Gestion de la paie des agents de l'institut agape/Bukavu.

- 1 -

0. INTRODUCTON

0.1PROBLEMATIQUE

La problématique est la synthèse du questionnement qui est présentée en introduction du rapport ou de la note, Elle annonce le sujet de la commande, argumente le choix fait et annonce comment elle sera traitée, en termes de méthodes d'enquête comme d'options prises

Le progrès technologique impressionnant a rendu l'informatique d'abord une technique et ensuite une science du siècle ; elle est universelle et excellente ; envahit la

vie économique, sociale et intervient dans tous les secteurs de la vie humaine telles que : L'enseignement, la recherche scientifique, l'industrie, le commerce, la médecine ;...

Certaines écoles ne sont pas exemptées, car elles n'ont pas renoncé à leurs pratiques mécaniques et manuelles dans la gestion se servant d'un outil, la calculatrice

pour effectuer les calculs complexes qui interviennent dans la paie des agents.

Cependant, ce travail lourd, lent et fastidieux entraine de nombreuses erreurs qui amènent

la fatigue, le gaspillage du temps, les pressions, l'inexactitude dans le calcul des données ;...

Cependant, lors de notre stage à l'institut AGAPE nous avons remarqué que la gestion de paie des agents reste encore manuelle dans cette institution et que cette dernière ne bénéficie pas des avantages offerts par l'ordinateur dans la gestion de ses agents ; plusieurs difficultés sont constatées dans cette gestion manuelle.

Ainsi la série de questions que nous nous poserons comme problèmes de base dans le présent travail, nous fera converger vers des réponses que nous tenterons d'établir d'une manière scientifique ou d'une autre à travers le présent travail:

? La gestion manuelle de calcul de paie ou salaire évitera-t-il les pertes de temps et la lamentation des agents ?

? Un programme informatique est -il possible ou nécessaire pour donner un bon rendement aux agents de l'institut agape ?

- 2 -

0.2 HYPOTHESES

Rongere P défini l'hypothèse comme étant une proposition des réponses aux questions posées à propos de l'objet de la recherche formulée en terme tels que l'observation et l'analyse puissent fourni une réponse posse dans la problématique

Au vue de ce qui précède à la problématique, nos hypothèses s'articulent comme suit :

? La gestion manuelle au sein de service de cette école n'évitera pas les pertes de temps et les erreurs lors de calcul d'où la solution informatique est recommandée

? L'instauration de modèle de gestion informatisé serait la solution aux problèmes que connaissent les agents de cette école pendant la paie

0. 3 DELIMITATION DU SUJET

Tout travail scientifique doit avoir des limites et doit se situer dans le temps et dans l'espace.

Ce travail doit remplir aussi les principes scientifique c'est-à-dire il doit être délimité sur le plan spatial, chronologique, et analytique comme suit :

0.3.1 Sur le plan spatial

Notre sujet va se limiter à l'INSTITUT AGAPE situé dans l'avenue route d'UVIRA II, quartier NDENDERE, province du Sud-Kivu (ville de Bukavu) en république démocratique du Congo

0.3.2 Sur le plan chronologique

Ce travail est présenté dans l'année académique 2014-2015 0.3.3 Sur le plan analytique

Nos investigations ont porté seulement sur le modèle informatisé de gestion de la paie des agents au sein de L'INSTITUT AGAPE donc chaque agent bénéficie selon sa part.

0.4CHOIX ET INTERET DU SUJET

0.4.1 Facteur individuel ou personnel

Le choix de ce sujet est le résultat d'une longue observation d'autant plus que nous en sommes agent d'une part et d'autre part étant donné que le nombre d'institutions scolaire n'utilisent pas des ordinateurs le jour de paie de ces agents , d'une manière pratique avions pris l'initiative de concevoir, d'élaborer et d'adapter une basse de données en vue de pallier aux problèmes de paie des agents au sein de cette institution scolaire.

- 3 -

0.4.2 Facteur scientifique

Concernant la paie des agents en particulier et l'INSTITUT AGAPE (voir même d'autre institutions scolaires ayant le même système de fonctionnement que l'institut agape) en général pourra bénéficier d'une base de donnée capable d'informatisé la paie de ces agents.

Cette initiative apportera un nouvel air dans la paie des agents de cette institution scolaire et un pas d'avance dans la science informatique.

0.5METHODOLOGIE

Pour palper les réalités de l'institution scolaire précisément de l'INSTITUT AGAPE plusieurs méthodes et techniques étaient d'application

0.5.1 LES METHODES

0.5.1.1 METHODE HISTORIQUE

Cette méthode est basée sur l'analyse de donnée et de faits d'une période bien précise qui nous aiderons à connaitre l'historique de l'institut agape.

0.5.1.2 METHODE MERISE

La méthode Merise est une méthode d'analyse, de conception et de réalisation de systèmes d'informations informatisés.

C'est une méthode très importantes dans ce travail car il nous permet de modéliser le système de paie des agents dans notre institution scolaire souvent une approche scientifique.

Cette méthode nous permettons d'établir les modèles du système d'information en vue de mettre en oeuvre une base de donnée qui permettra l'institution d'optimiser sa gestion de paie de ces agents, cette méthode part du générale au particulière.

).

0.5.2 LES TECHNQUES

0.5.2.1 L'OBSERVATION PARTICIPANTE

C'est une technique qui nous permettrons de s'intégrer au sein de l'institution en se faisant membre ,agent dont la récolte de données consistait à une observation attentive de faits sur le terrain et curiosité de tout savoir concernant la paie des agents au sein de cette institution scolaire.

0.5.2.2 TECHIQUE D'ENTRETIEN

- 4 -

Cette technique nous permettrons d'être face-à-face avec l'enquête qui fournira les informations concernant la paie des agents de l'INSTITUT AGAPE

0.5.2.3 LES TECHNIQUES D'INTERVIEW

Par des questions posées aux interviews elle a permis de recueillir les informations en se rapprochant d'eux en vue d'avoir ce qu'ils pensaient et ce qu'ils suggéraient.

0.5.2.4 TECHNIQUE DOCUMENTAIRE

Cette technique nous a permis de consulter les ouvrages, les travaux de fin de cycle sans pour autant oublier les documents de l'INSTITUT AGAPE de qui nous ont fournis des renseignements.

