L'évaluation des procédures de contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d'une mission d'audit légal

1ere partie : cadre theorique et methodologique

Chapitre I : Cadre théorique

Un cadre théorique permet de faire un premier bilan concernant les connaissances et les informations sur la recherche en question.

Il répond à des soucis de pertinence du sujet, aux travers d'une problématique, des objectifs bien précis et des hypothèses de recherche ayant pour objectif de confirmer les assertions de départ.

Ainsi, dans notre cadre de recherche sur l'évaluation de contrôle interne du cycle achat fournisseurs dans le cadre d'une mission légale, nous avons donc élaboré le cadre théorique dans lequel nous reprenons tour à tour les éléments suivants:

- Une problématique ;

- Des objectifs de recherche ;

- Des hypothèses de travail ;

- La pertinence du sujet.

Section I : La problématique

1. Le constat

Depuis ces derniers temps, en ce qui concerne les audits qui ont été faits au niveau des entreprises, on remarquait pour certaines entreprises l'impossibilité de certifier sans réserve, la régularité et la sincérité des comptes de celles-ci.

Cette impossibilité s'est constatée par le fait que :

- les entreprises ne présentent pas des informations fiables ;

- il y a aussi la non-exhaustivité des enregistrements ;

- on note l'existence des malversations de biens et l'irrégularité dans l'établissement de documents financiers ;

- la non régularité et la non sincérité des comptes annuels qui sont produits. (Cf. Contrôle interne de Mamadou BARRY)

Devenue une composante essentielle de la rentabilité de l'entreprise, la fonction achat connaît aujourd'hui un véritable bouleversement alors que c'est la fonction la plus importante au niveau des entreprises surtout pour les sociétés commerciales (les entreprises qui font des achats et la revente en l'espèce).

Cette fonction est très sensible or des constats ont été faits et on note souvent que la direction générale ne prête pas attention à celle-ci.

Cette fonction n'est ni organisée, ni structurée au niveau des entreprises ce qui constitue la cause des malversations qui persistent dans les organisations.

Sur le plan théorique, la relation qui lie un acheteur à un vendeur a été considérée sous son aspect vente. Même les psychologues se sont chargés d'armer les vendeurs, de leur fournir les arguments à employer selon le type d'acheteur ; afin qu'il puisse négocier aux meilleurs moments; alors qu'au niveau de l'aspect achat, rien de tout cela n'est jamais fait.

Cependant, au niveau de la pratique, de nombreux séminaires sont organisés pour former les vendeurs, alors que ceux destinés à former les acheteurs sont rares.

Même en interne, le chef de groupe ou de section peut fréquemment organiser des exercices de simulations pour les vendeurs. Aucun acheteur ne bénéficie du même entraînement.

En effet, des nombreux facteurs comme la concurrence, la politique de réduction des coûts ...ont, au cours des dernières années motivé les agents à prendre conscience de l'importance de ce cycle et de sa plus grande efficacité, pour mettre au devant cette fonction pour ne recruter que des acheteurs professionnels.

C'est ainsi que l'entreprise « ABC » qui effectue la majorité de ses achats à l'étranger a besoin des acheteurs professionnels pour pouvoir bien négocier et mieux acheter afin qu'elle puisse réduire les coûts.

Acheter à l'étranger est devenu une nécessité pour cette entreprise, si elle veut rester compétitive dans son secteur d'activité.

En effet, développer ses achats à l'étranger constitue désormais un axe majeur de toute politique de réduction de coûts.

D'où la nécessité des acheteurs de pouvoir s'exprimer en langue étrangère pour mieux négocier et surtout trouver des fournisseurs étrangers fiables et compétitifs.

2. La position du problème

L'importance du cycle achats fournisseurs a poussé de nombreux auditeurs à faire une étude pour essayer de développer au cours des prochaines années cette fonction, vue que la richesse de cette fonction est peu connue.

Ceux-ci vont essayer de faire des suggestions afin de pouvoir résoudre ce problème.

