problématique
1. Le constat
Depuis ces derniers temps, en ce qui concerne les audits qui
ont été faits au niveau des entreprises, on remarquait pour
certaines entreprises l'impossibilité de certifier sans réserve,
la régularité et la sincérité des comptes de
celles-ci.
Cette impossibilité s'est constatée par le fait
que :
- les entreprises ne présentent pas des informations
fiables ;
- il y a aussi la non-exhaustivité des
enregistrements ;
- on note l'existence des malversations de biens et
l'irrégularité dans l'établissement de documents
financiers ;
- la non régularité et la non
sincérité des comptes annuels qui sont produits. (Cf.
Contrôle interne de Mamadou BARRY)
Devenue une composante essentielle de la rentabilité de
l'entreprise, la fonction achat connaît aujourd'hui un véritable
bouleversement alors que c'est la fonction la plus importante au niveau des
entreprises surtout pour les sociétés commerciales (les
entreprises qui font des achats et la revente en l'espèce).
Cette fonction est très sensible or des constats ont
été faits et on note souvent que la direction
générale ne prête pas attention à celle-ci.
Cette fonction n'est ni organisée, ni structurée
au niveau des entreprises ce qui constitue la cause des malversations qui
persistent dans les organisations.
Sur le plan théorique, la relation qui lie un acheteur
à un vendeur a été considérée sous son
aspect vente. Même les psychologues se sont chargés d'armer les
vendeurs, de leur fournir les arguments à employer selon le type
d'acheteur ; afin qu'il puisse négocier aux meilleurs moments;
alors qu'au niveau de l'aspect achat, rien de tout cela n'est jamais fait.
Cependant, au niveau de la pratique, de nombreux
séminaires sont organisés pour former les vendeurs, alors que
ceux destinés à former les acheteurs sont rares.
Même en interne, le chef de groupe ou de section peut
fréquemment organiser des exercices de simulations pour les vendeurs.
Aucun acheteur ne bénéficie du même entraînement.
En effet, des nombreux facteurs comme la concurrence, la
politique de réduction des coûts ...ont, au cours des
dernières années motivé les agents à prendre
conscience de l'importance de ce cycle et de sa plus grande efficacité,
pour mettre au devant cette fonction pour ne recruter que des acheteurs
professionnels.
C'est ainsi que l'entreprise « ABC » qui
effectue la majorité de ses achats à l'étranger a besoin
des acheteurs professionnels pour pouvoir bien négocier et mieux acheter
afin qu'elle puisse réduire les coûts.
Acheter à l'étranger est devenu une
nécessité pour cette entreprise, si elle veut rester
compétitive dans son secteur d'activité.
En effet, développer ses achats à
l'étranger constitue désormais un axe majeur de toute politique
de réduction de coûts.
D'où la nécessité des acheteurs de
pouvoir s'exprimer en langue étrangère pour mieux négocier
et surtout trouver des fournisseurs étrangers fiables et
compétitifs.
2. La position du problème
L'importance du cycle achats fournisseurs a poussé de
nombreux auditeurs à faire une étude pour essayer de
développer au cours des prochaines années cette fonction, vue que
la richesse de cette fonction est peu connue.
Ceux-ci vont essayer de faire des suggestions afin de pouvoir
résoudre ce problème.
Ainsi, un aperçu de chacune de ces études est
présenté par la revue critique de littérature
suivante :
Cependant, au nombre de nos études nous avons :
Ø Audit contrôle interne de Mamadou
BARRY.
C'est un CAC et expert comptable qui fait partie des membres
de l'ONECCA.
Il avait dirigé le cabinet international d'audit
à Dakar entant que directeur.
Avec 30 années d'expérience professionnelle en
entreprise et en cabinet, et les missions d'audit et CAC qu'il a eu à
effectuer au Sénégal et dans la zone ouest africaine, Mamadou
BARRY a essayé de donner un canevas sur la description des fonctions du
cycle des achats afin de pouvoir limiter les malversations dans les
entreprises.