0.6. OBJECIF DU SUJET

Ce travail poursuit comme objectif de permettre à l'institut agape d'avoir un outil efficace pour le contrôle et le suivie de son activité principale entre autre la gestion de la paie des agents scolaire

Cette oeuvre scientifique qui est « Modèle informatisé de gestion de la paie des agents d'une école secondaire : cas de l'institut agape »

07 SUBDIVISION DU TRAVAIL

Outre l'introduction et la conclusion le présent travail sera subdivisé en quatre chapitres à savoir :

Chapitre première c'est la présentation du milieu d'étude

Chapitre deuxième sera l'analyse préalable des systèmes d'information existant

Chapitre troisième se focalisera sur l'analyse fonctionnelle Le quatrième et le dernier chapitre sera la programmation

0. 8 ETAT DE LA QUESTION

Nous ne sommes pas le premier à parler sur ce sujet et faire des recherches dans ce domaine.

Certes il y a d'autres personnes qui ont précédé ont parlé sur ce domaine ; Nous sommes dans l'obligation de présenter quelques travaux extérieur de ceux qui nous ont devancés et ouvrages qui cadrent avec notre sujet de recherche pour pouvoir emmener quelques nouvelles piste de solutions.

Les travaux ci-dessous nous ont intéressés :

- 5 -

-HAKIZIMA MALEMBERO fabien, dans son intitulé (« Gestion automatisé de paie des agents d'une institution scolaire : cas de complexe scolaire BASHEKA BAGIRA »)

-MATONGO KAWAYA Gilbert, dans son intitulé (« modélisation de la gestion de vente d'une entreprise ayant plusieurs succursale : cas de la société KOTECHA »)

-KABURHANWA BALEGHAMIRE Nelly dans son intitulé (« conception d'un système automatisé liée aux opérations de la paie des agents d'une institution d'enseignement secondaire : cas de lysée katana »)

C'est sur base de ces méthodes et techniques utilisées qu'il a abouti à une application permettant de deviens les difficultés causées par la gestion manuelle de paie des agents au sein du complexe scolaire BASHEKA BAGIRA, au lysée katana, à la société KOTECHA. Son système de gestion de base de données consentira en cas de besoin aux utilisateurs de l'application de faire sortir un listing de paie des agents.

Quant à nous, étant donné que l'enseignement est un domaine plus vaste, notre domaine de recherche se basera sur le modèle informatisé de gestion de la paie des agents d'une école secondaire

Au cours de ce projet nous allons concevoir à la fin une application en ACCESS qui sera à mesure au moment opportun de nous faire sortir les différentes listes de paie effectués ,et en fin reçu de paie(preuve de paie

- 6 -

- 7 -

Chapitre première : PRESENTATION DU MILIEU D'ETUDE

I .1 DENOMINATION DE L'ECOLE

L'institut agape est une école privé agrée du Sud-Kivu en république démocratique du Congo, ville de Bukavu, c'est une école créer sous son arrêté interministériel d'agrément N°CABMIN/OO1/569/95 du 20/01/1995, son code sernie est 7-63093 son régime de vocation est de gong unique et son numéro matricule c'est 601065.

I.2 LOCALISATIONDE L'ECOLE

Elle se trouve dans la province du Sud-Kivu, ville de Bukavu, commune d'IBANDA, quartier NDENDERE, dans l'avenue route d'UVIRA II, pressement dans le bâtiment de jeunesse KAWA en république démocratique du Congo, mais aussi c'est un établissement pédagogique, dont le recrutement quant à elles fait par voix d'étude de dossier mais aussi par voix d'enregistrement dans toutes les classes confondues.

I.3 BREF HISTORIQUE DE L'ECOLE

L'école dénommé l'institut AGAPE fut créé vers les années 1988 avec seulement deux classes 1^ere et 2^eme cycle d'orientation, arrivée vers les années 1995 l'école a reçu son arrêté interministériel en organisant trois sections humanitaires qui suivent avec comme préfet MIKALANO :

? Section pédagogique

? Section commerciales administratives ? Section technique sociale

Arrivée vers les années 2013-2014 à nos jours l`école fut organisé une seule section qui est pédagogique avec come l'option pédagogie générale suit aux différentes troubles au bâtiment logé qui faisait a cheque l'école arrive à se déplacer ver le bâtiment de jeunesse KAWA.

I.4 SITUATION GEOGRAPHIQUE

L'institut AGAPE est situé dans l'avenue route d'UVIRAII dans le bâtiment de jeunesse KAWA

Commune d'IBANDA, ville de BUKAVU, quartier NDENDERE en RD Congo Elle limitée :

? Au nord par le secteur catholique de NYAMUGO

? Au sud par l'église FARAJA BETHANIE

? A l'EST par la route nationale n°05 ? A l'OUEST par la rivière KAWA

- 8 -

I.5 SUCCESSION DES PREFETS

Le tout premier préfet c'était MIKALANO 1988

Le second c'était LWESSO LUTANDA

Le troisième c'était MBILIZI MUSOMBWA

Et le quatrième qui fonctionne jusqu'à nos jours c'est AMANI LUSHANDJA jean.

I.6 STRUCTURE DE L'ECOLE

I.6.1 Sections organisées

Nous sommes en train de constater que, cette école organise pour le moment une seule section pédagogique mais avec une seule option pédagogie générale

I.6.2 Structure matérielle

A) bâtiment

Cette école comprend un seul bâtiment dans lequel nous trouvons deux bureaux, celui du préfet et celui du directeur de discipline, avec six classes pour les élèves qui fait un total de huit (8) s alles de classe dont le six pour les élèves et deux pour les bureaux.

B) Cours de recréation

Elle est suffisamment améliorer car les élevés trouvent outils ses recréent

C) Matérielle didactique

? Un ordinateur pour la pratique de l'informatique dans un état bon ? Deux équerres en bois pour la mathématique dans une Etat bien ? Un squelette humain pour pratiquer l'anatomie

? Quatre cartes de la RDC pour la géographie

? Etc....

