Analyse sectorielle et diagnostic interne d'une entreprise

Section 4 : Organisation et système de gestion

4.1 Structuration organique (organigramme)^27(*)

L'organisation actuelle date de janvier 2005 (manuel qualité, SMQ).

Direction Générale

Responsable Management Qualité

Assistant du PDG

Responsable suivi Budget

Responsable Hygiène et Sécurité

Responsable Département Laboratoire

Responsable Gestion informatique

Secrétariat

Directions

§ Direction Administration & Finances

§ Direction Usine Préparation moule/barbotine

§ Direction Usine Grès fin

§ Direction Usine Vitréous China

§ Direction Technique

§ Direction Commerciale

Commentaires

La structure organisationnelle présente de nombreux points faibles, parmi lesquels : 

§ L'organisation générale est lourde :

- le Directeur Général a, sous sa responsabilité directe, 12 collaborateurs directs (6 Directeurs et 6 assistants) ;

- Les Directions sont organisées en Département et/ou en Services (5 Départements et 23 Services, au total). 

§ la fonction marketing ne relève pas d'une structure spécialisée. Sa prise en charge est prévue par un service de la Direction commerciale. Mais ce service n'est pas pourvu en personnel.

§ La fonction contrôle de gestion est limitée au contrôle budgétaire (Responsable suivi budgétaire).

4.2 Systèmes de gestion

4.2.1 Processus budgétaire

Le fonctionnement de la filiale est caractérisé par une large autonomie vis-à-vis du groupe.

Le groupe intervient dans le système plan - programme- budget avant l'élaboration du budget en donnant des orientations générales (sous forme de résolution) sur les objectifs.

Ces orientations répondent au souci d'adapter l'offre des deux filiales (CERAMIT et CERAMIG) aux besoins du marché.

A noter que la filiale a élaboré un Business plan pour la période 2006-2010.

4.2.2 Procédures de gestion

L'entreprise fonctionne avec des procédures clairement définies.

Ces procédures sont matérialisées par un manuel de procédures (SMQ) ; par des notes de service et des directives.

4.2.3 Système d'information

Caractéristiques générales

- L'information produite par la filiale est globalement fiable (grâce aux recoupements faits entre les différents services).

- Elle est consignée dans des rapports mensuels, trimestriels, semestriels et annuels.

- Les rapports de gestion mettent en évidence les écarts en volume et en valeur mais les analyses restent insuffisantes.

- La filiale n'a pas encore de tableau de bord de gestion.

Informatisation

- L'infrastructure matérielle est importante (1 serveur et 25 micro-ordinateurs (PIV), acquis entre 2003 et 2005). Elle permet une exploitation des travaux dans des conditions satisfaisantes.

- Principales applications. Système intégré (en réseau) comprenant :

- la gestion des immobilisations,

- la gestion des stocks ;

- la paie ;

- la gestion comptable et financière ;

- la production (consommations, rebuts,...) ;

- la gestion commerciale,

- la gestion sociale (mouvements de personnel, plan de carrière,...).

- Le personnel (utilisateurs) est dans l'ensemble bien sensibilisé à l'outil informatique.

- L'encadrement est assuré par 2 ingénieurs informaticiens et 2 analystes.

4.3 Synthèse du diagnostic organisationnel

Points forts de l'organisation	Points faibles de l'organisation
§ Large autonomie de gestion.	§ Structure d'organisation générale lourde.
§ L'entreprise fonctionne avec des procédures formalisées.	§ Fonction Marketing insuffisamment prise en charge.
§ Système d'information relativement complet et fiable. Les indicateurs de gestion courante sont saisies pratiquement en temps réel et les informations sont généralement analysées et exploitées.	§ La fonction contrôle de gestion est limitée au contrôle budgétaire (Responsable suivi budgétaire).
§ Degré d'informatisation élevé et maîtrise par les utilisateurs

Les ambitions affichées par l'entreprise en termes de consolidation de sa part de marché devront être portées par une organisation moins coûteuse et plus souple (plus grande réactivité aux évolutions du marché).

* ²⁷Voir données en Annexe 6.