Selon lui, les fonctions principales du cycle des achats sont
aux nombres de cinq :
· Fonction « budgétisation -
suivi des engagements de dépenses » : cette
fonction a pour objectif principal, l'établissement des
prévisions de dépenses ainsi que leur approbation au niveau des
organes compétents de l'entreprise. Noter
bien que le suivi des opérations qui engagent la société
par rapport aux montants autorisés est très important pour la
pérennité de celle-ci.
· Fonction « expression interne des
besoins » : ce besoin doit être exprimé
par le service qui a constaté l'état alarmant du stock. Cette
expression doit être faite à travers une demande d'achat.
· Fonction « sélection des
fournisseurs » : cette fonction consiste à
mettre en concurrence les fournisseurs. Et cette sélection doit
être faite sous la présence d'un comité qui sera
composé par exemple du directeur des achats, de la direction
générale etc.
· Fonction « commande relance des
fournisseurs » : Elle sera assurée par le
service des achats, qui s'occupera du lancement, et du suivi des commandes
ainsi que la relance des fournisseurs.
· Fonction « réception des biens
commandés » : Elle consiste à faire le
rapprochement pour vérifier la conformité entre les
quantités demandées et les quantités livrées, ainsi
que le contrôle de la qualité de ces marchandises.
L'auteur a aussi fait une description des objectifs de
contrôle interne de chacune des fonctions du cycle achat
décrites ci-dessus; les faiblesses qui sont liées à la
pratique au niveau des organisations, et leurs conséquences ainsi que
les procédures des moyens à mettre en oeuvre pour remédier
ces faiblesses.
Cependant, cette étude nous a permis d'avoir une
meilleure connaissance concernant le cycle achat fournisseur; et nous a conduit
à tirer la conclusion suivante : ces fonctions et procédures
devront être respectées surtout lorsqu'il s'agit d'une entreprise
qui achète pour revendre à l'état.
En outre, il n'existe pas une seule procédure d'achat
applicable et valable dans toutes les entreprises.
Il s'agit, en effet de fournir un modèle de
démarche typique d'audit qui va respecter l'ordre chronologique des
opérations permettant d'assurer une bonne maîtrise et une bonne
sécurité de celles-ci.
Ainsi, mieux acheter pour mieux vendre est vitale pour
l'entreprise.
L'auteur a su montrer l'objectif de chaque fonction, et les
risques encourus par l'entreprise en cas de non respect des ces fonctions.
Ø Audit des achats et des ventes des
hydrocarbures.
Il s'agit d'un mémoire soutenu pour l'obtention d'un
DESS en « Audit international et contrôle ».
Après avoir fait une présentation
générale de l'entreprise, l'étude est
précédée par un diagnostic du système de
contrôle interne du cycle achat fournisseur, pour finir par des
recommandations afin d'assurer la pérennité de l'entreprise en
question.
L'étude a essayé de montrer combien la fonction
achat ne bénéficie pas d'une attention particulière ;
ce qui n'est pas le cas de la fonction vente.
Pour cela, l'auteur a essayé de nous faire comprendre
qu'aujourd'hui ne sera pas demain.
Avec la concurrence et la mondialisation de l'économie,
la fonction achat aura un mérite d'être plus investie par les
auditeurs afin de la rendre suffisamment performante et attrayante.
Ainsi, pour améliorer cette fonction, il faut mettre en
place une organisation plus efficace pouvant répondre aux besoins des
utilisateurs et effectuer aussi un contrôle rigoureux concernant les
processus et les hommes.
Par conséquent, des audits périodiques et
inopinés devront être faits pour pouvoir bien contrôler
toutes les fonctions, et en particulier celle des achats.
L'auditeur doit veiller à ce qu'il n'y ait pas de
collusion frauduleuse entre le fournisseur et l'acheteur au détriment de
l'entreprise.