D) Mobilier

NUMERO	DESSIGNATION	NOMBRE	ETAT	OBSERVATION
01	Tables de bureau	04	Bon
02	Armoires	03	Bon
03	Chaises canées	04	Bon
04	Pupitres	-	Bon

- 9 -

I.6.3 Structure pédagogique

L'institut AGAPE organise une seul section qui est pédagogique avec une seule option pédagogie générale

I.7 SITUATION DU PERSONNEL, ADMINISTRATIFS et ENSEIGNANT

I.7.1 PERSONNEL DMINISTRATIFS

L'école comprend 3(trois) personnels administratives dans laquelle nous trouvons le préfet, le directeur de discipline, la caissière ; le tableau qui suit nous expliques

N	NOM&POSTNOM	SEX	QUALIT	FONCTION	ENGAGEME
°		E	E		NT
01	AMANI LUSHANDJA	M	L2 ECON	PREFET
02	EVANGILE NABAFUKU	F	D3 DC	DD
03	KITUNGANO MAPENDO	F	D6 N	CAISSIERE

I.7.2 LES PERSONNELS ENSEIGNATS

N°	NOM&POSTNOM	SEXE	FONCTION	QUALITE
01	FADHILI BONCK	M	PRFESSEUR	G3 IG
02	BABINWA MITIMANWA	M	PROFESSER	L2 HISTOIRE
03	MUKHUTA MIHIGO	F	PROFESSEUR	L1 GEO
04	IMANI SIFA	F	PROFESSEUR	L2 ACA
05	MUFUNGIZI AHUTEGE	M	PROFESSEUR	L2 SCIENCES EC
06	GEORGETE MAOMBI	F	PROFESSEUR	L2 FRANCAIS
07	MASUDI BUENDWA	M	PROFESSEUR	G3 BIOLOGIE
08	KIKUNI WABULAKOMBE	M	PROFESSEUR	G3 DC
09	NEEMA SARAH	F	PROFESSEUR	L1 MATH
10	CHRISTOPH CHUBAKA	M	PROFESSEUR	G3 SCA

I.7.3 LE PERSONNEL AUXILIAIRE

L2

L1

G3

G1

D6

- 10 -

OUVRIER	1
SENTINELLE

I.8 EFFECTIF DES ELEVES A L'INSTITUT AGAPE

Années	Nombres des élevés
2012-2013	300
2013-2014	250

Vers les années 2014-2015

Classes	Filles	Garçons	Total
1ere C0	5	4	9
2^EMECO	12	12	24
3^emeHP	8	2	10
4^emeHP	7	6	13
5^emeHP	7	4	11
6^emeHP	8	4	13

I.9 OBJECTIF ET MISSION DE L'ECOLE I.9.1.MISSION

L'institut AGAPE est une institution d'enseignement secondaire qui a pour mission principale de forme la jeunesse congolaise

I.9.2 OBJECTIFS

L'institut AGAPE poursuit comme objectifs :

1' Eduquer les enfants futurs cadre du pays

1' Fournir un enseignement aux enfants

1' Promouvoir un bon encadrement à tous les élevés de l'école 1' Aider les parents à donner une discipline aux enfants

I.10 FONTIONNEMENT DE L'ECOLE

I.10.1 DESCRIPTION DES TACHES

- 11 -

A) le préfet

Il est l'autorité compétente officiellement reconnu pour gérer, administrer l'école avec l'assistance des autres membres de comité de direction et rend compte au gestionnaire de l'école c'est-à-dire le coordonnateur.

Ses missions principales sont :

? Faire les suivie et individualiser, des élevés du point de vue éducatifs et pédagogique, en liaison avec les conseils principales d'évaluation et les professeurs principaux

B) le secrétaire

Il a comme taches :

V' Il met à jour les dossiers administratifs

V' Il s'occupe de la réception et distribution de courriers

V' Tenir à jour le suivi des taches et exécuter toutes autres demandes à la hiérarchie

V' Faire le rapport à la hiérarchie

V' Indicatrice les lettres et donner les numéros aux lettres reçues et expédiés

V' Codifier les lettres écrites au chef d'établissement pour signature

C) directeur de discipline

Ses taches sont les suivantes :

1) Il est le patron de la discipline des élèves

2) Il éveille et maintient l'ordre et la discipline de l'école

D) les enseignants

Voici ses taches :

> Ils sont tachés pour fournir un bon environnement par les élevés

> Ils assurent un bon encadrement de leurs élevés

> Ils sont destiné à transmettre une connaissance des qualités aux élevés

> Ils doivent maintenir la discipline et ordre dans toute la classe

> Justifient les absences et les présences à la direction avant d'entrée en classe

> Autorisent la sortie de la classe et non de l'école si les circonstances l'exigent

I.11 L'ORGANIGRAMME DE L'ECOLE

Les fonctions de chacun, les relations horizontales et verticales entre les personnes et les différents services sont bien définit dans le schéma d'un organigramme. En ce qui

concerne L'institut AGAPE comme suit :

12

PPOMOTEUR





COORDINATRICE

PREFET



SECRETAIRE

DIRECTEUR DE DISCIPLINE

ENSEIGNANT

LES ELEVE

OUVRIER

13

CHAPITRE II. ETUDE DU SYSTEME EXISTANT

II.1 GENERALITE SUR LA REMUNERATION1

II.1.1. Définition

La rémunération est définie comme étant une somme d'argent en espèce, due par un employeur à un employé, en vertu d'un contrat de travail signé par ces deux parties ou en vertu des dispositions légales existantes. C'est aussi une somme d'argent qui consiste à payer une entité en contrepartie d'un travail effectué, ou d'un service rendu. D'une manière générale, la rémunération englobe tous les éléments de paie et de récompense offerts aux employés en guise de rétribution à leurs prestations au sein de l'entreprise. La rémunération a deux avantages : ²d'un côté, le travailleur qui est bien rémunéré produit un rendement efficace et efficient; et il est en même temps en mesure de subvenir aux besoins de sa famille. D'autre part, l'entreprise aura du bénéfice car le travail effectué sera fait avec courage par les employés parce que bien payés.

II.1.2.2. Sortes de rémunérations La rémunération se catégorise en :

- la rémunération active : celle qui est payée en fonction des prestations ;

- la rémunération inactive : qui est payée en fonction des prestations non effectives mais par rapport aux circonstances que l'employé peut subir au sein de l'entreprise (maladie, accident,...).