Ainsi, un aperçu de chacune de ces études est présenté par la revue critique de littérature suivante :

Cependant, au nombre de nos études nous avons :

Ø Audit contrôle interne de Mamadou BARRY.

C'est un CAC et expert comptable qui fait partie des membres de l'ONECCA.

Il avait dirigé le cabinet international d'audit à Dakar entant que directeur.

Avec 30 années d'expérience professionnelle en entreprise et en cabinet, et les missions d'audit et CAC qu'il a eu à effectuer au Sénégal et dans la zone ouest africaine, Mamadou BARRY a essayé de donner un canevas sur la description des fonctions du cycle des achats afin de pouvoir limiter les malversations dans les entreprises.

Selon lui, les fonctions principales du cycle des achats sont aux nombres de cinq :

· Fonction « budgétisation - suivi des engagements de dépenses » : cette fonction a pour objectif principal, l'établissement des prévisions de dépenses ainsi que leur approbation au niveau des organes compétents de l'entreprise. Noter bien que le suivi des opérations qui engagent la société par rapport aux montants autorisés est très important pour la pérennité de celle-ci.

· Fonction « expression interne des besoins » : ce besoin doit être exprimé par le service qui a constaté l'état alarmant du stock. Cette expression doit être faite à travers une demande d'achat.

· Fonction « sélection des fournisseurs » : cette fonction consiste à mettre en concurrence les fournisseurs. Et cette sélection doit être faite sous la présence d'un comité qui sera composé par exemple du directeur des achats, de la direction générale etc.

· Fonction « commande relance des fournisseurs » : Elle sera assurée par le service des achats, qui s'occupera du lancement, et du suivi des commandes ainsi que la relance des fournisseurs.

· Fonction « réception des biens commandés » : Elle consiste à faire le rapprochement pour vérifier la conformité entre les quantités demandées et les quantités livrées, ainsi que le contrôle de la qualité de ces marchandises.

L'auteur a aussi fait une description des objectifs de contrôle interne de chacune des fonctions du cycle achat décrites ci-dessus; les faiblesses qui sont liées à la pratique au niveau des organisations, et leurs conséquences ainsi que les procédures des moyens à mettre en oeuvre pour remédier ces faiblesses.

Cependant, cette étude nous a permis d'avoir une meilleure connaissance concernant le cycle achat fournisseur; et nous a conduit à tirer la conclusion suivante : ces fonctions et procédures devront être respectées surtout lorsqu'il s'agit d'une entreprise qui achète pour revendre à l'état.

En outre, il n'existe pas une seule procédure d'achat applicable et valable dans toutes les entreprises.

Il s'agit, en effet de fournir un modèle de démarche typique d'audit qui va respecter l'ordre chronologique des opérations permettant d'assurer une bonne maîtrise et une bonne sécurité de celles-ci.

Ainsi, mieux acheter pour mieux vendre est vitale pour l'entreprise.

L'auteur a su montrer l'objectif de chaque fonction, et les risques encourus par l'entreprise en cas de non respect des ces fonctions.

Ø Audit des achats et des ventes des hydrocarbures.

Il s'agit d'un mémoire soutenu pour l'obtention d'un DESS en « Audit international et contrôle ».

Après avoir fait une présentation générale de l'entreprise, l'étude est précédée par un diagnostic du système de contrôle interne du cycle achat fournisseur, pour finir par des recommandations afin d'assurer la pérennité de l'entreprise en question.

L'étude a essayé de montrer combien la fonction achat ne bénéficie pas d'une attention particulière ; ce qui n'est pas le cas de la fonction vente.

Pour cela, l'auteur a essayé de nous faire comprendre qu'aujourd'hui ne sera pas demain.

Avec la concurrence et la mondialisation de l'économie, la fonction achat aura un mérite d'être plus investie par les auditeurs afin de la rendre suffisamment performante et attrayante.

Ainsi, pour améliorer cette fonction, il faut mettre en place une organisation plus efficace pouvant répondre aux besoins des utilisateurs et effectuer aussi un contrôle rigoureux concernant les processus et les hommes.

Par conséquent, des audits périodiques et inopinés devront être faits pour pouvoir bien contrôler toutes les fonctions, et en particulier celle des achats.