Pour ce faire, il a été question de recommander
à l'entreprise étudiée dans la conclusion
générale:
- de mettre à jour leur manuel de procédure
permettant de définir clairement les tâches et qui
sera mis à jour dans un délai plus bref. Ce manuel a
été élaboré par un cabinet d'audit, avec l'apport
déterminant de tout le personnel, particulièrement des
responsables de l'audit interne ;
- D'évaluer son système de contrôle
interne, notamment celui du cycle achats et ventes, qui sont très
importants dans une entreprise commerciale et industrielle pour pouvoir
améliorer son système de gestion.
Cette étude nous a permis d'avoir une meilleure
connaissance des fonctions achats et ventes de l'entreprise en question.
Par contre, l'auteur avait signalé l'existence d'un
personnel pléthorique.
Cependant, il ne s'est pas appesanti sur cette
difficulté et il n'a pas fait des recommandations pour remédier
à cela.
Ø Audit des achats de Christian BOUVIER :
Ed d'organisation
L'auteur a essayé de nous faire comprendre que la
fonction achat est peu auditée, et a donné des explications qui
font que cette fonction est souvent écartée par les dirigeants,
voire même les auditeurs.
Parmi ces explications, c'est que les opérations
d'achats sont peu formalisées, et même parfois la direction
générale ne veut savoir ou craigne de regarder en face la
situation réelle des achats.
Ces bonnes raisons ont motivé l'auteur à
décrire la fonction achat tout en montrant que c'est toujours
idéal pour l'entreprise d'acheter auprès d'un fournisseur connu
par elle, qui offre une qualité de prestation déjà
testée par des connaisseurs.
Cependant, au nombre des recommandations, l'existence d'un
manuel de procédure s'avère très important pour pouvoir
assurer les opérations effectuées au quotidien par les agents de
l'entreprise.
Mais, il est très difficile de convaincre les hommes de
mettre en place un manuel de procédure car pour eux chacun sait ce qu'il
doit faire, et que ça ne vaut pas la peine de le mettre par
écrit.
En effet, le fait de lancer un appel d'offre serait
bénéfique pour l'entreprise afin de pouvoir mettre en concurrence
les fournisseurs.
C'est ainsi que le service achats doit rédiger et
lancer, un appel d'offres qui va comporter tous les éléments
nécessaires du produit souhaité, afin que tous les fournisseurs
puissent disposer des mêmes informations.
Lors de la sélection, le comité doit prendre en
compte les éléments suivants :
§ Qualité et prix : le rapport
qualité/prix est très important pour l'entreprise. Il faut tout
de même que les marchandises reçues soient de la bonne
qualité ; mettre en place un service qualité qui doit faire
des vérifications de façon périodique pour ne pas
ultérieurement causer des problèmes.
§ La bonne santé financière du
fournisseur : en effet, contrôler la santé financière
des fournisseurs qui offrent des produits stratégiques est très
important. Pour cela, l'acheteur aura besoin des états financiers qu'il
puisse s'assurer de la bonne santé financière du fournisseur.
§ Le climat social : c'est encore un point important
de se renseigner par exemple s'il y a eu conflit qui oppose le fournisseur et
ses employés.
§ La localisation géographique : c'est aussi
un facteur important que l'entreprise doit en tenir compte.
Ainsi, une fois le fournisseur est déjà choisi,
le service va passer la commande conformément à la DA.
Dans l'exercice de son métier, l'acheteur doit adopter
une conduite et une méthode de travail qui doivent respecter certains
principes à savoir :
v « attitude de service ;
v respect de la déontologie ;
v acheter la meilleure valeur ;
v l'absence de réciprocité commerciale.»
· Attitude de service
L'acheteur doit travailler et se considérer comme
étant un prestataire de service pour satisfaire les besoins des
consommateurs et qui pourrait être licencié en cas de malversation
venant de sa part.
· Respect de la déontologie
Les acheteurs doivent travailler et se conduire de telle sorte
qu'ils soient exempts de soupçon.
En contact avec l'extérieur, l'acheteur doit
améliorer l'image de marque de l'entreprise.