II.1.2.3 Les éléments constitutifs de la rémunération

La rémunération est composée normalement de trois grandes parties dont

- La partie fixe qui est le salaire de base,

- La partie variable qui comprend les primes, les commissions, les retenus et les intéressements et enfin

- Les périphériques de la rémunération constitués de prévoyance, retraite, formation, etc.

II.2 SYSTEME EXISTANT AU SEIN DE L'INSTITUT AGAPE

II.2.1 DEFINITION

L'etude du système existant fourni une base d'analyse pour identifier les elements du

¹ Chr .van lierd , notion de législation sociale, des finances publiques et des droits fiscal ,CPR ,kinshasa ;p14

² DARBELT et LAUGINIE, économie de l'entreprise, Foucher, paris p .72

14

probleme .

Ce système d'information actuel est étudié à l'aide :

? La description des postes de travails en faisant ressortir les tâches accomplies, leur durée, leur période etc...

? La description des documents

? Interview des utilisateurs

Ces informations nous permettons de concevoir un schéma de circulation de l'information, de présenter les données utilisées et les traitements effectues.

Cette phase permet la mise en évidence des insuffisances des différents résultats envisageables.

II.2.2. LES DOCUMENTS UTILISENT PENDANT LA PAIE DES AGANTS AU SEIN DE L'INSTIUT AGAPE

II.2.2.1. 1 DOCUMENTS USUELS

Nous sommes en trait de vous informer que l'institut AGAPE est une institution privé agréée et leurs modes de fonctionnement sont différentes s que d'autres institutions de la place qu'il procède à faire leurs gestion d'une manière automatique est interne

II.2.2.2 DOCUMENT D'ENTREE

Un traitement fait appel à un pensé dans l'introduction des données, mais c'est la logique qui nous permet de, nous entant que information de l'instruction de bénéficier d'une cohérence dans l'analyse avec comme finalité la réalisation d'un système efficient

II.2.2.2.1 FICHE INDIVIDUEL DES PRESENCES

INSTITUT AGAPE B.P :1480 FICHE INDIVIDUEL DE PRSENCE
N°	Nom& post nom	Total présences			observation
		présences	absences	maladie

II.2.2.2.2 REGISTRE DES PRESENCES

Ce document consiste à relever et régler toutes les questions de régularités, et irrégularités des agents en vue d'infliger les sections, ou d'apprécier les travaux des agents ;

Ce document peut être encore appelé fréquentation par jour des agents et se présente comme suit :

15

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO ENSEIGNEMENT PRIMMAIRE, SECONDAIRE ET PROFESSIONNELLE INSTTITUT AGAPE B.P.1480/BUKAVU FREQUENTATION PAR JOUR
N°	Nom & Post Nom	1	2	3	4	5	6	7	8	31	Total de :
											présences	Absences	observ

II.2.2.2.3 CAHIER DE PRESENCES JOURNALIERES

Ce document est tenu par le préfet de l'institution et sera mise à jour que le préfet prélèvera dans le cahier des présences journalières.

Ce document est mise à la disposition de tous les agents chaque 12h³⁰ et y apportera leurs

signatures, en cas de non signature dans ce cahier des présences, l'agent sera considérer absent.

Voici ci-après les rubriques de ce cahier des présences journalières signées chaque jour par les agents de l'institut AGAPE.

16

INSTITUT AGAPE B.P :1480 FICHE DE PRESENCE
No	Nom et Post nom	Fonction	H. Arrivée	Signature	Obs.
1
2
Fait à Bukavu, le ./ ./20 LE PREFET

Ce cahier de présences des agents mise à la disposition du directrice de discipline qui doit le faire parvenir chaque a tous les agents pour les signatures.

II.2.2.2.4 LISTE DE PERCEPTION

C'est un document qui reprend les noms des élevés par classe et la rubrique pour chaque versement de l'argent, mensuelle, trimestrielle, ou annuelle effectuer par les parents des élèves

LISTE DE PERCEPTION DE FRAIS SCOLAIRE B.P.1480 CLASSE . MOIS DE

N °

Nom & Post

MOI DE

OBSE

SE

OC

NOV

DEC

JAN V

FEVR

MAR S

AVRI L

M

J

AV C

1

2

3

II.2.2.3 DOCUMENT DE SORTIE II.2.2.3.1 LISTE DE PAIE

L'institut AGAPE appel encore ce document comme « la distribution d'enveloppe scolaire, ou fiche de paie, partage d'enveloppe scolaire» il est dressé par le préfet et qui reprend les rubriques

17

relatives au paiement, considère aussi les montants a loue chaque agent et signé individuellement pour les agents et en fin approuvé par le préfet.

INSTITUTAGAPE paie n° DISTRIBUTION D'ENVELOPPE SCOLAIRE
Mois de :			Année	.
N°	Nom et post nom	Montant			signature
1
2
...
Total
Nom et signature de préfet				Nom et signature de l'agent

IL consiste de signaler que ces documents reforment seulement le montant de basse les autres

aspects sont signalés, mais dans notre programme nous allons pris en compte ces aspects :

? Le montant soutiré dans l'enveloppe scolaire des agents n'ayant pas totalisé les 28 jours des présences mensuelles

18

II.3 SCHEMA DE CIRCULATION DE L'INFORMATION

II.3.1 SYMBOLES UTILISES

				ARRIVE A LA DISTANCE
N°				Tâche qui peut être effectué au service ou symbole des taches au service
				Document a un exemplaire
	N°			Renvoi d'un document verbal à un service donné
N°				Renvoi en provenance d'une tache
	X			Classement d'un document

19



Réception de traitement

20

100 agents		200 percepteurs	300 préfets	400 caisses
101 arrivé de l'agent		201perception de frais scolaire 101	301 réception de l'agent et retrait de son ordre de paiement	403reception de l'agent
201
102 réception de la fiche présentation a la caisse le paiement	paie pour	202 réceptions du fiche signé par le préfet transmission d'un document provenant du préfet	302 signatures et transmission de son ordre de paiement au percepteur	402 envoi de la fiche au préfet pour approuvé si l'agent est en ordre
201
		x
			203
401
103 réceptions de traitement 201		203 livraisons de la fiche de paie	303reception et approvisionnement de la signature, transmission à la caisse 203	403reception de la fiche de paie déjà signé
		302
			403