L'auditeur doit veiller à ce qu'il n'y ait pas de collusion frauduleuse entre le fournisseur et l'acheteur au détriment de l'entreprise.

Pour ce faire, il a été question de recommander à l'entreprise étudiée dans la conclusion générale:

- de mettre à jour leur manuel de procédure permettant de définir clairement les tâches et qui sera mis à jour dans un délai plus bref. Ce manuel a été élaboré par un cabinet d'audit, avec l'apport déterminant de tout le personnel, particulièrement des responsables de l'audit interne ;

- D'évaluer son système de contrôle interne, notamment celui du cycle achats et ventes, qui sont très importants dans une entreprise commerciale et industrielle pour pouvoir améliorer son système de gestion.

Cette étude nous a permis d'avoir une meilleure connaissance des fonctions achats et ventes de l'entreprise en question.

Par contre, l'auteur avait signalé l'existence d'un personnel pléthorique.

Cependant, il ne s'est pas appesanti sur cette difficulté et il n'a pas fait des recommandations pour remédier à cela.

Ø Audit des achats de Christian BOUVIER : Ed d'organisation

L'auteur a essayé de nous faire comprendre que la fonction achat est peu auditée, et a donné des explications qui font que cette fonction est souvent écartée par les dirigeants, voire même les auditeurs.

Parmi ces explications, c'est que les opérations d'achats sont peu formalisées, et même parfois la direction générale ne veut savoir ou craigne de regarder en face la situation réelle des achats.

Ces bonnes raisons ont motivé l'auteur à décrire la fonction achat tout en montrant que c'est toujours idéal pour l'entreprise d'acheter auprès d'un fournisseur connu par elle, qui offre une qualité de prestation déjà testée par des connaisseurs.

Cependant, au nombre des recommandations, l'existence d'un manuel de procédure s'avère très important pour pouvoir assurer les opérations effectuées au quotidien par les agents de l'entreprise.

Mais, il est très difficile de convaincre les hommes de mettre en place un manuel de procédure car pour eux chacun sait ce qu'il doit faire, et que ça ne vaut pas la peine de le mettre par écrit.

En effet, le fait de lancer un appel d'offre serait bénéfique pour l'entreprise afin de pouvoir mettre en concurrence les fournisseurs.

C'est ainsi que le service achats doit rédiger et lancer, un appel d'offres qui va comporter tous les éléments nécessaires du produit souhaité, afin que tous les fournisseurs puissent disposer des mêmes informations.

Lors de la sélection, le comité doit prendre en compte les éléments suivants :

§ Qualité et prix : le rapport qualité/prix est très important pour l'entreprise. Il faut tout de même que les marchandises reçues soient de la bonne qualité ; mettre en place un service qualité qui doit faire des vérifications de façon périodique pour ne pas ultérieurement causer des problèmes.

§ La bonne santé financière du fournisseur : en effet, contrôler la santé financière des fournisseurs qui offrent des produits stratégiques est très important. Pour cela, l'acheteur aura besoin des états financiers qu'il puisse s'assurer de la bonne santé financière du fournisseur.

§ Le climat social : c'est encore un point important de se renseigner par exemple s'il y a eu conflit qui oppose le fournisseur et ses employés.

§ La localisation géographique : c'est aussi un facteur important que l'entreprise doit en tenir compte.

Ainsi, une fois le fournisseur est déjà choisi, le service va passer la commande conformément à la DA.

Dans l'exercice de son métier, l'acheteur doit adopter une conduite et une méthode de travail qui doivent respecter certains principes à savoir :

v « attitude de service ;

v respect de la déontologie ;

v acheter la meilleure valeur ;

v l'absence de réciprocité commerciale.»

· Attitude de service

L'acheteur doit travailler et se considérer comme étant un prestataire de service pour satisfaire les besoins des consommateurs et qui pourrait être licencié en cas de malversation venant de sa part.

· Respect de la déontologie

Les acheteurs doivent travailler et se conduire de telle sorte qu'ils soient exempts de soupçon.