· Acheter la meilleure valeur
Vu la confiance qu'on accorde à l'acheteur, ce dernier
doit être capable de faire un rapport entre le prix d'un
élément et sa capacité à satisfaire les exigences
des utilisateurs pour acheter à la meilleure valeur.
· Absence de réciprocité
commerciale
Dans le souci d'acheter avec les meilleures conditions de
qualité, de prix et de délai, l'acheteur ne doit pas se sentir
obliger d'aller acheter chez les fournisseurs pour raison de
réciprocité commerciale.
Cette étude nous a permis d'avoir une idée sur
l'importance du cycle A/F.
Ainsi, nous ne sommes pas du même avis sur le fait que
les auditeurs peuvent parfois écarter la fonction achat et que la
direction générale souhaite que les auditeurs ne mènent
pas d'investigations à cet égard.
En effet ; durant cette revue de littérature, les
auteurs se sont appesantis sur le fait que l'entreprise doit avoir un manuel de
procédures qui doit définir les tâches clairement, par
exemple « qui fait quoi » et qui doit être mis
à jour afin d'éviter le cumul des tâches incompatibles.
Ainsi, cette étude a essayé de confirmer
l'idée selon laquelle le cycle achat fournisseur est un cycle trop
fragile que si les agents ne prêtent pas attention va conduire
l'entreprise dans une situation critique.
3. Le problème
En somme, cette revue de la littérature sur les achats
montre que la plupart des documents élaborés et recherchés
se sont appesantis sur le fait que les achats sont très importants dans
une organisation et que selon C. BOUVIER « elle est probablement la
seule fonction qui peut engendrer des profits à l'entreprise sans pour
autant engager beaucoup de dépenses ».
En effet, en ce qui concerne l'entreprise en question, elle
est placée dans un environnement fortement concurrentiel avec des
concurrents qui n'encourent pas de charges de structures ; ce qui leur
permet d'occuper une place très importante dans le marché avec
des prix très compétitifs.
Ces commerçants se sont implantés dans le
secteur à savoir :
- Les entreprises offrant des gammes de produits
similaires ;
- Les librairies et papeteries ;
- Le secteur informel.
Cette entreprise pratique des prix généralement
plus élevés « la stratégie
d'écrémage » que ceux pratiqués par les
concurrents. Et la raison avancée c'est que plus souvent, les
concurrents sont des structures plus légères et avec moins de
charges fixes ; alors que la clientèle visée de cette
entreprise est composée essentiellement par des ONG, des entreprises,
des ambassades, etc..... qui préfèrent acheter une
quantité très importante et de payer par chèque à
la date d'échéance.
La demande pour ces produits est très importante, et
ces derniers constituent des biens durables ; d'où la
nécessité de les stocker dans des dépôts sur des
périodes assez longues en cas de mévente.
Par conséquent, son positionnement sur le marché
est assez difficile pour ce qui concerne les matériels et fournitures
informatiques. Or, c'est cette activité qui est la composante la plus
importante de son chiffre d'affaires.
Cette difficulté se traduit par une faible valeur
ajoutée sur cette branche ; en effet, les marges appliquées
sur cette branche sont souvent très basses.
Ainsi, beaucoup de problèmes naissent de ce
contexte :
- Manque d'une organisation fiable sur les différentes
phases d'exécution des dépenses pour achats et les risques de
malversation que cela entraîne ;
- Difficulté d'acquérir des biens et services
dans de meilleures conditions de prix, de qualité et de
délai ;
En somme, il se pose le problème de la maîtrise
des opérations du cycle A/F.
On s'interroge dès lors sur les raisons qui peuvent
être la cause à tout cela :
- les dirigeants portent-ils une attention suffisante en terme
d'organisation du processus d'achat et de formation du personnel ?
- les opérations d'achat sont-elles
formalisées ?
- Ou enfin est-ce le manque d'intégrité du
personnel dans l'application des procédures d'achat quand elles
existent ?
D'où l'importance de notre thème de
mémoire intitulé « L'évaluation du
contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d'une mission
d'audit légal ».
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