21

		304 enregistrements	des	404 réceptions de traitement
		opérations de la paie

22

II.4 DESCRIPTION DES TACHES

CELLULE	POSTE DE TRAVAIL	DESCRIPTION
100	AGENT	101 arrivé de l'agent 102 réception de la fiche paie présentation à la caisse pour le paiement 103 réceptions de traitement
200	PERCEPTEUR	201perception de frais scolaire 202 réceptions du fiche signé par le préfet transmission d'un document provenant du préfet 203 livraisons de la fiche de paie
300	PREFET	301 réception de l'agent et retrait de son ordre de paiement 302 signatures et transmission de son ordre de paiement au percepteur 303reception et approvisionnement de la signature, transmission à la caisse 304 enregistrements des opérations de la paie
400	CAISSE	401reception de l'agent 402 envoi de la fiche au préfet pour approuvé si l'agent est en ordre 403reception de la fiche de paie déjà signé 404 réceptions de traitement

Cependant, cette solution, une fois appliquée, permettra de gagner le temps

27

I.2.2. CRITIQUE DES DOCUMENTS ET SUGGESTIONS a. Critique des documents

Les informations contenues dans ces documents, servent d'éléments de base au gestionnaire pour prendre une décision efficace. Nous devons critiquer ces documents en fond et en forme afin qu'ils puissent jouer un rôle correct, celui de présenter au gestionnaire au moment opportun tous les éléments nécessaires pour une bonne prise de décision. Dans la globalité, les différents documents que l'INSTITUT AGAPE utilise manquent certaines rubriques qu'il faut ajouter, telle que pour la fiche de présence pas la rubrique d'heure de départ, aussi, ces documents comme ils sont écrits encore manuellement, il y a lieu de se tromper facilement car, tout travail humain ne manque jamais d'erreurs et il y a une lenteur terrible dans son élaboration.

b.1 La solution manuelle

Pour cette voie, nous voulons proposer des conseils pour pouvoir changer la manière de tenir les documents compte tenu des remarques que nous avons fournies ci-haut. Pour qu'il y ait un bon changement, l'INSTITUT AGAPE tachera de compléter d'abord toutes les rubriques manquantes dans différents documents énumérés pour une bonne gestion de ses agents.

b.2 La solution informatique

Nous savons que l'informatique offre plusieurs possibilités qui nous permettent de stocker, de traiter et de rechercher une information claire et considérable dans un temps très réduit et d'une façon automatique. La solution informatique présente plusieurs avantages par rapport à la solution manuelle, parmi lesquels nous citons :

- La rapidité dans l'exécution des tâches, c.à.d. avec l'utilisation de l'outil informatique il y a réduction de temps de traitement des données, tel que faire le calcul des salaires nets des agents de cette institution,...

- La bonne conservation des données et en grande quantité, cela veut dire que l'ordinateur offrira au gérant de l'agence la garantie de bien conserver les données en rapport avec la gestion de ses agents et cela en grande quantité au lieu de les conserver sur des papiers qui peuvent se perdre facilement.

- La facilité de retrouver les données au moment opportun. Avec l'utilisation de l'outil informatique la gestion du personnel qui est ici le gérant lui-même de l'agence, a la facilité de retrouver les données chaque fois qu'il en a besoin sans perdre beaucoup de temps.

- Etc.



Traitement

7 1

Agent

Présences

Percepteur

3

6

Fiche de paie

Caisse

27

et aussi au chef d'agence, d'économiser son énergie pour d'autres tâches particulières pour le bon fonctionnement de l'agence. La solution informatique nécessite l'acquisition de l'outil informatique qui est l'ordinateur, un logiciel adapté à la gestion du personnel au sein de cette agence. Et dans le chapitre suivant, nous allons présenter la procédure qu'il faut suivre pour arriver à mettre en place une application de gestion du personnel.

CHAPITRE III CONCEPTION DE LA BASE DE DONNEES DES AGENTS DE L'INSTITUT AGAPE

III.1 OBJECTIF

Les programme de gestion de la paie au sein de de l'institut AGAPE s'assigne comme objectifs suivants :

> Enregistrer tous les agents qui oeuvrent dans cette école

> Ajouter un nouvel agent qui vient d'être engagé récemment, de modification d'un

agent qui change son statut

> Effectuer des calculs de salaires nets pour tout agent

> Supprimer un agent qui n'est pas plus de cette organisation

> Imprimer le bulletin de paie

> Imprimer la liste de paie

III.2 SCHEMA DE PROCESSUS PAIE

Ce modèle nous sert à faire le traitement de toutes les informations qui se déroulent dans une ecole d'une manière dynamique c'est-à-dire, montré comment les opérations de paie se réalisent en fonction des différents évènements.

III.2.1 Diagramme de flux

Ce diagramme est un schéma à flèches orientés qui montre les différentes relations entre les entités (poste de travail) dans une institution

27

2

LEGENDE

1. Arrivée de l'Agent qui se présente à la préfecture pour signer la présence.

2. Elaboration de la fiche de présence par le secrétariat du directeur. .3. Elaboration de la feuille de paie.

4. Remise de la feuille après contrôle et approbation au percepteur par le gérant.

5. Signature des bulletins par les agents.

6. Le comptable ordonne au caissier de donner à l'agent son salaire.

7. Le caissier remet le salaire à l'agent.

27

Le dictionnaire des données

Le dictionnaire des données permet de présenter les données selon leurs documents sources en indiquant le type des données, la taille et l'indication si le champ est identifiant ou non.