En contact avec l'extérieur, l'acheteur doit améliorer l'image de marque de l'entreprise.

· Acheter la meilleure valeur

Vu la confiance qu'on accorde à l'acheteur, ce dernier doit être capable de faire un rapport entre le prix d'un élément et sa capacité à satisfaire les exigences des utilisateurs pour acheter à la meilleure valeur.

· Absence de réciprocité commerciale

Dans le souci d'acheter avec les meilleures conditions de qualité, de prix et de délai, l'acheteur ne doit pas se sentir obliger d'aller acheter chez les fournisseurs pour raison de réciprocité commerciale.

Cette étude nous a permis d'avoir une idée sur l'importance du cycle A/F.

Ainsi, nous ne sommes pas du même avis sur le fait que les auditeurs peuvent parfois écarter la fonction achat et que la direction générale souhaite que les auditeurs ne mènent pas d'investigations à cet égard.

En effet ; durant cette revue de littérature, les auteurs se sont appesantis sur le fait que l'entreprise doit avoir un manuel de procédures qui doit définir les tâches clairement, par exemple « qui fait quoi » et qui doit être mis à jour afin d'éviter le cumul des tâches incompatibles.

Ainsi, cette étude a essayé de confirmer l'idée selon laquelle le cycle achat fournisseur est un cycle trop fragile que si les agents ne prêtent pas attention va conduire l'entreprise dans une situation critique.

3. Le problème

En somme, cette revue de la littérature sur les achats montre que la plupart des documents élaborés et recherchés se sont appesantis sur le fait que les achats sont très importants dans une organisation et que selon C. BOUVIER « elle est probablement la seule fonction qui peut engendrer des profits à l'entreprise sans pour autant engager beaucoup de dépenses ».

En effet, en ce qui concerne l'entreprise en question, elle est placée dans un environnement fortement concurrentiel avec des concurrents qui n'encourent pas de charges de structures ; ce qui leur permet d'occuper une place très importante dans le marché avec des prix très compétitifs.

Ces commerçants se sont implantés dans le secteur à savoir :

- Les entreprises offrant des gammes de produits similaires ;

- Les librairies et papeteries ;

- Le secteur informel.

Cette entreprise pratique des prix généralement plus élevés « la stratégie d'écrémage » que ceux pratiqués par les concurrents. Et la raison avancée c'est que plus souvent, les concurrents sont des structures plus légères et avec moins de charges fixes ; alors que la clientèle visée de cette entreprise est composée essentiellement par des ONG, des entreprises, des ambassades, etc..... qui préfèrent acheter une quantité très importante et de payer par chèque à la date d'échéance.

La demande pour ces produits est très importante, et ces derniers constituent des biens durables ; d'où la nécessité de les stocker dans des dépôts sur des périodes assez longues en cas de mévente.

Par conséquent, son positionnement sur le marché est assez difficile pour ce qui concerne les matériels et fournitures informatiques. Or, c'est cette activité qui est la composante la plus importante de son chiffre d'affaires.

Cette difficulté se traduit par une faible valeur ajoutée sur cette branche ; en effet, les marges appliquées sur cette branche sont souvent très basses.

Ainsi, beaucoup de problèmes naissent de ce contexte :

- Manque d'une organisation fiable sur les différentes phases d'exécution des dépenses pour achats et les risques de malversation que cela entraîne ;

- Difficulté d'acquérir des biens et services dans de meilleures conditions de prix, de qualité et de délai ;

En somme, il se pose le problème de la maîtrise des opérations du cycle A/F.

On s'interroge dès lors sur les raisons qui peuvent être la cause à tout cela :

- les dirigeants portent-ils une attention suffisante en terme d'organisation du processus d'achat et de formation du personnel ?

- les opérations d'achat sont-elles formalisées ?

- Ou enfin est-ce le manque d'intégrité du personnel dans l'application des procédures d'achat quand elles existent ?

D'où l'importance de notre thème de mémoire intitulé «  L'évaluation du contrôle interne du cycle achat fournisseur dans le cadre d'une mission d'audit légal ».