DONNEES/CHAMPS	TYPE DES DONNEES	TAILLE	IDENTIFIANT	OBSERV
Numéro Nom	Numérique Texte	Entier long 20	Oui Non	contrat d'engagement
Post Nom	Texte	20	Non	-//-
Matricule	Texte	20	Oui	-//-
Nom Père	Texte	20	Non	-//-
Nom Mère	Texte	20	Non	-//-
Date Naissance	Date	-	Non	-//-
Sexe	Texte	1	Non	-//-
EtatCivil	Texte	20	Non	-//-
DateEngagement,	Date	-	Non	-//-
Numéro	Numérique	Entier long	Oui	feuille de paie
Nom	Texte	20	non	-//-
Post Nom	Texte	20	Non	-//-
Salaire	Numérique	entierlong	Non	-//-
NombreJour	Numérique	entier long	Non	-//-
Avance	Numérique	entier long	Non	-//-
Ancienneté	Numérique	entier long	Non	-//-
INSS	Numérique	entier long	Non	-//-
INPP	Numérique	entier long	Non	-//-
SAL.NET	Numérique	entier long	Non	-//-
Fonction	Texte	10	Non	-//-
Allo Fam	Numérique	entier long	Non	-//-
Mois	Texte	10	Non	-//-
Numéro	Numérique	Entier	Oui	fiche de
Nom	Texte	20	Non	présence
Post Nom	Texte	20	Non	-//-

27

Jours Prestés Nombre Abs	Numérique Numérique	20 entier long	Non	-//-
Motif	Mémo	30	Non	-//-
Observation	Mémo	30	Non	-//-
			Non	-//-
				-//-

III.4 Modèle conceptuel des données (MCD)

Le Modèle conceptuel des données est la formalisation de la structure et de la signification des informations décrivant les objets et des associations perçues d'intérêts dans le domaine étudié. Le MCD a comme objectif d'écrire d'une façon formelle les données qui seront utilisées par le système d'information.

AGENTS

PRESENCE S

(1, n) (11) Numéro

Concern

Mois Année Matricule NJourSPrestés



(1, n)



Concern er

Matricule Nom

Post Nom NomPère NomMère Sexe

EtatCivil DateNaissance

DateEngageme nt

Grade

Fonction

SALAIRES (11)

Numéro Matricule Mois

Njours P NjoursAbs SalBase AllocationF Transport Logement INSS

CPR

27



Réception de l'agent

Agent reçu

Toujours

A et B

Présences

Présences enregistrées

Le salaire net Calculé

Bulletin de paie établi

Oui Non

Bulletin non établi

Bulletin de paie imprimé

FIN

Présentation de l'agent

Prestation

OUI

Enregistrement prestations

OUI

A t B

A et B

NON

NON

Autre retraits

Autres avantages et

t t

i é é

Eléments relatifs aux salaires réunis

III.2.7. Schéma du modèle conceptuel de traitement

27

II.2.7. MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS

Le modèle organisationnel des traitements s'attache à décrire les propriétés des traitements non traitées par le Modèle Conceptuel des Données, c'est-à-dire :

- Le temps;

- Les resources; - Le lieu;

Le Modèle organisationnel des traitements consiste à représenter le modèle conceptuel des traitements dans un tableau dont les colonnes sont la durée, le lieu, les responsables et les ressources nécessaires à une action.

- La première étape du modèle organisationnel des traitements consiste à découper les opérations en procédures fonctionnelles, une succession de traitements déclenchée par un événement.

Il s'agit donc d'associer dans un tableau :

- Les procedures fonctionnelles

- L'heure de début et de fin;

- Le lieu du poste de travail ;

- Le responsable du poste de travail ;

- Les ressources du poste de travail.

Le MCT permet de représenter l'ensemble de traitements en prenant en compte

l'organisation de l'entreprise. Elle sera matérialisée par les Postes de travail. Chaque

Poste de travail correspond à une unité d'action élémentaire dotée des moyens

d'exécution.

27

PERIODE

Enchaînement

Moyen de traitement

Poste de traitement

8h00 à

Présentation de l'agent

MANUEL

SECRETARIAT

15H00

Réception de l'agent

Toujours

8h00 à

Agent reçu

Présences enregistrée

Automatique

SECRETARIAT

15h00'

A et B

Présence enregistrée

8H00'

Oui

Non

Automatique

GERANCE

à

15h00

Prestations enregistrées A et B

Autres avantages et retraits

enregistrés

Enregistrement prestation

Oui

Non



27

Automatique

CAISSE

8h100' à

15h00'

Prestation enregistrée

Eléments relatifs aux salaires réunis

Bulletin de paie

Oui

Le salaire calculé

A et B

Oui

Bulletin de paie établi

Non

Autres avantages et retrais présentés

Non

Fin

II. 2.4. Modèle logique des données

Dans ce modèle il va s'agir de décrire la structure de données utilisées sans faire référence au langage de programmation. Pour notre cas ce modèle se présente comme suit :

AGENTS (Matricule, Nom, Post nom,# Grade, Fonction, NbreEnf) PRESENCES ( NuméroP, Mois , Année,# Matricule ,NjoursP ,NjoursA)

SALAIRES (Numéro,#Matricule, Mois, NjoursP, NjoursA, SalBase, AllocationF, Transport , Logement ,INSS,C PR, SalNet)

PRESENCE

Numerop

JourPresté NombreAbs Matricule

AGENTS

Matricule Nom

Post Nom Nom Père Nom Mère Sexe

EtatCivil

Date Naissance

SALAIRES

Numéro Matricule Mois NjoursP NjoursABS SalBase AllocationF Transport Logement

III.2.5. Modèle physique des données (MPD)

Par ce modèle chaque entité dans le modèle logique va se transformer en une table que nous utiliserons dans la base de données ; les propriétés deviendront les attributs et les identifiants se transformeront en clés primaires. Il doit alors se présenter comme suit :

1

1

8

AGENTS

Matricule

Nom

Post Nom

Nom Père

Nom Mère

Sexe

EtatCivil

Date Naissance

DateEngagement

Grade

Fonction

PRESENCE

Numerop JourPresté NombreAbs Matricule Mois
8			SALAIRES
			Numéro Matricule Mois NjoursP NjoursA SalBase AllocationF Transport Logement INSS CPR SalNet

III.9 CONFIGURATION DE MATERIELS III.3.1 MATERIELS UTILISE

Lors de la conception de notre application nous avons utilisés un ordinateur avec les caractéristiques suivantes :

- Moniteur : TOSHIBA

- Unité centrale : TOSHIBA

- Processeur : x86 Amilly 15 modèle 2stepping

- Disque dur : 60 gHz

- Mémoire physique totale : 150.60Mo

- Mémoire physique disponible : 100Mo

- Mémoire virtuelle totale : 2.00Go

- Mémoire virtuelle disponible : 250Go

- Imprimante HP laser p200

- Système d'exploitation : WINDOWS 8

- Langage de programmation : VBA

III.3.2 MATERIELS PROPOSE

Pour bien utiliser notre programme l'utilisateur doit avoir des connaissances en WINDOWS8 et quelques produits offices tels que :

WORD, EXCEL, ACCESS, et l'ordinateur doit avoir les caractéristiques suivantes :

? Moniteur : TOSGIBA et autres

? Unité centrale : TOSHIBA et autres ? Imprimante HP laser p200 et autres

CHAPITRE. IV. REALISATION D'UNE APPLICATIONDE GESTION DE LA PAIE DES AGENTS DE L'INSTITUT AGAPE

IV. 1 DEFINITIONS DE QUELQUES CONCEPTS INFORMATIQUES

Avant de présenter notre programme de la manière dont l'utilisateur doit l'utiliser, nous avons jugé bon de donner certaines définitions de concepts importants que nous allons toujours utiliser :

? Instruction : Est un ordre donné à l'ordinateur pour réaliser une tâche ; est une expression conventionnelle servant à donner une information de manière fiable

? Un programme : C'est une suite d'instructions logiques traduites dans un langage de programmation spécifique et interprétation des étapes d'un algorithme.

Un Algorithme : C'est une présentation logique et séquentielle des étapes de la résolution d'un problème. C'est aussi un ensemble des règles opératoires définissant une suite finie d'opérations à effectuer pour obtenir la solution d'un problèm La programmation : vient du verbe « programmer », et du mot programme. La programmation consiste à structurer l'algorithme à le couper en modules, ou à définir l'ordre et les conditions d'enchaînement des différentes séquences. Elle a comme objectif d'élaborer un programme clair, facile à lire, pouvant être aisément modifié tout en résolvant un problème bien déterminé, bref , la programmation est un" langage" permettant la communication entre l'utilisateur et la machine.

? Microsoft Access : Est un système de gestion de base de données (SGBD) comme autres produits de sa catégorie. Access est une application Windows et certainement un de meilleurs produits Microsoft. Access a tous les atouts Windows gérant de BDD relationnelles, elle peut reconnaître tous les types des données et nous permet d'ouvrir simultanément et mettre en relation plusieurs tables. Une BDD sous Access est le contenant global renfermant les données élémentaires ainsi que les objets associés. Les objets constituant une BDD sous Access sont :

- Une table : Elle permet de stocker les données ; C'est donc elle qui conserve toutes les données et sert aussi à l'interface de saisie et de visualisation des données. La table est créée ou modifiée en mode création ou par l'assistant et est visualisée en mode feuille de données.

- Un Formulaire : Permet de visualiser les données stockées dans les tables. Un formulaire permet aussi d'ajouter et de mettre à jour de façon plus professionnelle des informations dans une BDD.

- Une Requête : Nous permet de rechercher, de trier et de récupérer des données spécifiques stockées dans des tables selon les résultats établis.

- Un état : Sert à analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix en comprenant éventuellement des calculs et des totaux.

- Une Macro : Procure des commandes simples pour automatiser des tâches sans programmation. Une macro reprend une ou plusieurs commandes Access exécutées les unes à la suite des autres, chacune exécutant une tâche précise.

Les actions exécutées peuvent être l'ouverture ou la fermeture d'un formulaire, imprimer un Etat ou la fenêtre en cours par une procédure événementielle.

Avant de quitter ce point signalons aussi que :

? Une BDD : Est un ensemble des données organisées en vue d'une utilisation pour des programmes correspondants à des applications distinctes de manière à faciliter l'évolution indépendante des données et des programmations³

? Bouton de commande : Est un assistant permettant de créer des boutons exécutant les opérations telles que l'ouverture d'un formulaire.

IV.2. BUT DU PROGRAMME

Le but poursuivi dans ce travail est de rendre facile, rapide, fiable et correcte la gestion automatisée du personnel au sein de l'institut AGAPE

IV.3 CHOIX DU LANGAGE DE PROGRAMMATION

Etant donné que plusieurs langages à ce jour sont disponibles pour le traitement de l'information par l'ordinateur, d'une façon générale, l'automatisation de gestion recourt au langage de programmation de base de données rationnelle qui peut chaque fois être interrogé pour fournir des résultats à atteindre.

La mise au point de notre travail a nécessité un recours au langage de programmation VISUAL BASIC FOR APPLICATION (VBA) sous Access, et cela suite à l'importance des données que notre application aura à traiter.

IV.5. GUIDE DE L'UTILISATEUR

Pour utiliser ce programme il est question de double - cliquer sur son icône se trouvant au bureau ou à un autre emplacement ; une fenêtre nommée

³CT KASELE W., Coursd'Atelier de Programmation, InéditG3 IG, ISP/Bukavu, 2013-2014



Accueil s'ouvre :

Le programme vous obligera d'attendre quelques minutes pour qu'il charge les paramètres de mot de passe pour éviter le fraude des documents qui se présenter

comme suit ;



Quand on termine a entrer les paramètres de mot de passe il est question de cliquer sur le bouton connexion pour accéder au menu principal de notre programme.





Ce menu permet d'identifier les agents, de gérer les présences ainsi que les paiements, mais à la fin on offre la possibilité d'imprimer un état de paie

1. Identification des agents



En cliquant ici le sous- menu suivant

Pour ajouter un agent il suffit de cliquer sur le bouton Ajout des agents, la fenêtre suivante s'ouvre :

Après avoir saisi les coordonnées de l'agent il suffit de cliquer sur Enregistrer.

Pour mettre à jour ces coordonnées on clique sur le bouton Mise à jour des agents la fenêtre suivante s'ouvre :



Avant de mettre à jour il faut sélectionner le numéro matricule de l'agent dans la zone de liste déroulante Matricule qui recherche ses coordonnées et les affiche.

2. Gestion des présences

En cliquant sur le bouton Gestion des présences le sous-menu suivant s'ouvre :



Ce sous menu nous permettra de saisir les présences, de les mettre à jour ou de retourner au menu principal. Pour ajouter une présence il suffit de cliquer sur le bouton Ajout des présences une telle fenêtre s'ouvrira :



Après avoir saisi les données il suffit de cliquer sur le bouton Enregistrer pour qu'elles soient enregistrées ou ajoutées dans la base des données.

Pour les mettre à jour il suffit de cliquer sur le bouton Mise à jour du sous menu et la fenêtre suivante s'affiche :



Avant de mettre à jour un enregistrement il est question de pouvoir le rechercher à partir du numéro ; une fois trouvé on peut maintenant le modifier ou le supprimer en cliquant sur le bouton correspondant.

3. Gestion des paiements

En cliquant sur ce bouton du menu principal le sous- menu suivant s'ouvre :



A partir de ce sous-menu, on peut ajouter un paiement en cliquant sur le bouton Ajout des paiements ; la fenêtre de saisie des paiements s'ouvre :



Après avoir saisi les données en rapport avec le paiement de l'agent et calculé son salaire il faut cliquer sur le bouton Enregistrer.

Pour modifier ou supprimer il suffit de sélectionner l'option Mise à jour des paiements dans le sous- menu et la suivante fenêtre s'affichera :



Avant de modifier ou supprimer un paiement il importe de rechercher d'abord à partir de son numéro et puis cliquer sur le bouton correspondant à votre action.

4. Impression des documents

En cliquant sur ce bouton le sous- menu suivant s'ouvre :



1. Bulletin de paie

Pour imprimer le bulletin de paie, il suffit de cliquer sur le bouton Impression du bulletin de paie, le programme vous demandera d'entrer le numéro de paiement et puis le mois et immédiatement il vous renvoie le bulletin de paie comme il se présente l'exemple suivant :



2. La liste de paie

Pour imprimer la la de paie, il suffit de cliquer sur le bouton Impression de la feuille de paie, le programme vous demande alors d'entrer le mois et immédiatement vous renvoie la feuille de paie de ce mois comme elle se présente dans l'exemple suivant :



3. Quitter le programme

Pour quitter ce programme, cliqué sur le bouton nommé" quitter le programme "dans le menu principal ; la boite de dialogue suivante s'affiche :



Cette boite de dialogue veut que l'utilisateur puisse confirmer s'il veut vraiment quitter le programme. Après confirmation on quitte le programme avec la boite de dialogue qui suive en attendant le compteur arrive à zero.



CONCLUSION

Nous voici au terme de notre travail de fin de cycle qui a porté sur la «Modelé informatisée de gestion de la paie des agents d'une école secondaire : cas de l'institut AGAPE

Dans ce travail notre problématique était de trouver la solution aux difficultés rencontrées dans la gestion manuelle des agents au sein de l'OCC/UVIRA. Nous y avons provisoirement répondu par l'utilisation de l'ordinateur en concevant une application de gestion des agents, une solution à ces diverses difficultés causées par la gestion manuelle des agents. Pour mieux aborder nos recherches nous avons recouru à la méthode analytique qui nous a aidé dans l'analyse des données, la méthode historique, qui nous a permis à retracer l'évolution de l'OCC/UVIRA dès sa création jusqu'à nos jours et la méthode MERISE qui nous a servi dans la conception de la base de données ; nous avons utilisé les techniques d'interview de nos entretiens avec les différents responsables et agents de cette entreprise, documentaire qui a permis à parcourir différents ouvrages ayant trait à notre travail et la technique d'observation qui nous a permis d' observer comment le personnel est géré dans cette dernière. Pour mieux mener nos analyses nous avons subdivisé notre travail en quatre chapitres, hormis l'introduction et la conclusion. Premièrement nous avons donné une brève présentation de l'OCC/UVIRA et à la fin nous sommes arrivé à réaliser une application de gestion des agents de l'OCC/UVIRA en utilisant le langage de programmation VBA après avoir fait l'étude du système existant et l'analyse fonctionnelle.

Nous croyons avoir confirmé notre hypothèse car la petite application réalisée doit aider cette institution en remédiant aux différents problèmes de gestion des agents en termes de lenteur, lourdeur et risque d'erreurs de la gestion manuelle et mécanique.

Toute oeuvre humaine n'étant jamais parfaite, ce travail n'en faisant pas exception c'est ainsi restons-nous ouvert à toute suggestion, critique ou conseil pouvant permettre l'amélioration de cet ouvrage.

BIBLIOGRAPHIE OUVRAGES

1. ARDON S.L, Miche D.Sehmidt J. Le contrôle de gestion, publi-union, 1986

2. TSHIMANGA MWANZA, Initiation à la recherche scientifique, Ed. CERUKI/Bukavu.1986,P.U1

3. Claude ALAZARD, Sabine SEPARI, Contrôle de gestion, Manuel et Application, éd.Dunod, paris, 1998

4. Gervais M ; Contrôle de gestion et planification de l'entreprise, Economica, 1990

5. KINZONZI et ali, Comptabilité générale élémentaire, Foucher, Paris, Septembre 1989, pp.3-4

2. TFE

- MUPENDA NTAKWINJA, « Gestion automatisée de paie des agents d'une coopérative d'épargne et de crédit : cas de la Mecrebu/Bukavu, TFC ISP /Bukavu», G3IG, 2010-2011, Inédit.

- REHEMA MAKENDA, l'impact de l'outil informatique dans la gestion du personnel dans une entreprise publique : cas de la CADECO/Uvira,TFE inédit ISP/Bukavu, 2011-2012.

- REHEMA BARHIGOMBWA, « Gestion automatisée de paie des agents de la représentation légale de la 8eme CEPAC/Bukavu», TFC, ISP /Bukavu, G3IG, 2010-2011, Inédit.

3. NOTES DE COURS

? KYENDA SULIKA Dieudonné, cours de langage et conception de programme, G1IG, inédit, ISP/Bukavu, 2010-2011

? MbiliziMwisimbwa, cours de Base des Données, G2IG, inédit, ISP/Bukavu, 2011-2012

? KASELE, Cours d'atelier de programmation, G3IG, inédit, ISP/Bukavu, 2013-2014.